Lexikon: Belege und Buchhaltung erklärt
13 Begriffe für Gastronomie, Hotels und kleine Betriebe. Jede Definition mit Rechtsgrundlage, Stand 2026, ohne Steuerberatung.
A
- Aufbewahrungsfrist
- Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unternehmen Geschäftsunterlagen nach § 147 AO und § 257 HGB aufbewahren müssen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs Jahre für Geschäftsbriefe, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
B
- Bewirtungsbeleg
- Ein Bewirtungsbeleg ist der schriftliche Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Er besteht aus der Rechnung des Restaurants und einem unterschriebenen Eigenbeleg und ist Voraussetzung für den Abzug von 70 Prozent der Kosten.
- Bonpflicht
- Bonpflicht ist der umgangssprachliche Name für die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO. Seit dem 1. Januar 2020 muss jeder, der eine elektronische Kasse nutzt, für jeden Geschäftsvorfall unmittelbar einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten, auf Papier oder mit dessen Zustimmung elektronisch.
E
- E-Rechnung
- Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
- Eigenbeleg
- Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg für eine Betriebsausgabe, zu der kein Fremdbeleg vorliegt, etwa bei verlorener Quittung, Trinkgeld oder Automatenzahlung. Er dokumentiert Empfänger, Datum, Betrag, Zweck und Grund und wird unterschrieben. Ein Vorsteuerabzug ist damit nicht möglich.
G
- GoBD
- GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 legt fest, wie Unternehmen Belege digital erfassen, buchen und archivieren müssen.
K
- Kleinbetragsrechnung
- Eine Kleinbetragsrechnung ist nach § 33 UStDV eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto. Sie braucht nur vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Der Vorsteuerabzug ist trotzdem möglich.
S
- SKR03
- SKR03 ist ein Standardkontenrahmen der DATEV nach dem Prozessgliederungsprinzip: Die Konten folgen dem betrieblichen Ablauf von Anlagen und Kapital über Finanzkonten, Wareneingang und Aufwand bis zu den Erlösen. Er ist bei kleinen und mittleren Betrieben in Deutschland weit verbreitet.
- SKR04
- SKR04 ist ein Standardkontenrahmen der DATEV nach dem Abschlussgliederungsprinzip: Die Kontenklassen folgen dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, von Anlagevermögen und Umlaufvermögen über Eigen- und Fremdkapital bis zu Erträgen und Aufwendungen.
U
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Die Umsatzsteuervoranmeldung ist die elektronische Meldung der Umsatzsteuer eines Monats oder Quartals an das Finanzamt nach § 18 UStG. Der Unternehmer berechnet Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer selbst und zahlt den Betrag bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums.
V
- Vorsteuer
- Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren und Leistungen für sein Unternehmen an andere Unternehmer zahlt. Nach § 15 UStG darf er sie von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Übrig bleibt die Zahllast an das Finanzamt.
X
- XRechnung
- XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, herausgegeben von der KoSIT. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der Norm EN 16931 in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII, ohne Bildteil und nur mit Software lesbar.
Z
- ZUGFeRD
- ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält die lesbare Rechnung und zusätzlich dieselben Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei nach dem Standard UN/CEFACT CII. Steuerlich maßgeblich ist der XML-Teil.
Keine Lust auf Papierkram?
Testen Sie Kontevia: Belege per WhatsApp, fertig für den Steuerberater. Kassenbon fotografieren, senden, erledigt. Die ersten Betriebe starten kostenlos und mit persönlicher Einrichtung.
Keine Installation
Keine Einarbeitung
Server in der EU