Vorsteuer: Abzug, Voraussetzungen nach § 15 UStG, Beispiele und typische Fehler

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren und Leistungen für sein Unternehmen an andere Unternehmer zahlt. Nach § 15 UStG darf er sie von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Übrig bleibt die Zahllast an das Finanzamt.

Was ist Vorsteuer?

Umsatzsteuer und Vorsteuer sind dieselbe Steuer aus zwei Blickwinkeln. Stellt der Getränkegroßhandel dem Restaurant 1.190 Euro in Rechnung, sind darin 190 Euro Umsatzsteuer enthalten. Für den Großhandel ist das Umsatzsteuer, die er ans Finanzamt abführt. Für das Restaurant ist derselbe Betrag Vorsteuer, die es sich vom Finanzamt zurückholt. So wird die Steuer entlang der Lieferkette durchgereicht, bis sie beim Endverbraucher bleibt, der keinen Vorsteuerabzug hat.

Begriff	Wer	Richtung	Wo in der Voranmeldung
Umsatzsteuer	Der leistende Unternehmer auf seine Ausgangsrechnungen	Schuld an das Finanzamt	Steuerpflichtige Umsätze nach Steuersatz
Vorsteuer	Der Leistungsempfänger aus seinen Eingangsrechnungen	Forderung an das Finanzamt	Abziehbare Vorsteuerbeträge
Zahllast	Differenz Umsatzsteuer minus Vorsteuer	Zahlung (oder Erstattung bei Überschuss)	Verbleibender Betrag

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG

§ 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG nennt vier Bedingungen, die zusammen erfüllt sein müssen:

1. Die Lieferung oder Leistung stammt von einem anderen Unternehmer. Rechnungen von Privatpersonen enthalten keine Umsatzsteuer, auch nicht, wenn eine ausgewiesen ist.
2. Die Leistung wurde für das Unternehmen ausgeführt. Wird ein Gegenstand zu weniger als 10 Prozent unternehmerisch genutzt, gilt er nicht als für das Unternehmen bezogen (§ 15 Absatz 1 Satz 2 UStG).
3. Die Steuer ist gesetzlich geschuldet. Weist ein Kleinunternehmer oder ein Aussteller einen zu hohen Betrag aus, schuldet er ihn zwar nach § 14c UStG, der Empfänger darf ihn aber nicht abziehen.
4. Der Unternehmer besitzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Bei Anzahlungen kommt die Zahlung hinzu.

Die Rechnung ist der entscheidende Punkt. Sie muss die Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 UStG tragen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Belege bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit vier Angaben; die Vorsteuer wird dann nach § 35 UStDV aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Bei einer E-Rechnung ist der XML-Teil maßgeblich, nicht das PDF-Bild.

Der Abzug entsteht in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde und die Rechnung vorliegt.

Ausschluss vom Vorsteuerabzug

Fall	Rechtsgrundlage	Folge
Steuerfreie Ausgangsumsätze, etwa Wohnraumvermietung, Heilbehandlung, Versicherungsvermittlung	§ 15 Absatz 2 UStG	Kein Abzug für Eingangsleistungen, die diesen Umsätzen dienen; bei gemischter Nutzung Aufteilung nach § 15 Absatz 4 UStG
Kleinunternehmer nach § 19 UStG	§ 19 Absatz 1 in Verbindung mit § 15 Absatz 2 UStG	Umsätze sind seit 2025 steuerfrei, daher kein Vorsteuerabzug; Verzicht nach § 19 Absatz 3 UStG bindet fünf Jahre
Nicht abziehbare Betriebsausgaben: Geschenke über 50 Euro, Gästehäuser, Jagd, Jachten, unangemessene Repräsentation	§ 15 Absatz 1a UStG, § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1, 3, 4 und 7 EStG	Kein Abzug
Eigenbeleg	§ 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG	Keine Rechnung eines anderen Unternehmers, daher kein Abzug, auch wenn Umsatzsteuer enthalten war
Rechnung mit unrichtigem oder unberechtigtem Steuerausweis	§ 14c UStG	Kein Abzug, Rechnung berichtigen lassen
Privat genutzte Leistungen, Nutzung unter 10 Prozent	§ 15 Absatz 1 Satz 2 UStG	Kein Abzug

Bewirtung: 70 Prozent Betriebsausgabe, 100 Prozent Vorsteuer

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass dürfen nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG nur zu 70 Prozent den Gewinn mindern. Für die Umsatzsteuer gilt diese Kürzung nicht: § 15 Absatz 1a Satz 2 UStG nimmt Bewirtungsaufwendungen ausdrücklich aus, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind. Die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung ist also zu 100 Prozent abziehbar, obwohl ertragsteuerlich 30 Prozent nicht abgezogen werden.

Voraussetzung ist ein vollständiger Bewirtungsbeleg: Rechnung des Restaurants, bei Betrieben mit elektronischer Kasse maschinell erstellt und TSE-gesichert, über 250 Euro mit dem Namen des Bewirtenden, dazu Anlass und Teilnehmer. Fehlt der Nachweis, entfällt nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 nicht nur der Betriebsausgabenabzug, sondern auch der Vorsteuerabzug, weil § 15 Absatz 1a UStG nur nachgewiesene Aufwendungen privilegiert. Trinkgeld ist kein Entgelt für eine Leistung des Restaurants und enthält keine Vorsteuer.

Vorsteuer berechnen: Beispiel mit 7 und 19 Prozent

Die Vorsteuer steht auf jeder vollständigen Rechnung ausgewiesen. Bei Kleinbetragsrechnungen rechnen Sie sie aus dem Bruttobetrag heraus:

• bei 19 Prozent: Brutto × 19 / 119
• bei 7 Prozent: Brutto × 7 / 107

Ein Restaurant hat im Voranmeldungszeitraum folgende Belege:

Beleg	Brutto	Steuersatz	Netto	Vorsteuer
Lebensmittel Großmarkt	1.070,00 EUR	7 %	1.000,00 EUR	70,00 EUR
Getränkelieferung	1.190,00 EUR	19 %	1.000,00 EUR	190,00 EUR
Küchengerät	2.380,00 EUR	19 %	2.000,00 EUR	380,00 EUR
Bäckerbon (Kleinbetragsrechnung)	23,50 EUR	7 %	21,96 EUR	1,54 EUR
Summe Vorsteuer				641,54 EUR

Auf der Ausgangsseite hat es Speisen für 8.560 Euro brutto (7 Prozent, darin 560 Euro Umsatzsteuer) und Getränke für 4.760 Euro brutto (19 Prozent, darin 760 Euro) verkauft, zusammen 1.320 Euro Umsatzsteuer. Die Zahllast nach § 16 Absatz 2 UStG beträgt 1.320,00 minus 641,54, also 678,46 Euro.

Zahllast und Umsatzsteuervoranmeldung

Die Verrechnung läuft über die Umsatzsteuervoranmeldung nach § 18 UStG. Sie ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln, die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; lag die Steuer des Vorjahres über 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat. Bei höchstens 2.000 Euro kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien. Vorsteuer, für die beim Abgabetermin noch keine Rechnung vorliegt, wandert in den nächsten Zeitraum.

Typische Fehler beim Vorsteuerabzug

• Rechnung auf den Privatnamen oder ohne Anschrift des Empfängers bei Beträgen über 250 Euro.
• Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, fehlender Leistungszeitpunkt, fehlende Rechnungsnummer.
• Vorsteuer aus einem Eigenbeleg, aus einer Kleinunternehmerrechnung ohne Steuerausweis oder aus einer Privatrechnung gezogen.
• Bewirtung ertragsteuerlich richtig auf 70 Prozent gekürzt, aber auch die Vorsteuer auf 70 Prozent gekürzt, oder umgekehrt Vorsteuer ohne vollständigen Bewirtungsbeleg gezogen.
• Bei ZUGFeRD-Rechnungen das PDF-Bild geprüft, obwohl die XML-Daten abweichen.
• Bon verblasst oder verloren, bevor die Voranmeldung erstellt wurde: ohne Beleg kein Abzug.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie senden Rechnung oder Bon per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, prüft die Pflichtangaben für die jeweilige Betragsgrenze, rechnet bei Kleinbetragsrechnungen die Vorsteuer heraus und kennzeichnet Belege ohne Vorsteuerabzug, etwa Eigenbelege oder Kleinunternehmerrechnungen. Der Buchungsvorschlag mit Vorsteuerbetrag und Steuerschlüssel geht an den Steuerberater, der die Voranmeldung erstellt.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Es ist dieselbe Steuer aus zwei Richtungen. Umsatzsteuer berechnet ein Unternehmer auf seine Verkäufe und schuldet sie dem Finanzamt. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die er selbst auf Einkäufe zahlt und nach § 15 UStG abziehen darf. Die Differenz ist die Zahllast.

Wie berechne ich die Vorsteuer aus einem Bruttobetrag?

Bei 19 Prozent: Brutto mal 19 geteilt durch 119. Bei 7 Prozent: Brutto mal 7 geteilt durch 107. Ein Bon über 119 Euro mit 19 Prozent enthält 19 Euro Vorsteuer, ein Bon über 107 Euro mit 7 Prozent enthält 7 Euro. Auf vollständigen Rechnungen ist der Betrag ausgewiesen.

Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Absatz 1 UStG eine Rechnung eines anderen Unternehmers voraus. Ein Eigenbeleg ist kein solches Dokument. Die Ausgabe bleibt als Betriebsausgabe brutto abziehbar, die enthaltene Umsatzsteuer geht verloren.

Wie viel Vorsteuer darf ich bei Bewirtung abziehen?

100 Prozent, wenn die Bewirtung geschäftlich veranlasst, angemessen und durch einen vollständigen Bewirtungsbeleg nachgewiesen ist (§ 15 Absatz 1a Satz 2 UStG). Nur ertragsteuerlich sind 30 Prozent der Kosten nicht abziehbar. Ohne Nachweis entfällt beides.

Dürfen Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Die Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind seit 2025 steuerfrei, deshalb ist die Vorsteuer nach § 15 Absatz 2 UStG ausgeschlossen. Wer viel investiert, kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten; der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Wann darf ich die Vorsteuer abziehen?

In dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt wurde und die Rechnung vorliegt. Beides muss zusammenkommen. Bei Anzahlungen genügt die Anzahlungsrechnung zusammen mit der Zahlung. Kommt die Rechnung später, wird die Vorsteuer in diesem späteren Zeitraum abgezogen.

Was ist die Zahllast?

Die Umsatzsteuer auf die eigenen Umsätze abzüglich der abziehbaren Vorsteuer desselben Zeitraums (§ 16 Absatz 2 UStG). Ist das Ergebnis positiv, zahlen Sie es bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums; ist es negativ, erstattet das Finanzamt den Vorsteuerüberschuss.