Ersetzendes Scannen: Voraussetzungen nach GoBD, Papier vernichten 2026

Ersetzendes Scannen bezeichnet die bildliche Erfassung von Papierbelegen mit Scanner oder Smartphone und die anschließende Vernichtung des Originals. Die GoBD (Rz. 130 ff.) erlauben es, wenn der Ablauf dokumentiert ist und das digitale Abbild unveränderbar aufbewahrt wird.

Was ist ersetzendes Scannen?

Der Begriff steht weder im Gesetz noch in den GoBD. Die GoBD sprechen von der "bildlichen Erfassung von Papierdokumenten" (Rz. 130 ff.). "Ersetzend" wird das Scannen, wenn der Papierbeleg danach nicht mehr aufbewahrt, sondern vernichtet wird und das digitale Abbild ihn für Nachweis- und Buchführungszwecke vollständig ersetzt. So definiert es auch die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband.

Die gesetzliche Grundlage ist § 147 Absatz 2 AO, handelsrechtlich § 257 Absatz 3 HGB: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleibt. Wie die Finanzverwaltung diese Vorschrift auslegt, regelt das BMF-Schreiben vom 28. November 2019. Es wurde am 11. März 2024 geändert (vor allem Datenzugriff, dabei wurde Rz. 136 zur Verbringung von Belegen ins Ausland neu gefasst, anzuwenden seit 1. April 2024) und am 14. Juli 2025 (E-Rechnungen, bei denen die Aufbewahrung des strukturierten XML-Teils reicht). Die Regeln zur bildlichen Erfassung selbst gelten seit 2020 unverändert.

Voraussetzungen nach GoBD

Voraussetzung	Was verlangt wird	Fundstelle
Organisationsanweisung	Festlegung, wer erfasst, wann, welche Belege, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert und Fehler protokolliert werden	GoBD Rz. 136
Verfahrensdokumentation	Beschreibung des Gesamtverfahrens vom Beleg bis zur Vernichtung, bei Änderungen fortgeschrieben	GoBD Rz. 151 ff.
Bildliche Übereinstimmung	Handelsbriefe und Buchungsbelege müssen bildlich, andere Unterlagen inhaltlich mit dem Original übereinstimmen	§ 147 Absatz 2 Nummer 1 AO
Farbwiedergabe	Farbig erfassen, wenn die Farbe Bedeutung hat, etwa Minusbeträge in Rot oder farbige Stempel	GoBD Rz. 130, BStBK FAQ 1.2.16
Vollständigkeit	Alle Seiten einschließlich Rückseite, wenn sie Informationen trägt; Qualitätskontrolle unmittelbar nach der Erfassung	GoBD Rz. 136
Unveränderbarkeit	Das Abbild darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; Änderungen werden protokolliert	§ 146 Absatz 4 AO, GoBD Rz. 58 ff.
Index und Verknüpfung	Jeder Beleg ist über einen eindeutigen Index auffindbar und mit der Buchung verknüpft	GoBD Rz. 61 ff.
Lesbarkeit über die Frist	Jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar, acht beziehungsweise zehn Jahre	§ 147 Absatz 2 Nummer 2 AO
Weiterbearbeitung nur digital	Nach der Erfassung wird nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet, das Papier wird dem Bearbeitungsgang entzogen	GoBD Rz. 136 ff.

Ein Foto in der Handy-Galerie oder in einem Cloud-Ordner erfüllt diese Punkte nicht: Es kann gelöscht oder ersetzt werden, hat keinen Index und keine Verknüpfung zur Buchung. Verlangt wird ein Archiv mit Zeitstempel, Zugriffsschutz und Protokoll.

Mobiles Scannen mit dem Smartphone

Seit der Neufassung von 2019 stellen die GoBD in Rz. 130 klar, dass die bildliche Erfassung auch mit mobilen Geräten wie Smartphones zulässig ist. Zulässig ist sie auch im Ausland, wenn die Belege dort entstanden sind oder empfangen wurden und direkt vor Ort erfasst werden, etwa Bons einer Dienstreise. Rz. 136 ergänzt: Werden Papierbelege im Zusammenhang mit einer nach § 146 Absatz 2a oder 2b AO verlagerten Buchführung ins Ausland gebracht, muss die Erfassung zeitnah erfolgen.

Die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV, aktuell Version 2.1 vom 27. Februar 2026, widmet dem mobilen Scannen ein eigenes Kapitel. Der dort beschriebene Ablauf: Anmeldung in der App, Prüfung der Grundeinstellungen (Farbe, Auflösung), Foto, Sichtkontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit unmittelbar danach, Übertragung in das Archiv des Unternehmens oder der Kanzlei, Freigabe zur Vernichtung. Eine anpassbare Vorlage für die Verfahrensdokumentation finden Sie bei uns.

Was mit dem Papier passieren darf

Rz. 140 der GoBD: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Das ist die Regel, die Ausnahmen sind überschaubar:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, die in Papierform aufgestellt und unterschrieben wurden (§ 147 Absatz 2 AO, § 257 Absatz 3 HGB).
• Zollunterlagen nach § 147 Absatz 1 Nummer 4a AO, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise handelt.
• Notarielle Urkunden und Dokumente mit Originalerfordernis aus anderen Rechtsgebieten, etwa Verträge, deren Beweiskraft im Zivilprozess vom Original abhängt. Die Verfahrensdokumentation berechtigt nur zur Vernichtung von Buchführungsbelegen, nicht von Urkunden.

Eine Papierrechnung mit Vorsteuerabzug gehört nicht zu den Ausnahmen. Sie darf nach ordnungsgemäßer Erfassung vernichtet werden, wie auch die Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages festhalten. Für Thermobelege aus Kassen gilt das erst recht: Der Druck verblasst oft innerhalb weniger Jahre, ein unleserlicher Bon verletzt die Vollständigkeit. Wer Bons fotografiert, sichert den Inhalt, bevor er verschwindet.

Aufbewahrung des digitalen Abbilds

Die Fristen ändern sich durch das Scannen nicht. Buchungsbelege, also auch die gescannten Bons, Rechnungen und Quittungen, bleiben acht Jahre aufbewahrt, Bücher, Inventare und Abschlüsse zehn Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Absatz 3 und 4 AO, gültig für Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch lief). Das Archiv muss über die gesamte Zeit lesbar bleiben, auch nach einem Systemwechsel. Details stehen unter Aufbewahrungsfrist.

Praxisfall: Kassenbon per WhatsApp

Ein Mitarbeiter kauft Getränke nach, fotografiert den Bon und schickt ihn per WhatsApp an die Buchhaltung. Ist das ersetzendes Scannen? Das Foto selbst kann die Erfassung sein, wenn es vollständig, lesbar und farbig ist. Der Chat ist aber kein Archiv: Nachrichten lassen sich löschen, Messenger verkleinern Bilder, es gibt keinen Index und keine Verknüpfung zur Buchung. Erst wenn das Bild in ein unveränderbares Archiv mit Zeitstempel übernommen und die Lesbarkeit geprüft wurde, darf der Bon in den Papierkorb. Welche datenschutzrechtlichen Punkte beim Versand über Messenger zu beachten sind, erklärt der Ratgeber WhatsApp-Belege und DSGVO, die Schritte vom Foto bis zur Vernichtung der Ratgeber Belege fotografieren und Original wegwerfen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den Beleg und senden ihn per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit, versieht das Bild mit Zeitstempel und Index, legt es unverändert im Archiv ab und hält es acht Jahre abrufbar. Aus den erkannten Daten bereitet Kontevia einen Buchungsvorschlag vor und übergibt Beleg und Vorschlag an den Steuerberater. Für die Verfahrensdokumentation stellt Kontevia eine Vorlage bereit, die den Ablauf vom Foto bis zur Vernichtung beschreibt.

Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Papierbelege werden gescannt oder fotografiert, das digitale Abbild wird aufbewahrt und das Original vernichtet. Die GoBD nennen das bildliche Erfassung (Rz. 130 ff.) und erlauben es unter der Voraussetzung eines dokumentierten Verfahrens und eines unveränderbaren Archivs.

Darf ich Belege scannen und das Original wegwerfen?

Ja, nach Rz. 140 der GoBD, soweit keine Vorschrift das Original verlangt. Voraussetzungen sind eine Organisationsanweisung, eine vollständige und bei Bedarf farbige Erfassung, eine Qualitätskontrolle und ein unveränderbares Archiv. Ausgenommen sind etwa Jahresabschlüsse in Papierform, Zollurkunden und notarielle Urkunden.

Reicht ein Foto mit dem Smartphone?

Ja. Rz. 130 der GoBD lässt die Erfassung mit mobilen Geräten ausdrücklich zu, auch im Ausland, wenn der Beleg dort entstanden ist und direkt erfasst wird. Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern der Ablauf: Kontrolle, Übertragung ins Archiv, Dokumentation.

Brauche ich eine Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen?

Ja. Rz. 136 verlangt eine Organisationsanweisung für die Erfassung, Rz. 151 ff. eine Verfahrensdokumentation für das Gesamtverfahren. Für kleine Betriebe reicht eine angepasste Fassung der Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV, Version 2.1 vom 27. Februar 2026.

Welche Belege dürfen nicht vernichtet werden?

In Papierform aufgestellte Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, Zollunterlagen in Form amtlicher Urkunden oder Präferenznachweise sowie Dokumente, die nach anderen Vorschriften im Original vorliegen müssen, etwa notarielle Urkunden oder Verträge mit Beweisfunktion.

Wie lange muss das gescannte Abbild aufbewahrt werden?

So lange wie das Papier: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres nach § 147 Absatz 3 AO. Das Archiv muss die ganze Zeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

Ist ein Foto in WhatsApp oder in der Handy-Galerie GoBD-konform?

Als Erfassung ja, als Archiv nein. Fotos im Chat oder in der Galerie lassen sich löschen und ersetzen, haben keinen Index und keine Verknüpfung zur Buchung. Erst die Übernahme in ein unveränderbares Archiv mit Zeitstempel erlaubt die Vernichtung des Papiers.