Rechnung Vorlage 2026: Word, Excel und PDF mit allen Pflichtangaben

Die Vorlage ist eine Rechnung mit Umsatzsteuer für Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen. Sie enthält alle zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, eine Positionstabelle mit Menge, Beschreibung, Einzelpreis netto und Steuersatz, die Zwischensummen netto getrennt nach 7 und 19 Prozent, die Umsatzsteuer je Satz und den Gesamtbetrag brutto. Dazu Zahlungsziel, Bankverbindung und Steuernummer oder USt-IdNr. Die Word-Datei lässt sich mit Logo anpassen, die Excel-Datei rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Steuersatz automatisch, das PDF ist ein Formular zum Ausdrucken. Gedacht ist die Vorlage für Gastronomie, Handwerk, Handel, Dienstleister und kleine GmbHs; Kleinunternehmer nutzen die Rechnung Kleinunternehmer Vorlage.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

§ 14 Absatz 4 UStG zählt zehn Angaben auf, die jede Rechnung über 250 Euro enthalten muss. Fehlt eine, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Vorlage hat für jede Angabe ein eigenes Feld. Die vollständige Erklärung aller Angaben mit Sonderfällen steht unter Pflichtangaben Rechnung.

Nr.	Angabe	Feld in der Vorlage	Grundlage
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Rechnungssteller, Rechnungsempfänger	§ 14 Absatz 4 Nummer 1 UStG
2	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers	Kopfbereich links	§ 14 Absatz 4 Nummer 2 UStG
3	Ausstellungsdatum	Rechnungsdatum	§ 14 Absatz 4 Nummer 3 UStG
4	Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer	Rechnungsnummer	§ 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG
5	Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	Positionstabelle: Menge, Beschreibung	§ 14 Absatz 4 Nummer 5 UStG
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	§ 14 Absatz 4 Nummer 6 UStG
7	Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und im Voraus vereinbarte Minderungen	Zwischensumme netto 7 %, Zwischensumme netto 19 %	§ 14 Absatz 4 Nummer 7 UStG
8	Steuersatz und Steuerbetrag	Spalte USt-Satz, Umsatzsteuer 7 %, Umsatzsteuer 19 %	§ 14 Absatz 4 Nummer 8 UStG
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers bei Bauleistungen an Privatkunden	Bei Bedarf im Hinweistext ergänzen	§ 14 Absatz 4 Nummer 9 UStG, § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG
10	Angabe "Gutschrift", wenn der Empfänger abrechnet	Nur bei Gutschriften, Titel ändern	§ 14 Absatz 4 Nummer 10 UStG

Zahlungsziel, Bankverbindung und Kundennummer schreibt das Gesetz nicht vor; ohne sie wird aber selten pünktlich bezahlt, deshalb hat die Vorlage feste Felder dafür.

Rechnung, Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer

Nicht jede Rechnung braucht alle zehn Angaben. Für Beträge bis 250 Euro brutto reicht nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz; der Kassenbon vom Großmarkt ist typischerweise eine solche. Dafür genügt die Quittung Vorlage. Über 250 Euro braucht es die volle Rechnung dieser Vorlage.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Für sie wäre diese Vorlage falsch, denn ein ausgewiesener Steuerbetrag wird nach § 14c Absatz 2 UStG geschuldet, auch wenn er nicht hätte ausgewiesen werden dürfen. Ob die Grenzen von 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr eingehalten sind, erklärt die Kleinunternehmerregelung; die passende Vorlage ohne Steuerfelder ist die Rechnung Kleinunternehmer.

E-Rechnung: Word und PDF reichen nicht mehr lange

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann, also XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Word-Datei, ein einfaches PDF oder ein Papierausdruck sind sonstige Rechnungen. Empfangen können müssen alle Unternehmer E-Rechnungen schon seit 2025.

Für das Ausstellen gilt die Übergangsregelung in § 27 Absatz 38 UStG: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie Rechnungen an andere Unternehmer weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind davon ausgenommen. Diese Vorlage deckt also das Jahr 2026 und für kleinere Betriebe auch 2027 ab; danach brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Eine erhaltene E-Rechnung können Sie unter E-Rechnung öffnen im Browser lesen.

Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig

§ 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die einmalig vergeben wird. Erlaubt sind also mehrere Nummernkreise, etwa getrennt nach Jahr, Filiale oder Kundengruppe, und auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern (Abschnitt 14.5 Absatz 10 UStAE). Entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und die Reihe nachvollziehbar ist, etwa 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Lücken sollten Sie vermeiden oder erklären können, weil die Betriebsprüfung dann nach nicht erfassten Umsätzen fragt. Stornierte Rechnungen bleiben mit ihrer Nummer in der Ablage und werden durch eine Stornorechnung mit neuer Nummer aufgehoben.

Aufbewahrung: acht Jahre

Nach § 14b Absatz 1 UStG müssen Sie ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufbewahren. § 147 Absatz 3 AO nennt für Buchungsbelege dieselbe Frist, die seit dem 1. Januar 2025 gilt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom Oktober 2026 bleibt bis Ende 2034 im Archiv. Als Doppel genügt die gespeicherte Datei, sofern sie unverändert und lesbar bleibt. Alle Fristen stehen unter Aufbewahrungsfrist, den Stichtag nennt der Aufbewahrungsfrist Rechner.

Beispiel Gastronomie: 7 und 19 Prozent auf einer Rechnung

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 Absatz 2 Nummer 15 UStG). Eine Rechnung für ein Firmenessen enthält deshalb beide Sätze, und § 14 Absatz 4 Nummer 7 und 8 UStG verlangen Entgelt und Steuer je Satz getrennt:

Pos.	Menge	Beschreibung	Einzelpreis netto	USt-Satz	Betrag netto
1	4	Tagesmenü, Speisen	18,69 Euro	7 %	74,76 Euro
2	4	Mineralwasser 0,75 l	5,04 Euro	19 %	20,16 Euro
3	2	Wein 0,2 l	6,72 Euro	19 %	13,44 Euro

Summenblock	Betrag
Zwischensumme netto 7 %	74,76 Euro
Zwischensumme netto 19 %	33,60 Euro
Umsatzsteuer 7 %	5,23 Euro
Umsatzsteuer 19 %	6,38 Euro
Gesamtbetrag brutto	119,97 Euro

Die Excel-Vorlage bildet genau diese Rechnung: Sie wählen je Position den Steuersatz aus der Liste, Zwischensummen und Umsatzsteuer je Satz entstehen automatisch. Netto und Steuer aus einem Bruttobetrag liefert der Umsatzsteuer Rechner, den Hintergrund der Aufteilung der Ratgeber 7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopfbereich einmalig anpassen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Kontaktdaten und Bankverbindung eintragen, dann als eigene Vorlage speichern.
2. Empfänger vollständig eintragen: Firma und Anschrift, bei Geschäftskunden auch Kundennummer oder USt-IdNr.
3. Rechnungsnummer vergeben, fortlaufend und ohne Doppelung, etwa 2026-0001.
4. Rechnungsdatum und Leistungsdatum eintragen. Bei Leistungen über mehrere Tage den Zeitraum nennen, etwa "Leistungszeitraum 1. bis 15. Oktober 2026".
5. Positionen erfassen: Menge, konkrete Beschreibung, Einzelpreis netto und Steuersatz. "Dienstleistung" oder "Waren" reicht nicht.
6. Summenblock prüfen: In Excel entstehen Zwischensummen, Umsatzsteuer je Satz und Bruttobetrag automatisch, in Word und PDF tragen Sie die Beträge selbst ein.
7. Zahlungsziel und Zahlungsart eintragen, als PDF speichern, versenden, und das Doppel acht Jahre unverändert ablegen.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer nicht nach Sätzen getrennt. Eine Summe "inkl. 19 % MwSt." über Speisen und Getränke ist falsch und kostet dem Empfänger den Vorsteuerabzug.
• Leistungsdatum fehlt. "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig, weglassen nicht.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder nach Dateiname statt nach Reihe nummeriert.
• Steuernummer und USt-IdNr. beide weggelassen. Eine der beiden Nummern muss auf jeder Rechnung stehen.
• Rechnung nur im E-Mail-Postfach statt in einer Ablage, in der das Doppel acht Jahre unverändert bleibt.
• Rechnung an einen Unternehmer erst nach Monaten gestellt; § 14 Absatz 2 UStG verlangt sechs Monate nach der Leistung.

Welche Angaben muss eine Rechnung 2026 enthalten?

Die zehn Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen getrenntes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Bauleistungen an Privatkunden der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und bei Gutschriften das Wort "Gutschrift".

Ist eine Rechnung aus Word oder als PDF noch erlaubt?

Für Umsätze bis Ende 2026 ja, an Unternehmer als PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben als PDF oder Papier zulässig.

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Sie muss fortlaufend und einmalig sein, mehrere Nummernkreise sind erlaubt. Eine lückenlose Reihe verlangt das Gesetz nicht ausdrücklich, Lücken führen in der Betriebsprüfung aber zu Nachfragen. Stornierte Nummern behalten Sie mit Stornobeleg in der Ablage.

Wie weise ich 7 und 19 Prozent auf einer Rechnung aus?

Je Position den Steuersatz angeben und im Summenblock das Entgelt und die Umsatzsteuer für jeden Satz getrennt ausweisen (§ 14 Absatz 4 Nummer 7 und 8 UStG). Die Excel-Vorlage erledigt das automatisch über die Spalte USt-Satz.

Wann darf ich die Umsatzsteuer weglassen?

Nur als Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder bei steuerfreien Umsätzen, dann mit einem Hinweis auf die Befreiung statt Steuersatz und Steuerbetrag. Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er es nicht darf, schuldet den Betrag nach § 14c UStG.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre nach § 14b Absatz 1 UStG und § 147 Absatz 3 AO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für ausgestellte und für empfangene Rechnungen gleichermaßen.

Reicht bis 250 Euro eine Quittung statt einer Rechnung?

Ja. Bis 250 Euro brutto genügt nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der Empfänger muss darauf nicht genannt sein.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege; Ausgangsrechnungen schreibt es nicht. Leiten Sie Ihre eigenen Eingangsrechnungen, etwa vom Großmarkt oder Getränkelieferanten, per E-Mail oder Foto weiter, liest Kontevia Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, jede Position und die Umsatzsteuer getrennt nach 7 und 19 Prozent aus, prüft die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, erkennt Duplikate und übergibt die Rechnung mit Buchungsvorschlag an den Steuerberater.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.