Reisekostenabrechnung Vorlage 2026: Excel und PDF mit Pauschalen und Kilometergeld

Die Vorlage ist eine Reisekostenabrechnung für eine Dienstreise oder einen Monat mit Reisedaten, Abwesenheitszeiten, Verpflegungspauschalen, Kürzung für gestellte Mahlzeiten, Fahrtkosten mit Kilometerpauschale oder Ticket, Übernachtungskosten, Nebenkosten und Belegliste. Die Excel-Version berechnet aus Abfahrt und Rückkehr die Pauschale je Tag, zieht Frühstück, Mittag- und Abendessen automatisch ab, rechnet Kilometer mit 0,30 Euro und bildet Summe, Vorsteuer und Auszahlungsbetrag. Die PDF-Version ist zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen gedacht. Die Vorlage richtet sich an kleine Betriebe, die Reisekosten ihrer Beschäftigten erstatten, und an Selbstständige, die eigene Reisekosten als Betriebsausgabe ansetzen. Beide Dateien stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Verpflegungspauschalen 2026

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Inland stehen in § 9 Absatz 4a EStG und gelten 2026 unverändert: 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, 14 Euro für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, und 14 Euro für eine eintägige Auswärtstätigkeit mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. Für Unternehmer gelten nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG dieselben Beträge als Betriebsausgabe. Die tatsächlichen Kosten für Essen spielen keine Rolle, Restaurantquittungen sind für die Pauschale nicht nötig. Für Auslandsreisen hat das BMF mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 die länderspezifischen Pauschbeträge ab 1. Januar 2026 neu bekannt gemacht, die Vorlage enthält dafür ein Feld zur manuellen Eingabe.

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, wird die Pauschale nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG gekürzt: um 20 Prozent der Tagespauschale für ein Frühstück, also 5,60 Euro, und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, also 11,20 Euro. Die Kürzung bezieht sich immer auf die volle Tagespauschale von 28 Euro, auch am An- und Abreisetag, und kann die Pauschale bis auf null senken. Zahlt die beschäftigte Person für die Mahlzeit etwas dazu, mindert das den Kürzungsbetrag.

Dreimonatsfrist

Nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG gibt es Verpflegungspauschalen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Danach entfallen sie, bis eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen einen neuen Dreimonatszeitraum beginnen lässt. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich, Urlaub oder Krankheit zählen mit. Wer dieselbe Baustelle oder denselben Kunden nur an ein oder zwei Tagen pro Woche aufsucht, löst die Frist nicht aus. Die Vorlage hat eine Spalte für den Einsatzort, damit Sie die Frist je Ort nachhalten können.

Fahrtkosten und Kilometerpauschale

Fährt die beschäftigte Person mit dem eigenen Pkw, können nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG die pauschalen Kilometersätze des Bundesreisekostengesetzes angesetzt werden: 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer für Kraftwagen nach § 5 Absatz 2 BRKG, 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge. Anders als bei der Entfernungspauschale zählt die tatsächlich gefahrene Strecke, Hin- und Rückweg. Mit Bahn, Flug, Taxi oder Mietwagen werden die tatsächlichen Kosten laut Beleg erstattet. Für den Firmenwagen gibt es keine Kilometerpauschale, die Kosten laufen über das Fahrzeugkonto und bei privater Mitnutzung über das Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regel.

Übernachtung und Frühstück

Übernachtungskosten werden in tatsächlicher Höhe gegen Hotelrechnung erstattet. Die Pauschale von 20 Euro je Nacht ohne Beleg darf nur der Arbeitgeber steuerfrei zahlen, in der Steuererklärung oder als Betriebsausgabe des Unternehmers ist sie nicht ansetzbar. Weist die Hotelrechnung das Frühstück getrennt aus, gehört es nicht zu den Übernachtungskosten; erstattet der Arbeitgeber es trotzdem, wird die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro gekürzt. Steht nur ein Gesamtpreis auf der Rechnung, gilt dieselbe Kürzung. In der Umsatzsteuer trennt die Hotelrechnung ohnehin: Übernachtung 7 Prozent, Frühstück und andere Leistungen 19 Prozent, die Vorsteuer ist nur mit einer Rechnung auf den Namen des Betriebs abziehbar.

Pflichtangaben in der Reisekostenabrechnung

Angabe	Grundlage	Hinweis
Name, Betrieb, Abrechnungszeitraum	Nachweis, § 41 EStG	Eine Abrechnung je Person und Reise oder Monat
Anlass und Ziel der Reise	§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG	Betriebliche Veranlassung muss erkennbar sein: Kunde, Messe, Baustelle
Abfahrt und Rückkehr mit Datum und Uhrzeit	§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG	Daraus ergibt sich die Abwesenheitsdauer und die Pauschale
Verpflegungspauschale je Tag	§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG	28 Euro bei 24 Stunden, 14 Euro bei An- und Abreise oder über acht Stunden
Gestellte Mahlzeiten	§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG	Frühstück 5,60 Euro, Mittag und Abend je 11,20 Euro Kürzung
Fahrtkosten	§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 BRKG	Gefahrene Kilometer mal 0,30 Euro oder Ticket laut Beleg
Übernachtungskosten	§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG	Hotelrechnung auf den Betrieb, Frühstück getrennt
Reisenebenkosten	R 9.8 LStR	Parkgebühren, Maut, Gepäck, Telefon, jeweils mit Beleg
Bewirtung auf der Reise	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG	Eigener Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern, 70 Prozent abziehbar
Belegliste mit Nummern	§ 147 AO, § 15 UStG	Jeder Beleg nummeriert, Original oder Foto im Archiv
Unterschrift der reisenden Person und Freigabe	Nachweis	Datum, Prüfvermerk des Betriebs

Belege: was zur Abrechnung gehört

Verpflegungspauschalen brauchen keinen Beleg, nur die Zeiten. Alles andere schon: Hotelrechnung mit Umsatzsteuerausweis auf den Namen des Betriebs, Bahn- oder Flugticket mit Buchungsbestätigung, Taxiquittung, Parkschein, Mautbeleg, Tankquittung bei Mietwagen. Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG muss der Beleg die Angaben einer Rechnung enthalten; bis 250 Euro brutto genügt nach § 33 UStDV die Kleinbetragsrechnung ohne Empfängeradresse, darüber muss der Betrieb als Empfänger stehen. Eine Hotelrechnung auf den Privatnamen der beschäftigten Person berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Wird auf der Reise ein Kunde bewirtet, gehört ein Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern dazu, davon sind 70 Prozent als Betriebsausgabe und die Vorsteuer vollständig abziehbar. Alle Belege werden acht Jahre nach § 147 Absatz 3 AO aufbewahrt, als Foto im Archiv oder auf Papier.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie Name, Reiseanlass, Zielort und Einsatzstelle ein. Bei wiederkehrenden Einsätzen notieren Sie den ersten Tag für die Dreimonatsfrist.
2. Erfassen Sie je Reisetag Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit. Die Excel-Version berechnet daraus die Abwesenheit und die Pauschale.
3. Kreuzen Sie je Tag an, welche Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder vom Hotel gestellt wurden. Die Kürzung erfolgt automatisch.
4. Tragen Sie bei Fahrten mit dem eigenen Pkw Start, Ziel und gefahrene Kilometer ein, bei Tickets den Bruttobetrag und den Steuersatz.
5. Erfassen Sie Übernachtungen mit Hotelrechnung, Frühstück getrennt.
6. Listen Sie Nebenkosten einzeln mit Belegnummer auf.
7. Nummerieren Sie die Belege in der Reihenfolge der Liste und heften oder fotografieren Sie sie.
8. Unterschreiben Sie die Abrechnung und lassen Sie sie im Betrieb freigeben. Die Summe wird steuerfrei ausgezahlt, soweit sie die Pauschalen nicht übersteigt.

Häufige Fehler

• Verpflegungspauschale für eintägige Reisen unter acht Stunden
• Frühstück im Hotel nicht abgezogen, obwohl im Zimmerpreis enthalten
• Kürzung mit 20 Prozent der halben Pauschale statt der vollen Tagespauschale gerechnet
• Dreimonatsfrist übersehen, Pauschalen für Monat vier bis zwölf gezahlt
• Hotelrechnung auf den Privatnamen, Vorsteuer verloren
• Kilometerpauschale für den Firmenwagen angesetzt
• Übernachtungspauschale 20 Euro als Betriebsausgabe des Unternehmers
• Belege ohne Nummer, Abrechnung lässt sich nicht nachvollziehen

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Im Inland 28 Euro für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetag bei Übernachtung und 14 Euro für eintägige Reisen mit mehr als acht Stunden Abwesenheit, nach § 9 Absatz 4a EStG. Die Beträge sind gegenüber 2025 unverändert. Auslandspauschalen hat das BMF am 5. Dezember 2025 für 2026 neu festgesetzt.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

0,30 Euro je gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Pkw nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG in Verbindung mit § 5 Absatz 2 BRKG, 0,20 Euro für Motorrad oder Roller. Gezählt wird die gesamte gefahrene Strecke, nicht die einfache Entfernung.

Wie wird die Pauschale bei Frühstück im Hotel gekürzt?

Um 20 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro, also 5,60 Euro je Frühstück, auch am An- und Abreisetag. Mittag- und Abendessen kürzen um je 11,20 Euro. Grundlage ist § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG.

Was ist die Dreimonatsfrist?

An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, gleich aus welchem Grund, startet die Frist neu. Fahrtkosten und Übernachtung sind von der Frist nicht betroffen.

Welche Belege brauche ich für die Reisekostenabrechnung?

Für Verpflegungspauschalen keine, nur die Abwesenheitszeiten. Für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten die Originalbelege oder deren Fotos: Tickets, Hotelrechnung auf den Betrieb, Taxi, Parken, Maut. Für Bewirtung einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern.

Kann ich als Selbstständiger Reisekosten absetzen?

Ja. Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG gelten die Verpflegungspauschalen des § 9 Absatz 4a EStG auch für Unternehmer. Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sind in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben, die Übernachtungspauschale von 20 Euro gibt es für Unternehmer nicht.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren Hotelrechnung, Bahnticket, Taxiquittung und Parkschein unterwegs und senden sie per WhatsApp. Kontevia liest Datum, Betrag und Umsatzsteuersatz aus, erkennt getrennt ausgewiesenes Frühstück, prüft, ob die Hotelrechnung auf den Betrieb lautet, und ordnet die Belege der Reise zu. Die ausgefüllte Reisekostenabrechnung senden Sie als Foto oder PDF hinterher. Ihr Steuerberater erhält Abrechnung und Belege gebündelt mit Buchungsvorschlag, getrennt nach 7 und 19 Prozent, prüft und bucht.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.