Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, 70-Prozent-Regel und Beispiel 2026

Ein Bewirtungsbeleg ist der schriftliche Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Er besteht aus der Rechnung des Restaurants und einem unterschriebenen Eigenbeleg und ist Voraussetzung für den Abzug von 70 Prozent der Kosten.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Begriff steht nicht im Gesetz. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG verlangt für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Dieser Nachweis hat sich als "Bewirtungsbeleg" eingebürgert. In der Praxis besteht er aus zwei Teilen:

1. der Rechnung des Bewirtungsbetriebs, also Restaurant, Hotel oder Catering, und
2. dem Eigenbeleg, auf dem Sie Anlass und Teilnehmer ergänzen und den Sie unterschreiben.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen auf dem Eigenbeleg nach dem Gesetzeswortlaut die Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Die Rechnung ist beizufügen. Eine ausfüllbare Vorlage finden Sie bei uns.

Wie die Finanzverwaltung den Nachweis im Detail prüft, regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 und ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021. Eine ausführliche Besprechung finden Sie im Ratgeber Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen 2026.

Die 70-Prozent-Regel: was abzugsfähig ist

Angemessene Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass mindern den Gewinn nur zu 70 Prozent. Die übrigen 30 Prozent sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Kürzung gilt für den gesamten Bewirtungsaufwand einschließlich Trinkgeld, nicht nur für Speisen und Getränke.

Bei der Umsatzsteuer sieht es anders aus. § 15 Absatz 1a UStG nimmt angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten vom Vorsteuerabzugsverbot aus. Die Vorsteuer ist deshalb zu 100 Prozent abziehbar, sofern eine ordnungsmäßige Rechnung vorliegt.

Anlass	Betriebsausgabe	Vorsteuer
Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, deren Mitarbeiter	70 Prozent	100 Prozent
Gemischte Runde aus Geschäftspartnern und eigenen Mitarbeitern	70 Prozent (R 4.10 Absatz 6 EStR)	100 Prozent
Ausschließlich eigene Arbeitnehmer, etwa Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug	100 Prozent, betrieblich veranlasst (R 4.10 Absatz 7 EStR)	100 Prozent
Private Feier mit Geschäftspartnern	0 Prozent	0 Prozent

Dazu kommt die Pflicht aus § 4 Absatz 7 EStG: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. In der Praxis heißt das ein eigenes Konto, etwa "Bewirtungskosten abzugsfähig" und "Bewirtungskosten nicht abzugsfähig". Fehlt die getrennte Aufzeichnung, entfällt der Abzug auch bei vollständigem Beleg.

Pflichtangaben auf der Rechnung des Restaurants

Welche Angaben die Rechnung tragen muss, hängt vom Betrag ab. Die Grenze liegt bei 250 Euro brutto, der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.

Angabe	Bis 250 Euro	Über 250 Euro
Name und Anschrift des Restaurants	Ja	Ja
Ausstellungsdatum	Ja	Ja
Speisen und Getränke einzeln, "Menü 1" oder "Lunch-Buffet" reicht, "Speisen und Getränke" nicht	Ja	Ja
Tag der Bewirtung, maschinell gedruckt, nicht handschriftlich oder gestempelt	Ja	Ja
Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer	Ja	Ja
Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants	Nein	Ja
Fortlaufende Rechnungsnummer	Nein	Ja
Name und Anschrift des Bewirtenden als Leistungsempfänger	Nein	Ja

Zwei Punkte aus dem BMF-Schreiben sind für Restaurantbesuche entscheidend. Erstens: Nutzt das Restaurant eine elektronische Kasse, erkennt die Finanzverwaltung nur maschinell erstellte und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Belege an (Rn. 13). Ein handschriftlicher Bon aus einem Betrieb mit elektronischer Kasse führt zum vollständigen Verlust des Abzugs. Zweitens: Bei Rechnungen über 250 Euro muss das Restaurant Sie als Leistungsempfänger nennen. Lassen Sie sich die Rechnung auf den Firmennamen ausstellen.

Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg

Der Eigenbeleg ergänzt, was das Restaurant nicht wissen kann. Nach dem BMF-Schreiben (Rn. 1) ist er formlos, muss aber zeitnah erstellt und unterschrieben werden.

• Anlass der Bewirtung, so konkret, dass der geschäftliche Bezug erkennbar ist. "Arbeitsessen" oder "Kundenpflege" genügt nicht, "Abstimmung Angebot Umbau Filiale Nord" schon.
• Teilnehmer mit Namen, einschließlich Ihrer eigenen Person und bewirteter Mitarbeiter. Bei größeren Gruppen reicht die Gesamtzahl mit Bezeichnung der Gruppe, wenn die Namen nicht zumutbar erfasst werden können.
• Ort und Tag, soweit sie nicht aus der Rechnung hervorgehen.
• Höhe der Aufwendungen einschließlich Trinkgeld.
• Ihre Unterschrift. Bei einem digitalen Beleg ersetzt eine elektronische Signatur oder eine protokollierte Genehmigung die Unterschrift (Rn. 19).

Wer Angaben Wochen später aus dem Gedächtnis ergänzt, riskiert den Abzug. Das BMF-Schreiben verweist auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Zeitnähe. Praktisch heißt das: Anlass und Teilnehmer noch am selben Tag notieren.

Trinkgeld richtig nachweisen

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und unterliegt ebenfalls der 70-Prozent-Kürzung. Es steht aber meist nicht auf dem Bon. Das BMF-Schreiben (Rn. 8) nennt zwei Wege: Das Restaurant weist das Trinkgeld auf der maschinell erstellten Rechnung aus, oder die Bedienung quittiert es auf der Rechnung. Ein handschriftlicher Vermerk ohne Quittung ist der schwächste Nachweis, weil Sie die Feststellungslast tragen. Vorsteuer fällt auf Trinkgeld nicht an, es ist kein Entgelt für eine Leistung des Restaurants.

Rechenbeispiel 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent auf Speisen, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Ein Geschäftsessen mit zwei Kunden im Februar 2026:

Position	Netto	Umsatzsteuer	Brutto
Speisen (7 Prozent)	80,00 Euro	5,60 Euro	85,60 Euro
Getränke (19 Prozent)	20,00 Euro	3,80 Euro	23,80 Euro
Rechnung gesamt	100,00 Euro	9,40 Euro	109,40 Euro
Trinkgeld, auf der Rechnung quittiert	5,00 Euro	0,00 Euro	5,00 Euro

Bewirtungskosten netto: 105,00 Euro. Davon abzugsfähig 70 Prozent, also 73,50 Euro. Nicht abzugsfähig 31,50 Euro. Die Vorsteuer von 9,40 Euro ziehen Sie vollständig ab. Gebucht wird auf zwei Konten, damit die Trennung nach § 4 Absatz 7 EStG dokumentiert ist.

Der digitale Bewirtungsbeleg

Seit dem BMF-Schreiben von 2025 ist ausdrücklich geregelt, dass der gesamte Nachweis elektronisch geführt werden darf (Rn. 18 bis 22). Die Rechnung kommt als E-Rechnung, als PDF oder als Foto des Bons. Den Eigenbeleg erstellen Sie digital, genehmigen ihn elektronisch, und der Zeitpunkt der Erstellung und der Genehmigung wird aufgezeichnet. Beide Dokumente müssen miteinander verknüpft sein, etwa über einen eindeutigen Index, und unveränderbar archiviert werden. Ein Foto in der Handy-Galerie erfüllt das nicht: Es fehlen Zeitstempel, Genehmigung und Verknüpfung. Die Anforderungen an das Archiv ergeben sich aus den GoBD.

Aufbewahrung

Bewirtungsbelege sind Buchungsbelege. Sie bewahren sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bewirtung stattfand (§ 147 Absatz 3 AO, § 14b UStG). Thermopapier verblasst oft nach wenigen Jahren. Fotografieren oder scannen Sie den Bon zeitnah, mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den Restaurantbon und senden ihn per WhatsApp oder E-Mail. Kontevia erkennt Restaurant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer, prüft die Pflichtangaben für die jeweilige Betragsgrenze und TSE-Merkmale wie die Transaktionsnummer und fragt Anlass und Teilnehmer bei Ihnen ab. Daraus entsteht der digitale Eigenbeleg mit Zeitstempel und Freigabe, fest mit dem Bon verknüpft. Kontevia bereitet die 70/30-Aufteilung vor und übergibt Beleg und Buchungsvorschlag an den Steuerberater.

Welche Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen, dazu Ihre Unterschrift. Bei einer Bewirtung im Restaurant reichen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmer, die Rechnung mit den Angaben nach § 14 UStG beziehungsweise § 33 UStDV wird beigefügt.

Sind Bewirtungskosten zu 100 Prozent abzugsfähig?

Nein, bei geschäftlichem Anlass nur zu 70 Prozent. Die Vorsteuer ist dagegen vollständig abziehbar. Nur die Bewirtung ausschließlich eigener Arbeitnehmer, etwa bei einer Weihnachtsfeier, ist betrieblich veranlasst und zu 100 Prozent abzugsfähig.

Reicht der Kassenbon aus dem Restaurant als Bewirtungsbeleg?

Nein. Der Bon belegt nur Betrag, Datum und Positionen. Anlass und Teilnehmer müssen Sie auf einem Eigenbeleg ergänzen und unterschreiben. Außerdem muss der Bon bei Restaurants mit elektronischer Kasse maschinell erstellt und TSE-gesichert sein.

Was gilt bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro?

Die Rechnung muss zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Ihren Namen und Ihre Anschrift als Leistungsempfänger enthalten. Lassen Sie sich die Rechnung auf den Firmennamen ausstellen.

Wie wird Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg nachgewiesen?

Am sichersten ist, wenn das Restaurant das Trinkgeld auf der Rechnung ausweist oder die Bedienung es dort quittiert. Ein handschriftlicher Vermerk ohne Quittung wird nur im Ausnahmefall anerkannt. Trinkgeld unterliegt wie die übrigen Kosten der 70-Prozent-Kürzung.

Darf der Bewirtungsbeleg digital sein?

Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 dürfen Rechnung und Eigenbeleg elektronisch erstellt, signiert oder genehmigt und archiviert werden. Voraussetzung sind aufgezeichnete Zeitpunkte, eine Verknüpfung beider Dokumente und ein unveränderbares Archiv nach den GoBD.

Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bewirtung stattfand. Das gilt nach § 147 Absatz 3 AO für Buchungsbelege und nach § 14b UStG für Rechnungen. Thermobons sollten Sie vorher digitalisieren, weil der Druck verblasst.