Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG: alle zehn Angaben 2026

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind die zehn Angaben, die § 14 Absatz 4 UStG für jede Rechnung über 250 Euro verlangt, von Name und Anschrift beider Parteien bis zu Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug.

Wer muss eine Rechnung ausstellen?

Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleich wie es heißt. Jeder Unternehmer ist berechtigt, eine Rechnung zu stellen. Verpflichtet ist er nach § 14 Absatz 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung in drei Fällen:

1. bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, im Inland seit 2025 als E-Rechnung,
2. bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, etwa einen Verein oder eine Behörde,
3. bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an alle übrigen Empfänger, also auch Privatpersonen.

Beim Verkauf an eine Privatperson im Laden besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. Ausgenommen sind außerdem Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG

Nr.	Pflichtangabe	Was in der Praxis genügt
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Jede Anschrift, unter der der Unternehmer erreichbar ist; Abkürzungen zulässig, wenn ihre Bedeutung feststeht (§ 31 UStDV)
2	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers	Eine der beiden Nummern; bei Kleinunternehmern auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 34a UStDV)
3	Ausstellungsdatum	Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
4	Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben	Lücken sind zulässig, doppelte Nummern nicht
5	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	"Beratung Oktober 2026, 12 Stunden", nicht "Dienstleistung" oder "Diverses"
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und abweicht	Die Angabe des Kalendermonats genügt (§ 31 Absatz 4 UStDV)
7	Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung	Nettobeträge getrennt nach 19 Prozent, 7 Prozent und steuerfrei; Skonto als Satz "2 Prozent Skonto bei Zahlung bis ..."
8	Steuersatz und Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	Steuerbetrag je Steuersatz in Euro; bei steuerfreien Umsätzen der Befreiungsgrund
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG	Nur bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen: "Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren."
10	Die Angabe "Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (§ 14 Absatz 2 Satz 5 UStG)	Nur bei echten Gutschriften im Abrechnungsverfahren, nicht bei Stornos

Die Angaben dürfen nach § 31 Absatz 1 UStDV auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa Rechnung und Lieferschein, wenn ein Dokument Entgelt und Steuerbetrag zusammenfasst und die übrigen bezeichnet. Bankverbindung, Zahlungsziel und Kundennummer sind sinnvoll, aber keine Pflichtangaben.

In besonderen Fällen verlangt § 14a UStG mehr, etwa den Vermerk "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ohne Steuerausweis bei Bauleistungen zwischen Unternehmern (§ 14a Absatz 5 UStG).

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, gilt § 33 UStDV. Eine Kleinbetragsrechnung braucht nur vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Empfängeranschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und gesonderter Steuerbetrag entfallen. Der Kassenbon ist deshalb eine gültige Rechnung.

Gutschrift, Kleinunternehmer und Rechnung an Privatpersonen

Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausstellt, etwa der Verlag an den Autor; sie muss das Wort "Gutschrift" tragen (Nr. 10) und verliert ihre Wirkung, wenn der Empfänger widerspricht. Eine kaufmännische Gutschrift zum Storno einer Rechnung ist dagegen eine Rechnungsberichtigung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen Rechnungen ohne Steuersatz und Steuerbetrag aus. Für sie gilt seit 2025 der reduzierte Katalog des § 34a UStDV mit sechs Angaben, darunter der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine ausfüllbare Vorlage finden Sie bei uns.

Rechnungen an Privatpersonen unterliegen denselben Pflichtangaben, wenn sie ausgestellt werden. Bei Werklieferungen und Leistungen am Grundstück kommt der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzu (Nr. 9), weil § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG auch Privatpersonen zur Aufbewahrung verpflichtet.

Folgen fehlender oder falscher Angaben

Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, darf der Empfänger die ausgewiesene Steuer nicht abziehen. Eine fehlende Steuernummer des Lieferanten, ein ungenauer Leistungszeitpunkt oder "Diverse Waren" als Leistungsbeschreibung reichen dafür aus. Prüfen Sie Eingangsrechnungen deshalb beim Eingang. Mehr dazu unter Vorsteuer.

Eine mangelhafte Rechnung kann berichtigt werden. § 31 Absatz 5 UStDV erlaubt die Berichtigung durch ein Dokument, das sich eindeutig und spezifisch auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Nur die fehlenden oder falschen Angaben müssen nachgereicht werden. Berichtigen kann nur der Aussteller, der Empfänger darf Angaben nicht selbst ergänzen. Wer als Aussteller einen zu hohen oder unberechtigten Steuerbetrag ausweist, schuldet ihn nach § 14c UStG, bis die Rechnung berichtigt ist.

Aufbewahrung von Rechnungen

Nach § 14b Absatz 1 UStG sind ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und gilt seit dem 1. Januar 2025, davor waren es zehn Jahre. § 147 Absatz 3 AO nennt für Buchungsbelege dieselben acht Jahre. Privatpersonen bewahren Rechnungen über Grundstücksleistungen zwei Jahre auf. Eine Übersicht nach Belegart steht unter Aufbewahrungsfrist.

E-Rechnung als Pflichtformat

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern schreibt § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG die E-Rechnung vor, § 27 Absatz 38 UStG gewährt Übergangsfristen:

Zeitraum	Empfang	Ausstellung im B2B-Geschäft
Seit 1. Januar 2025	Pflicht für alle Unternehmer	Freiwillig, Papier oder PDF mit Zustimmung bis 31. Dezember 2026 zulässig
Ab 1. Januar 2027	Pflicht	Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; kleinere Unternehmen dürfen bis 31. Dezember 2027 PDF oder Papier nutzen
Ab 1. Januar 2028	Pflicht	Pflicht für alle Unternehmer

Dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen. Die zehn Pflichtangaben ändern sich durch das Format nicht, maßgeblich ist der XML-Teil.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia liest jede eingehende Rechnung aus und prüft die zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG beziehungsweise die vier Angaben der Kleinbetragsrechnung. Fehlt die Steuernummer, der Leistungszeitpunkt oder die Empfängeranschrift, erkennt Kontevia den Mangel und bereitet eine Anfrage an den Aussteller vor, bevor Vorsteuer verloren geht. Vollständige Rechnungen übergibt Kontevia mit Buchungsvorschlag an den Steuerberater und archiviert sie acht Jahre im Originalformat.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Die zehn Angaben des § 14 Absatz 4 UStG: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und bei Gutschriften das Wort "Gutschrift".

Welche Angaben braucht eine Rechnung bis 250 Euro?

Nur vier nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt entfallen.

Muss ich einer Privatperson eine Rechnung ausstellen?

Nur bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerkerarbeiten am Haus (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 3 UStG). Dann ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen und muss den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten. Sonst ist die Rechnung an Privatpersonen freiwillig.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Der Rechnungsempfänger verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Berichtigung erfolgt nach § 31 Absatz 5 UStDV durch den Aussteller mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden Angaben ergänzt.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Absatz 1 UStG, § 147 Absatz 3 AO). Die Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für ausgestellte und empfangene Rechnungen. Privatpersonen bewahren Rechnungen über Grundstücksleistungen zwei Jahre auf.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Leistungen an andere inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Absatz 38 UStG). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen an Privatpersonen bleiben ausgenommen.