Kassen-Nachschau 2026: Ablauf nach § 146b AO, Pflichten, Checkliste

Die Kassen-Nachschau ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt nach § 146b AO, möglich seit dem 1. Januar 2018. Der Prüfer darf während der Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, Testkäufe machen, Kassensturz verlangen und Kassendaten auslesen.

Rechtsgrundlage und Zweck

§ 146b AO wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen eingeführt und gilt seit dem 1. Januar 2018. Der Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 29. Mai 2018 regelt die Einzelheiten. Die Nachschau ist keine Außenprüfung: keine Prüfungsanordnung, keine Vorlaufzeit, kein Prüfungsbericht. Geprüft wird nur, ob Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet und verbucht werden und ob ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO richtig eingesetzt wird. Betroffen sind alle Betriebe mit Bargeschäften, ob mit TSE-Kasse oder offener Ladenkasse.

Was der Prüfer darf

Befugnis	Grundlage	Was das praktisch heißt
Ohne Ankündigung erscheinen	§ 146b Absatz 1 Satz 1 AO	Kein Brief, kein Anruf, kein Termin
Geschäftsräume betreten, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten	§ 146b Absatz 1 Satz 1 AO	Gastraum, Küche, Lager, Büro, auch abends oder am Wochenende, wenn gearbeitet wird
Wohnräume betreten	§ 146b Absatz 1 Satz 3 AO	Gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung
Beobachten und Testkäufe	AEAO zu § 146b	In öffentlich zugänglichen Bereichen auch ohne sich auszuweisen, etwa als Gast
Unterlagen einsehen, Fragen stellen	§ 146b Absatz 2 Satz 1 AO	Aufzeichnungen, Bücher, Organisationsunterlagen für den geprüften Zeitraum
Auf Kassendaten zugreifen	§ 146b Absatz 2 Satz 2 AO	Einsicht am Gerät, Datenübermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle oder Datenträger
Kassensturz verlangen	AEAO zu § 146b	Zählen des Bestands und Abgleich mit den Aufzeichnungen
Zur Außenprüfung übergehen	§ 146b Absatz 3 AO	Ohne Prüfungsanordnung, aber mit schriftlichem Hinweis

Zwei Grenzen gelten: Der Prüfer muss sich ausweisen, bevor er nicht öffentliche Bereiche betritt oder Unterlagen verlangt. Und die Nachschau ist keine Durchsuchung, Schränke und Schubladen darf er nicht eigenmächtig öffnen. Die Kosten der Datenbereitstellung trägt nach § 146b Absatz 2 Satz 3 AO der Betrieb.

Typischer Ablauf

1. Verdeckte Phase. Prüfer kommen als Gäste, zahlen bar und beobachten: Wird boniert, wird ein Bon angeboten, wie läuft ein Storno. Diese Phase kann Tage vor der Nachschau liegen.
2. Ausweisen. Der Prüfer legt den Dienstausweis vor und benennt den Betrieb und den Zeitraum. Ab jetzt besteht Mitwirkungspflicht.
3. Kassensturz. Der Bestand wird gezählt und mit dem Sollbestand nach Kassenbuch oder Kassenbericht verglichen. Bei einer TSE-Kasse wird ein Zwischenbericht (X-Bon) gezogen.
4. Unterlagen und Daten. Kassenbuch, Kassenberichte, Z-Bons, Organisationsunterlagen der Kasse, Verfahrensdokumentation, bei elektronischen Kassen der DSFinV-K-Export und das TSE-Protokoll.
5. Ergebnis. Ohne Beanstandung endet die Nachschau ohne Bescheid. Bei Zweifeln folgt der schriftliche Hinweis auf den Übergang zur Außenprüfung. Bevor das Finanzamt Steuern aufgrund der Nachschau ändert, muss es den Betrieb anhören.

Ist der Inhaber nicht anwesend, müssen Mitarbeiter mitwirken, soweit sie dazu in der Lage und befugt sind. Ein Anruf beim Steuerberater ist erlaubt, ein Anspruch auf Aufschub bis zu dessen Eintreffen besteht nicht.

Pflichten des Unternehmers

Nach § 146b Absatz 2 AO sind auf Verlangen vorzulegen und zu erläutern:

• Kassenbuch oder Einnahmenaufzeichnungen, täglich geführt (§ 146 Absatz 1 Satz 2 AO), siehe Kassenbuch.
• Kassenberichte und Zählprotokolle bei offener Ladenkasse.
• Z-Bons und Tagesabschlüsse der elektronischen Kasse, dazu Stornos und Trainingsbuchungen mit Erläuterung.
• Organisationsunterlagen der Kasse: Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, Artikelstammdaten, Benutzerrechte, Nachweis der TSE und die Meldung des Systems ans Finanzamt nach § 146a Absatz 4 AO.
• Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Bargeld vom Tresen bis in die Buchführung kommt, siehe Verfahrensdokumentation.
• Datenzugriff: Einsicht am Gerät, Export über die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) oder Übergabe auf einem Datenträger. Wer die Daten bei einem Rechenzentrum lagert, muss sie auf Verlangen ohne Vorlauf beschaffen.

Alle Unterlagen müssen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorhanden sein: zehn Jahre für Kassenbuch und Journal, acht Jahre für Belege wie Z-Bons und Kassenberichte, siehe Aufbewahrungsfrist. Verblasste Thermobons zählen als fehlend.

Übergang zur Außenprüfung

Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann der Prüfer nach § 146b Absatz 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Darauf muss er schriftlich hinweisen. Ab dann gelten die Regeln der Betriebsprüfung mit Prüfungszeitraum, Schlussbesprechung und Prüfungsbericht. Typische Auslöser sind ein Kassensturz mit Differenz, fehlende Tagesabschlüsse, ein Kassensystem ohne TSE, auffällige Stornoquoten oder verweigerte Mitwirkung.

Folgen bei Mängeln

Schätzung. Ist die Kassenführung formell nicht ordnungsgemäß, entfällt die Vermutung der Richtigkeit, und das Finanzamt darf die Einnahmen nach § 162 AO schätzen, in der Gastronomie meist über Wareneinsatz und Rohgewinnaufschlag mit Sicherheitszuschlag. Nachzahlungen betreffen Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Gewerbesteuer für mehrere Jahre.

Bußgeld. § 379 Absatz 1 AO ahndet als Steuergefährdung unter anderem, wenn Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufgezeichnet werden (Nummer 3), ein elektronisches Aufzeichnungssystem entgegen § 146a AO nicht oder nicht richtig verwendet wird (Nummer 4) oder nicht durch eine TSE geschützt ist (Nummer 5). Die Geldbuße beträgt nach § 379 Absatz 6 AO bis zu 25.000 Euro, unabhängig davon, ob Steuern verkürzt wurden. Bei Vorsatz kommt ein Steuerstrafverfahren in Betracht.

Checkliste: Was sofort greifbar sein muss

Die Nachschau dauert oft nur ein bis zwei Stunden. Was dann nicht vorliegt, gilt als nicht vorhanden. Diese Unterlagen gehören in den Betrieb, nicht in die Kanzlei:

Unterlage	Woher	Prüfpunkt des Prüfers
Kassenbuch oder Einnahmenaufzeichnung bis gestern	Kasse, Software oder Papier	Tägliche Führung, kein Negativbestand
Z-Bons der letzten Wochen	Kasse	Lückenlose Z-Nummern, Stornos erklärt
Kassenberichte und Zählprotokolle	Offene Ladenkasse	Retrograde Ermittlung, Unterschrift
Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle der Kasse	Kassenhändler	Artikelstamm, Steuersätze, Benutzerrechte
TSE-Zertifikat und Meldung ans Finanzamt	Kassenhändler, ELSTER	§ 146a Absatz 1 und 4 AO
Verfahrensdokumentation Kasse	Eigene Erstellung oder Steuerberater	Bargeldweg vom Tresen bis zur Buchung
Zugangsdaten für DSFinV-K-Export und TSE-Export	Kassenhändler	Datenzugriff innerhalb von Minuten
Trinkgeldregelung und getrennte Trinkgeldkasse	Betrieb	Trinkgeld der Mitarbeiter nicht im Betriebsbestand

Dazu eine kurze Anweisung für das Personal: Dienstausweis ansehen, Inhaber und Steuerberater anrufen, keine Erklärungen zu Vorjahren abgeben.

Schwerpunkt Gastronomie

Restaurants, Imbisse, Bars und Cafés werden überdurchschnittlich oft geprüft, weil Bargeld, Trinkgeld, Stornos und zwei Steuersätze zusammentreffen. Die Prüfer kennen die Schwachstellen: Tische werden nicht boniert, Trainingsmodus läuft im Echtbetrieb, Speisen zu 7 Prozent und Getränke zu 19 Prozent sind falsch zugeordnet, Kellnerbörsen fehlen im Kassensturz. Ein Bon zu jedem Vorgang, siehe Bonpflicht, ist der einfachste Schutz, weil er dem Prüfer in der verdeckten Phase nichts bietet.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren täglich Z-Bon, Kassenbericht und Barbelege und senden sie per WhatsApp oder E-Mail. Kontevia erkennt Datum, Z-Nummer, Summen je Steuersatz, Zahlungsarten und Stornos, legt die Belege zeitgestempelt ab und meldet fehlende Tage oder Lücken in den Z-Nummern, bevor ein Prüfer sie findet. Die Belege mit Buchungsvorschlag übergibt Kontevia an den Steuerberater. DSFinV-K-Export und TSE-Protokoll liefert Ihre Kasse; Kontevia ersetzt weder Kasse noch Verfahrensdokumentation.

Muss das Finanzamt die Kassen-Nachschau ankündigen?

Nein. § 146b Absatz 1 AO erlaubt die Nachschau ausdrücklich ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung. Der Prüfer muss sich aber ausweisen, bevor er nicht öffentliche Räume betritt oder Unterlagen und Daten verlangt.

Darf der Prüfer Testkäufe machen, ohne sich auszuweisen?

Ja. Nach dem Anwendungserlass zu § 146b AO darf der Prüfer öffentlich zugängliche Geschäftsräume wie ein Kunde betreten, die Abläufe beobachten und Testkäufe vornehmen, ohne sich vorzustellen. Die eigentliche Nachschau beginnt erst, wenn er sich ausweist.

Darf der Prüfer bei der Kassen-Nachschau meine Wohnung betreten?

Gegen Ihren Willen nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung (§ 146b Absatz 1 Satz 3 AO). Ein häusliches Büro, in dem die Kassenunterlagen liegen, darf er also nur mit Ihrer Einwilligung betreten.

Welche Unterlagen muss ich bei der Kassen-Nachschau vorlegen?

Kassenbuch oder Einnahmenaufzeichnungen, Kassenberichte, Z-Bons, Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle der Kasse, TSE-Nachweis, Verfahrensdokumentation und die Kassendaten über die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) oder auf einem Datenträger (§ 146b Absatz 2 AO).

Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Der Prüfer kann nach § 146b Absatz 3 AO ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen, das muss er schriftlich mitteilen. Formelle Mängel führen zur Schätzung nach § 162 AO, eine Kasse ohne TSE zusätzlich zu einem Bußgeld bis 25.000 Euro nach § 379 AO.

Wie hoch ist das Bußgeld bei der Kassen-Nachschau?

Bis zu 25.000 Euro nach § 379 Absatz 1 Nummer 3 bis 5 in Verbindung mit Absatz 6 AO, etwa für nicht aufgezeichnete Geschäftsvorfälle, eine fehlende TSE oder ein nicht ordnungsgemäß verwendetes Kassensystem. Das Bußgeld fällt unabhängig von einer Steuerverkürzung an.

Gilt die Kassen-Nachschau auch für die offene Ladenkasse?

Ja. § 146b AO erfasst alle Betriebe mit Bareinnahmen. Bei einer offenen Ladenkasse prüft der Finanzbeamte die täglichen Kassenberichte, verlangt einen Kassensturz und vergleicht den gezählten Bestand mit den Aufzeichnungen der Vortage.