Lieferschein: Inhalt, Aufbewahrungsfrist und Abgrenzung zur Rechnung

Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument zu einer Warenlieferung, das Art, Menge und Empfänger der gelieferten Ware bestätigt. Er ist keine Rechnung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug; ein gesetzlicher Pflichtkatalog für seinen Inhalt besteht nicht.

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein begleitet die Ware vom Lieferanten zum Empfänger. Der Fahrer übergibt ihn mit der Lieferung, der Empfänger prüft die Positionen, zeichnet ab und behält ein Exemplar. Für den Lieferanten ist er der Nachweis, dass die Ware vollständig angekommen ist, für den Empfänger die Grundlage der Wareneingangskontrolle und später der Abgleich mit der Rechnung.

Rechtlich ist der Lieferschein ein Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft, und damit ein Handelsbrief nach § 257 Absatz 2 HGB. Zum Buchungsbeleg wird er nur, wenn auf seiner Grundlage gebucht wird, zum Beispiel weil die Rechnung keine Positionen nennt und nur auf ihn verweist. Diese Unterscheidung entscheidet über die Aufbewahrung.

Inhalt eines Lieferscheins

Ein Gesetz, das den Inhalt vorschreibt, gibt es nicht. Die Angaben ergeben sich aus dem Zweck, die Lieferung nachvollziehbar zu machen. In der Praxis haben sich folgende Angaben durchgesetzt:

Angabe	Zweck
Name und Anschrift des Lieferanten	Zuordnung zur späteren Rechnung
Name und Lieferadresse des Empfängers	Nachweis, wohin geliefert wurde
Lieferscheinnummer und Lieferdatum	Verknüpfung mit Bestellung und Rechnung, Nachweis des Liefertags
Bezug auf Bestellung oder Kundennummer	Abgleich mit der Bestellung
Positionen: Artikel, Artikelnummer, Menge, Einheit	Wareneingangskontrolle
Leergut, Pfand, Mehrwegkisten	Nachweis für Pfandabrechnung und Rücknahme
Unterschrift des Empfängers, Name des Fahrers	Empfangsbestätigung

Preise und Umsatzsteuer gehören nicht zwingend auf den Lieferschein. Viele Lieferanten lassen sie weg, damit der Fahrer oder das Küchenpersonal keine Einkaufspreise sieht. Enthält der Lieferschein dennoch Preise und Steuer, bleibt er trotzdem ein Lieferschein, solange er nicht als Rechnung bezeichnet ist und die Rechnung getrennt folgt.

Lieferschein ist keine Rechnung

Die Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten, darunter Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, fortlaufende Rechnungsnummer, Entgelt nach Steuersätzen getrennt und den Steuerbetrag. Der Lieferschein enthält davon in der Regel nichts. Deshalb erlaubt er nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG keinen Vorsteuerabzug, auch wenn die Ware unstreitig angekommen ist. Wer nur den Lieferschein zum Steuerberater gibt, verliert die Vorsteuer, bis die Rechnung nachgereicht wird.

Merkmal	Lieferschein	Rechnung
Gesetzliche Pflichtangaben	Keine	§ 14 Absatz 4 UStG, bis 250 Euro § 33 UStDV
Preise und Umsatzsteuer	Üblich nicht	Pflicht
Vorsteuerabzug	Nein	Ja, bei vollständigen Angaben
Zahlungsaufforderung	Nein	Ja
Aufbewahrung	Bis zur Rechnung, sonst sechs oder acht Jahre	Acht Jahre

Eine Ausnahme regelt § 31 Absatz 1 UStDV: Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Pflichtangaben insgesamt ergeben. Verweist die Rechnung auf den Lieferschein, weil die Positionen nur dort stehen, wird der Lieferschein Teil der Rechnung. In einem der Dokumente müssen Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst stehen und die anderen Dokumente bezeichnet sein. Welche Angaben eine vollständige Rechnung braucht, steht unter Pflichtangaben Rechnung.

Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Bis 2016 mussten Lieferscheine als Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden. Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz vom 30. Juni 2017 (BGBl. I S. 2143) hat § 147 Absatz 3 AO um zwei Sätze ergänzt, die nach Art. 97 § 19a EGAO rückwirkend für alle Lieferscheine gelten, deren Frist am 1. Januar 2017 noch lief:

• Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Absatz 3 Satz 3 AO).
• Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet sie mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Absatz 3 Satz 4 AO).

Die Erleichterung greift also nur, wenn die Rechnung alle Angaben enthält, die sonst nur auf dem Lieferschein stehen. Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder wird nach ihm gebucht, ist er Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre im Archiv (§ 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 Satz 1 AO, Frist seit 1. Januar 2025). Wird gar keine Rechnung erstellt, etwa bei einer Lieferung ohne Entgelt, bleibt er Handelsbrief mit sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres.

Fall	Einordnung	Aufbewahrung
Rechnung enthält alle Positionen, Lieferschein nur Empfangsnachweis	Handelsbrief ohne Buchungsfunktion	Bis zum Erhalt der Rechnung
Rechnung verweist auf Lieferschein ("laut Lieferschein Nr.")	Teil der Rechnung, Buchungsbeleg	Acht Jahre
Lieferschein mit Preisen wird direkt gebucht	Buchungsbeleg	Acht Jahre
Keine Rechnung folgt	Handelsbrief	Sechs Jahre

Eine Übersicht aller Belegarten steht unter Aufbewahrungsfrist.

Praxis in Gastronomie und Hotellerie

In der Gastronomie kommen Lieferscheine täglich: Der Getränkelieferant stellt Kisten und Fässer vor die Tür, der Großhändler bringt Frischware, der Wäschedienst holt und liefert. Die Rechnung folgt meist als Sammelrechnung am Monatsende oder wöchentlich. Zwischen Lieferung und Rechnung liegt damit ein Zeitraum, in dem der Lieferschein das einzige Dokument ist.

Was sich bewährt hat:

1. Positionen bei Übergabe prüfen. Mengen zählen, Fehlmengen und Bruch auf dem Lieferschein vermerken und vom Fahrer abzeichnen lassen. Spätere Reklamationen ohne Vermerk sind schwer durchzusetzen.
2. Leergut und Pfand mitzählen. Zurückgegebene Kisten und Fässer stehen auf dem Lieferschein und werden in der Rechnung als Pfandgutschrift verrechnet. Fehlt eine Rücknahme, zahlt der Betrieb Pfand doppelt.
3. Lieferscheine bis zur Rechnung sammeln. Pro Lieferant in einer Mappe oder digital, mit Datum. Kommt die Sammelrechnung, werden Positionen und Mengen abgeglichen.
4. Rechnung prüfen, dann entscheiden. Enthält sie alle Positionen, dürfen die Lieferscheine weg. Verweist sie nur auf Lieferscheinnummern, bleiben die Lieferscheine bei der Rechnung und werden mit ihr acht Jahre aufbewahrt.

Für die Übergabe an die Kanzlei zählt die Rechnung, nicht der Lieferschein. Was sonst in den Monatsordner gehört, listet die Checkliste Belege für den Steuerberater.

Positionen statt Kopfdaten

Für die Buchhaltung sind Lieferschein und Sammelrechnung aus einem Grund anspruchsvoll: Auf einer Getränkerechnung stehen alkoholfreie Getränke, Bier und Pfand nebeneinander, auf einer Großmarktrechnung Lebensmittel mit 7 Prozent neben Reinigungsmitteln mit 19 Prozent. Wer nur Kopfdaten liest, also Lieferant, Datum und Bruttobetrag, kann die Rechnung nicht auf Wareneingang 7 Prozent, Wareneingang 19 Prozent und Pfand aufteilen. Erst die Positionen zeigen, welcher Betrag zu welchem Steuersatz gehört und was Pfandbewegung statt Wareneinkauf ist. Deshalb liest Kontevia Rechnungen positionsweise und gleicht sie mit den Lieferscheinen ab, wenn beide vorliegen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia erkennt, ob ein Dokument Lieferschein oder Rechnung ist, und ordnet Lieferscheine der zugehörigen Sammelrechnung zu. Die Rechnung wird positionsweise ausgelesen, nach 7 und 19 Prozent getrennt und Pfand gesondert ausgewiesen. Den Buchungsvorschlag mit Rechnung und zugeordneten Lieferscheinen übergibt Kontevia an den Steuerberater; Lieferscheine ohne Buchungsfunktion werden gekennzeichnet, damit die Kanzlei entscheiden kann, was aufbewahrt wird.

Welche Angaben muss ein Lieferschein enthalten?

Gesetzlich keine. Üblich sind Lieferant, Empfänger und Lieferadresse, Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bezug zur Bestellung, Positionen mit Artikel, Menge und Einheit, Leergut und Pfand sowie die Unterschrift des Empfängers. Preise sind nicht erforderlich.

Ist ein Lieferschein eine Rechnung?

Nein. Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, darunter Steuernummer, Rechnungsnummer, Entgelt und Steuerbetrag. Ein Lieferschein enthält diese Angaben in der Regel nicht und erlaubt keinen Vorsteuerabzug.

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Lieferscheine ohne Buchungsfunktion nur bis zum Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung (§ 147 Absatz 3 Satz 3 und 4 AO, seit 2017). Verweist die Rechnung auf den Lieferschein oder wird nach ihm gebucht, ist er Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre aufbewahrt.

Darf ich Lieferscheine wegwerfen, wenn die Rechnung da ist?

Ja, wenn die Rechnung alle Positionen vollständig ausweist und nicht auf den Lieferschein verweist. Steht in der Rechnung nur "laut Lieferschein Nr.", gehört der Lieferschein zur Rechnung und wird mit ihr acht Jahre aufbewahrt.

Kann ich mit einem Lieferschein Vorsteuer abziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine Rechnung mit den Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG oder bis 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV voraus. Der Lieferschein kann nur Teil einer Rechnung sein, wenn diese nach § 31 UStDV auf ihn verweist.

Was prüfe ich auf dem Lieferschein bei der Anlieferung?

Mengen und Artikel gegen die Bestellung, Bruch und Fehlmengen, zurückgegebenes Leergut und Pfand. Abweichungen vermerken Sie auf dem Lieferschein und lassen sie vom Fahrer abzeichnen, bevor Sie unterschreiben.