Jahresabschluss 2026: Wer ihn braucht, Fristen und Checkliste zum Jahresende

Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 HGB) und wird für den Schluss jedes Geschäftsjahres aufgestellt. Pflicht ist er für Kaufleute und Gesellschaften; kleine Einzelunternehmer und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn meist per EÜR.

Was zum Jahresabschluss gehört

§ 242 HGB verlangt vom Kaufmann zwei Rechenwerke für den Schluss jedes Geschäftsjahres: die Bilanz, die Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Aufwendungen und Erträge des Jahres zeigt. Beide zusammen bilden nach § 242 Absatz 3 HGB den Jahresabschluss. Grundlage ist das Inventar nach § 240 HGB, also das Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden zum Stichtag, das durch die Inventur entsteht.

Rechtsform	Bestandteile	Rechtsgrundlage
Einzelkaufmann (e. K.), OHG, KG	Bilanz und GuV	§ 242 HGB
GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG	Bilanz, GuV und Anhang, dazu ein Lagebericht	§ 264 Abs. 1 HGB
Kleine Kapitalgesellschaft	Bilanz, GuV und Anhang, kein Lagebericht	§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB
Kleinstkapitalgesellschaft	Bilanz und GuV, Anhang entfällt bei Angaben unter der Bilanz	§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB

Klein ist eine Kapitalgesellschaft nach § 267 Absatz 1 HGB, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mindestens zwei von drei Grenzen nicht überschreitet: 7.500.000 Euro Bilanzsumme, 15.000.000 Euro Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt. Für Kleinstkapitalgesellschaften gelten nach § 267a HGB 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatz und 10 Arbeitnehmer. Die meisten GmbHs in Gastronomie, Handwerk und Handel sind klein oder kleinst.

Wer einen Jahresabschluss aufstellen muss

Die Pflicht folgt aus dem Handelsrecht und, ergänzend, aus dem Steuerrecht.

• Kapitalgesellschaften und Handelsgesellschaften: GmbH, UG, AG, OHG und KG sind immer zur Buchführung und zum Jahresabschluss verpflichtet, unabhängig von Umsatz oder Gewinn (§ 238 HGB).
• Einzelkaufleute: Auch der eingetragene Kaufmann bilanziert, es sei denn, er weist an den Stichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aus. Dann befreit ihn § 241a HGB von Buchführung und Inventar, und § 242 Absatz 4 HGB von der Pflicht zum Jahresabschluss. Bei Neugründung genügt der erste Stichtag.
• Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag: Sie werden steuerlich bilanzierungspflichtig, wenn der Gesamtumsatz 800.000 Euro im Kalenderjahr oder der Gewinn 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr übersteigt (§ 141 Absatz 1 AO). Die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Absatz 2 AO).
• Freiberufler: Ärzte, Architekten, Steuerberater, Designer und andere Freiberufler sind keine Kaufleute und fallen nicht unter § 141 AO. Sie ermitteln ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung, unabhängig von der Höhe.

Die Grenzen von 800.000 und 80.000 Euro gelten seit 2024, vorher lagen sie bei 600.000 und 60.000 Euro. Ältere Ratgeber nennen noch die alten Werte.

Jahresabschluss oder EÜR

Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, darf seinen Gewinn nach § 4 Absatz 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln. Diese Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist kein Jahresabschluss im Sinne des HGB: keine Bilanz, keine Inventur, kein Ausweis von Forderungen und Verbindlichkeiten. Gezählt wird grundsätzlich, was im Jahr zugeflossen und abgeflossen ist. Übermittelt wird sie als Anlage EÜR nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (§ 60 Absatz 4 EStDV).

Merkmal	Jahresabschluss (Bilanz)	Einnahmenüberschussrechnung
Wer	Kaufleute, Gesellschaften, Gewerbetreibende über den Grenzen des § 141 AO	Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Einzelkaufleute unter den Grenzen des § 241a HGB
Gewinnermittlung	Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG)	Zufluss und Abfluss (§ 4 Abs. 3 EStG)
Inventur zum 31.12.	Ja (§ 240 HGB)	Nein
Offene Rechnungen	Als Forderung oder Verbindlichkeit erfasst	Erst bei Zahlung
Übermittlung ans Finanzamt	E-Bilanz (§ 5b EStG)	Anlage EÜR (§ 60 Abs. 4 EStDV)
Offenlegung	Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG im Unternehmensregister	Keine

Eine Vorlage für die einfache Gewinnermittlung steht unter Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vorlage.

Kleinunternehmer und Jahresabschluss

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Ob ein Jahresabschluss nötig ist, entscheidet die Rechtsform: Ein Kleinunternehmer als Einzelunternehmer oder Freiberufler macht in aller Regel eine EÜR. Eine UG oder GmbH, die die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss trotzdem jedes Jahr Bilanz und GuV aufstellen und offenlegen.

Fristen

Pflicht	Frist	Grundlage
Aufstellung, Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften	Innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit	§ 243 Abs. 3 HGB
Aufstellung, GmbH und AG (mittelgroß, groß)	In den ersten drei Monaten des Folgejahres	§ 264 Abs. 1 Satz 3 HGB
Aufstellung, kleine Kapitalgesellschaft und Kleinstkapitalgesellschaft	Spätestens in den ersten sechs Monaten des Folgejahres	§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB
Offenlegung im Unternehmensregister	Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag	§ 325 Abs. 1a HGB
Steuererklärung ohne Steuerberater	Sieben Monate nach Ablauf des Jahres, also 31. Juli	§ 149 Abs. 2 AO
Steuererklärung mit Steuerberater	Letzter Tag des Februars im übernächsten Jahr	§ 149 Abs. 3 AO

Die Corona-bedingten Fristverlängerungen sind ausgelaufen. Für das Jahr 2024 galt mit Berater noch der 30. April 2026 (Art. 97 § 36 EGAO). Für 2025 gilt wieder die reguläre Frist: Mit Steuerberater endet sie am 1. März 2027, weil der 28. Februar 2027 ein Sonntag ist (§ 108 Absatz 3 AO). Für den Jahresabschluss 2026 heißt das: ohne Berater bis 2. August 2027 (der 31. Juli 2027 ist ein Samstag), mit Berater bis 29. Februar 2028, sofern das Finanzamt die Erklärung nicht nach § 149 Absatz 4 AO früher anfordert.

Inventur als Teil des Jahresabschlusses

Wer bilanziert, muss nach § 240 Absatz 2 HGB für den Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen: Waren, Rohstoffe, Kassenbestand, Forderungen und Schulden, jeweils mit Menge und Wert. In der Gastronomie heißt das am 31. Dezember Lebensmittel, Getränke und Verbrauchsmaterial zählen, im Handel das Lager. Für regelmäßig ersetzte Gegenstände von nachrangiger Bedeutung erlaubt § 240 Absatz 3 HGB einen Festwert, dann genügt eine körperliche Bestandsaufnahme in der Regel alle drei Jahre. Eine Zählliste mit Menge, Einzelwert und Gesamtwert bietet die Inventurliste Vorlage.

Jahresabschluss 2026 vorbereiten: was Betriebe im Dezember und Januar erledigen

Den Abschluss stellt meist die Steuerkanzlei auf. Wie schnell und wie günstig das geht, hängt davon ab, was der Betrieb liefert.

1. Inventur am 31. Dezember: Bestände zählen, Zähllisten unterschreiben, Ware mit Mengen und Einkaufspreisen erfassen.
2. Kasse zählen: Kassenbestand am letzten Geschäftstag zählen und mit dem Kassenbuch abgleichen. Der gezählte Bestand ist der Endbestand des Jahres; das Kassenzählprotokoll dokumentiert ihn.
3. Offene Rechnungen: Liste aller unbezahlten Ausgangsrechnungen (Forderungen) und Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) zum 31.12. erstellen.
4. Belege vollständig: Alle Eingangs- und Ausgangsbelege des Jahres an die Kanzlei, inklusive Bewirtungsbelege, Eigenbelege und Belege aus privaten Karten. Was in der Praxis fehlt, steht in der Checkliste für den Steuerberater.
5. Anschaffungen prüfen: Neue Geräte und Einrichtung mit Rechnung und Datum melden. Ob ein Gegenstand sofort abgeschrieben wird, hängt von den Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter ab.
6. Anlagenverzeichnis: Abgänge und Verkäufe von Anlagegütern des Jahres melden, damit das Verzeichnis stimmt.
7. Kontoauszüge: Auszüge aller Geschäftskonten bis 31.12., dazu Kreditverträge mit Zinsbescheinigung und Darlehensstand.
8. Abgrenzungen: Versicherungen, Mieten oder Abos, die über den Jahreswechsel laufen, mit Zeitraum melden.

Aufbewahrung und E-Bilanz

Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanz sind nach § 147 Absatz 3 AO zehn Jahre aufzubewahren. Anders als Belege dürfen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz nicht nur als Bild- oder Datenträgerwiedergabe aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Abschluss aufgestellt wurde. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist.

Wer bilanziert, übermittelt Bilanz und GuV dem Finanzamt nach § 5b EStG als E-Bilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz, einschließlich der unverdichteten Kontennachweise mit Kontensalden sowie Anlagenspiegel und Anlagenverzeichnis. Die Kontennachweise folgen dem Kontenrahmen des Betriebs, meist SKR03 oder SKR04.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege. Den Jahresabschluss stellt Kontevia nicht auf und berät nicht steuerlich, das bleibt bei Ihrer Steuerkanzlei. Kontevia sorgt dafür, dass die Belege des Jahres vollständig dort ankommen: Sie fotografieren Rechnungen, Quittungen und Bewirtungsbelege per WhatsApp oder leiten E-Mails weiter, Kontevia liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuersätze aus, weist auf fehlende Angaben hin und übergibt die Belege laufend an die Kanzlei. Zum Jahreswechsel muss dann nicht erst ein Schuhkarton sortiert werden.

Wer muss einen Jahresabschluss machen?

GmbH, UG, AG, OHG und KG immer. Einzelkaufleute, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag erst, wenn das Finanzamt sie wegen Überschreitens der Grenzen des § 141 AO dazu auffordert. Freiberufler nie.

Bis wann muss der Jahresabschluss fertig sein?

Kapitalgesellschaften müssen ihn in den ersten drei Monaten des Folgejahres aufstellen, kleine und Kleinstkapitalgesellschaften spätestens in den ersten sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 HGB). Einzelkaufleute innerhalb einer einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit (§ 243 Abs. 3 HGB). Offengelegt wird spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag.

Brauchen Kleinunternehmer einen Jahresabschluss?

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Ein Einzelunternehmer oder Freiberufler als Kleinunternehmer ermittelt seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung und braucht keine Bilanz. Eine GmbH oder UG muss auch als Kleinunternehmer einen Jahresabschluss aufstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Jahresabschluss und EÜR?

Der Jahresabschluss vergleicht das Betriebsvermögen am Anfang und Ende des Jahres und erfasst auch offene Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände. Die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG zählt nur Einnahmen und Ausgaben, die im Jahr geflossen sind. Sie ist einfacher, braucht keine Inventur und steht nur Nichtbuchführungspflichtigen offen.

Bis wann muss die Steuererklärung 2025 abgegeben werden?

Ohne Steuerberater galt der 31. Juli 2026. Mit Steuerberater endet die Frist am 1. März 2027, weil der 28. Februar 2027 ein Sonntag ist. Das Finanzamt kann die Erklärung im Einzelfall früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO).

Wie lange muss ich den Jahresabschluss aufbewahren?

Zehn Jahre nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 HGB, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er aufgestellt wurde. Belege und Buchungsunterlagen haben seit 2025 eine Frist von acht Jahren.

Muss ich zum Jahresabschluss eine Inventur machen?

Ja, wer bilanziert, muss zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 Abs. 2 HGB), also Bestände zählen und bewerten. Wer seinen Gewinn per EÜR ermittelt, ist von der Inventur befreit.

Stand: 12. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.