Belege mit dem Smartphone fotografieren: Wann darf das Papier weg?

Der Pendelordner ist in vielen Betrieben noch Alltag: Bons sammeln, lochen, abheften, einmal im Monat zum Steuerberater fahren. Dabei erlaubt die Finanzverwaltung seit Jahren, Papierbelege zu fotografieren und das Original anschließend zu vernichten. Die Bedingungen dafür stehen in den GoBD. Dieser Beitrag erklärt, was erlaubt ist, welche Belege trotzdem auf Papier bleiben müssen, was in die Verfahrensdokumentation gehört und wie lange digitale Belege aufzubewahren sind.

Die kurze Antwort

Ja, Sie dürfen Belege mit dem Smartphone fotografieren und das Papier danach wegwerfen. Die GoBD nennen das "bildliche Erfassung", in der Praxis spricht man vom ersetzenden Scannen. Voraussetzung sind ein geregelter Ablauf, eine Verfahrensdokumentation, ein unveränderbares Archiv und die Beachtung weniger Ausnahmen. Ein Foto in der Handy-Galerie erfüllt diese Anforderungen nicht.

Rechtsgrundlage: § 147 AO und die GoBD

Nach § 147 Absatz 2 AO dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen, mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanz und bestimmten Zollunterlagen, als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich oder inhaltlich übereinstimmen, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein und sich maschinell auswerten lassen.

Wie die Finanzverwaltung diese Vorschrift auslegt, steht in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD), BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert durch die BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025. Mit der Fassung von 2019 wurde der Begriff "Scannen" durch "bildliche Erfassung" ersetzt. Erfasst sind damit auch Fotos mit dem Smartphone, Multifunktionsgeräte und Scanstraßen (Rz. 130). Die Erfassung im Ausland ist zulässig, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen und direkt vor Ort erfasst werden, etwa auf einer Dienstreise. Die Änderung von 2024 betraf vor allem den Datenzugriff der Finanzbehörde, die Änderung von 2025 die Aufbewahrung von E-Rechnungen, bei denen der strukturierte XML-Teil ausreicht (Rz. 119).

Ersetzendes Scannen nach Rz. 136 ff.: der geregelte Ablauf

Rz. 136 der GoBD verlangt, dass das Verfahren der bildlichen Erfassung in einer Organisationsanweisung geregelt und dokumentiert wird. Nach der Auswertung der Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages muss diese Anweisung unter anderem bestimmen:

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, etwa beim Posteingang oder sofort nach dem Kauf,
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder eine inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt,
• wie Fehler protokolliert werden.

Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur noch mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das Papier wird dem Arbeitsgang entzogen. Unter diesen Voraussetzungen darf auch eine Papierrechnung vernichtet werden, die für den Vorsteuerabzug relevant ist. Rz. 140 fasst zusammen: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Zwei Details aus der Praxis: Ist die Farbe für die Rechnungslegung von Bedeutung, etwa rote Minusbeträge, muss farbig erfasst werden. Bei einer Foto-App ist das durch die Grundeinstellung "Farbe" in der Regel gewährleistet. Und: Informationen auf der Rückseite eines Belegs gehören ebenfalls auf das Foto.

Unveränderbarkeit: warum die Galerie nicht reicht

Die GoBD verlangen, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden kann, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Rz. 58 ff.). Für digitalisierte Belege heißt das: Das Bild darf nach der Erfassung nicht unbemerkt ausgetauscht, bearbeitet oder gelöscht werden können. Die Bundessteuerberaterkammer stellt in ihren FAQ klar, dass die Ablage in einem einfachen Dateisystem diese Anforderung nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden: Zugriffsschutz, regelmäßige Sicherungen, Entzug von Schreibrechten und vor allem eine Verfahrensdokumentation, die die Kontrollen erläutert. Ein Foto-Ordner auf dem Telefon oder in einem Cloud-Speicher ohne Protokoll ist deshalb kein Archiv.

Verfahrensdokumentation: das Muster von BStBK und DStV

Rz. 151 ff. der GoBD fordern für jedes System, das steuerlich relevante Daten verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vernichtet werden. Für das ersetzende Scannen haben Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, aktuell in Version 2.1 vom 27. Februar 2026. Sie enthält ein eigenes Kapitel zum mobilen Scannen mit Smartphone oder Tablet: Anmeldung am Gerät, Prüfung der Grundeinstellungen, Sichtkontrolle, Vollständigkeitsprüfung unmittelbar nach dem Foto, Transfer in das Unternehmen, Freigabe zur Vernichtung.

Das Muster ist eine Formulierungshilfe, kein Freibrief. Es muss an den eigenen Betrieb angepasst werden, allen Beteiligten bekannt sein und tatsächlich so gelebt werden, wie es beschrieben ist. Änderungen am Verfahren werden in einer Änderungshistorie festgehalten. Das Muster weist selbst darauf hin, dass seine Anwendung die Prüfung im Einzelfall nicht ersetzt.

Welche Belege auf Papier bleiben müssen

Belegart	Nach Erfassung vernichten?	Grund
Kassenbons, Lieferantenrechnungen auf Papier, Lieferscheine, Quittungen	Ja	Buchungsbelege nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 AO
Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss, in Papierform aufgestellt und unterschrieben	Nein	§ 147 Absatz 2 AO, § 257 Absatz 3 HGB
Zollunterlagen nach § 147 Absatz 1 Nummer 4a AO	Nein	§ 147 Absatz 2 AO
Notarielle Urkunden, Testate unter Siegel, Wertpapiere, Wechsel und Schecks	Nein	Beweiskraft hängt am Original, Muster-Verfahrensdokumentation
Dokumente, bei denen Wasserzeichen, Papier oder Tinte Beweiskraft haben	Nein	Physische Eigenschaften sind nach dem Scan nicht mehr feststellbar

Thermopapier verblasst. Erfassen Sie Kassenbons zeitnah, bevor der Bon unlesbar ist. Ein unlesbarer Beleg ist kein Beleg, unabhängig davon, ob er auf Papier oder als Foto vorliegt.

Aufbewahrung: acht Jahre für Belege

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege verkürzt. Nach § 147 Absatz 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte weiterhin zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die acht Jahre gelten nach Art. 97 § 19a EGAO für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ausgenommen sind Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute, für die es bei zehn Jahren bleibt. Parallel dazu wurde § 14b UStG auf acht Jahre für Rechnungen angepasst.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft. Ein digitalisierter Beleg muss während der gesamten Frist lesbar gemacht werden können, und zwar über das System, nicht nur als Ausdruck.

Keine Zertifikate von der Finanzverwaltung

Wer nach "GoBD-konformer" Software sucht, findet viele Siegel. Die GoBD selbst stellen in den Rz. 179 ff. klar, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erteilt, weder in der Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft. Auch das DATEV Hilfe-Center hält fest, dass es allgemeingültige Zertifizierungen für einzelne Hard- oder Softwaresysteme nicht gibt, weil der konkrete Einsatz, das Gesamtverfahren und der sichere Betrieb Teil der Ordnungsmäßigkeit sind. Testate von Wirtschaftsprüfern sind Entscheidungshilfen bei der Auswahl, mehr nicht. Ob Ihr Verfahren in Ordnung ist, entscheidet sich im Betrieb: Ablauf, Dokumentation, Kontrolle.

So läuft die Erfassung mit dem Smartphone in der Praxis

1. Beleg direkt nach Erhalt fotografieren, vollständig, scharf, farbig, Rückseite mitnehmen.
2. Sichtkontrolle am Gerät: Betrag, Datum, Aussteller und Positionen lesbar?
3. Beleg in das Archiv übertragen, mit Zeitstempel und eindeutigem Index.
4. Prüfen, dass jeder Papierbeleg genau einmal erfasst wurde.
5. Ab jetzt nur noch mit dem digitalen Beleg arbeiten.
6. Papier nach Freigabe vernichten, Ausnahmen aus der Tabelle aussortieren.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie fotografieren den Beleg und senden ihn per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia versieht das Foto mit Zeitstempel und Index, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit, fragt bei unscharfen oder unvollständigen Aufnahmen nach und legt das Originalbild unverändert im Archiv ab, acht Jahre abrufbar. Aus den ausgelesenen Daten entsteht ein Buchungsvorschlag, den Ihr Steuerberater zusammen mit dem Beleg erhält. Für die Verfahrensdokumentation stellt Kontevia eine Vorlage bereit, die den Ablauf vom Foto bis zur Übergabe beschreibt und an Ihren Betrieb angepasst wird. Ihr Steuerberater prüft und bucht.

Quellen

• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• Art. 97 § 19a EGAO: https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__19a.html
• § 14b UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024, Änderung der GoBD: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024-03-11-aenderung-gobd.pdf?__blob=publicationFile&v=4
• Haufe zur GoBD-Änderung vom 11.03.2024: https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/aenderung-der-gobd_164_619444.html
• KPMG zur zweiten GoBD-Änderung vom 14.07.2025: https://kpmg.com/de/de/home/themen/2025/07/bmf-gobd-zweite-aenderung.html
• ZDH zur Veröffentlichung der aktualisierten GoBD: https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/abgabenordnung/aktuelles/veroeffentlichung-aktualisierter-gobd/
• BStBK und DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1 vom 27.02.2026: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf
• BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_FAQ_allgemein_digitale_Aufbewahrung_end.pdf
• Wissenschaftliche Dienste des Deutschen Bundestages, WD 4 - 020/21: https://www.bundestag.de/resource/blob/829890/2600edf7cbceb58fd4bd9af6019efece/WD-4-020-21-pdf.pdf
• Haufe, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz: https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/viertes-buerokratieentlastungsgesetz_168_613390.html
• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1035167: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1035167

Stand: 10. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.