Aufbewahrungsfristen 2026: Rechnungen 8 Jahre, Handelsbücher 10 Jahre, Tabelle nach Belegart

Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unternehmen Geschäftsunterlagen nach § 147 AO und § 257 HGB aufbewahren müssen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs Jahre für Geschäftsbriefe, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Zwei Gesetze regeln, wie lange Unternehmen Unterlagen aufheben müssen: § 257 HGB für Kaufleute, § 147 AO für alle, die steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen, auch Freiberufler und Kleinunternehmer. Beide unterscheiden drei Gruppen von Unterlagen mit drei Fristen. Dazu kommt § 14b UStG mit einer eigenen Frist von acht Jahren für Rechnungen.

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Fristen kürzer als früher. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesenkt. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.

Tabelle: Fristen nach Belegart

Belegart	Frist	Rechtsgrundlage
Handelsbücher, Grundbuch, Journale, Konten	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Lagebericht	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur Buchführung, Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Zollunterlagen nach Art. 15 und 163 Unionszollkodex	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO
Eingangs- und Ausgangsrechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG
Kassenbons, Quittungen, Bewirtungsbelege, Eigenbelege	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Kontoauszüge, Zahlungsbelege, Kreditkartenabrechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Buchungsbeleg	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Lohnkonten	bis Ablauf des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, auch E-Mails mit Geschäftsbriefinhalt	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, etwa Verträge, Angebote, Kalkulationen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion	bis Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung	§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO

Entscheidend ist die Funktion, nicht die Bezeichnung des Dokuments. Ein Vertrag, auf dessen Grundlage gebucht wird, ist ein Buchungsbeleg mit acht Jahren Frist, auch wenn er wie ein Geschäftsbrief aussieht.

Acht Jahre: die Regel seit 2025

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt nach Art. 97 § 19a EGAO für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus dem Jahr 2016 wären nach altem Recht bis Ende 2026 aufzubewahren gewesen, nach neuem Recht durften sie bereits ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden. Ausgenommen sind Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute unter BaFin-Aufsicht. Für sie bleibt es zunächst bei zehn Jahren.

Parallel wurde § 14b UStG geändert: Ein Unternehmer bewahrt ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre auf. Für Privatpersonen bleibt die zweijährige Frist für Rechnungen über Bauleistungen bestehen.

Beginn und Ende der Frist

Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt, die letzte Eintragung im Buch gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Absatz 4 AO, § 257 Absatz 5 HGB). Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr. Der Abschluss für 2025, aufgestellt im Mai 2026, ist bis Ende 2036 aufzubewahren.

Zwei Dinge verlängern die Frist. Erstens: Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Absatz 3 Satz 5 AO), etwa bei laufender Betriebsprüfung, Einspruch oder verspäteter Abgabe der Steuererklärung. Zweitens: Kürzere Fristen aus anderen Gesetzen verkürzen die steuerliche Frist nicht.

Was Sie 2026 vernichten dürfen

Zum 31. Dezember 2025 sind folgende Fristen abgelaufen, die Unterlagen dürfen ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden:

Unterlagen	Letztes Jahr, das vernichtet werden darf
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse (10 Jahre)	aufgestellt oder letzte Eintragung im Jahr 2015
Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge (8 Jahre)	entstanden im Jahr 2017
Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen (6 Jahre)	empfangen oder abgesandt im Jahr 2019

Voraussetzung ist, dass für diese Jahre keine Betriebsprüfung läuft und die Steuerbescheide bestandskräftig sind. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor der Schredder läuft.

Lieferscheine

Der Lieferschein ist der häufigste Sonderfall. Dient er nur als Nachweis der Lieferung und wird die Rechnung getrennt erstellt, endet seine Aufbewahrung mit dem Erhalt der Rechnung (Eingang) beziehungsweise mit dem Versand der Rechnung (Ausgang). Wird der Lieferschein aber als Buchungsbeleg verwendet, weil die Rechnung auf ihn verweist oder er die einzige Aufstellung der gelieferten Positionen enthält, gilt die Frist von acht Jahren. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Rechnungen Positionen vollständig ausweisen oder auf Lieferscheine verweisen.

Kontoauszüge

Kontoauszüge belegen Zahlungen und sind damit Buchungsbelege mit acht Jahren Frist. Beim Online-Banking gilt: Der elektronische Kontoauszug muss in der Form aufbewahrt werden, in der er von der Bank bereitgestellt wurde, also als PDF oder als Datensatz. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Zahlungsnachweise von Zahlungsdienstleistern, etwa Kartenterminal oder Bezahldienst, müssen Sie nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 121) nur aufbewahren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder zur Abgrenzung von bar und unbar erforderlich sind.

E-Rechnungen und digitale Belege

Elektronisch empfangene Unterlagen bleiben elektronisch. Bei E-Rechnungen, also XRechnung oder ZUGFeRD, reicht nach den GoBD (Rz. 131) die Aufbewahrung des strukturierten XML-Teils. Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er weitere steuerlich relevante Angaben enthält. Ein Ausdruck ist keine Aufbewahrung.

Umgekehrt dürfen Papierbelege nach § 147 Absatz 2 AO digitalisiert und anschließend vernichtet werden, mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Zollunterlagen. Voraussetzung sind ein geregelter Ablauf, eine Verfahrensdokumentation und ein Archiv, in dem die Datei während der gesamten Frist lesbar und unveränderbar bleibt. Die Einzelheiten stehen unter GoBD und im Ratgeber Belege fotografieren und Original wegwerfen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia legt jeden erfassten Beleg mit Zeitstempel und Index im Archiv ab und hält ihn acht Jahre abrufbar, Fotos von Papierbelegen ebenso wie XML-Dateien von E-Rechnungen. Beleg und Buchungsvorschlag übergibt Kontevia an den Steuerberater, der die Unterlagen in seiner Kanzleisoftware weiterführt.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt nach § 14b UStG für ausgestellte und erhaltene Rechnungen und nach § 147 Absatz 3 AO für alle Buchungsbelege.

Welche Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden?

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen sowie bestimmte Zollunterlagen. Buchungsbelege sind seit 2025 nicht mehr dabei.

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Acht Jahre, weil sie Zahlungen belegen und damit Buchungsbelege sind. Elektronische Kontoauszüge bewahren Sie in der von der Bank bereitgestellten Form auf, ein Ausdruck reicht nicht.

Wie lange muss ein Lieferschein aufbewahrt werden?

Nur bis zum Erhalt oder Versand der zugehörigen Rechnung, wenn er kein Buchungsbeleg ist. Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder enthält nur er die gelieferten Positionen, gilt die Frist von acht Jahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Abschluss aufgestellt wurde. Eine Rechnung aus März 2026 ist bis Ende 2034 aufzubewahren.

Welche Unterlagen darf ich 2026 vernichten?

Bücher und Abschlüsse bis einschließlich 2015, Buchungsbelege und Rechnungen bis einschließlich 2017 und Geschäftsbriefe bis einschließlich 2019, sofern die Steuerbescheide bestandskräftig sind und keine Prüfung läuft.

Gilt die Aufbewahrungsfrist auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?

Ja. § 147 AO gilt für alle, die steuerlich Aufzeichnungen führen, unabhängig von Rechtsform und Umsatz. Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, bewahrt Belege acht Jahre auf.