GoBD: Grundsätze, Anforderungen an Belege und was 2026 für kleine Betriebe gilt

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 legt fest, wie Unternehmen Belege digital erfassen, buchen und archivieren müssen.

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie legen aus, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der §§ 146 und 147 AO auf elektronische Buchführung und digitale Belege anwendet. Für Betriebsprüfer sind sie bindend, für Unternehmen sind sie der Maßstab, an dem die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gemessen wird.

Die erste Fassung stammt vom 14. November 2014. Die heute gültige Neufassung ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, anzuwenden seit dem 1. Januar 2020. Es wurde zweimal geändert:

Schreiben	Inhalt	Gilt ab
BMF vom 11. März 2024, IV D 2 - S 0316/21/10001 :002	Datenzugriff der Finanzverwaltung: Datenüberlassung statt Datenträgerüberlassung, Mitnahme der Daten, Löschung nach Bestandskraft (Rz. 159 ff.)	1. April 2024
BMF vom 14. Juli 2025, IV D 2 - S 0316/00128/005/088	E-Rechnung: Aufbewahrung des XML-Teils reicht (Rz. 119, 131), inhaltliche statt bildliche Übereinstimmung bei strukturierten Daten (Rz. 118), Zahlungsnachweise (Rz. 121)	14. Juli 2025

Die GoBD gelten für jeden, der steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führt: Kaufleute, Freiberufler, Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschuss-Rechner. Bei kleinen Betrieben ist nach Rz. 15 die Unternehmensgröße bei der Beurteilung zu berücksichtigen, die Grundsätze selbst gelten aber uneingeschränkt.

Die sechs Grundsätze

Grundsatz	Randziffer	Was er verlangt
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit	Rz. 30 ff.	Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens verschaffen können. Jede Buchung muss sich bis zum Beleg zurückverfolgen lassen und umgekehrt.
Vollständigkeit	Rz. 36 ff.	Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln erfasst, keiner fehlt, keiner doppelt.
Richtigkeit	Rz. 44	Geschäftsvorfälle werden so abgebildet, wie sie tatsächlich stattgefunden haben.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen	Rz. 45 ff.	Unbare Geschäftsvorfälle werden innerhalb von zehn Tagen erfasst (Rz. 47), Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich (§ 146 Absatz 1 AO). Bei periodenweiser Buchung müssen die unbaren Vorgänge eines Monats bis zum Ablauf des Folgemonats gebucht sein (Rz. 50).
Ordnung	Rz. 53 ff.	Belege sind so abgelegt, dass sie sich wiederfinden lassen, bar und unbar getrennt.
Unveränderbarkeit	Rz. 58 ff.	Eine Buchung oder ein Beleg darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Absatz 4 AO). Änderungen werden protokolliert.

Diese Grundsätze stammen nicht aus den GoBD selbst, sondern aus § 146 AO und den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Die GoBD übersetzen sie in Anforderungen an Software, Prozesse und Archive.

Anforderungen an Belege

Die GoBD widmen dem Belegwesen die Rz. 61 bis 81. Der Kern: Jeder Geschäftsvorfall ist durch einen Beleg nachzuweisen, und zwar urschriftlich oder als Kopie der Urschrift. Fehlt ein Fremdbeleg, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (Rz. 61). Ein Beleg muss erkennen lassen, um welchen Vorgang es geht, mit welchem Betrag, an welchem Tag und mit welchem Geschäftspartner.

Die Belegsicherung ist zeitnah vorzunehmen. Bis zur Buchung müssen Belege so aufbewahrt werden, dass sie nicht verloren gehen, etwa durch laufende Nummerierung, Ablage in Belegordnern oder Erfassung in einem digitalen System mit Zeitstempel. Thermobons, die nach Monaten verblassen, verletzen die Vollständigkeit, wenn sie unleserlich werden. Deshalb empfiehlt sich die sofortige bildliche Erfassung.

Belege fotografieren und Papier vernichten

Rz. 130 ff. regeln die bildliche Erfassung von Papierbelegen. Seit der Fassung von 2019 ist ausdrücklich klargestellt, dass auch Fotos mit dem Smartphone zulässig sind, auch im Ausland, wenn der Beleg dort entstanden ist und direkt vor Ort erfasst wird. Die Erfassung muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, bei farbrelevanten Informationen in Farbe, und die Rückseite einschließen, wenn sie Informationen trägt.

Nach Rz. 136 muss das Verfahren in einer Organisationsanweisung geregelt sein: wer erfasst, wann, welche Belege, wie die Qualität kontrolliert und wie Fehler protokolliert werden. Nach der Erfassung wird nur noch mit dem digitalen Beleg weitergearbeitet. Unter diesen Voraussetzungen darf das Papier nach Rz. 140 vernichtet werden, sofern keine andere Vorschrift das Original verlangt. Ausgenommen sind etwa Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Zollunterlagen und Urkunden mit Beweiskraft im Original. Die Schritte im Detail beschreibt der Ratgeber Belege fotografieren und Original wegwerfen.

Wichtig ist die Unveränderbarkeit des Fotos. Ein Bild in der Handy-Galerie oder in einem Cloud-Ordner ohne Protokoll lässt sich löschen oder ersetzen und erfüllt Rz. 58 ff. nicht. Verlangt wird ein Archiv mit Zeitstempel, Index, Zugriffsschutz und Protokollierung.

Verfahrensdokumentation

Rz. 151 ff. fordern für jedes System, das steuerlich relevante Daten verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt verständlich, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vernichtet werden, und besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Sie muss zur Praxis passen und bei Änderungen fortgeschrieben werden. Fehlt sie, ist das für sich genommen kein formeller Mangel, der die Buchführung verwirft, solange die Nachvollziehbarkeit anders gegeben ist. In der Betriebsprüfung ist sie aber das erste Dokument, nach dem gefragt wird.

Für kleine Betriebe muss das kein Handbuch sein. Für das ersetzende Scannen haben Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, aktuell Version 2.1 vom 27. Februar 2026, mit einem eigenen Kapitel zum Fotografieren mit Smartphone oder Tablet. Sie wird an den eigenen Betrieb angepasst, von allen Beteiligten gekannt und tatsächlich gelebt.

Keine GoBD-Zertifizierung

Wer nach "GoBD-konformer" Software sucht, findet zahlreiche Siegel. Die GoBD selbst stellen in Rz. 179 ff. klar: Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, weder in der Außenprüfung noch über eine verbindliche Auskunft. Eine amtliche Zertifizierung von Software gibt es nicht. Testate von Wirtschaftsprüfern bescheinigen, dass eine Software bei ordnungsgemäßem Einsatz die Anforderungen erfüllen kann. Ob die Buchführung im Betrieb ordnungsmäßig ist, entscheidet sich an Ablauf, Dokumentation und Kontrolle, nicht am Siegel. Auch das DATEV Hilfe-Center hält fest, dass es allgemeingültige Zertifizierungen für einzelne Systeme nicht gibt, weil das Gesamtverfahren Teil der Ordnungsmäßigkeit ist.

Was 2026 für kleine Betriebe gilt

• Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Die Fristen und was 2026 vernichtet werden darf, stehen unter Aufbewahrungsfrist.
• E-Rechnungen, also XRechnung und ZUGFeRD, werden als XML-Datei aufbewahrt. Ein Ausdruck reicht nicht, der PDF-Teil ist nur bei zusätzlichen Informationen nötig.
• Elektronische Kontoauszüge bleiben in der von der Bank gelieferten Form, Zahlungsnachweise von Zahlungsdienstleistern nur, wenn sie Buchungsbelege sind.
• Kassenbelege werden täglich, unbare Belege innerhalb von zehn Tagen erfasst. Wer monatlich zum Steuerberater geht, braucht eine Belegsicherung dazwischen, zum Beispiel die Erfassung per Foto am Tag des Kaufs.
• Für jeden Beleg gilt: fotografieren, unveränderbar ablegen, dann darf das Papier weg, wenn der Ablauf dokumentiert ist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den Beleg und senden ihn per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia versieht das Bild mit Zeitstempel und Index, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit, legt das Original unverändert im Archiv ab und hält es acht Jahre abrufbar. Aus den erkannten Daten entsteht ein Buchungsvorschlag, den Kontevia zusammen mit dem Beleg an den Steuerberater übergibt. Für die Verfahrensdokumentation stellt Kontevia eine Vorlage bereit, die den Ablauf vom Foto bis zur Übergabe beschreibt.

Was bedeutet die Abkürzung GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.

Für wen gelten die GoBD?

Für alle, die steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen: Kaufleute, Freiberufler, Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschuss-Rechner. Die Unternehmensgröße wird bei der Beurteilung berücksichtigt, die Grundsätze gelten aber für jeden Betrieb.

Was heißt GoBD-konform?

Dass Erfassung, Buchung und Archivierung die Grundsätze Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit einhalten und das Verfahren dokumentiert ist. Konform ist ein Gesamtverfahren im Betrieb, nicht ein einzelnes Programm.

Darf ich Belege nach den GoBD fotografieren?

Ja. Rz. 130 ff. erlauben die bildliche Erfassung mit dem Smartphone. Voraussetzungen sind ein geregelter Ablauf, eine vollständige und farbige Aufnahme, ein unveränderbares Archiv und eine Verfahrensdokumentation. Danach darf das Papier in der Regel vernichtet werden.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Die GoBD fordern sie in Rz. 151 ff. für jedes System mit steuerlich relevanten Daten. Fehlt sie, ist das allein kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange sie nachvollziehbar bleibt. In der Betriebsprüfung wird sie aber regelmäßig angefordert.

Gibt es eine GoBD-Zertifizierung?

Nein. Die Finanzverwaltung erteilt nach Rz. 179 ff. keine Positivtestate und zertifiziert keine Software. Testate von Wirtschaftsprüfern sind Entscheidungshilfen bei der Auswahl, ersetzen aber nicht die Prüfung des eigenen Verfahrens.

Wie schnell müssen Belege erfasst werden?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen. Wer periodenweise bucht, muss die unbaren Vorgänge eines Monats bis zum Ablauf des Folgemonats erfassen und die Belege bis dahin gegen Verlust sichern.