Angebot Vorlage 2026: Word, Excel und PDF

Die Vorlage ist ein Angebot mit allen Angaben, die ein Kunde für seine Entscheidung braucht und die Sie später für die Rechnung wiederverwenden: Anbieter und Kunde, Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Betreff, Positionen mit Menge, Beschreibung, Einzelpreis netto und Steuersatz, Zwischensummen netto nach 7 und 19 Prozent, Umsatzsteuer je Satz und Gesamtbetrag brutto, dazu Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, AGB-Hinweis, die Wahl zwischen verbindlich und freibleibend und ein Feld, mit dem der Kunde das Angebot per Unterschrift annimmt. Die Word-Datei lässt sich mit Logo gestalten, die Excel-Datei rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Steuersatz automatisch und ermittelt das Ende der Gültigkeit, das PDF ist ein Formular zum Ausfüllen. Gedacht ist die Vorlage für Gastronomie, Hotels, Handwerk, Handel und Dienstleister.

Bestandteile eines Angebots

Anders als bei der Rechnung gibt es keinen gesetzlichen Pflichtkatalog für ein Angebot. Die Angaben ergeben sich aus dem Zweck: Der Kunde soll wissen, was er zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen bekommt, und Sie sollen später beweisen können, was vereinbart war.

Angabe	Feld in der Vorlage	Zweck
Anbieter mit Anschrift, Kontakt, Steuernummer oder USt-IdNr.	Kopfbereich links	Identifiziert den Vertragspartner, die Steuernummer landet später ohnehin auf der Rechnung
Kunde mit Ansprechpartner und Kundennummer	Kopfbereich rechts	Richtige Zuordnung im Betrieb des Kunden
Angebotsnummer	Kopfzeile	Eindeutiger Bezug in Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung
Angebotsdatum und Gültigkeit	Kopfzeile	Legt die Annahmefrist nach § 148 BGB fest
Betreff	Eigene Zeile	Vorhaben, Veranstaltung oder Lieferumfang in einem Satz
Positionen mit Menge, Beschreibung, Einzelpreis netto, Steuersatz	Positionstabelle	Konkrete Leistung, keine Pauschalen ohne Inhalt
Zwischensummen netto, Umsatzsteuer je Satz, Gesamtbetrag brutto	Summenblock	Bei Firmenkunden zählt der Nettopreis, bei Privatkunden der Bruttopreis
Lieferzeit oder Leistungstermin	Eigene Zeile	Termin oder Zeitraum, bei Veranstaltungen das Datum
Zahlungsbedingungen	Eigene Zeile	Zahlungsziel, Anzahlung, Skonto
Hinweis auf AGB	Eigene Zeile	AGB gelten nur bei ausdrücklichem Hinweis und Möglichkeit der Kenntnisnahme (§ 305 Absatz 2 BGB)
Bindung: verbindlich oder freibleibend	Ankreuzfeld	Entscheidet über die Bindungswirkung nach § 145 BGB
Annahme durch den Kunden	Unterschriftsfeld	Macht aus dem Angebot einen Vertrag

Gegenüber Privatkunden ist nach § 3 PAngV der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer anzugeben. Die Vorlage zeigt deshalb immer den Bruttobetrag; bei Firmenkunden lesen beide Seiten den Nettobetrag.

Verbindlich oder freibleibend: § 145 BGB

Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Nach § 145 BGB ist der Antragende daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen. Ein verbindliches Angebot können Sie also nicht zurücknehmen, solange der Kunde es annehmen kann. Wie lange das ist, bestimmen Sie selbst: Mit einem Datum im Feld "Gültig bis" legen Sie die Annahmefrist nach § 148 BGB fest. Ohne Frist gilt § 147 BGB: Ein Angebot unter Anwesenden oder am Telefon kann nur sofort angenommen werden, ein schriftliches Angebot so lange, wie Sie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen. Weil das unklar ist, hat die Vorlage immer eine Frist, in Excel berechnet aus Angebotsdatum und Gültigkeitstagen.

Wollen Sie sich nicht binden, kennzeichnen Sie das Angebot als "freibleibend" oder "unverbindlich". Diese Freizeichnungsklausel schließt die Bindung aus. Ein freibleibendes Angebot ist dann rechtlich kein Antrag mehr, sondern eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben; der Vertrag kommt erst zustande, wenn Sie die Bestellung des Kunden bestätigen. Das ist sinnvoll bei schwankenden Einkaufspreisen oder wenn Sie denselben Termin mehreren Interessenten anbieten; der Kunde hat dann allerdings keine Sicherheit.

Angebot oder Kostenvoranschlag

Ein Angebot nennt einen festen Preis für eine feste Leistung. Ein Kostenvoranschlag, im Gesetz Kostenanschlag genannt, ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten, bei der der Unternehmer die Richtigkeit nicht garantiert. Die Unterscheidung steht in § 649 BGB: Zeichnet sich ab, dass das Werk nicht ohne eine wesentliche Überschreitung des Anschlags ausführbar ist, muss der Unternehmer das dem Kunden unverzüglich anzeigen, und der Kunde darf den Vertrag kündigen; er schuldet dann nur die Vergütung für die bisher erbrachte Leistung. Eine feste Grenze für "wesentlich" gibt es nicht, die IHK Frankfurt nennt als Richtwert, dass Abweichungen von 10 bis 20 Prozent, in Ausnahmefällen 25 Prozent, noch unwesentlich sein dürften. Unwesentliche Mehrkosten muss der Kunde in der Regel tragen, bei einem verbindlichen Angebot dagegen keine.

Nach § 632 Absatz 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten; wer für Aufmaß oder Planung Geld verlangen möchte, muss das vorher vereinbaren. Schreiben Sie oben auf das Dokument klar, was es ist: "Angebot" oder "Kostenvoranschlag".

Annahme und Vertragsschluss

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot innerhalb der Frist unverändert annimmt. Dafür hat die Vorlage das Feld "Annahme durch den Kunden" mit Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel; eine E-Mail "Wir nehmen Ihr Angebot Nr. 2026-031 an" reicht ebenfalls. Zwei Regeln aus § 150 BGB sollten Sie kennen. Eine verspätete Annahme gilt als neues Angebot des Kunden, das Sie annehmen können, aber nicht müssen. Und eine Annahme mit Änderungen, etwa "einverstanden, aber 50 Personen statt 60", gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot; Sie entscheiden dann neu. Antworten Sie auf Änderungen mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung. Nach dem Vertragsschluss folgen Lieferschein bei Warenlieferungen und nach der Leistung die Rechnung, die auf die Angebotsnummer verweist.

Ein Angebot ist keine Rechnung

Ein Angebot löst keine Umsatzsteuer aus, auch wenn es Steuersätze und Steuerbeträge nennt. Die Steuer entsteht erst mit der Leistung oder der Anzahlung, und § 14c UStG, nach dem ein zu hoch oder unberechtigt ausgewiesener Steuerbetrag geschuldet wird, gilt nur für Rechnungen und rechnungsähnliche Dokumente. Damit ein Angebot nicht als Rechnung gelesen wird, trägt es den Titel "Angebot", keine Rechnungsnummer und keine Zahlungsaufforderung. Eine Anzahlungsrechnung vor der Veranstaltung ist dagegen eine echte Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen im Angebot keine Umsatzsteuer aus; sie tragen in der Excel-Datei den Satz 0 Prozent ein und ergänzen den Hinweis auf § 19 UStG, die Grenzen erklärt die Kleinunternehmerregelung. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur Rechnungen; Angebote dürfen weiter als PDF oder Papier versendet werden.

Gastronomie und Hotel: Catering, Veranstaltung, Zimmerkontingent

Für ein Firmenessen mit 40 Personen, ein Catering oder eine Hochzeit enthält das Angebot Speisen und Getränke als getrennte Positionen, weil seit dem 1. Januar 2026 Speisen dauerhaft mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent besteuert werden. Die Excel-Vorlage trennt die Zwischensummen automatisch nach Steuersatz, so dass Angebot und spätere Rechnung zusammenpassen; den Hintergrund erklärt der Ratgeber 7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke. Üblich sind dazu eine Mindestpersonenzahl, ein Termin für die endgültige Personenzahl, eine Anzahlung und Stornobedingungen in den Zahlungsbedingungen oder den AGB.

Hotels bieten Reisegruppen und Tagungsveranstaltern Zimmerkontingente an. Das Angebot nennt Zimmerkategorie, Anzahl, Zeitraum, Preis je Nacht, Frühstück und eine Abruffrist, bis zu der nicht gebuchte Zimmer kostenfrei zurückfallen. Weil Zimmer nicht zweimal verkauft werden können, sind Kontingentangebote meist mit kurzer Gültigkeit verbindlich oder bis zur Bestätigung freibleibend. Übernachtung und Frühstück sind getrennte Positionen: Die Übernachtung unterliegt 7 Prozent, beim Frühstück gelten seit 2026 für Speisen 7 Prozent und für Getränke 19 Prozent; dazu kommt in vielen Städten die Beherbergungsabgabe als eigene Zeile. Bleibt die Rechnung nach der Veranstaltung offen, hilft die Mahnung Vorlage.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopfbereich einmalig mit Firma, Anschrift, Kontakt und Steuernummer füllen und als eigene Vorlage speichern.
2. Kunde mit Ansprechpartner eintragen, Angebotsnummer fortlaufend vergeben, etwa 2026-031, Angebotsdatum und Gültigkeit setzen; in Excel entsteht das Datum "Gültig bis" aus den Gültigkeitstagen.
3. Betreff in einem Satz: "Catering Sommerfest am 18. Juli 2026, 80 Personen".
4. Positionen mit Menge, konkreter Beschreibung, Einzelpreis netto und Steuersatz erfassen; in Excel entstehen Zwischensummen, Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisch, Netto aus Brutto liefert der Umsatzsteuer Rechner.
5. Lieferzeit, Zahlungsbedingungen mit Anzahlung und Zahlungsziel sowie den Hinweis auf die AGB eintragen, AGB beilegen oder verlinken.
6. Bindung ankreuzen: verbindlich bis zum Gültigkeitsdatum oder freibleibend.
7. Als PDF speichern, versenden, und das Angebot zusammen mit Annahme und späterer Rechnung ablegen; als Handelsbrief bleibt es sechs Jahre im Archiv.

Häufige Fehler

• Keine Gültigkeit angegeben, so dass unklar ist, wie lange das Angebot bindet.
• "Freibleibend" aus Gewohnheit auf jedes Angebot gesetzt, obwohl der Kunde Verbindlichkeit erwartet.
• Speisen und Getränke in einer Position mit 19 Prozent, die spätere Rechnung passt dann nicht zum Angebot.
• Nettopreise gegenüber Privatkunden ohne Bruttobetrag.
• AGB nur auf der Website, ohne Hinweis im Angebot; sie werden dann nicht Vertragsbestandteil.
• Kostenvoranschlag als Angebot bezeichnet und später Mehrkosten verlangt.

Was muss ein Angebot enthalten?

Anbieter und Kunde, Angebotsnummer, Datum und Gültigkeit, die Leistung mit Menge, Beschreibung und Preis je Position, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und einen Hinweis auf die AGB. Gesetzlich vorgeschrieben ist davon nichts, aber ohne diese Angaben ist unklar, worauf sich der Kunde einlässt.

Wie lange ist ein Angebot gültig?

So lange, wie Sie es im Angebot bestimmen (§ 148 BGB). Ohne Frist gilt § 147 BGB: mündlich oder am Telefon nur sofort, schriftlich so lange, wie Sie mit einer Antwort rechnen dürfen, bei E-Mail meist wenige Tage. Üblich sind 14 oder 30 Tage mit konkretem Datum.

Was bedeutet "freibleibend" oder "unverbindlich"?

Mit diesem Zusatz schließen Sie die Bindung nach § 145 BGB aus. Das Angebot ist dann eine Aufforderung an den Kunden, zu bestellen; der Vertrag entsteht erst mit Ihrer Bestätigung. Ohne den Zusatz ist das Angebot verbindlich und muss bis zum Ablauf der Annahmefrist eingehalten werden.

Darf ich ein verbindliches Angebot zurückziehen?

Nicht während der Annahmefrist. Ein Widerruf wirkt nur, wenn er dem Kunden vor oder gleichzeitig mit dem Angebot zugeht. Nach Ablauf der Frist erlischt das Angebot von selbst, eine spätere Annahme gilt nach § 150 Absatz 1 BGB als neues Angebot des Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Das Angebot nennt einen festen Preis, der Kostenvoranschlag eine Schätzung ohne Gewähr. Wird der Kostenvoranschlag wesentlich überschritten, muss der Unternehmer das nach § 649 BGB unverzüglich anzeigen, und der Kunde darf kündigen. Ein Kostenvoranschlag ist nach § 632 Absatz 3 BGB im Zweifel kostenlos.

Muss ich im Angebot Umsatzsteuer ausweisen?

Sie müssen nicht, sollten aber Steuersatz und Bruttobetrag nennen, bei Privatkunden ist der Endpreis Pflicht. Umsatzsteuer entsteht durch das Angebot nicht; § 14c UStG gilt nur für Rechnungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege. Angebote schreibt es nicht, und ein Angebot gehört auch nicht in die Buchhaltung: Es ist kein Beleg, weil noch keine Leistung und keine Zahlung dahinterstehen. Erst die Rechnung, die Ihr Lieferant nach dem angenommenen Angebot stellt, leiten Sie per E-Mail oder Foto an Kontevia weiter. Kontevia liest Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Umsatzsteuer nach Sätzen aus, prüft die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG und übergibt die Rechnung mit Buchungsvorschlag an den Steuerberater.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.