E-Rechnung prüfen: XRechnung und ZUGFeRD Validator online, ohne Upload
XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF ablegen und in Sekunden sehen, ob Pflichtangaben fehlen oder Summen und Umsatzsteuer nicht stimmen. Jeder Prüfpunkt mit BT-Nummer der EN 16931 und Erklärung. Kostenlos, die Datei bleibt in Ihrem Browser.
Von Lukáš Tobolák, Stand 11. Oktober 2026. Kostenlos, ohne Anmeldung, keine Steuerberatung.
Was der Validator prüft
Der Prüfer liest XRechnungen in beiden Syntaxen der EN 16931 (UBL und CII) sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs, aus denen er die eingebettete XML herauslöst. Dann prüft er in vier Schritten: Format und Profil, Pflichtangaben, Rechenregeln und Plausibilität für Deutschland. Jeder Punkt erscheint im Prüfprotokoll als OK, Warnung oder Fehler mit der Nummer des Business Terms (BT) bzw. der Gruppe (BG) aus der Norm.
| Bereich | BT / BG | Prüfung | Ergebnis bei Abweichung |
|---|---|---|---|
| Format | BT-24 | Syntax UBL oder CII, XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X Profil (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG) | Fehler bei MINIMUM und BASIC WL |
| Pflichtangaben | BT-1, BT-2, BT-3 | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart | Fehler, wenn leer |
| Pflichtangaben | BT-27, BG-5 | Name und Anschrift des Verkäufers (Straße, PLZ, Ort, Land) | Fehler oder Warnung |
| Pflichtangaben | BT-44, BG-8 | Name und Anschrift des Käufers | Fehler oder Warnung |
| Pflichtangaben | BT-31, BT-32 | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers | Fehler, wenn beide fehlen |
| Pflichtangaben | BT-72, BT-73, BT-74 | Lieferdatum oder Leistungszeitraum, auch auf Positionsebene | Warnung |
| Pflichtangaben | BG-25, BT-131 | Mindestens eine Position mit Nettobetrag | Fehler |
| Pflichtangaben | BG-23, BT-120 | Basis, Steuersatz und Steuerbetrag je Kategorie, Befreiungsgrund bei steuerfreien Umsätzen und Reverse Charge | Fehler oder Warnung |
| Pflichtangaben | BT-109, BT-110, BT-112, BT-115 | Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Zahlbetrag | Fehler, wenn leer |
| XRechnung | BT-10, BG-16 | Leitweg-ID oder Käuferreferenz, Zahlungsangaben mit IBAN | Warnung |
| Rechnung | BT-106 | Summe der Positionen gleich Summe aller Nettobeträge | Fehler |
| Rechnung | BT-109 | Netto gleich Positionen minus Nachlässe plus Zuschläge | Fehler |
| Rechnung | BT-116, BT-117 | Basis je Steuersatz aus den Positionen, Steuer gleich Basis mal Satz, auf den Cent gerundet | Fehler über 0,01 EUR |
| Rechnung | BT-110, BT-112, BT-115 | Steuer gesamt gleich Summe je Satz, Netto plus Steuer gleich Brutto, Zahlbetrag gleich Brutto minus bereits bezahlt | Fehler über 0,01 EUR |
| Plausibilität | BT-119, BT-2, BT-5 | Steuersätze 0, 7 oder 19 %, Rechnungsdatum nicht in der Zukunft, Währung EUR | Warnung |
Die Rechenprüfung folgt den Geschäftsregeln BR-CO-10 bis BR-CO-16 der EN 16931 mit einer Toleranz von einem Cent. Die Pflichtangaben orientieren sich an § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag je Steuersatz.
Was er nicht prüft
Der Prüfer ist keine Schematron-Validierung. Die KoSIT stellt für XRechnung ein Prüfwerkzeug mit XML-Schemas und mehreren hundert Geschäftsregeln bereit, den KoSIT Validator auf GitHub. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber oder ein Portal eine Rechnung technisch zurückweist, ist dessen Prüfbericht maßgeblich. Nicht geprüft werden außerdem Codelisten (Einheiten, Ländercodes, Zahlungsarten im Detail), die Gültigkeit von IBAN und USt-IdNr., Rabatte auf Positionsebene sowie Freitexte.
Auch den Inhalt prüft der Validator nicht steuerlich: ob die Leistung erbracht wurde, ob der richtige Steuersatz gilt, ob Reverse Charge zutrifft oder ob die Rechnung zu Ihrer Bestellung passt, beurteilen Sie selbst oder Ihre Steuerkanzlei. Kontevia leistet keine Steuerberatung.
Typische Fehler in E-Rechnungen
- MINIMUM- oder BASIC-WL-Profil: Das PDF sieht vollständig aus, die XML enthält aber keine Positionen. Für eine E-Rechnung nach § 14 UStG ist mindestens Profil BASIC nötig.
- Steuer pro Position gerundet: Der Aussteller rundet die Umsatzsteuer je Zeile und addiert, statt sie je Steuersatz aus der Summe zu berechnen. Das ergibt Abweichungen von mehreren Cent.
- Leistungsdatum fehlt: Weder Lieferdatum noch Leistungszeitraum stehen in der XML, nur im PDF-Text oder gar nicht.
- Steuernummer nur im Freitext: Steuernummer oder USt-IdNr. stehen in einer Notiz statt im Feld BT-31 oder BT-32 und sind für Programme nicht auswertbar.
- Leitweg-ID fehlt: Bei XRechnungen an Behörden ist die Käuferreferenz Pflicht, ohne sie lehnen die Rechnungseingangsplattformen ab.
- Summen passen nicht: Nachlässe oder Zuschläge sind im Netto berücksichtigt, aber nicht als eigene Elemente ausgewiesen.
- PDF und XML weichen ab: Bei ZUGFeRD gilt die XML. Wurde nur das PDF korrigiert, bleibt die E-Rechnung falsch.
E-Rechnung erhalten, was nun?
Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Die Pflicht zum Ausstellen folgt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800 000 EUR Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Details erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung Empfangspflicht.
Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML, nicht nur einen Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG acht Jahre, und die Datei muss in dieser Zeit lesbar und unverändert bleiben. Zum Ansehen nutzen Sie den E-Rechnung Viewer, zur Weitergabe an die Steuerkanzlei reicht die Originaldatei. Kontevia erkennt XRechnung und ZUGFeRD im Belegeingang und übergibt die Datei unverändert an Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen
Ist das ein offizieller Validator?
Nein. Der Prüfer ist ein kostenloses Hilfswerkzeug von Kontevia. Er prüft Format, Profil, die wichtigsten Pflichtangaben und die Rechenregeln der EN 16931, aber nicht alle Geschäftsregeln und keine XML-Schemas. Die Referenzimplementierung für XRechnung ist der Validator der KoSIT, den Ihre Buchhaltungssoftware oder ein IT-Dienstleister einsetzen kann.
Werden meine Daten hochgeladen?
Nein. Die Datei wird mit JavaScript in Ihrem Browser gelesen und geprüft. Sie wird nicht an einen Server übertragen und nicht gespeichert. Nach dem Laden der Seite funktioniert die Prüfung auch ohne Internetverbindung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist der deutsche Standard der KoSIT und besteht nur aus einer XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X) ist ein PDF mit eingebetteter CII-XML, das Menschen lesen und Programme auswerten können. Beide erfüllen die Norm EN 16931, ZUGFeRD ab Profil BASIC. Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es zusätzlich das Profil XRECHNUNG im PDF.
Ist ein ZUGFeRD MINIMUM eine E-Rechnung?
Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und nicht alle Pflichtangaben der EN 16931. Sie gelten nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums nicht als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, sondern als sonstige Rechnung. Der Prüfer markiert diese Profile deshalb als Fehler.
Was tun bei einer fehlerhaften E-Rechnung?
Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmen die Summen nicht, bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung, am besten mit dem Prüfprotokoll als Hinweis. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Warnungen sind Hinweise, die Sie selbst einschätzen, etwa ein ausländischer Steuersatz. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerkanzlei.
Muss ich jede E-Rechnung prüfen?
Eine gesetzliche Pflicht, jede E-Rechnung technisch zu validieren, gibt es nicht. Für den Vorsteuerabzug müssen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG aber vorhanden und richtig sein, wie bei jeder Rechnung. Viele Buchhaltungsprogramme prüfen beim Import automatisch. Für einzelne Rechnungen oder bei Zweifeln hilft ein Prüfer wie dieser.
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