Kontevia und WhatsApp Business: Belege per Chat
Der Kassenbon entsteht in der Küche, an der Bar oder beim Großhändler. Dort ist auch das Telefon. Foto in den Chat, Kontevia liest den Beleg aus und antwortet in Sekunden mit Lieferant, Beträgen je Steuersatz und einem Buchungsvorschlag.
WhatsApp Business API
Das Wichtigste in Kürze
- Über die WhatsApp Business Platform, ohne Zugriff auf Ihr Adressbuch
- Mehrere Nummern je Betrieb: Chef, Küche und Rezeption schicken vom eigenen Telefon
- Rückfragen im Chat: Anlass und Teilnehmer bei Bewirtungen, fehlende Pflichtangaben
- Duplikate aus WhatsApp und E-Mail werden erkannt und nur einmal angelegt
Beispiele
Nachgestellte Ansichten mit Beispieldaten eines Gasthauses und eines Hotels. Namen, Beträge und Belegnummern sind erfunden.
So schicken Sie Belege per WhatsApp
- 1
Nummern freischalten
Bei der Einrichtung hinterlegen Sie die Telefonnummern, von denen Belege kommen, etwa Chef, Küche und Rezeption. So landet jeder Beleg im richtigen Betrieb.
- 2
Kontevia als Kontakt speichern
Sie bekommen die Kontevia-Nummer und speichern sie wie jeden anderen Kontakt. Nichts installieren, keine neue App.
- 3
Foto oder PDF schicken
Kassenbon, Lieferschein oder PDF-Rechnung in den Chat. Mehrere Belege hintereinander sind kein Problem.
- 4
Antwort prüfen und bestätigen
Kontevia antwortet mit Lieferant, Datum, Beträgen je Steuersatz und Vorschlag. Mit Ja bestätigen, bei Bedarf eine Rückfrage beantworten. Danach geht der Beleg an Ihre Kanzlei.
WhatsApp Business API, nicht die App
Kontevia nutzt die WhatsApp Business Platform von Meta. Das ist ein anderer Weg als die WhatsApp-App auf dem Telefon eines Mitarbeiters.
Kein Zugriff auf Kontakte
Kontevia liest kein Adressbuch und speichert keine Kontakte. Wir sehen nur die Nachrichten, die Sie an Kontevia schicken.
Belege gehen nicht per WhatsApp an die Kanzlei
WhatsApp ist nur der Eingang. Ihr Steuerberater bekommt die Belege über DATEV Unternehmen online oder den Export.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Mit Kontevia schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Details zu Unterauftragsverarbeitern stehen auf der Seite zu DSGVO und WhatsApp.
Häufige Fragen zu WhatsApp Business
Ist WhatsApp für Belege datenschutzrechtlich erlaubt?
Kontevia nutzt die WhatsApp Business Platform, nicht die normale App, und greift nicht auf Adressbücher zu. Mit Kontevia schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Was Sie in Ihrer Datenschutzerklärung ergänzen sollten, steht auf unserer Seite zu DSGVO und WhatsApp.
Reicht ein Foto als Beleg, darf ich das Original wegwerfen?
Das hängt vom Beleg und von Ihrer Verfahrensdokumentation ab. Bei Papierbelegen spricht man von ersetzendem Scannen. Klären Sie das mit Ihrer Kanzlei, unser Ratgeber zum Fotografieren von Belegen nach GoBD erklärt die Voraussetzungen.
Wie viele Telefone können Belege schicken?
Mehrere je Betrieb, je nach Tarif. Chef, Küche und Rezeption schicken vom eigenen Telefon, alles landet im selben Betrieb.
Was passiert bei einem unleserlichen Foto?
Kontevia meldet sich im Chat und bittet um ein neues Foto oder nennt die Angabe, die fehlt. So fällt ein Fehler sofort auf und nicht erst beim Jahresabschluss.
Kann ich auch PDF-Rechnungen per WhatsApp schicken?
Ja. PDFs, auch mehrseitige, werden wie Fotos ausgelesen. Für Rechnungen, die per E-Mail kommen, ist das Weiterleiten an die Posteingangsadresse aber meist bequemer.
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Ohne Kreditkarte. Die Einrichtung machen wir gemeinsam. Fragen an info@kontevia.de.
Kostenlos startenWhatsApp Business ist eine Marke des jeweiligen Inhabers. Kontevia ist kein Partner und kein Teil dieses Unternehmens. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.