E-Rechnung: Definition, Formate, Pflicht 2025 bis 2028 und was ein PDF nicht ist

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 kennt das Umsatzsteuergesetz nur noch zwei Arten von Rechnungen. Die elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Texterkennung einlesen kann. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier, ein per E-Mail verschicktes PDF, ein Fax, ein eingescannter Beleg. Entscheidend ist also nicht der Übertragungsweg, sondern das Format.

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und der Syntaxliste nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Alternativ dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format extrahieren lassen, etwa über EDI-Verfahren.

Merkmal	E-Rechnung	Sonstige Rechnung
Rechtsgrundlage	§ 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG	§ 14 Absatz 1 Satz 4 UStG
Format	XML nach EN 16931, allein oder in ein PDF/A-3 eingebettet	Papier, PDF, Bild, Fax, Textdatei
Lesbar für	Software, Mensch nur mit Viewer oder über den PDF-Teil	Mensch direkt
Pflicht im inländischen B2B-Geschäft	Ja, nach Übergangsfristen bis 2028	Nur noch in Ausnahmefällen
Steuerlich maßgeblicher Teil	Die XML-Daten	Das Dokument selbst

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet, beide erfüllen die EN 16931.

Format	Aufbau	Lesbar ohne Software	Typischer Einsatz
XRechnung	Reine XML-Datei (Syntax UBL oder UN/CEFACT CII)	Nein	Öffentliche Auftraggeber, zunehmend auch B2B
ZUGFeRD ab Version 2.0.1	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrid)	Ja, über den PDF-Teil	Mittelstand, Handwerk, Gastronomie, Hotellerie

Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Bei hybriden Formaten ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 der strukturierte Teil führend: Weichen Bildteil und XML-Daten voneinander ab, gilt das XML. Für den Vorsteuerabzug ist deshalb der Dateninhalt zu prüfen, nicht das Bild. Weitere europäische Formate wie Factur-X (Frankreich) oder Peppol BIS Billing sind ebenfalls zulässig, solange sie der Norm entsprechen.

Übergangsfristen 2025 bis 2028

Die Pflicht kam mit dem Wachstumschancengesetz und gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG). Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Absatz 38 UStG.

Zeitraum	Empfang	Ausstellung
Seit 1. Januar 2025	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer, Vermieter mit Umsatzsteueroption und Betriebe mit nur steuerfreien Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach reicht.	Freiwillig. Papier oder PDF bleiben bis 31. Dezember 2026 zulässig, das PDF nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 1 UStG).
1. Januar 2027	Unverändert	Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Kleinere Betriebe dürfen bis 31. Dezember 2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 2 UStG).
1. Januar 2028	Unverändert	Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. EDI-Verfahren ohne EN-16931-Extraktion enden ebenfalls (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 3 UStG).

Die Zustimmung des Empfängers zu einer sonstigen elektronischen Rechnung ist formlos möglich, auch konkludent, etwa indem er die PDF-Rechnung widerspruchslos bezahlt. Ist die E-Rechnung vorgeschrieben, braucht der Aussteller keine Zustimmung mehr. Verweigert ein Empfänger den Empfang einer E-Rechnung, hat er keinen Anspruch auf eine andere Form, und der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Dauerhaft ausgenommen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 Satz 4 UStDV), also der typische Kassenbon oder die Tankquittung.
• Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 Absatz 1 Satz 2 UStDV), etwa Bahn- und Bustickets. Flugtickets und Taxiquittungen zählen umsatzsteuerlich nicht als Fahrausweise.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Sie dürfen stets eine sonstige Rechnung ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können.
• Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel ärztliche Leistungen, Wohnraumvermietung oder Versicherungsleistungen.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Unternehmer, die nicht im Inland ansässig sind.

In diesen Fällen darf der Aussteller trotzdem eine E-Rechnung schicken, wo sie gesetzlich vorgesehen wäre sogar ohne Zustimmung des Empfängers. Für eine Rechnung über 250 Euro an einen Gast mit Firmenanschrift gilt die Ausnahme nicht mehr.

E-Rechnung empfangen und öffnen

Für den Empfang genügt nach Abschnitt 14.1 Absatz 5 UStAE ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Ein eigenes Rechnungspostfach, ein Portal oder eine Schnittstelle sind zulässig, aber nicht vorgeschrieben. Die Pflicht ist mit dem Empfang nicht erledigt: Die Datei muss geöffnet, geprüft und unverändert archiviert werden.

Eine XRechnung lässt sich ohne Viewer nicht lesen. Dafür gibt es drei Wege: den E-Rechnungs-Viewer der Steuerverwaltung auf elster.de, die Software des Steuerberaters, die den XML-Teil visualisiert, oder einen Belegdienst, der die Datei liest und weiterreicht. Mit dem Werkzeug E-Rechnung öffnen zeigen Sie XRechnung und ZUGFeRD im Browser an. Eine ZUGFeRD-Datei öffnet sich wie jedes PDF, maßgeblich bleibt jedoch das eingebettete XML.

Beim Prüfen unterscheidet die Finanzverwaltung zwei Fehlerarten. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei den Syntaxvorgaben nicht entspricht; dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Daten unvollständig oder widersprüchlich sind, etwa wenn Steuerbetrag und Steuersatz nicht zusammenpassen; dann bleibt es eine E-Rechnung, die aber nicht ordnungsgemäß ist und berichtigt werden muss. Eine Validierung ersetzt die eigene Prüfung der Pflichtangaben nicht. Wie Sie den Posteingang organisieren, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung Pflicht: Empfang seit 2025.

Archivierung: XML acht Jahre

Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt vorliegen und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder ein Screenshot erfüllt das nicht. Seit der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 ist klargestellt, dass bei ZUGFeRD die Aufbewahrung der XML-Datei ausreicht; der PDF-Teil ist nur dann aufzubewahren, wenn er zusätzliche Informationen trägt, etwa Zahlungsbedingungen oder Anlagen. Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nach den GoBD gelten auch hier.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie leiten E-Rechnungen per E-Mail weiter oder laden sie hoch. Kontevia erkennt XRechnung und ZUGFeRD, liest den XML-Teil aus, zeigt eine lesbare Ansicht und prüft, ob die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG im Datensatz vorhanden sind und ob Bild und Daten übereinstimmen. Die Originaldatei wird unverändert mit Zeitstempel archiviert und acht Jahre vorgehalten. Den Buchungsvorschlag übergibt Kontevia zusammen mit der Datei an den Steuerberater.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist seit 1. Januar 2025 eine sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG. Nur ein PDF/A-3 mit strukturiertem XML-Teil, wie bei ZUGFeRD, gilt als E-Rechnung. Ein per E-Mail verschicktes PDF darf bis Ende 2026 noch mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 ab 1. Januar 2027, alle übrigen ab 1. Januar 2028. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen, auf Papier oder als PDF. Sie müssen aber seit 2025 E-Rechnungen von Lieferanten empfangen, öffnen und acht Jahre als XML-Datei archivieren können.

Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?

Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als PDF mit eingebettetem XML, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate sind zulässig, wenn sie vereinbart wurden und sich normkonform auslesen lassen.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Nach Abschnitt 14.1 Absatz 5 UStAE genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Ein besonderes Rechnungspostfach ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die XML-Datei nach dem Empfang gelesen, geprüft und unverändert aufbewahrt wird.

Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?

Acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Absatz 1 UStG), und zwar als XML-Datei in der empfangenen Form, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Bei ZUGFeRD genügt der XML-Teil, der PDF-Teil ist nur bei zusätzlichen Informationen aufzubewahren.

Was passiert, wenn ich 2028 noch Papierrechnungen ausstelle?

Die Rechnung erfüllt dann nicht die Form des § 14 UStG. Für den Empfänger kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, bis eine E-Rechnung mit eindeutigem Bezug zur Ursprungsrechnung nachgereicht wird. Der Aussteller riskiert ein Bußgeld nach § 26a Absatz 2 UStG, wenn die Rechnung nicht in der vorgeschriebenen Form erteilt wird.