E-Rechnung empfangen: Was seit dem 1. Januar 2025 für jeden Unternehmer gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für die GmbH mit Hotelbetrieb genauso wie für den Imbiss mit Kleinunternehmerregelung. Viele Betriebe merken erst jetzt, dass im Posteingang XML-Dateien liegen, die sich nicht wie eine Rechnung lesen lassen. Dieser Beitrag erklärt, was eine E-Rechnung ist, warum die XML-Datei das Original ist, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen, wie lange Sie archivieren müssen und was zu tun ist, wenn trotzdem nur ein PDF kommt.

Empfangspflicht seit 2025: für alle, ohne Übergangsfrist

Die Pflicht zur E-Rechnung kam mit dem Wachstumschancengesetz. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen, für den Empfang nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können, auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ein besonderes, nur für Rechnungen eingerichtetes Postfach ist nicht erforderlich.

Wichtig ist die Kehrseite: Verweigert ein Unternehmer die Annahme einer E-Rechnung, die der Aussteller verpflichtend als E-Rechnung ausstellen muss, hat er keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

§ 14 Absatz 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein und eine korrekte Extraktion der Pflichtangaben erlauben. Alles andere ist eine "sonstige Rechnung": Papier, ein einfaches PDF, ein Word-Dokument oder eine gescannte Rechnung.

Format	Aufbau	Für Menschen lesbar	Rechtlich maßgeblich
XRechnung	Reine XML-Datei ohne Bildteil	Nur mit Visualisierungsprogramm	Die XML-Datei
ZUGFeRD 2.x (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL)	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei	Ja, über den PDF-Teil	Die eingebettete XML-Datei
PDF per E-Mail	Bild ohne strukturierte Daten	Ja	Keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung
Papierrechnung	Papier	Ja	Sonstige Rechnung

XML ist das Original

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sehen Sie ein gewohntes PDF. Das BMF stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar, dass die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten der führende Teil sind. Weicht der Bildteil vom XML-Teil ab, gilt die XML-Datei. Die Bundessteuerberaterkammer zieht daraus die praktische Folge: Für den Vorsteuerabzug ist der XML-Teil maßgebend, eine Prüfung darf nicht per Texterkennung aus dem PDF-Bild erfolgen, sondern muss auf die eingebettete XML-Datei zugreifen.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Verweis auf eine Anlage oder einen Link ersetzt das nicht. Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten: Bei einem Formatfehler erfüllt die Datei die Syntax nicht und gilt als sonstige Rechnung. Bei einem Geschäftsregelfehler fehlen Pflichtfelder oder Summen passen nicht zusammen. Bei einem inhaltlichen Fehler, etwa einem falschen Steuersatz, bleibt es eine E-Rechnung, die berichtigt werden muss. Die Vorsteuer können Sie dann erst mit der berichtigten E-Rechnung geltend machen.

XRechnung öffnen und ZUGFeRD lesen

Eine XRechnung enthält keinen Bildteil. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei mit strukturierten Rechnungsinformationen. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das die Daten visualisiert. Drei Wege sind gängig:

• Die Steuerverwaltung stellt unter elster.de einen E-Rechnungs-Viewer bereit. Sie laden die Datei hoch und sehen die Rechnung in lesbarer Form. Unterstützt wird die XRechnung in der Version 3.0.1.
• Die Software Ihres Steuerberaters liest den XML-Teil aus. In den DATEV-Programmen wird eine XRechnung über den Beleg-Viewer angezeigt, bei ZUGFeRD ist für die Verarbeitung die XML-Datei entscheidend, nicht das PDF.
• Belegdienste, die den XML-Teil auslesen, eine lesbare Ansicht erzeugen und die Datei unverändert weiterreichen.

Bei ZUGFeRD öffnen Sie das PDF wie gewohnt. Verlassen Sie sich aber nicht allein auf das Bild. Wenn Betrag, Steuersatz oder Rechnungsnummer im XML abweichen, zählt das XML.

Archivierung: acht Jahre, und zwar die XML-Datei

Nach § 14b Absatz 1 UStG sind empfangene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Für E-Rechnungen kommt es auf das Format an. Der strukturierte Teil muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und maschinell auswertbar bleibt. Die GoBD wurden dazu mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 angepasst: Bei E-Rechnungen reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare PDF-Teil einer hybriden Rechnung ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder ergänzende steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht allein genügt nicht. Die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist nach dem BMF nicht automatisch ein Verstoß gegen § 14b UStG, solange die Rechnung vollständig, unverändert und lesbar bleibt und die GoBD-Grundsätze, einschließlich der Verfahrensdokumentation, eingehalten werden.

Fristen für die Ausstellung: 2026, 2027, 2028

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Sie betreffen nur die Ausstellung, nicht den Empfang.

Zeitraum	Wer darf noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen
Bis 31. Dezember 2026	Alle Unternehmen, PDF mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 Euro; außerdem EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers
Ab 1. Januar 2028	Niemand mehr bei inländischen B2B-Umsätzen, außer in den Ausnahmefällen

Dauerhaft ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer müssen also keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Bei gemischten Rechnungen entscheidet der Gesamtbetrag darüber, ob die 250-Euro-Grenze überschritten ist.

Was tun, wenn nur ein PDF kommt

Bis Ende 2026 ist ein PDF vom Lieferanten in Ordnung, sofern Sie der elektronischen Übermittlung zugestimmt haben. Von Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen Sie auch 2027 noch PDF oder Papier erhalten. Prüfen Sie die Rechnung wie bisher auf Pflichtangaben, zahlen Sie und archivieren Sie das PDF unverändert.

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist nur noch die E-Rechnung die ordnungsgemäße Rechnung, wenn der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet ist. Fordern Sie dann eine E-Rechnung an. Das BMF lässt aber eine Brücke: Ist eine sonstige Rechnung inhaltlich richtig und vollständig, kann das Finanzamt die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs prüfen, und die Voraussetzungen werden regelmäßig als erfüllt angesehen, solange keine E-Rechnung als Berichtigung nachgereicht wurde. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Ein kurzer Hinweis an den Lieferanten spart Diskussionen in der Betriebsprüfung.

Praktische Reihenfolge für den Rechnungseingang:

1. Posteingang täglich sichten, XML-Anhänge nicht löschen.
2. Datei validieren oder validieren lassen, Prüfprotokoll aufbewahren.
3. Pflichtangaben im XML prüfen, bei ZUGFeRD Bild und XML vergleichen.
4. Bei Fehlern schriftlich beanstanden, Zahlung bis zur Berichtigung zurückhalten.
5. Originaldatei unverändert archivieren, Index zur Buchung herstellen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie leiten E-Rechnungen per E-Mail weiter oder laden sie hoch, XRechnung wie ZUGFeRD. Kontevia liest den XML-Teil aus, nicht das PDF-Bild, zeigt Ihnen eine lesbare Ansicht und prüft die Pflichtangaben sowie Abweichungen zwischen Bild- und Datenteil. Die Originaldatei wird unverändert aufbewahrt und acht Jahre im Archiv vorgehalten. Ihr Steuerberater erhält die Datei zusammen mit einem Buchungsvorschlag. Ihr Steuerberater prüft und bucht.

Quellen

• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• § 27 Absatz 38 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• § 33 UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
• § 34a UStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5
• Haufe zu den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025: https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/weiteres-bmf-schreiben-zur-e-rechnung_164_655070.html
• IHK Köln zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025: https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bmf-schreiben-zur-e-rechnung-vom-15-10-2025-6774012
• IHK für München und Oberbayern, Elektronische Rechnungen: https://www.ihk-muenchen.de/ratgeber/steuern/steuerliche-sonderthemen/elektronische-rechnungen/
• Bundessteuerberaterkammer, FAQ zur E-Rechnung: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_FAQ_E-Rechnung_final.pdf
• KPMG zur zweiten GoBD-Änderung vom 14.07.2025: https://kpmg.com/de/de/home/themen/2025/07/bmf-gobd-zweite-aenderung.html
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1018793: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1018793
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1037752: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1037752
• ELSTER E-Rechnungs-Viewer: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Stand: 10. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.