Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Pflichtangaben nach § 33 UStDV und Vorsteuerabzug

Eine Kleinbetragsrechnung ist nach § 33 UStDV eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto. Sie braucht nur vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Der Vorsteuerabzug ist trotzdem möglich.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Das Umsatzsteuerrecht verlangt für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit den zehn Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 UStG. Für den Alltag wäre das unpraktisch: Niemand lässt sich beim Bäcker eine Rechnung mit Empfängeranschrift und Steuernummer ausstellen. § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erleichtert deshalb Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Die Grenze gilt seit dem 1. Januar 2017, davor lag sie bei 150 Euro.

Entscheidend ist der Gesamtbetrag des Belegs, also brutto einschließlich Umsatzsteuer. Ein Bon über 250,00 Euro ist noch eine Kleinbetragsrechnung, einer über 250,01 Euro nicht mehr. Bei einer Rechnung über mehrere Positionen zählt die Summe, nicht die einzelne Position. Es gibt keine Möglichkeit, eine größere Rechnung in mehrere Kleinbetragsrechnungen aufzuteilen.

Die vier Pflichtangaben nach § 33 UStDV

Nr.	Pflichtangabe	Was genügt	Was fehlt oft
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers	Firmenstempel, Kopfzeile des Bons, Briefkopf	Nur ein Logo oder eine Internetadresse ohne Postanschrift
2	Ausstellungsdatum	Das aufgedruckte Datum des Bons	Handschriftliche Quittung ohne Datum
3	Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	"3 Brötchen, 1 Kaffee", "Druckerpapier 500 Blatt", "Taxifahrt"	"Diverses", "Waren", "Verzehr"
4	Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	"23,50 EUR inkl. 7 % USt"	Bruttobetrag ohne Steuersatz, oder "inkl. MwSt." ohne Prozentsatz

Enthält ein Bon Positionen zu verschiedenen Steuersätzen, etwa Speisen zu 7 Prozent und Getränke zu 19 Prozent, muss erkennbar sein, welcher Teilbetrag zu welchem Satz gehört. TSE-Kassen weisen das nach § 6 Satz 1 Nummer 5 KassenSichV getrennt aus.

Nach § 33 Satz 3 UStDV gilt die Erleichterung nicht für Fernverkäufe nach § 3c UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und Leistungen, bei denen der Empfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet. Dort ist auch bei kleinen Beträgen die volle Rechnung nötig.

Unterschied zur vollen Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG

Angabe	Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro (§ 33 UStDV)	Rechnung über 250 Euro (§ 14 Absatz 4 UStG)
Name und Anschrift des Ausstellers	Ja	Ja
Name und Anschrift des Empfängers	Nein	Ja
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers	Nein	Ja
Ausstellungsdatum	Ja	Ja
Fortlaufende Rechnungsnummer	Nein	Ja
Menge und Art der Leistung	Ja	Ja
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Nein	Ja
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt	Nein, Bruttobetrag in einer Summe	Ja, netto je Steuersatz
Steuersatz	Ja	Ja
Steuerbetrag gesondert ausgewiesen	Nein	Ja
Hinweis auf Steuerbefreiung	Ja, falls steuerfrei	Ja, falls steuerfrei
Form	Papier oder PDF immer zulässig	Im B2B-Geschäft ab 2027/2028 E-Rechnung

Über 250 Euro fehlt auf einem Kassenbon regelmäßig die Empfängeranschrift. Dann lassen Sie sich an der Kasse eine Rechnung auf den Betrieb ausstellen, sonst ist der Vorsteuerabzug verloren. Das gilt auch für den Bewirtungsbeleg: Bis 250 Euro reicht der Bon ohne Namen des Bewirtenden, darüber muss das Restaurant den Namen auf die Rechnung setzen.

Kassenbon, Quittung und Kleinbetragsrechnung

Die Begriffe werden vermischt, bezeichnen aber Verschiedenes. Ein Kassenbon aus einer TSE-Kasse enthält nach § 6 KassenSichV Name und Anschrift, Datum, Art und Menge, Bruttobetrag und Steuersatz und ist damit immer eine Kleinbetragsrechnung, solange die 250 Euro nicht überschritten sind. Eine Quittung ist nach § 368 BGB zunächst nur die Bestätigung, dass eine Zahlung empfangen wurde. Sie wird erst zur Kleinbetragsrechnung, wenn sie die vier Angaben nach § 33 UStDV trägt; eine Quittung über "Betrag dankend erhalten" ohne Leistungsbeschreibung und Steuersatz reicht nicht. Die Quittung Vorlage enthält die Felder deshalb vollständig. Fehlt ein Beleg ganz, bleibt nur der Eigenbeleg, mit dem keine Vorsteuer gezogen werden kann.

Vorsteuer aus der Kleinbetragsrechnung herausrechnen

Weil der Steuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen ist, erlaubt § 35 Absatz 1 UStDV den Vorsteuerabzug, wenn der Unternehmer den Rechnungsbetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt. Dafür gilt der auf dem Beleg angegebene Steuersatz:

Beleg	Brutto	Steuersatz	Rechnung	Vorsteuer	Netto
Baumarkt, Kleinmaterial	187,43 EUR	19 %	187,43 × 19 / 119	29,93 EUR	157,50 EUR
Bäckerei, Frühstück für das Team	23,50 EUR	7 %	23,50 × 7 / 107	1,54 EUR	21,96 EUR
Tankstelle, Kraftstoff	68,00 EUR	19 %	68,00 × 19 / 119	10,86 EUR	57,14 EUR
Supermarkt, gemischt	45,80 EUR	30,00 EUR zu 7 %, 15,80 EUR zu 19 %	30,00 × 7 / 107 und 15,80 × 19 / 119	1,96 + 2,52 = 4,48 EUR	41,32 EUR

Die übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG gelten unverändert: Die Leistung muss für das Unternehmen bezogen sein, und der Beleg muss acht Jahre nach § 14b Absatz 1 UStG aufbewahrt werden. Weil Thermopapier verblasst, fotografieren Sie den Bon zeitnah und legen ihn unveränderbar ab. Mehr zu Berechnung und Grenzen des Abzugs steht unter Vorsteuer.

Kleinbetragsrechnung und E-Rechnung

Die seit 2025 stufenweise eingeführte E-Rechnung betrifft Kleinbetragsrechnungen nicht. § 33 Satz 4 UStDV stellt klar, dass eine Kleinbetragsrechnung abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf, also auf Papier oder als PDF, auch nach dem 1. Januar 2028. Der Kassenbon bleibt damit dauerhaft ein gültiger Beleg. Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung darf der Aussteller trotzdem eine E-Rechnung ausstellen, in Fällen, in denen sie gesetzlich vorgesehen wäre, sogar ohne Zustimmung des Empfängers. Dieselbe Ausnahme gilt nach § 34a UStDV für Rechnungen von Kleinunternehmern.

Für den Empfänger ergibt sich eine einfache Faustregel: Bis 250 Euro reicht der Bon. Darüber braucht es im Geschäft zwischen Unternehmen eine Rechnung mit allen Pflichtangaben, ab 2027 beziehungsweise 2028 als E-Rechnung.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den Bon oder die Quittung und senden das Bild per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Aussteller, Datum, Bruttobetrag und Steuersatz, prüft, ob die vier Angaben nach § 33 UStDV vorhanden sind und ob die 250-Euro-Grenze eingehalten ist, und rechnet die Vorsteuer je Steuersatz heraus. Fehlt eine Angabe oder liegt der Betrag über der Grenze, fragt Kontevia nach einer vollständigen Rechnung. Den Beleg und den Buchungsvorschlag übergibt Kontevia an den Steuerberater, das Original liegt acht Jahre im Archiv.

Bis zu welchem Betrag gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung?

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto, also einschließlich Umsatzsteuer (§ 33 Satz 1 UStDV). Die Grenze gilt seit dem 1. Januar 2017. Maßgeblich ist die Summe des gesamten Belegs, nicht der Preis einzelner Positionen.

Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Vier: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit dem anzuwendenden Steuersatz oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Kann ich aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer ziehen?

Ja. Nach § 35 Absatz 1 UStDV teilen Sie den Bruttobetrag selbst in Entgelt und Steuer auf: bei 19 Prozent Brutto mal 19 geteilt durch 119, bei 7 Prozent Brutto mal 7 geteilt durch 107. Der Steuersatz muss auf dem Beleg stehen, sonst ist kein Abzug möglich.

Ist ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung?

Ja, wenn er die vier Angaben trägt und der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Bons aus TSE-Kassen enthalten nach § 6 KassenSichV Name, Anschrift, Datum, Artikel, Bruttobetrag und Steuersatz und erfüllen die Anforderungen daher regelmäßig.

Muss eine Kleinbetragsrechnung eine E-Rechnung sein?

Nein. § 33 Satz 4 UStDV nimmt Kleinbetragsrechnungen dauerhaft von der E-Rechnungspflicht aus. Sie dürfen auch nach 2028 auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Der Aussteller darf freiwillig eine E-Rechnung erstellen.

Was passiert, wenn der Bon über 250 Euro liegt?

Dann fehlen auf einem normalen Kassenbon die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, vor allem Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer des Ausstellers und der gesonderte Steuerausweis. Lassen Sie sich eine Rechnung auf den Betrieb ausstellen, sonst entfällt der Vorsteuerabzug.

Wie lange muss ich Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 UStG, § 147 AO). Thermobons verblassen vorher, deshalb sollten Sie sie zeitnah fotografieren oder scannen und unveränderbar archivieren.