Quittung Vorlage 2026: PDF, Word und Excel kostenlos, mit Pflichtangaben

Die Vorlage enthält alle Felder, die eine Quittung in Deutschland braucht: fortlaufende Nummer, Datum und Ort, Betrag netto, Umsatzsteuer und brutto, Zweck der Zahlung, Zahler, Empfänger und Unterschrift. Sie liegt als PDF zum Ausdrucken, als Word-Datei zum Anpassen und als Excel-Datei mit automatischer Steuerberechnung vor. Gedacht ist sie für Gastronomie, Handwerk, Einzelhandel, Vermieter und alle, die Barzahlungen entgegennehmen oder leisten und dafür einen Beleg brauchen.

Quittung oder Rechnung: der Unterschied

Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung angekommen ist. Die Rechtsgrundlage steht in § 368 BGB: Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis, die Quittung, zu erteilen. Wer bar bezahlt, kann also eine Quittung verlangen, und der Empfänger des Geldes muss sie ausstellen.

Eine Rechnung ist etwas anderes. Sie fordert zur Zahlung auf und ist nach § 14 UStG das Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder Leistung abrechnet. § 14 Absatz 4 UStG schreibt dafür zehn Pflichtangaben vor, darunter Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und den nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Betrag. Eine Rechnung mit dem Vermerk "Betrag dankend erhalten" und Unterschrift vereint beide Funktionen.

Merkmal	Quittung	Rechnung
Rechtsgrundlage	§ 368 BGB	§ 14 UStG
Zweck	Bestätigt den Empfang der Zahlung	Fordert zur Zahlung auf, rechnet die Leistung ab
Wer stellt aus	Empfänger des Geldes auf Verlangen	Leistender Unternehmer, bei Umsätzen an Unternehmer innerhalb von sechs Monaten
Pflichtangaben	Keine gesetzliche Liste, Inhalt folgt aus dem Zweck	§ 14 Absatz 4 UStG, bei Kleinbeträgen § 33 UStDV
Vorsteuerabzug	Nur, wenn die Quittung zugleich die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthält	Ja, bei vollständigen Pflichtangaben

Wann die Quittung als Beleg für den Vorsteuerabzug reicht

Für den Vorsteuerabzug braucht der Empfänger eine Rechnung nach § 14 UStG. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro lässt § 33 UStDV aber eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben zu. Eine Quittung, die diese Angaben enthält, ist damit zugleich eine Kleinbetragsrechnung und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Nötig sind nach § 33 Satz 1 UStDV:

1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf.

Name und Anschrift des Zahlers, eine Steuernummer und ein gesonderter Steuerbetrag sind bis 250 Euro nicht vorgeschrieben. Der Steuersatz muss aber auf dem Beleg stehen, sonst kann der Empfänger die enthaltene Vorsteuer nicht herausrechnen. Liegt der Betrag über 250 Euro, bestätigt die Quittung nur die Zahlung; den Vorsteuerabzug trägt dann allein eine Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG.

Pflichtangaben

Die Vorlage ist so aufgebaut, dass die ausgefüllte Quittung bis 250 Euro die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllt. Die folgende Tabelle zeigt, welches Feld welche Anforderung abdeckt.

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Quittungsnummer	Fortlaufende Nummer, bei einem Quittungsblock vorgedruckt	Nachvollziehbarkeit der Buchführung, § 147 AO
Datum	Ausstellungsdatum	§ 33 Satz 1 Nummer 2 UStDV
Ort	Ort der Ausstellung	Üblich, keine umsatzsteuerliche Pflicht
Betrag netto, Umsatzsteuer, Betrag brutto	Entgelt und Steuer in einer Summe plus Steuersatz; die Vorlage weist beides getrennt und zusammen aus	§ 33 Satz 1 Nummer 4 UStDV
Steuersatz (7 oder 19 Prozent) oder Hinweis auf Steuerbefreiung	Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Befreiung, etwa für Kleinunternehmer	§ 33 Satz 1 Nummer 4 UStDV
Zweck der Zahlung	Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	§ 33 Satz 1 Nummer 3 UStDV
Zahler	Name des Zahlenden; bis 250 Euro nicht vorgeschrieben, für die Zuordnung sinnvoll	§ 14 Absatz 4 Nummer 1 UStG bei höheren Beträgen
Empfänger (Name, Anschrift)	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers	§ 33 Satz 1 Nummer 1 UStDV
Unterschrift des Empfängers	Bestätigt den Empfang des Geldes	§ 368 BGB

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Nummer eintragen. Nutzen Sie eine Zahlenreihe ohne Lücken, zum Beispiel 2026-001. Bei einem Quittungsblock ist die Nummer vorgedruckt; verwenden Sie keine zwei Blöcke mit derselben Nummernfolge parallel.
2. Datum und Ort eintragen. Das Datum ist der Tag, an dem das Geld übergeben wird, nicht der Tag der Leistung.
3. Betrag erfassen. In der Excel-Datei geben Sie den Bruttobetrag und den Steuersatz ein, Netto und Umsatzsteuer werden berechnet. In Word und PDF tragen Sie alle drei Werte selbst ein. Schreiben Sie den Bruttobetrag zusätzlich in Worten, das erschwert nachträgliche Änderungen.
4. Steuersatz ankreuzen: 7 Prozent, 19 Prozent oder Steuerbefreiung. Kleinunternehmer kreuzen die Befreiung an und tragen keinen Steuerbetrag ein.
5. Zweck beschreiben. "Ware" oder "Dienstleistung" reicht nicht. Schreiben Sie, was geliefert oder geleistet wurde, etwa "Reparatur Kaffeemaschine, 2 Arbeitsstunden" oder "Miete Kühlanhänger 3 Tage".
6. Zahler und Empfänger eintragen. Beim Empfänger gehören Name und Anschrift des Betriebs in die Vorlage, ein Firmenstempel ersetzt die handschriftliche Angabe.
7. Unterschreiben. Die Unterschrift des Geldempfängers macht aus dem Formular eine Quittung. Das Original erhält der Zahler, der Durchschlag oder die Kopie bleibt beim Empfänger.

Durchschlag, Kopie und Quittungsblock

Ein Quittungsblock aus dem Schreibwarenhandel hat ein Durchschreibepapier: Das Original geht an den Zahler, der Durchschlag bleibt im Block. Dieser Durchschlag ist für den Empfänger der Beleg über die Bareinnahme und gehört ins Kassenbuch. Mit der Vorlage erreichen Sie dasselbe, wenn Sie die ausgefüllte Quittung zweimal drucken oder vor der Übergabe fotografieren und das Bild unverändert ablegen.

Für den Zahler ist die Quittung der Beleg über eine Barausgabe. Lassen Sie sich jede Barzahlung quittieren und bei Beträgen über 250 Euro zusätzlich eine Rechnung ausstellen.

Aufbewahrung: acht Jahre

Quittungen sind Buchungsbelege. Nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach § 147 Absatz 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Quittung aus dem Oktober 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2034 verfügbar sein. Dient die Quittung zugleich als Kleinbetragsrechnung, gilt daneben § 14b Absatz 1 UStG mit derselben Frist von acht Jahren, und zwar sowohl für das Doppel beim Aussteller als auch für das Original beim Empfänger.

Quittungen auf Thermopapier verblassen innerhalb weniger Monate. Legen Sie von solchen Belegen zeitnah eine Kopie oder ein Foto an und bewahren Sie beides zusammen auf. Die digitale Ablage muss unveränderbar, geordnet und jederzeit lesbar sein; wie das beim Fotografieren von Belegen funktioniert, erklärt der Beitrag zu GoBD und dem Wegwerfen von Originalen.

Häufige Fehler

• Steuersatz fehlt. Ohne Steuersatz oder Hinweis auf eine Befreiung ist die Quittung keine Kleinbetragsrechnung, der Vorsteuerabzug entfällt.
• Zweck zu allgemein. "Diverses" oder "Ware" sagt nichts über Menge und Art der Leistung.
• Nummer doppelt oder gar nicht vergeben. Lücken und Doppelungen fallen in der Betriebsprüfung sofort auf.
• Quittung statt Rechnung bei über 250 Euro. Die Quittung bestätigt die Zahlung, für den Vorsteuerabzug fehlt die Rechnung.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl der Aussteller Kleinunternehmer ist. Dieser Betrag wird nach § 14c Absatz 2 UStG geschuldet, auch wenn er nie beim Finanzamt angemeldet wurde.
• Durchschlag weggeworfen. Dem Empfänger fehlt dann der Beleg über die Bareinnahme.
• Nur das Thermopapier aufbewahrt. Nach zwei Jahren ist der Beleg oft nicht mehr lesbar.

Ist eine Quittung ohne Unterschrift gültig?

Die Unterschrift des Empfängers ist der Kern der Quittung, denn sie bestätigt den Empfang des Geldes nach § 368 BGB. Ohne Unterschrift ist das Formular nur eine Aufstellung. Für die umsatzsteuerliche Seite als Kleinbetragsrechnung ist eine Unterschrift dagegen nicht vorgeschrieben.

Reicht eine Quittung als Rechnung für das Finanzamt?

Bis 250 Euro ja, wenn sie Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Art und Menge der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz enthält (§ 33 UStDV). Darüber braucht der Empfänger für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG; die Quittung belegt dann nur die Zahlung.

Muss eine Quittung eine fortlaufende Nummer haben?

Das Umsatzsteuergesetz verlangt die Nummer erst bei Rechnungen über 250 Euro. Für eine nachvollziehbare Buchführung nach § 147 AO sollten Sie Quittungen trotzdem fortlaufend nummerieren. Fehlende Nummern lösen in der Betriebsprüfung Nachfragen zur Vollständigkeit der Bareinnahmen aus.

Darf ich eine Quittung handschriftlich ausstellen?

Ja. § 368 BGB verlangt nur ein schriftliches Empfangsbekenntnis, die Form ist frei. Ein handschriftlich ausgefüllter Quittungsblock ist ebenso gültig wie die ausgedruckte Vorlage. Wichtig ist, dass alle Angaben lesbar sind und der Beleg nicht nachträglich verändert werden kann.

Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Quittung ausgestellt wurde (§ 147 Absatz 3 und 4 AO, § 14b UStG). Eine Quittung aus dem Jahr 2026 bewahren Sie bis Ende 2034 auf. Thermobelege sollten Sie zusätzlich kopieren oder fotografieren.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren die Quittung oder den Durchschlag und senden das Bild per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Betrag, Steuersatz, Datum und Aussteller, prüft, ob die Angaben für eine Kleinbetragsrechnung vollständig sind, markiert Duplikate und legt das Originalbild unverändert und acht Jahre abrufbar im Archiv ab. Ihr Steuerberater erhält den Beleg zusammen mit einem Buchungsvorschlag und übernimmt die Prüfung und Buchung.