Offene Ladenkasse 2026: Kassenbericht, Pflichten und Risiken

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne elektronische Aufzeichnung, etwa Geldkassette oder Schublade. Sie ist zulässig, verlangt aber einen täglichen Kassenbericht, der die Tageseinnahme aus dem gezählten Bestand zurückrechnet, und jederzeitige Kassensturzfähigkeit.

Abgrenzung zur elektronischen Kasse

Offene Ladenkasse, auch Schubladenkasse genannt, ist jede Form der Bargeldverwahrung ohne Technik: die Geldkassette am Marktstand, die Schublade unter der Theke, die Kellnerbörse, das Sparschwein im Hofladen. Es gibt keine Einzelbons, keinen Z-Bon, keinen Journalspeicher. Was eingenommen wurde, weiß am Abend nur, wer das Geld zählt.

Davon abzugrenzen ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a AO: Registrierkasse, PC-Kasse, Tablet-Kasse mit App. Sobald ein solches System im Einsatz ist, gelten die Pflichten zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), zur Belegausgabe und zur digitalen Schnittstelle, auch bei einer Kassen-App auf dem Handy.

Zulässigkeit: keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es in Deutschland nicht. § 146a AO regelt nur, wie eine elektronische Kasse beschaffen sein muss, wenn man eine verwendet. Auch die Bonpflicht nach § 146a Absatz 2 AO trifft nur elektronische Systeme, siehe Bonpflicht. Der Preis für diese Freiheit ist ein höherer Dokumentationsaufwand: Weil die Kasse selbst nichts aufzeichnet, muss der Unternehmer das täglich von Hand nachholen, und zwar so, dass ein Prüfer die Einnahmen nachvollziehen kann.

Pflicht 1: Der tägliche Kassenbericht

Kern der offenen Ladenkasse ist der Kassenbericht. Er ermittelt die Tageseinnahme nicht durch Addition einzelner Verkäufe, sondern rückwärts aus dem gezählten Bargeld. Diese retrograde Methode ist die einzige, die bei einer offenen Ladenkasse anerkannt wird.

Schritt	Position	Beispiel
1	Kassenbestand bei Geschäftsschluss, gezählt	1.840,00 Euro
2	abzüglich Kassenbestand des Vortages (Anfangsbestand)	300,00 Euro
3	zuzüglich Barausgaben des Tages (Wareneinkauf, Porto, Reinigung)	215,00 Euro
4	zuzüglich Bankeinzahlungen (Geldtransit)	1.000,00 Euro
5	zuzüglich Privatentnahmen	100,00 Euro
6	abzüglich Privateinlagen und sonstige Einlagen	50,00 Euro
Ergebnis	Tageseinnahme	2.805,00 Euro

Der Bericht wird täglich erstellt, fortlaufend nummeriert, mit Datum versehen und unterschrieben. Ausgaben, Entnahmen und Einlagen brauchen Belege, bei Privatentnahmen genügt ein Eigenbeleg. Die Tageseinnahme wird anschließend ins Kassenbuch übertragen, bei Buchführungspflichtigen zwingend, bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern als Einnahmenaufzeichnung. Ein Kassenbuch in Excel ohne Festschreibung reicht nicht, der tägliche Kassenbericht auf Papier mit Unterschrift schon. Eine Vorlage steht unter Kassenbuch Vorlage. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst zählen, dann rechnen. Wer die Einnahme schätzt und den Bestand daraus ableitet, hat keinen Kassenbericht, sondern eine Behauptung.

Pflicht 2: Einzelaufzeichnung und ihre Ausnahme

§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO verlangt, jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen. Für die offene Ladenkasse wäre das in vielen Betrieben unmöglich: Niemand kann am Imbiss jede Bratwurst mit Uhrzeit und Betrag notieren. Deshalb macht § 146 Absatz 1 Satz 3 AO eine Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Satz 4 nimmt die Ausnahme zurück, sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Der Anwendungserlass zur AO (BMF-Schreiben vom 19. Juni 2018) konkretisiert: Die Ausnahme gilt für Waren und für Dienstleistungen nur dann, wenn der Betrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet ist und der Kontakt sich auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt.

In der Praxis heißt das:

• Marktstand, Imbiss, Biergarten mit Selbstbedienung, Kiosk: Einzelaufzeichnung entfällt, täglicher Kassenbericht genügt.
• Friseur, Kosmetik, Nagelstudio, Handwerker mit Barzahlung: Kunde ist bekannt oder bestimmbar, jede Leistung ist einzeln zu erfassen, etwa über Quittungsblock oder Terminkalender mit Betrag.
• Restaurant mit Bedienung: Die Finanzverwaltung verlangt in der Regel Einzelaufzeichnungen je Tisch, mindestens über Bonierblöcke mit Durchschlag.

Unabhängig von der Ausnahme bleiben alle Ausgaben, Entnahmen und Einlagen einzeln aufzuzeichnen. Die Ausnahme betrifft nur die Einnahmen.

Kassensturzfähigkeit

Kassensturzfähig ist eine Kasse, wenn der Sollbestand nach den Aufzeichnungen jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bargeld verglichen werden kann. Der Prüfer bei einer Kassen-Nachschau zählt die Kasse und vergleicht mit Vortagsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben seit der letzten Zählung. Passt es nicht, ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß. Deshalb gehört in die offene Ladenkasse nur Betriebsgeld. Privates Bargeld und Trinkgelder der Mitarbeiter verfälschen den Bestand und sind getrennt zu verwahren.

Zählprotokoll: empfohlen, nicht vorgeschrieben

Das Zählprotokoll listet den Kassenbestand nach Scheinen und Münzen auf: zwölf mal 50 Euro, vier mal 20 Euro und so weiter. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) klargestellt, dass ein solches Protokoll bei einer offenen Ladenkasse nicht zwingend ist. Erforderlich, aber auch ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf dem tatsächlichen Auszählen der Bareinnahmen beruht. Das Fehlen von Zählprotokollen allein berechtigt deshalb nicht zur Hinzuschätzung.

Trotzdem spricht alles dafür, täglich zu zählen und das Ergebnis festzuhalten. Das Zählprotokoll belegt, dass der Kassenbericht auf einer Zählung beruht und nicht auf einer Schätzung. Eine ausfüllbare Vorlage gibt es unter Kassenzählprotokoll Vorlage. Aufzubewahren sind Kassenberichte und Zählprotokolle als Buchungsbelege acht Jahre, das Kassenbuch zehn Jahre (§ 147 AO).

Risiken: Verwerfung und Schätzung

Formell ordnungsgemäße Aufzeichnungen genießen die Vermutung sachlicher Richtigkeit nach § 158 AO. Weist die Kassenführung Mängel auf, die das Gesamtergebnis infrage stellen, darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen. Bei der offenen Ladenkasse genügen dafür oft wenige Punkte:

• Kassenberichte fehlen an einzelnen Tagen oder wurden nachträglich erstellt.
• Der Anfangsbestand eines Tages stimmt nicht mit dem Endbestand des Vortages überein.
• Der Kassenbestand ist rechnerisch negativ, was physisch unmöglich ist.
• Privatentnahmen sind nicht erfasst, die Lebenshaltungskosten des Inhabers bleiben unerklärt.

Geschätzt wird in der Gastronomie meist über den Wareneinsatz mit Rohgewinnaufschlag, dazu kommt häufig ein Sicherheitszuschlag. Nach Erfahrung der IHK können Hinzuschätzungen zehn Prozent des Jahresumsatzes und mehr erreichen. Bei Vorsatz folgt ein Steuerstrafverfahren.

Vergleich mit der TSE-Kasse

Kriterium	Offene Ladenkasse	Elektronische Kasse mit TSE
Anschaffung und Betrieb	Keine Kosten	Kasse, TSE, Software, Meldung ans Finanzamt
Einzelaufzeichnung	Bei Warenverkauf an unbekannte Kunden entbehrlich	Jeder Vorgang wird automatisch einzeln erfasst
Bonpflicht	Nein	Ja, § 146a Absatz 2 AO
Täglicher Aufwand	Zählen, Kassenbericht schreiben, unterschreiben	Z-Bon ziehen, Kassenbuch ergänzen
Beweiswert bei Prüfung	Niedrig, hängt von Sorgfalt und Plausibilität ab	Hoch, Daten sind TSE-gesichert und auswertbar

Für einen Marktstand oder Hofladen mit wenigen Barverkäufen am Tag bleibt die offene Ladenkasse sinnvoll. Für ein Restaurant mit Bedienung, Kartenzahlung und zwei Steuersätzen ist sie kaum noch zu verteidigen, weil die Einzelaufzeichnung ohnehin verlangt wird.

Offene Ladenkasse in der Gastronomie

Imbiss, Food-Truck, Biergarten mit Selbstbedienung und Marktstand sind die typischen Fälle. Täglich zu tun: Kasse morgens mit dokumentiertem Wechselgeld bestücken, Barausgaben mit Beleg in die Kasse legen, Trinkgelder der Mitarbeiter getrennt sammeln, abends zählen, Zählprotokoll und Kassenbericht ausfüllen und unterschreiben, Tageseinnahme nach 7 Prozent für Speisen und 19 Prozent für Getränke aufteilen. Die Aufteilung nach Steuersätzen ist der schwächste Punkt, weil kein System sie liefert; ein fester Schlüssel aus Preisliste und Verkaufszahlen muss dokumentiert sein.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den unterschriebenen Kassenbericht, das Zählprotokoll und die Barbelege des Tages und senden alles per WhatsApp oder E-Mail. Kontevia erkennt Datum, Anfangs- und Endbestand, Ausgaben, Entnahmen und Tageseinnahme, ordnet die Barbelege zu und meldet Lücken, etwa einen fehlenden Tag oder einen Anfangsbestand, der nicht zum Vortag passt. Die Belege mit Buchungsvorschlag, getrennt nach 7 und 19 Prozent, übergibt Kontevia an den Steuerberater.

Ist eine offene Ladenkasse 2026 noch erlaubt?

Ja. Es gibt keine Pflicht zur elektronischen Kasse. § 146a AO regelt nur die Anforderungen an elektronische Systeme, wenn solche verwendet werden. Wer ohne Technik kassiert, muss stattdessen täglich einen Kassenbericht erstellen und die Kasse jederzeit sturzfähig halten.

Wie wird der Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse erstellt?

Retrograd: gezählter Endbestand abzüglich Anfangsbestand des Vortages, zuzüglich Barausgaben, Bankeinzahlungen und Privatentnahmen, abzüglich Privateinlagen. Das Ergebnis ist die Tageseinnahme. Der Bericht wird täglich erstellt, nummeriert, datiert und unterschrieben.

Muss ich bei einer offenen Ladenkasse jeden Verkauf einzeln aufzeichnen?

Grundsätzlich ja (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO). Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Pflicht aus Zumutbarkeitsgründen (Satz 3). Für Dienstleistungen an bekannte Kunden bleibt sie bestehen.

Ist ein Zählprotokoll Pflicht?

Nein. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) entschieden, dass ein Kassenbericht auf Basis des tatsächlich gezählten Bestands erforderlich und ausreichend ist. Ein Zählprotokoll nach Scheinen und Münzen ist nicht vorgeschrieben, aber als Nachweis der Zählung dringend zu empfehlen.

Gilt die Bonpflicht für die offene Ladenkasse?

Nein. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO gilt nur für elektronische Aufzeichnungssysteme. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss keinen Bon ausgeben, kann aber auf Wunsch des Kunden eine Quittung schreiben.

Was passiert, wenn der Kassenbericht fehlt?

Fehlende oder nachträglich erstellte Kassenberichte sind ein gravierender formeller Mangel. Die Vermutung der Richtigkeit nach § 158 AO entfällt, das Finanzamt darf die Einnahmen nach § 162 AO schätzen, in der Gastronomie meist über Wareneinsatz und Rohgewinnaufschlag plus Sicherheitszuschlag.