Eigenbeleg: Wann er erlaubt ist, was draufstehen muss und was das Finanzamt akzeptiert

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg für eine Betriebsausgabe, zu der kein Fremdbeleg vorliegt, etwa bei verlorener Quittung, Trinkgeld oder Automatenzahlung. Er dokumentiert Empfänger, Datum, Betrag, Zweck und Grund und wird unterschrieben. Ein Vorsteuerabzug ist damit nicht möglich.

Was ist ein Eigenbeleg?

In der Buchführung gilt: keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss durch ein Dokument nachgewiesen sein, das Betrag, Datum, Geschäftspartner und Inhalt zeigt. Normalerweise ist das ein Fremdbeleg wie Rechnung, Kassenbon oder Kontoauszug. Fehlt er, verlangen die GoBD in Rz. 61: "Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden."

Der Eigenbeleg ist also kein Trick, sondern ein vorgesehenes Instrument. Er ersetzt den fehlenden Fremdbeleg, damit die Buchführung vollständig bleibt, wie § 146 Absatz 1 AO es verlangt. Gleichzeitig ist er ein Notbehelf. Wer regelmäßig Eigenbelege schreibt, muss in der Betriebsprüfung mit Nachfragen rechnen, weil der Prüfer die Glaubwürdigkeit der Buchführung insgesamt beurteilt.

Vom Eigenbeleg zu unterscheiden ist der Bewirtungsbeleg. Auch er ist ein selbst erstelltes Dokument, ersetzt aber keinen fehlenden Fremdbeleg, sondern ergänzt die Restaurantrechnung um Anlass und Teilnehmer.

Wann ein Eigenbeleg erlaubt ist

Situation	Eigenbeleg üblich?	Hinweis
Trinkgeld im Restaurant, Taxi, Hotel	Ja	Besser: Trinkgeld auf der Rechnung quittieren lassen
Parkautomat, Münzwaschanlage, Kopierer, Schließfach ohne Quittung	Ja	Automaten geben oft keinen Beleg aus
Porto und Kleinbeträge ohne Quittung	Ja	Betrag muss plausibel sein
Kassenbon verloren oder unleserlich	Ja, im Ausnahmefall	Zuerst Duplikat beim Verkäufer anfragen
Thermobon verblasst	Ja	Besser: Bon direkt nach Erhalt fotografieren
Privateinlage oder Privatentnahme	Ja	Es gibt keinen Dritten, der einen Beleg ausstellen könnte
Inventurdifferenz, Diebstahl, Verderb von Waren	Ja	Mit Inventurliste oder Polizeianzeige belegen
Reisekosten, wenn der Beleg fehlt	Ja, im Ausnahmefall	Für Pauschalen reicht die Reisekostenabrechnung
Zahlung an einen Unternehmer, der keine Rechnung schreiben will	Nein	Rechnung nach § 14 UStG einfordern
Regelmäßige Ausgaben über größere Beträge	Nein	Kein Ersatz für fehlende Buchführungsdisziplin

Was auf dem Eigenbeleg stehen muss

Es gibt keinen amtlichen Vordruck und keine Formvorschrift. Der Eigenbeleg darf handschriftlich sein. Er muss aber die Belegfunktion erfüllen, also dieselben Fragen beantworten wie ein Fremdbeleg:

Angabe	Beispiel
Zahlungsempfänger mit Anschrift	"Parkhaus Rathausplatz, 80331 München"
Datum der Zahlung	14. Februar 2026
Art der Ausgabe	Parkgebühr Kundentermin
Betrag, bei mehreren Positionen Einzelpreise	6,00 Euro
Nachweis der Höhe, soweit möglich	Preisliste, Foto der Preistafel, Kontoauszug bei Kartenzahlung
Grund für den Eigenbeleg	"Automat hat keinen Beleg ausgegeben"
Betrieblicher Anlass	"Kundentermin Firma Müller, Angebot Küche"
Datum der Erstellung und Unterschrift	eigenhändig

Beim Eigenbeleg für Trinkgeld kommen die Angaben zur Bewirtung hinzu: Restaurant, Anlass, Teilnehmer, und ein Verweis auf die zugehörige Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Rn. 8) stellt klar, dass Sie bei Trinkgeld ohne Quittung die Feststellungslast tragen. Eine Quittierung durch die Bedienung auf der Rechnung ist deshalb der bessere Weg.

Eine ausfüllbare Vorlage für den Eigenbeleg finden Sie als PDF und Word-Datei.

Eigenbeleg erstellen: Schritt für Schritt

1. Beleg schreiben, sobald klar ist, dass kein Fremdbeleg kommt, nicht erst beim Monatsabschluss.
2. Alle Angaben aus der Tabelle oben eintragen, den Grund für den Eigenbeleg ehrlich formulieren.
3. Nachweis beilegen, wenn vorhanden: Foto der Preistafel, Kontoauszug mit der Kartenzahlung, Terminkalender.
4. Unterschreiben und mit Belegnummer in den Belegkreis einordnen.
5. Wie jeden anderen Buchungsbeleg acht Jahre aufbewahren (§ 147 Absatz 3 AO).

Digital funktioniert das genauso. Ein Eigenbeleg darf elektronisch erstellt und mit elektronischer Signatur oder protokollierter Freigabe autorisiert werden. Die Datei muss dann im Archiv unveränderbar abgelegt sein, mehr dazu unter GoBD.

Was das Finanzamt akzeptiert

Das Finanzamt erkennt einen Eigenbeleg an, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Ausgabe ist betrieblich veranlasst, der Betrag ist der Höhe nach plausibel, und es ist nachvollziehbar, warum kein Fremdbeleg vorliegt. Eine gesetzliche Betragsgrenze gibt es nicht. In der Praxis werden Kleinbeträge im zweistelligen Bereich ohne Diskussion akzeptiert, bei Beträgen von mehreren hundert Euro verlangt der Prüfer ergänzende Nachweise wie den Kontoauszug.

Drei Dinge verschlechtern die Position:

• Sammelbelege. Jede Ausgabe bekommt einen eigenen Eigenbeleg.
• Häufung. Dutzende Eigenbelege im Jahr deuten auf eine lückenhafte Belegorganisation hin und können zur Schätzung nach § 162 AO führen.
• Nachträgliche Erstellung. Ein Eigenbeleg, der erst in der Betriebsprüfung entsteht, hat kaum Beweiswert.

Bei Zahlungen an Dritte kann das Finanzamt außerdem nach § 160 AO verlangen, dass Sie den Empfänger genau benennen. Können Sie das nicht, wird die Ausgabe nicht anerkannt.

Kein Vorsteuerabzug mit dem Eigenbeleg

Der Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 UStG setzt eine Rechnung voraus, die den Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG entspricht. Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung des leistenden Unternehmers. Die Umsatzsteuer, die im gezahlten Betrag steckt, bleibt deshalb Kostenbestandteil. Sie buchen den Bruttobetrag als Betriebsausgabe. Bei einer verlorenen Rechnung über 500 Euro gehen so rund 80 Euro Vorsteuer verloren, ein Duplikat vom Verkäufer lohnt sich.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG spielt das keine Rolle, weil sie ohnehin keine Vorsteuer abziehen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Wenn zu einer Ausgabe kein Fremdbeleg vorliegt, fragt Kontevia die nötigen Angaben ab: Empfänger, Datum, Betrag, Anlass, Grund. Daraus entsteht ein digitaler Eigenbeleg mit Zeitstempel und Ihrer Freigabe, bei Trinkgeld verknüpft mit dem Restaurantbon. Kontevia kennzeichnet den Beleg als Eigenbeleg ohne Vorsteuer und übergibt ihn mit dem Buchungsvorschlag an den Steuerberater, der die Anerkennung im Einzelfall beurteilt.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein selbst erstellter Ersatzbeleg für eine betriebliche Ausgabe, zu der kein Fremdbeleg existiert. Er enthält Empfänger, Datum, Betrag, Zweck und den Grund für das Fehlen des Originalbelegs und ist unterschrieben. Die GoBD verlangen ihn in Rz. 61 ausdrücklich, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist.

Wann darf ich einen Eigenbeleg erstellen?

Bei Trinkgeld, Automatenzahlungen, Kleinbeträgen ohne Quittung, verlorenen oder verblassten Belegen, Privateinlagen und Inventurdifferenzen. Er ist die Ausnahme. Bei fehlender Rechnung eines Unternehmers fordern Sie zuerst ein Duplikat an.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

Zahlungsempfänger mit Anschrift, Datum, Art der Ausgabe, Betrag, nach Möglichkeit ein Nachweis der Höhe, der Grund für den Eigenbeleg, der betriebliche Anlass sowie Datum und Unterschrift des Ausstellers.

Wie erstelle ich einen Eigenbeleg für Trinkgeld?

Notieren Sie Restaurant, Datum, Betrag, Anlass und Teilnehmer, verweisen Sie auf die Rechnung und unterschreiben Sie. Sicherer ist, wenn die Bedienung das Trinkgeld direkt auf der Rechnung quittiert, dann ist kein Eigenbeleg nötig.

Akzeptiert das Finanzamt Eigenbelege?

Ja, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst, der Betrag plausibel und das Fehlen des Fremdbelegs nachvollziehbar ist. Eine Betragsgrenze gibt es nicht. Häufung, Sammelbelege und nachträglich erstellte Belege schwächen die Anerkennung.

Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer abziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung des leistenden Unternehmers nach § 14 UStG voraus. Mit dem Eigenbeleg buchen Sie den Bruttobetrag als Betriebsausgabe, die enthaltene Umsatzsteuer geht verloren.

Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eigenbelege sind Buchungsbelege im Sinne von § 147 Absatz 1 Nummer 4 AO.