Belegeingang

Kontevia und E-Mail: Rechnungen weiterleiten

Energieversorger, Buchungsportal, Großhändler und Wäscherei schicken ihre Rechnungen per E-Mail. Leiten Sie sie an die Posteingangsadresse Ihres Betriebs weiter oder hinterlegen Sie die Adresse direkt beim Lieferanten. Kontevia liest PDF und XML aus.

Eigene Posteingangsadresse
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E-Mail-Programm: Rechnung der Stadtwerke wird mit PDF-Anhang an die Kontevia-Adresse lindenhof@in.kontevia.de weitergeleitet
Rechnung weiterleiten. Nachgestellte Ansicht mit Beispieldaten

Das Wichtigste in Kürze

  • Eigene Posteingangsadresse je Betrieb auf in.kontevia.de
  • PDF-Anhänge, auch mehrseitig, mit allen Positionen
  • XRechnung und ZUGFeRD: Daten aus der XML, die XML bleibt als Original im Archiv
  • Duplikate aus E-Mail und WhatsApp werden zusammengeführt

Beispiele

Nachgestellte Ansichten mit Beispieldaten eines Gasthauses und eines Hotels. Namen, Beträge und Belegnummern sind erfunden.

Eingang in Kontevia: Rechnungen aus E-Mail und WhatsApp mit Quelle, Bruttobetrag und Status, darunter XRechnung und ZUGFeRD aus XML gelesen und ein erkanntes Duplikat
Eingang mit Quelle und Status. Nachgestellte Ansicht mit Beispieldaten

So richten Sie den E-Mail-Eingang ein

  1. 1

    Adresse übernehmen

    Ihr Betrieb bekommt bei der Einrichtung eine eigene Adresse auf in.kontevia.de. Sie steht in den Einstellungen.

  2. 2

    Rechnungen weiterleiten

    Eine Rechnung im Postfach einfach an diese Adresse weiterleiten. Anhänge werden erkannt, der Text der Mail stört nicht.

  3. 3

    Adresse beim Lieferanten hinterlegen

    Wer regelmäßig liefert, schickt die Rechnung direkt an Kontevia. Viele Portale erlauben eine eigene Adresse für Rechnungen.

  4. 4

    Im Eingang prüfen

    Im Eingang sehen Sie jede Rechnung mit Quelle und Status. Bestätigte Belege gehen an Ihre Kanzlei.

E-Rechnungen kommen meist per E-Mail

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die meisten Lieferanten schicken sie als Anhang per E-Mail. Der Posteingang ist deshalb der natürliche Weg für XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

Reine XML-Datei. Kontevia liest die Daten direkt aus der XML und zeigt sie lesbar an.

ZUGFeRD

PDF mit eingebetteter XML. Maßgeblich ist die XML, Kontevia nutzt sie statt des Bildes.

Original im Archiv

Die XML bleibt bytegenau erhalten und geht als Original an die Kanzlei, acht Jahre im Archiv.

Häufige Fragen zu E-Mail Posteingang

Wie lautet meine Kontevia-Adresse?

Jeder Betrieb bekommt eine eigene Adresse auf in.kontevia.de, zum Beispiel lindenhof@in.kontevia.de. Sie finden sie nach der Einrichtung in den Einstellungen.

Was wird aus der weitergeleiteten Mail ausgelesen?

Die Anhänge: PDF, XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen, die nur als Link oder im Text der Mail stehen, laden Sie bitte zuerst als PDF herunter und leiten sie dann weiter.

Kann der Lieferant direkt an Kontevia schicken?

Ja. Hinterlegen Sie die Adresse Ihres Betriebs bei Lieferanten und Portalen als Rechnungsadresse. Dann müssen Sie nichts mehr weiterleiten, die Rechnung landet direkt im Eingang.

Was ist, wenn dieselbe Rechnung auch per WhatsApp kommt?

Kontevia erkennt das Duplikat und legt den Beleg nur einmal an. Im Eingang sehen Sie, dass die zweite Zusendung zusammengeführt wurde.

Kann ich E-Rechnungen auch ohne Kontevia öffnen?

Ja, mit unserem kostenlosen Tool zum Öffnen von E-Rechnungen. Es zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar im Browser an, ohne Anmeldung.

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