Ratgeber

Pendelordner Alternative: wie kleine Betriebe Belege heute an den Steuerberater übergeben

Von Kontevia••6 Min. Lesezeit•Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen

Der Pendelordner ist in vielen kleinen Betrieben immer noch der Normalfall: Einen Monat lang sammeln sich Kassenbons, Lieferscheine und Rechnungen in einer Mappe, dann fährt jemand zur Kanzlei. Was fehlt, fällt erst beim Buchen auf, oft Wochen später. Dieser Beitrag zeigt, welche Wege es heute gibt, Belege an den Steuerberater zu übergeben, was sie den Betrieb an Aufwand und Geld kosten und worauf Sie unabhängig vom Kanal achten sollten.

Warum der Pendelordner so hartnäckig ist

Der Pendelordner hat einen echten Vorteil: Er verlangt vom Betrieb keine Technik. Alles andere spricht gegen ihn. Belege gehen verloren, Thermopapier verblasst, die Kanzlei muss jeden Zettel in die Hand nehmen, und der Betrieb erfährt erst nach dem Buchen, welche Rechnung noch fehlt. Wer digital übergeben will, hat heute mehrere Wege, die sich in Aufwand, Vollständigkeit und Datenstruktur deutlich unterscheiden.

Die Kanäle im Einzelnen

Papier im Pendelordner

Der Betrieb sammelt, die Kanzlei scannt oder bucht von Hand. Der Aufwand liegt bei der Kanzlei, die ihn über das Honorar an den Betrieb weitergibt. Vollständigkeit lässt sich erst beim Buchen prüfen. Datenstruktur gibt es keine: Jeder Beleg ist ein Bild, das erst in der Kanzlei zu Zahlen wird.

Belege per E-Mail an die Kanzlei

Viele Betriebe leiten Eingangsrechnungen einfach an die Kanzlei weiter oder fotografieren Bons und mailen sie. Das ist schnell eingerichtet, erzeugt aber auf Kanzleiseite ein Postfach voller Einzelmails ohne Zuordnung. Duplikate (dieselbe Rechnung zweimal weitergeleitet) und Lücken fallen nicht auf. Für die Kanzlei ist das oft mehr Arbeit als der Ordner.

DATEV Unternehmen online: Upload mobil und Upload Mail

Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, ist DATEV Unternehmen online der verbreitetste digitale Weg. Belege landen in "Belege online", die Kanzlei bucht direkt daraus.

Zum Einreichen gibt es zwei Zugänge:

  • DATEV Upload mobil: Laut DATEV-Shop eine kostenlose App, mit der Sie Papierbelege fotografieren oder digitale Dokumente hochladen. Voraussetzungen sind ein Vertrag zu DATEV Unternehmen online, ein Bestand in Belege online und die Anmeldung über DATEV SmartLogin.
  • DATEV Upload Mail: Sie leiten eine E-Mail mit PDF-Anhang an eine Zieladresse weiter, die zu Ihrem Bestand gehört. Laut Pressemitteilung der DATEV eG vom 16. Januar 2020 funktioniert das nur von vorher registrierten Absenderadressen; die Authentifizierung ist einmalig bei der Einrichtung nötig, danach nicht mehr. Für jeden Belegtyp (zum Beispiel Rechnungseingang) gibt es eine eigene Zieladresse. Die E-Mail selbst wird nicht gespeichert, nur der Anhang. Nach Angaben der DATEV eG in der DATEV-Community sind bis zu zehn PDF- oder TIFF-Dokumente je E-Mail möglich. Details stehen im DATEV-Informationsdokument 1007550.

Kosten laut DATEV-Preisliste für Unternehmen, Stand 08/2026, alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer: DATEV Unternehmen online (Art.-Nr. 95138) 11,56 Euro pro Monat, DATEV Belege online (Art.-Nr. 95157) 3,83 Euro je Mandantenbestand und Monat, berechnet ab Anlage des Bestands. Für Unternehmen, die DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen nutzen, ist DATEV Unternehmen online laut Fußnote der Preisliste kostenlos. Wer die Beträge trägt (Betrieb oder Kanzlei), ist Verhandlungssache; fragen Sie Ihre Kanzlei.

Die Grenze von Upload mobil und Upload Mail: Sie übertragen Bilder und PDFs. Beträge, Umsatzsteuer und Lieferant liest die Kanzlei anschließend aus oder lässt sie in DATEV erkennen. Ob ein Beleg fehlt oder doppelt ist, sehen Sie beim Hochladen nicht.

Kanzlei-Apps

Viele Kanzleien bieten eine eigene App an, hinter der oft ebenfalls DATEV oder ein anderes Kanzleisystem steht. Der Vorteil ist die Nähe zur Kanzlei. Der Nachteil: Wechseln Sie die Kanzlei, wechseln Sie auch die App und meist das Archiv. Prüfen Sie vorher, ob Sie Ihre Belege jederzeit exportieren können.

Buchhaltungssoftware mit Steuerberaterzugang

Buchhaltungsprogramme für Selbstständige bieten in der Regel einen Zugang für den Steuerberater und einen Export im DATEV-Format. Das ist sinnvoll, wenn Sie selbst Rechnungen schreiben und Zahlungen abgleichen wollen. Für einen Imbiss oder ein kleines Hotel, das nur Eingangsbelege sammelt, ist der Funktionsumfang oft größer als nötig, und jemand im Betrieb muss das Programm pflegen.

Belegvorbereitung per WhatsApp oder E-Mail mit Übergabe an DATEV

Der jüngste Weg: Der Betrieb schickt Belege dorthin, wo er ohnehin kommuniziert, per WhatsApp-Foto oder per Weiterleitung einer E-Mail. Ein Dienst wie Kontevia liest Beträge, Umsatzsteuer, Lieferant und Positionen aus, prüft auf Duplikate und fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG und übergibt den Beleg mit den erkannten Daten an DATEV Unternehmen online oder als Export an die Kanzlei. Der Steuerberater bekommt keine Fotos im Messenger, sondern strukturierte Belege im System, das er ohnehin nutzt.

Vergleich der Kanäle

Kanal Aufwand für den Betrieb Vollständigkeit Datenstruktur Kosten für den Betrieb
Pendelordner Sammeln, Fahrt zur Kanzlei Erst beim Buchen prüfbar Keine, nur Papier Keine direkten Kosten, Kanzleiaufwand im Honorar
E-Mail an die Kanzlei Weiterleiten, Fotografieren Keine Prüfung, Duplikate möglich Keine, Einzelmails Keine direkten Kosten, Kanzleiaufwand im Honorar
DATEV Upload mobil / Upload Mail App oder Weiterleitung, SmartLogin Keine Prüfung beim Hochladen Bild oder PDF, Erkennung erst in der Kanzlei Laut Preisliste 08/2026: 11,56 Euro Unternehmen online plus 3,83 Euro Belege online je Monat, netto
Kanzlei-App App der Kanzlei Je nach Kanzlei Je nach System Meist im Honorar, Archiv an die Kanzlei gebunden
Buchhaltungssoftware mit Beraterzugang Programm pflegen, Belege zuordnen Gut, wenn gepflegt Strukturiert, DATEV-Export Monatliche Lizenz
Belegvorbereitung per WhatsApp/E-Mail Foto oder Weiterleitung Duplikate und Pflichtangaben werden geprüft Beträge, Umsatzsteuer, Lieferant, Positionen, Buchungsvorschlag Monatlicher Preis des Dienstes, DATEV-Kosten wie oben, falls genutzt

Was unabhängig vom Kanal gilt

Aufbewahrung. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen Belege als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann.

Fotografieren ist zulässig. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums (Fassung vom 28. November 2019, Rz. 130) stellen die bildliche Erfassung mit Smartphones dem stationären Scannen gleich, wenn die Anforderungen des Schreibens erfüllt sind. Ob Sie die Papierbelege danach wegwerfen dürfen, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären und in einer Verfahrensdokumentation festhalten.

Pflichtangaben prüfen. Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag enthalten. Fehlt das, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, egal über welchen Kanal der Beleg zur Kanzlei kommt.

Exportfähigkeit. Egal welcher Kanal: Sie sollten Ihre Belege jederzeit vollständig herausbekommen, als Dateien und als Daten. Fragen Sie vor der Entscheidung danach.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Kontevia nimmt Belege per WhatsApp, E-Mail und Upload entgegen und liest Beträge, Umsatzsteuer, Lieferant und Positionen aus. Jeder Beleg wird auf Duplikate und auf fehlende Pflichtangaben geprüft und bekommt einen Buchungsvorschlag mit SKR03- oder SKR04-Konto. Die vorbereiteten Belege gehen an DATEV Unternehmen online oder monatlich als Export im DATEV-Format mit allen Belegbildern an die Kanzlei. Ihr Steuerberater prüft und bucht. Das Archiv liegt acht Jahre bei Kontevia und lässt sich jederzeit exportieren.

Quellen

Stand der Angaben: 10. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. DATEV-Preisliste für Unternehmen, Stand 08/2026 (PDF)
  2. DATEV Upload mobil, Produktseite im DATEV-Shop (Art.-Nr. 99881)
  3. DATEV eG, Pressemitteilung vom 16. Januar 2020 zu DATEV Upload Mail
  4. DATEV-Community: Neuer Belegzugang DATEV Upload Mail (Beitrag der DATEV eG)
  5. § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
  6. § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
  7. § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (Pflichtangaben)
  8. BMF, GoBD vom 28. November 2019 (Rz. 130 zur bildlichen Erfassung mit Smartphones)

Der Pendelordner bleibt im Regal

Fotografieren Sie Belege per WhatsApp, Kontevia liest sie aus und übergibt sie an Ihre Steuerkanzlei. Server und Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Die ersten Betriebe starten kostenlos und mit persönlicher Einrichtung.

Kostenlos testenSo funktioniert es
Keine Installation
Keine Einarbeitung
Server in der EU

Weitere Artikel