Hotel, Pension, Gasthof, Ferienwohnungen
Ihr Hotelsystem kennt die Umsätze.
Kontevia kümmert sich um die andere Richtung.
Die Hotelsoftware übergibt Gästerechnungen und Umsätze an die Buchhaltung. Was hereinkommt, bleibt Handarbeit: Wäscherei, Reinigungsfirma, Energie, Reparaturen, Lebensmittel fürs Frühstück und die Provisionsrechnungen der Buchungsportale. Kontevia erfasst genau diese Belege und braucht dafür keinen Zugriff auf Ihr PMS.
Wo es heute hakt
Rechnungen aus zehn Kanälen
Per Post, per E-Mail an die Rezeption, als PDF im Extranet des Buchungsportals, als Lieferschein beim Wareneingang. Niemand hat den Überblick.
Die Rezeption tippt ab
Statt Gäste zu betreuen, sortiert das Team Belege und füllt Listen für die Kanzlei aus. Bei Personalwechsel geht das Wissen verloren.
Provisionen ohne Beleg
Die monatliche Provisionsrechnung von Booking.com oder Expedia liegt im Portal und wird vergessen. Vorsteuer verfällt, Abgleich mit der Auszahlung fehlt.
Was Kontevia daraus macht
Ein Eingang für alles, was dem Hotel in Rechnung gestellt wird. Kontevia liest und bereitet vor, Ihre Kanzlei prüft und bucht.
Ein Eingang für alle Belege
WhatsApp für Papier, eine E-Mail-Adresse für PDF und E-Rechnungen, Upload für alles andere. Duplikate werden erkannt.
Rezeption leitet nur weiter
Kein neues Programm, keine Schulung. Weiterleiten oder fotografieren reicht. Der Rest passiert im Hintergrund.
Monatlich komplett zur Kanzlei
Direkt in DATEV Unternehmen online oder als Export im DATEV-Format mit allen Belegbildern. Mit Buchungsvorschlag je Rechnung.
So läuft ein Monat in einem Hotel mit 24 Zimmern
- 1Montag: Die Wäscherei liefert. Der Lieferschein wird an der Rezeption fotografiert, die Rechnung kommt später per E-Mail und wird automatisch erfasst.
- 2Energie: Die Energierechnung kommt als ZUGFeRD-PDF. Kontevia liest die XML-Daten direkt, ohne Erkennung, und archiviert das Original.
- 3Am 5.: Die Geschäftsführung leitet die Provisionsrechnung aus dem Extranet weiter. Kontevia ordnet sie dem Portal zu und prüft die Pflichtangaben.
- 4Monatsende: Es liegen 60 bis 120 Belege vollständig bei der Kanzlei. Fehlende Rechnungen zeigt Kontevia vorher an.
Für wen Kontevia passt
Passt konkret
- Pensionen und Gasthöfe bis 20 Zimmer
- Hotels bis 30 Zimmer mit Frühstück oder Restaurant
- Ferienwohnungen und Apartmenthäuser
- Boutique-Hotels mit kleinem Team
- Betriebe, die über Booking.com, Expedia oder HRS verkaufen
- Hotels mit externer Steuerkanzlei und DATEV
Wann eher nicht
- Hotels mit eigener Buchhaltungsabteilung und Rechnungsworkflow
- Ketten und Gruppen mit zentraler Kreditorenbuchhaltung
- Wenn Sie Gästerechnungen oder Kassenabschluss erwarten: das bleibt im PMS
- Wenn Sie Lohn, Kasse oder Jahresabschluss abbilden wollen: das bleibt bei der Kanzlei
Umsatzsteuer im Beherbergungsbetrieb 2026
| Leistung | Steuersatz |
|---|---|
| Übernachtung | 7 % |
| Frühstück und Restaurant: Speisen | 7 % |
| Frühstück und Restaurant: Getränke | 19 % |
| Wellness, Sauna, Parkplatz, Minibar | 19 % |
| Provision Booking.com, Expedia (Sitz im EU-Ausland) | Reverse Charge, § 13b UStG |
| Kurtaxe, Beherbergungsabgabe | kommunale Abgabe, gesondert ausweisen |
Pauschalen und Grenzfälle klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei. Kontevia übernimmt den Satz vom Beleg und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen
Braucht Kontevia Zugriff auf meine Hotelsoftware?
Nein. Gästerechnungen, Umsätze und Kasse bleiben in Ihrem PMS und gehen wie bisher an die Kanzlei. Kontevia kümmert sich nur um die Eingangsseite: Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Kassenbons und Provisionsabrechnungen. Es gibt keine Schnittstelle zum PMS und es wird keine gebraucht.
Wie kommen die Provisionsrechnungen von Booking.com oder Expedia herein?
Sie laden die Abrechnung aus dem Extranet herunter und leiten das PDF an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs bei Kontevia weiter oder laden es hoch. Kontevia erkennt den Portalbetreiber, den Abrechnungszeitraum und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) und bereitet den Buchungsvorschlag entsprechend vor. Gebucht wird in der Kanzlei.
Liest Kontevia E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung?
Ja. Bei einer ZUGFeRD-PDF oder einer XRechnung liest Kontevia die XML-Daten direkt, ohne Texterkennung, und archiviert das Original unverändert. Seit 2025 müssen Sie als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; eine eigene E-Mail-Adresse bei Kontevia reicht dafür.
Kann die Rezeption Belege schicken, ohne Zahlen oder Auswertungen zu sehen?
Ja. Im Tarif Business sind bis zu drei WhatsApp-Nummern enthalten, zum Beispiel Rezeption, Hauswirtschaft und Geschäftsführung. Wer einen Beleg schickt, bekommt nur die Bestätigung. Übersichten und die Übergabe an die Kanzlei sieht nur, wer dafür freigeschaltet ist.
Wie viele Belege sind im Tarif enthalten?
Der Tarif Business umfasst ca. 130 Belege pro Monat und passt für Restaurant, Hotel, GmbH mit regelmäßigem Belegaufkommen. Für kleinere Pensionen reicht meist der Tarif Start mit ca. 20 Belege pro Monat. Alle Preise finden Sie auf der Preisseite.
Brauche ich DATEV?
Nein. Nutzt Ihre Kanzlei DATEV Unternehmen online, landen die Belege direkt dort. Sonst bekommt Ihr Steuerberater monatlich einen Export im DATEV-Format plus ein ZIP mit allen Belegbildern. Das lesen auch Addison, Agenda und die meisten anderen Kanzleiprogramme.
Erste Hotels gesucht
Die ersten Hotels auf der Warteliste starten kostenlos, mit persönlicher Einrichtung und gemeinsam mit ihrer Steuerkanzlei.
Auf die WartelisteOhne Kreditkarte. Server und Verarbeitung in der EU. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.