Belege, die Sie per Nachricht erledigen
Sie schicken ein Foto vom Beleg, Kontevia liest Beträge, Umsatzsteuer und jede Position aus und bereitet alles für Ihre Steuerkanzlei vor. Hier finden Sie alles, was Kontevia kann.
Schicken Sie den Beleg so, wie es gerade passt
Foto per WhatsApp, weitergeleitete E-Mail oder Upload im Browser. Jeder Beleg wird gleich ausgelesen und für Ihre Kanzlei vorbereitet.
Metro_Rechnung.jpg
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Beleg erfasst: METRO Deutschland, Rechnung 4711-2026-0931 vom 09.10.2026, 12 Positionen, 184,32 EUR brutto. 7 %: 90,09 netto + 6,31 USt = 96,40 EUR 19 %: 73,88 netto + 14,04 USt = 87,92 EUR Buchungsvorschlag (SKR03): 3300 Wareneingang 7 % und 3400 Wareneingang 19 %. Passt das so?
Ja
Danke. Der Beleg ist bestätigt und wird an DATEV Unternehmen online übergeben. Ihre Kanzlei prüft und bucht.
Aus dem Foto ein fertiger Beleg
Sie fotografieren den Lieferschein, schicken ihn in den Chat und haben in wenigen Sekunden Lieferant, Datum, Beträge und die Umsatzsteuer je Satz. Kontevia schlägt das Konto vor, Sie bestätigen mit einem Wort.
PDF-Rechnungen und Scans
Eine weitergeleitete Rechnung als PDF wird mit allen Positionen gelesen, auch wenn sie mehrere Seiten hat.
Upload im Browser
Dateien in das Dashboard ziehen, einzeln oder mehrere auf einmal. Praktisch für den Stapel vom Monatsende.
QR-Code auf dem Kassenbon
Bons aus TSE-Kassen tragen einen QR-Code mit den Beträgen je Steuersatz. Kontevia liest ihn und gleicht ihn mit dem Foto ab.
XRechnung und ZUGFeRD, direkt aus der XML
Seit 2025 müssen Betriebe elektronische Rechnungen empfangen können. Kontevia liest die XML-Datei, nicht das Bild, und bewahrt sie unverändert auf.
Die XML bleibt das Original
Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei die Rechnung, nicht das PDF. Kontevia übernimmt Beträge, Steuersätze und Positionen direkt aus der strukturierten Datei, ohne Erkennung und ohne Interpretation. Die XML wird bytegenau archiviert und geht so an Ihre Kanzlei.
Original unverändert archiviert
Die XML-Datei wird so aufbewahrt, wie sie angekommen ist, acht Jahre lang. Keine Umwandlung, keine Änderung.
Jede Position mit ihrem Steuersatz
Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent, Reverse Charge 0 Prozent. Kontevia trennt die Positionen so, wie sie auf dem Beleg stehen, und weist die Summen je Satz getrennt aus.
und 6 weitere Positionen
Zwölf Positionen, zwei Steuersätze, zwei Konten
Auf der METRO-Rechnung stehen Lebensmittel mit 7 Prozent und Non-Food mit 19 Prozent. Kontevia liest jede Zeile mit Menge, Einzelpreis und Satz und schlägt für jede Summe das passende Konto vor. Ihre Kanzlei bekommt zwei saubere Buchungssätze statt einer Bruttosumme.
Positionen, nicht nur Kopfdaten
Jede Zeile der Rechnung mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Daraus entsteht nebenbei Ihr Wareneinsatz nach Lieferant.
§ 13b und § 19 erkannt
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, innergemeinschaftlicher Erwerb: Kontevia erkennt den Hinweis und schlägt den passenden BU-Schlüssel vor.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Bons bis 250 Euro brutto gelten weniger Pflichtangaben (§ 33 UStDV). Kontevia prüft je nach Betrag die richtige Liste.
Fremdwährung erfasst
Rechnungen in anderer Währung werden mit Betrag und Währung erfasst. Die Umrechnung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Fehler fallen sofort auf, nicht beim Jahresabschluss
Doppelt geschickte Belege, fehlende Pflichtangaben und unplausible Beträge meldet Kontevia direkt im Chat, solange Sie noch beim Lieferanten nachfragen können.
Rechnung_Metro.pdf
184 KB, PDF
Diesen Beleg kenne ich schon: Rechnung 4711-2026-0931 von METRO Deutschland kam am 09.10.2026 per E-Mail. Ich habe ihn nicht ein zweites Mal angelegt.
Getraenke_Lieferschein.jpg
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Getränke Hoffmann, 412,30 EUR brutto, 19 %. Hinweis: Auf dem Beleg fehlt die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten (§ 14 UStG). Ich habe den Beleg mit dem Vermerk "Rechnungsberichtigung anfordern" abgelegt.
Einmal per E-Mail, einmal als Foto: trotzdem nur ein Beleg
Dieselbe Rechnung kommt oft zweimal an, erst per E-Mail vom Lieferanten, dann als Foto vom Lieferschein. Kontevia erkennt das an Nummer, Betrag und Datum und legt den Beleg nur einmal ab. Ihre Kanzlei sieht keine doppelten Buchungen.
Duplikate erkannt
Gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag, gleiches Datum: der zweite Beleg wird dem ersten zugeordnet, nicht neu angelegt.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Fehlt eine der Pflichtangaben, etwa die Steuernummer oder das Leistungsdatum, bekommt der Beleg den Vermerk Rechnungsberichtigung anfordern.
USt-IdNr. des Lieferanten
Die USt-IdNr. auf der Rechnung wird erfasst und auf ihr Format geprüft. Lieferant, Adresse und Nummer erscheinen bei jedem Beleg.
Rückfrage im Chat
Ist etwas unleserlich oder unklar, fragt Kontevia kurz nach. Sie antworten mit einem Satz, der Beleg wird ergänzt.
Bewirtungsbeleg in zwei Fragen
Anlass, Teilnehmer, Ort, Tag und Betrag: alles, was ein Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG braucht, sammelt Kontevia im Chat, direkt nach dem Foto.
Gasthaus_Krone.jpg
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Gasthaus Krone, 86,50 EUR brutto, 19 %. Das sieht nach einer Bewirtung aus. Was war der Anlass?
Jahresgespräch mit der Brauerei
Und wer war dabei?
Herr Maier (Brauerei Adler), Frau Schulz und ich
Bewirtungsbeleg vollständig: Anlass, Teilnehmer, Ort, Tag und Betrag sind erfasst. Bitte bestätigen Sie, dann wird der Beleg gesperrt und mit der Rechnung verknüpft. Vorschlag: 70 Prozent abziehbar, Vorsteuer voll.
Vom Bon zum vollständigen Bewirtungsbeleg
Sieht ein Beleg nach einer Bewirtung aus, fragt Kontevia nach Anlass und Teilnehmern. Sie antworten in zwei Nachrichten, bestätigen, und der Beleg wird mit Zeitstempel gesperrt und mit der Rechnung aus der Kasse verknüpft.
Bestätigung mit Zeitstempel und Sperre
Ihre Bestätigung ersetzt die Unterschrift: Zeitpunkt und Person werden protokolliert, danach ist der Beleg gesperrt.
70 Prozent abziehbar, Vorsteuer voll
Der Vorschlag trennt den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil und weist die Vorsteuer in voller Höhe aus. Die Entscheidung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Verknüpft mit der Rechnung aus der Kasse
Der Bewirtungsbeleg hängt an der Rechnung des Gasthauses. Beide gehen zusammen an die Kanzlei.
Ihre Kanzlei bekommt die Belege so, wie sie sie braucht
Direkt in DATEV Unternehmen online oder monatlich als Export im DATEV-Format mit allen Belegbildern. Addison, Agenda und die meisten Kanzleiprogramme lesen das ebenfalls.
Buchungsvorschlag statt Pendelordner
Zu jedem Beleg gehören Konto, Steuersatz und BU-Schlüssel als Vorschlag. Sie bestätigen, Ihre Kanzlei prüft und bucht. Der Steuerberater tippt nichts mehr ab und bekommt die Belege laufend statt im Schuhkarton am Quartalsende.
Buchungsvorschlag SKR03 und SKR04
Kontenrahmen Ihrer Kanzlei, Konto und BU-Schlüssel je Steuersatz. Jede Bestätigung wird protokolliert, die Buchung macht Ihr Steuerberater.
Originale bleiben, Änderungen werden protokolliert
Kontevia unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD: unveränderte Originale, Protokoll jeder Änderung, Aufbewahrung acht Jahre und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation.
Papierbeleg fotografieren und wegwerfen, sauber dokumentiert
Die GoBD erlauben das ersetzende Scannen mit dem Smartphone, wenn das Verfahren beschrieben ist und das Bild vollständig und lesbar bleibt. Kontevia liefert die Vorlage für die Verfahrensdokumentation, bewahrt jedes Original unverändert auf und protokolliert, wer wann was geändert hat.
Archiv acht Jahre
Jeder Beleg bleibt acht Jahre plus Jahresende aufbewahrt, auf Servern in der EU. Auch nach dem Ende des Vertrags exportierbar.
Änderungsprotokoll
Alte und neue Werte, Zeitpunkt und Person bei jeder Korrektur. Belege werden nicht gelöscht, sondern storniert und bleiben nachvollziehbar.
Export für die Betriebsprüfung
Alle Daten als CSV und XML, dazu die Originale und das Protokoll. So, wie der Prüfer es anfordert.
Gelöschte Belege 30 Tage wiederherstellbar
Ein versehentlich entfernter Beleg liegt 30 Tage im Papierkorb und kann zurückgeholt werden.
Sehen, wohin das Geld geht
Aus den Positionen entsteht ganz nebenbei eine Übersicht Ihres Wareneinsatzes: nach Lieferant, nach Monat, nach Warengruppe.
Wareneinsatz ohne Excel-Liste
Wie viel Fleisch, Getränke und Non-Food diesen Monat, von welchem Lieferanten, zu welchem Preis. Kontevia zeigt es aus den erfassten Belegen, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Es geht nur um die Belege, die hereinkommen: Kontevia braucht keinen Zugriff auf Ihre Kasse oder Ihr PMS.
Wareneinsatz nach Lieferant
Welcher Lieferant wie viel pro Monat. Mit Klick auf die Summe sehen Sie die Belege dahinter.
Monatsübersicht
Belege erfasst, Wareneinsatz, Vorsteuer 7 und 19 Prozent, was noch auf Bestätigung wartet.
Was noch offen ist
Belege, die auf Ihre Bestätigung warten, offene Rückfragen und Belege mit dem Vermerk Rechnungsberichtigung anfordern, auf einen Blick.
Kein Zugriff auf Kasse oder PMS
Kontevia braucht keine Daten aus Ihrem Kassensystem oder Ihrer Hotelsoftware. Es geht nur um die Belege.
Konto, Team und Sicherheit
Details zu WhatsApp und Datenschutz auf der Seite DSGVO und WhatsApp, der Auftragsverarbeitungsvertrag steht unter AVV.
Und außerdem
Kleinere Funktionen, die kein eigenes Kapitel brauchen, aber im Alltag den Unterschied machen.
Belege
- Upload im Browser per Drag and Drop
- Mehrseitige PDF-Rechnungen
- Gutschriften und Anzahlungsrechnungen erkannt
- Beleg bestätigen, ablehnen oder mit Notiz ergänzen
- Suche nach Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer
- Papierkorb mit 30 Tagen Wiederherstellung
Steuer und Konten
- Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 je Betrieb
- BU-Schlüssel für § 13b und innergemeinschaftlichen Erwerb
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Belege ohne Vorsteuer gekennzeichnet
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro mit eigener Prüfliste
- Beträge in Fremdwährung erfasst
Übergabe
- Buchungsstapel je Monat als EXTF-Datei
- Belegbilder als ZIP mit document.xml
- Upload-Mail an DATEV Unternehmen online
- Export je Mandant für Kanzleien
- Alle Daten jederzeit exportierbar, auch 30 Tage nach Vertragsende
Konto und Service
- Persönliche Einrichtung mit Ihrer Kanzlei
- Support auf Deutsch per E-Mail und WhatsApp
- Monatlich kündbar, Preise netto
- Rechnung mit Hinweis auf § 13b UStG
- Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen
Für Ihre Branche
Kontevia gibt es für Gastronomie, Hotels und Steuerkanzleien, jeweils mit eigenen Beispielen aus dem Alltag.
Pilot und Warteliste
- TechnikErprobt bei der Schwestermarke DokladBot. 2 455 verarbeitete Belege von 389 Lieferanten im Pilotbetrieb bei einer Steuerkanzlei in Tschechien, April bis August 2026.
- BetriebeStart mit persönlicher Einrichtung. Betriebe auf der Warteliste richten wir gemeinsam mit ihrer Kanzlei ein: Kontenrahmen, Nummern, Übergabe.
- KanzleienKanzlei-Pilot: zehn Mandanten drei Monate kostenlos. Für Steuerkanzleien mit Mandanten aus Gastronomie und Hotellerie, mit eigener WhatsApp-Nummer der Kanzlei.
Häufige Fragen
Muss ich etwas installieren?
Nein. Kontevia funktioniert in WhatsApp, das Sie schon haben, und im Browser. Den Beleg schicken Sie als Nachricht, die Übersicht finden Sie im Dashboard.
Was, wenn ich WhatsApp nicht nutze?
Belege kommen auch per E-Mail an die eigene Adresse Ihres Betriebs oder per Upload im Browser an. WhatsApp ist der schnellste Weg, keine Bedingung.
Wie bekommt meine Steuerkanzlei die Belege?
Direkt in DATEV Unternehmen online, wenn Ihre Kanzlei damit arbeitet. Sonst als monatlicher Export im DATEV-Format mit einem ZIP aller Belegbilder. Das lesen auch Addison, Agenda und die meisten anderen Kanzleiprogramme. Ihre Kanzlei kann außerdem einen eigenen Zugang bekommen.
Bucht Kontevia für mich?
Nein. Kontevia bereitet Belege vor und schlägt Konto, Steuersatz und BU-Schlüssel vor. Sie bestätigen den Vorschlag, Ihr Steuerberater prüft und bucht. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.
Sind meine Belege sicher?
Die Übertragung ist verschlüsselt, Server und Verarbeitung stehen in der EU, Backups laufen sechsmal täglich. Jeder Beleg hat ein unverändertes Original, das acht Jahre aufbewahrt wird, und ein Protokoll jeder Änderung. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen Sie bei der Registrierung ab.
Was kostet das?
Start 8 Euro, Profi 20 Euro, Business 40 Euro und Enterprise 100 Euro pro Monat, jeweils netto. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Alle Details stehen auf der Preisseite.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Belegen
Alle Funktionen während der gesamten Testphase. Ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung.