GoBD-konform: Bedeutung, Kriterien und warum es kein Zertifikat gibt

GoBD-konform bedeutet, dass Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten die Grundsätze der GoBD einhalten: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Konform ist immer das Gesamtverfahren im Betrieb. Eine amtliche Zertifizierung dafür gibt es nicht.

Was GoBD-konform bedeutet

Die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zählen in Rz. 26 die Anforderungen auf: den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, aufgeteilt in Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit. Nach Rz. 27 müssen sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt bleiben. Was jeder Grundsatz im Einzelnen verlangt, steht im Eintrag zu den GoBD.

"GoBD-konform" ist deshalb kein Attribut einer Software, sondern eine Aussage über ein Verfahren: Wer erfasst Belege wann, wie werden sie geprüft, wo liegen sie, wer darf sie ändern, wie wird das protokolliert, wie werden sie dem Prüfer zur Verfügung gestellt. Dieselbe App kann in einem Betrieb Teil eines ordnungsmäßigen Verfahrens sein und in einem anderen nicht, etwa weil dort Bons wochenlang in der Schublade liegen oder jede Mitarbeiterin Belege löschen darf.

Keine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung

Die wichtigste Klarstellung steht in den GoBD selbst. Rz. 179: Die Vielzahl der DV-Systeme lässt "keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software" zu, zumal Updates, Zugriffsrechte, Parametrisierungen und die Qualität der eingegebenen Daten die Ordnungsmäßigkeit erheblich beeinflussen. Rz. 180: Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden weder in der Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Rz. 181: "Zertifikate" oder "Testate" Dritter können bei der Softwareauswahl als Entscheidungskriterium dienen, entfalten gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung.

Daraus folgt für das Lesen von Werbeaussagen:

Aussage	Was dahinter steckt
"GoBD-konform", "GoBD-ready"	Eine Herstelleraussage: Die Software kann bei richtigem Einsatz die Anforderungen unterstützen. Über Ihr Verfahren sagt sie nichts.
Softwarebescheinigung eines Wirtschaftsprüfers	Prüfung des Programms bei ordnungsgemäßem Einsatz. Hilfreich bei der Auswahl, nach Rz. 181 ohne Bindung für das Finanzamt.
"Vom Finanzamt zertifiziert", "amtlich anerkannt"	Gibt es nicht. Rz. 180 schließt Positivtestate der Finanzverwaltung aus. Solche Aussagen sind irreführend.

Für Anbieter in Deutschland ist das auch wettbewerbsrechtlich relevant: Wer mit einer Zertifizierung wirbt, die es nicht gibt, handelt irreführend im Sinne von § 5 UWG. Deshalb finden Sie auf dieser Website keine solche Aussage über Kontevia.

Woran Sie ein taugliches System erkennen

Statt nach einem Siegel zu suchen, fragen Sie den Anbieter nach konkreten Funktionen.

Anforderung	Frage an den Anbieter	Fundstelle
Unveränderbarkeit mit Protokollierung	Kann ein Beleg nach der Ablage gelöscht oder ersetzt werden? Wird jede Änderung mit Zeitpunkt und Nutzer protokolliert, bleibt der ursprüngliche Inhalt feststellbar?	§ 146 Absatz 4 AO, Rz. 58 bis 60
Zeitstempel und Index	Erhält jeder Beleg beim Eingang einen Zeitstempel und einen eindeutigen Index, über den er wiederauffindbar und mit der Buchung verknüpft ist?	Rz. 61 ff., Rz. 152
Zeitgerechte Erfassung	Lässt sich der Beleg am Tag des Geschäftsvorfalls erfassen, auch unterwegs, und ist der Eingangszeitpunkt belegt?	Rz. 45 ff.
Verfahrensdokumentation	Stellt der Anbieter eine Beschreibung seines Teils des Verfahrens bereit, die Sie in Ihre Verfahrensdokumentation übernehmen können?	Rz. 151 ff.
Datenzugriff Z1, Z2, Z3	Kann der Prüfer im System lesen (Z1), können Sie Auswertungen nach seinen Vorgaben erstellen (Z2), können Sie die Daten maschinell auswertbar überlassen (Z3, seit 2024 Datenüberlassung statt Datenträgerüberlassung)?	§ 147 Absatz 6 AO, Rz. 158 ff.
Exportformate	Lassen sich Belege und Buchungsdaten in einem offenen, maschinell auswertbaren Format exportieren, zum Beispiel im DATEV-Format oder als CSV mit den Belegbildern, nicht nur als Druck-PDF?	§ 147 Absatz 2 Nummer 2 AO
Lesbarkeit über die Frist	Bleiben die Belege acht Jahre lesbar, auch wenn Sie den Anbieter wechseln? Erhalten Sie bei Kündigung ein vollständiges Archiv?	Rz. 157, § 147 Absatz 3 AO
Löschkonzept	Werden Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht, auch nicht auf eine Löschanfrage nach DSGVO hin?	§ 147 Absatz 3 AO, Art. 17 Absatz 3 Buchstabe b DSGVO

Wer alle Fragen mit Ja beantworten kann und den Ablauf dokumentiert hat, erfüllt die Anforderungen, mit oder ohne Siegel.

GoBD-konforme Archivierung

Für das Archiv konzentrieren sich die Anforderungen auf vier Punkte. Erstens Unveränderbarkeit: Das abgelegte Dokument darf nicht ohne Spur verändert oder gelöscht werden. Zweitens Auffindbarkeit: Jeder Beleg hat einen Index und eine Verknüpfung zur Buchung, so dass der Weg von der Buchung zum Beleg und zurück in angemessener Zeit gelingt. Drittens Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Frist nach § 147 Absatz 2 AO, also acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse (siehe Aufbewahrungsfrist). Viertens Dokumentation des Archivverfahrens einschließlich Datensicherung und Löschung nach Fristablauf.

Ein Archiv kann beim Anbieter, beim Steuerberater oder im eigenen Haus liegen. Entscheidend ist nicht der Ort, sondern dass die vier Punkte erfüllt sind und Sie jederzeit Zugriff haben. Wer Papierbelege nach der Erfassung vernichten will, muss zusätzlich die Regeln zum ersetzenden Scannen beachten, insbesondere die Organisationsanweisung nach Rz. 136.

Typische Irrtümer

• Eine Excel-Tabelle als Kassenbuch oder Buchungsliste. Zellen lassen sich ohne Protokoll ändern, der ursprüngliche Inhalt ist nicht mehr feststellbar. Das verletzt § 146 Absatz 4 AO und Rz. 58. Eine Tabelle ist als Arbeitshilfe erlaubt, als Buch oder Aufzeichnung nicht.
• Das E-Mail-Postfach als Archiv. Rechnungen, die als PDF im Posteingang bleiben, lassen sich löschen, verschieben und überschreiben, haben keinen Index und keine Verknüpfung zur Buchung. Die Rechnung muss in ein Archiv übernommen werden.
• Das Foto in der Handy-Galerie oder im Messenger. Als Erfassung geeignet, als Archiv nicht. Das Bild kann gelöscht oder ersetzt werden, Messenger verkleinern Bilder, es gibt keinen Index und keine Verknüpfung zur Buchung. Erst die Übernahme in ein unveränderbares Archiv zählt. Die Schritte beschreibt der Ratgeber Belege fotografieren und Original wegwerfen.
• "Die Software ist GoBD-konform, also bin ich auf der sicheren Seite." Rz. 21: Verantwortlich ist der Steuerpflichtige. Die Software ist ein Werkzeug, das Verfahren entscheidet.

Checkliste für Gastronomie und Hotel

• Kassensystem mit TSE, täglicher Tagesabschluss, Kassendaten exportierbar nach DSFinV-K.
• Jeder Lieferantenbon wird am Tag des Einkaufs fotografiert und in ein Archiv mit Zeitstempel übernommen.
• Eingehende Rechnungen per E-Mail, einschließlich E-Rechnungen als XML, werden weitergeleitet und archiviert, nicht nur gelesen.
• Bewirtungsbelege werden mit Anlass und Teilnehmern ergänzt, bevor sie archiviert werden.
• Speisen mit 7 % und Getränke mit 19 % sind auf dem Beleg und im Buchungsvorschlag getrennt erkennbar.
• Es ist festgelegt, wer Belege erfasst, wer prüft und freigibt und wer sie löschen darf: vor Fristablauf niemand.
• Die Übergabe an den Steuerberater läuft über einen dokumentierten Weg mit Belegbild und Buchungsdaten.
• Die Verfahrensdokumentation ist aktuell, versioniert und nennt Kasse, App, Zuständige und Übergabeweg.
• Beim Versand von Belegen über Messenger sind Auftragsverarbeitung und Datenschutz geregelt, siehe Datenschutz bei Kontevia.

Die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen

Rz. 21 der GoBD lässt keinen Spielraum: Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich, auch bei teilweiser oder vollständiger Auslagerung auf Steuerberater oder Rechenzentrum. Sie können Aufgaben delegieren, die Verantwortung nicht. Deshalb lohnt es sich, die Checkliste einmal im Jahr durchzugehen, spätestens wenn Kasse, App oder Steuerberater wechseln.

Was heißt GoBD-konform?

Dass Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten die Grundsätze aus Rz. 26 der GoBD einhalten: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung, Unveränderbarkeit. Der Begriff beschreibt ein Verfahren im Betrieb, nicht ein Produkt.

Gibt es eine GoBD-Zertifizierung?

Nein. Nach Rz. 180 erteilt die Finanzverwaltung keine Positivtestate, nach Rz. 181 binden Zertifikate und Testate Dritter die Finanzbehörde nicht. Ein Siegel kann bei der Auswahl helfen, ersetzt aber nicht die Prüfung des eigenen Verfahrens.

Ist Software mit GoBD-Siegel automatisch ausreichend?

Nein. Die Software ist ein Baustein. Ordnungsmäßig ist das Gesamtverfahren mit Erfassung, Kontrolle, Archiv, Datenzugriff und Verfahrensdokumentation. Verantwortlich dafür ist nach Rz. 21 der Steuerpflichtige.

Was ist eine GoBD-konforme Archivierung?

Ein Archiv, in dem Belege unveränderbar, mit Zeitstempel und Index, verknüpft mit der Buchung, über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar liegen und das in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Ort und Anbieter sind zweitrangig.

Ist Excel GoBD-konform?

Als Buch oder Aufzeichnung in der Regel nicht, weil Änderungen ohne Protokoll möglich sind und der ursprüngliche Inhalt nicht feststellbar bleibt (§ 146 Absatz 4 AO, Rz. 58). Als Arbeitshilfe neben einem ordnungsmäßigen System ist Excel zulässig.

Reicht es, Belege per WhatsApp an den Steuerberater zu schicken?

Als Erfassung ja, als Archivierung nein. Der Chat ist nicht unveränderbar und hat keinen Index. Das Bild muss in ein Archiv mit Zeitstempel übernommen werden.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia unterstützt die Punkte, die ein Betrieb für ein ordnungsmäßiges Verfahren braucht: Belege per WhatsApp, E-Mail oder Upload erhalten beim Eingang Zeitstempel und Index, das Original bleibt unverändert im Archiv und acht Jahre abrufbar, Änderungen werden protokolliert. Kontevia prüft Lesbarkeit, Duplikate und Pflichtangaben nach § 14 UStG, bereitet einen Buchungsvorschlag nach SKR03 oder SKR04 vor und übergibt Beleg und Vorschlag an den Steuerberater über DATEV Unternehmen online, als Export im DATEV-Format oder als ZIP mit Belegbildern. Für die Verfahrensdokumentation stellt Kontevia eine Vorlage bereit. Ob das Verfahren in Ihrem Betrieb ordnungsmäßig ist, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater; Kontevia übernimmt weder die Buchung noch die steuerliche Beratung.