Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Rechnung, Verzicht

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Unternehmer mit höchstens 25.000 Euro Vorjahresumsatz und höchstens 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr von der Umsatzsteuer. Sie stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

§ 19 Absatz 1 UStG stellt die Umsätze kleiner Unternehmen von der Umsatzsteuer frei, wenn zwei Grenzen eingehalten sind: Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Gesamtumsatz ist nach § 19 Absatz 2 UStG die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, also was tatsächlich eingegangen ist; Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz.

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich der Charakter der Regelung geändert. Bis 2024 wurde die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern "nicht erhoben", die Umsätze blieben steuerpflichtig. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 sind sie echt steuerfrei, mit Folgen für Rechnung und Steuerausweis.

Grenzen bis 2024 und ab 2025

	Bis 31. Dezember 2024	Seit 1. Januar 2025
Vorjahresumsatz	höchstens 22.000 Euro (brutto)	höchstens 25.000 Euro
Laufendes Jahr	voraussichtlich höchstens 50.000 Euro, Prognose zu Jahresbeginn	höchstens 100.000 Euro, tatsächlicher Umsatz
Überschreiten im laufenden Jahr	unschädlich, wenn die Prognose plausibel war	Befreiung endet sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet
EU-Kleinunternehmerregelung	nicht vorhanden	§ 19a UStG mit Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

Die 100.000-Euro-Grenze ist keine Prognose mehr. Nach Abschnitt 19.1 Absatz 2 UStAE (BMF-Schreiben vom 18. März 2025) ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, in voller Höhe steuerpflichtig. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt gelten die allgemeinen Pflichten: Umsatzsteuer auf der Rechnung, Vorsteuerabzug, Voranmeldungen.

Wer die Tätigkeit im Laufe eines Jahres neu aufnimmt, hat kein Vorjahr. Dann zählt nach Abschnitt 19.1 Absatz 3 UStAE im Gründungsjahr allein der tatsächliche Umsatz, und maßgebend ist die Grenze von 25.000 Euro. Umgekehrt gilt: Hat der Vorjahresumsatz 25.000 Euro überschritten, sind die Umsätze des laufenden Jahres steuerpflichtig, auch wenn sie klein bleiben. Wer 2026 etwa 40.000 Euro umsetzt, ist 2027 Regelbesteuerer.

Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, bei Privatkunden ein Preisvorteil oder eine höhere Marge	Kein Vorsteuerabzug aus Einkäufen, Miete, Geräten (§ 15 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 UStG)
Keine Umsatzsteuervoranmeldung und seit 2024 grundsätzlich keine Jahreserklärung	Bei Geschäftskunden kein Vorteil, weil diese die Vorsteuer ohnehin abziehen würden
Einfache Rechnung mit weniger Pflichtangaben (§ 34a UStDV), keine E-Rechnungspflicht	Investitionen werden um die nicht abziehbare Umsatzsteuer teurer
Kein Risiko falscher Steuersätze, etwa 7 gegen 19 Prozent in der Gastronomie	Wachstum über 25.000 Euro führt im Folgejahr automatisch in die Regelbesteuerung

Rechnung als Kleinunternehmer

Ein Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer ausweisen, weder als Betrag noch als Steuersatz, auch nicht mit "inkl. MwSt.". Für Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gilt seit 2025 der reduzierte Katalog des § 34a UStDV:

Nr.	Pflichtangabe nach § 34a UStDV
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2	Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Ausstellers
3	Ausstellungsdatum
4	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
5	Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
6	Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe "Gutschrift"

Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt verlangt § 34a UStDV nicht, die Vorlage für die Kleinunternehmerrechnung enthält sie trotzdem, weil die Buchführung sie braucht.

Für den Hinweis ist kein Wortlaut vorgeschrieben. Nach Abschnitt 14.7a Absatz 1 UStAE reicht eine umgangssprachliche Angabe, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet. Bewährt hat sich: "Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer." Die alte Formel "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" passt seit 2025 nicht mehr zum Gesetz und sollte ersetzt werden. Bei Beträgen bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, auch dort mit dem Hinweis und ohne Steuersatz.

Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Betrag dem Finanzamt, seit 2025 nach § 14c Absatz 1 UStG, bis die Rechnung berichtigt ist. Nur bei Rechnungen an Endverbraucher über tatsächlich erbrachte Leistungen entsteht nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 keine Steuer.

E-Rechnung und Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, auch der Kleinunternehmer; die XML-Datei ist acht Jahre unverändert zu archivieren (§ 14b UStG). Selbst ausstellen muss er sie nicht: Nach § 34a Satz 3 UStDV darf eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF, auch nach 2027 und 2028.

EU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG

Seit 2025 kann ein deutscher Kleinunternehmer die Befreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen. Voraussetzungen nach § 19a UStG: Der Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet überschreitet weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr 100.000 Euro, der Unternehmer beantragt beim Bundeszentralamt für Steuern die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren, erhält eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) und gibt für jedes Kalendervierteljahr innerhalb eines Monats eine Umsatzmeldung ab. Wird die EU-Grenze überschritten, ist das binnen 15 Werktagen zu melden, und die Teilnahme endet.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Der Wechsel geschieht zwangsweise, weil eine Grenze überschritten wurde, oder freiwillig durch Verzicht nach § 19 Absatz 3 UStG. Der Verzicht ist dem Finanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres zu erklären, für 2026 also bis zum 28. Februar 2028. Er wirkt vom Beginn des Jahres an und ist unwiderruflich. Eine Form ist nicht vorgeschrieben; wer in Voranmeldungen oder der Jahreserklärung die Steuer nach den allgemeinen Vorschriften berechnet, hat damit verzichtet.

Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Erst danach kann er mit Wirkung vom Beginn eines Folgejahres widerrufen werden, wenn die Grenzen dann eingehalten sind. Beim Wechsel ändern sich die Pflichten sofort: Rechnungen mit Steuersatz und Steuerbetrag, Vorsteuerabzug, Voranmeldungen und Jahreserklärung, für Leistungen an Unternehmer ab 2027 beziehungsweise 2028 die E-Rechnung.

Beispiel: Imbiss in der Gastronomie

Ein Imbiss eröffnet im März 2025 und setzt bis Jahresende 18.000 Euro um. Das liegt unter 25.000 Euro, der Betrieb ist 2025 und 2026 Kleinunternehmer. 2026 kommen monatlich etwa 7.000 Euro zusammen, im Jahr 84.000 Euro. Die 100.000-Euro-Grenze wird nicht erreicht, alle Umsätze 2026 bleiben steuerfrei. Der Inhaber trennt nicht nach 7 und 19 Prozent und gibt keine Voranmeldungen ab.

Die Kehrseite: Der Wareneinsatz von 30.000 Euro brutto enthält je nach Anteil von Speisen und Getränken rund 3.000 Euro Umsatzsteuer, die der Imbiss nicht zurückbekommt. Eine Fritteuse für 4.760 Euro brutto kostet ihn den vollen Betrag, ein Regelbesteuerer hätte 760 Euro Vorsteuer abgezogen. Weil der Umsatz 2026 über 25.000 Euro liegt, ist der Imbiss ab dem 1. Januar 2027 Regelbesteuerer, die Kasse muss dann 7 und 19 Prozent trennen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia erkennt bei eingehenden Belegen, ob der Aussteller Kleinunternehmer ist, prüft den Hinweis nach § 34a UStDV und sorgt dafür, dass aus solchen Rechnungen keine Vorsteuer vorgeschlagen wird. Für Betriebe, die selbst Kleinunternehmer sind, bereitet Kontevia die Einnahmen nach vereinnahmten Entgelten auf, damit der Stand zur 25.000-Euro- und zur 100.000-Euro-Grenze jederzeit sichtbar ist. Belege und Übersicht übergibt Kontevia an den Steuerberater, der den Wechsel zur Regelbesteuerung einschätzt.

Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026?

25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Absatz 1 UStG). Beide Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 und sind 2026 unverändert. Im Gründungsjahr zählt allein die Grenze von 25.000 Euro.

Was passiert, wenn ich die 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreite?

Die Steuerbefreiung endet sofort. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist in voller Höhe steuerpflichtig. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt weisen Sie Umsatzsteuer aus und geben Voranmeldungen ab.

Welcher Hinweis muss auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

Ein Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt (§ 34a Satz 1 Nummer 5 UStDV). Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Steuersatz und Steuerbetrag dürfen nicht erscheinen.

Dürfen Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Die Umsätze sind steuerfrei, und § 15 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen aus, die für steuerfreie Umsätze verwendet werden. Die Umsatzsteuer auf Einkäufe und Investitionen ist für Kleinunternehmer ein Kostenbestandteil.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a Satz 3 UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder als PDF. Empfangen und archivieren müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.

Wie lange bindet der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Absatz 3 Satz 3 UStG). Der Verzicht ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Jahres zu erklären und unwiderruflich. Danach ist ein Widerruf nur zum Beginn eines Kalenderjahres möglich.