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Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen 2026: Pflichtangaben, digitale Belege und die 70-Prozent-Regel

Von Kontevia••7 Min. Lesezeit•Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen

Ein Geschäftsessen ist schnell bezahlt, der Bon landet in der Jackentasche. Für den Betriebsausgabenabzug reicht das nicht. Mit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 hat die Finanzverwaltung die Nachweisregeln für Bewirtungen neu gefasst. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für alle Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Anlass war die E-Rechnung, die seit 2025 zwischen inländischen Unternehmen schrittweise Pflicht wird. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben auf Rechnung und Eigenbeleg gehören, worauf Sie bei Kassenbons achten müssen und wie ein vollständig digitaler Bewirtungsbeleg aussieht.

Die Grundlage: 70 Prozent, schriftlicher Nachweis, getrennte Aufzeichnung

Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG sind angemessene Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die übrigen 30 Prozent bleiben außen vor. Voraussetzung ist ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen auf dem Eigenbeleg die Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. Nach § 4 Absatz 7 EStG müssen Bewirtungskosten außerdem einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Wer sie auf einem allgemeinen Aufwandskonto verbucht, verliert den Abzug.

Zwei Bausteine: Rechnung des Restaurants und Ihr Eigenbeleg

Das BMF-Schreiben unterscheidet klar zwischen der Rechnung des Bewirtungsbetriebs und dem Eigenbeleg, den Sie selbst erstellen. Der Eigenbeleg ist ein formloses Dokument, das Sie zeitnah anfertigen und unterschreiben (Rn. 1). Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen und maschinell erstellt sowie elektronisch aufgezeichnet sein.

Was auf der Rechnung stehen muss

Die Pflichtangaben hängen vom Rechnungsbetrag ab. Die Grenze liegt bei 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV).

Angabe Bis 250 Euro Über 250 Euro
Vollständiger Name und Anschrift des Restaurants (Rn. 4) Ja Ja
Ausstellungsdatum (Rn. 5) Ja Ja
Leistungsbeschreibung im Einzelnen, "Speisen und Getränke" reicht nicht, "Menü 1" oder "Lunch-Buffet" ist in Ordnung (Rn. 6) Ja Ja
Tag der Bewirtung, auch als "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"; handschriftlich oder per Datumsstempel reicht nicht (Rn. 7) Ja Ja
Rechnungsbetrag (Rn. 8) Ja Ja
Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants (Rn. 10) Nein Ja
Fortlaufende Rechnungsnummer (Rn. 11) Nein Ja
Name des Bewirtenden als Leistungsempfänger (Rn. 12) Nein Ja

Zum Namen des Bewirtenden gibt es eine Verschärfung: Das Schreiben von 2021 duldete bei Rechnungen über 250 Euro noch eine handschriftliche Ergänzung durch das Restaurant. Im neuen Schreiben fehlt diese Passage. Verlangt wird eine ordnungsmäßige Rechnung, auf der Sie als Leistungsempfänger genannt sind. Lassen Sie sich bei größeren Beträgen also eine Rechnung auf den Firmennamen ausstellen.

Was auf den Eigenbeleg gehört

Der Eigenbeleg ergänzt die Rechnung um die Angaben, die das Restaurant nicht kennen kann:

  • Anlass der Bewirtung, so formuliert, dass der geschäftliche Bezug erkennbar ist
  • Teilnehmer mit Namen, einschließlich Ihrer eigenen Person und bewirteter Mitarbeiter
  • Ort und Tag, falls sie nicht bereits aus der Rechnung hervorgehen
  • Höhe der Aufwendungen einschließlich Trinkgeld
  • Ihre Unterschrift, bei digitalen Belegen eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung

Die Angaben müssen zeitnah erfolgen. Das BMF-Schreiben verweist dazu auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Wer Monate später rekonstruiert, wer dabei war, riskiert den Abzug.

Kassenbon mit TSE: ohne ihn kein Abzug

Verwendet das Restaurant ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a AO, erkennt die Finanzverwaltung nur Rechnungen an, die maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind (Rn. 13). Handschriftliche Belege oder nur maschinell erstellte Rechnungen ohne TSE-Absicherung erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die Folge ist deutlich: Die darin ausgewiesenen Aufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Welche Angaben ein TSE-Beleg enthalten muss, regelt § 6 KassenSichV: unter anderem Transaktionsnummer, Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls, Signaturzähler und Prüfwert. Diese Angaben dürfen auch in einem QR-Code stecken. Sie müssen die Daten nicht selbst prüfen. Trägt der Bon eine Transaktionsnummer oder eine Seriennummer, dürfen Sie im Allgemeinen darauf vertrauen, dass er ordnungsmäßig erstellt wurde (Rn. 14). Fällt die TSE aus, darf das Restaurant die Kasse weiterbetreiben, wenn der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer. Der Abzug bleibt dann grundsätzlich möglich (Rn. 15).

Bis 250 Euro gilt der Kassenbon mit den Angaben nach § 6 KassenSichV als ordnungsmäßige sonstige Rechnung. Über 250 Euro kann das Restaurant zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und ihn nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen (Rn. 13). Eine Ausnahme gibt es für Veranstaltungen, die später abgerechnet und unbar bezahlt werden, sowie für Betriebe, die ausschließlich unbare Zahlungen annehmen: Hier ist ein Kassenbeleg nicht zwingend. Fügen Sie dann den Zahlungsbeleg bei, sofern die Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist (Rn. 16).

Trinkgeld: ausweisen lassen oder quittieren

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten, muss aber nachgewiesen werden. Das Restaurant kann das Trinkgeld auf der maschinell erstellten Rechnung zusätzlich ausweisen. Steht es nicht auf der Rechnung, tragen Sie die Feststellungslast. Der Nachweis gelingt zum Beispiel, indem die Bedienung das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert (Rn. 8). Ein handschriftlicher Vermerk ohne Quittung ist der schwächste Nachweis.

Der digitale Bewirtungsbeleg: Nachweis ohne Papier

Das neue Schreiben beschreibt in den Rn. 18 bis 22, wie der komplette Nachweis elektronisch geführt wird. Die Rechnung darf digital eingehen, als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Eine Papierrechnung dürfen Sie digitalisieren, also fotografieren oder scannen.

Den Eigenbeleg erstellen Sie digital oder digitalisieren ihn. Die Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben. Nachträgliche Änderungen müssen dokumentiert sein (Rn. 19). Entscheidend ist die Verknüpfung: Der digitale Eigenbeleg muss mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg zusammengeführt werden. Ein Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung genügt, etwa über einen eindeutigen Index, einen Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem (Rn. 20). Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Betriebsausgabenabzug versagt.

Die Nachweiserfordernisse gelten nach Rn. 22 als erfüllt, wenn

  1. Sie zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg erstellen oder die Angaben zeitnah auf der digitalen Rechnung ergänzen,
  2. der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung elektronisch aufgezeichnet wird,
  3. Sie das Dokument digital signieren oder genehmigen,
  4. der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
  5. Eigenbeleg und Rechnung zusammen oder mit gegenseitigem Verweis elektronisch aufbewahrt werden und
  6. die GoBD eingehalten und die Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben sind.

Ein Foto des Bons in der Handy-Galerie erfüllt diese Punkte nicht. Es fehlen Zeitstempel, Genehmigung, Verknüpfung und ein unveränderbares Archiv.

Typische Fehler, die den Abzug kosten

  • Sammelbezeichnung "Speisen und Getränke" ohne Einzelpositionen
  • Fehlender Tag der Bewirtung oder nachträglich gestempeltes Datum
  • Handschriftlicher Bon aus einem Betrieb mit elektronischer Kasse
  • Rechnung über 250 Euro ohne Namen des Bewirtenden
  • Eigenbeleg ohne Unterschrift oder ohne elektronische Genehmigung
  • Eigenbeleg und Rechnung getrennt abgelegt, ohne eindeutige Zuordnung
  • Trinkgeld ohne Ausweis auf der Rechnung und ohne Quittung

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren den Kassenbon und senden ihn per WhatsApp. Kontevia liest Restaurant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, prüft, ob die Pflichtangaben für die jeweilige Betragsgrenze vollständig sind und ob der Bon TSE-Merkmale wie eine Transaktionsnummer trägt, und fragt Anlass und Teilnehmer bei Ihnen ab. Aus Ihren Antworten entsteht der digitale Eigenbeleg mit Zeitstempel und Ihrer Freigabe, fest mit dem Bon verknüpft und acht Jahre im Archiv abrufbar. Ihr Steuerberater erhält beides zusammen mit einem Buchungsvorschlag, der die 70/30-Aufteilung bereits enthält. Ihr Steuerberater prüft und bucht.

Quellen

Stand: 10. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. BMF-Schreiben vom 19.11.2025, IV C 6 - S 2145/00026/005/033: Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen
  2. § 4 EStG (Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 und Absatz 7), gesetze-im-internet.de
  3. § 33 UStDV Kleinbetragsrechnungen, gesetze-im-internet.de
  4. § 6 KassenSichV Anforderungen an den Beleg, gesetze-im-internet.de
  5. § 146a AO Ordnungsvorschrift für die Buchführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, gesetze-im-internet.de
  6. Deloitte Tax News: BMF: Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen
  7. Haufe: Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025)
  8. ZDH: BMF: Aktualisiertes Schreiben zur Anerkennung von Bewirtungskosten
  9. IHK Darmstadt: Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

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