ZUGFeRD: Format, Profile, Unterschied zur XRechnung und wie Sie die Datei öffnen

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält die lesbare Rechnung und zusätzlich dieselben Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei nach dem Standard UN/CEFACT CII. Steuerlich maßgeblich ist der XML-Teil.

Was bedeutet die Abkürzung ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist ein Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, der das Format seit 2014 entwickelt und kostenfrei veröffentlicht. Die Grundlage bilden die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.

Das französische Schwesterformat heißt Factur-X. Seit Version 2.1 geben FeRD und der französische Verband FNFE-MPE beide Spezifikationen gemeinsam heraus, technisch sind sie identisch. Eine Factur-X-Datei ist deshalb eine ZUGFeRD-Datei und umgekehrt.

Wie das Format aufgebaut ist

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige Datei mit der Endung .pdf. Sie besteht aus zwei Schichten:

Schicht	Inhalt	Zweck
PDF/A-3 (ISO 19005-3)	Die Rechnung, wie Sie sie am Bildschirm oder gedruckt sehen	Lesen durch Menschen, Langzeitarchivierung
Eingebettete XML-Datei (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, CII)	Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen, Beträge, Steuersätze als strukturierte Daten	Automatische Verarbeitung durch Software

Die XML-Datei heißt seit Version 2.1 factur-x.xml. Ältere Dateien aus ZUGFeRD 1.0 und 2.0 tragen den Namen zugferd-invoice.xml, im Profil XRECHNUNG ist auch xrechnung.xml zulässig. Das PDF/A-3-Format ist Pflicht, weil nur dieser Standard das Einbetten von Dateianhängen für die Archivierung erlaubt.

Die Profile von MINIMUM bis XRECHNUNG

ZUGFeRD definiert sechs Profile. Ein Profil legt fest, welche Datenfelder im XML enthalten sein müssen. Je höher das Profil, desto vollständiger die strukturierten Daten.

Profil	Inhalt des XML	Gilt als E-Rechnung nach § 14 UStG?
MINIMUM	Nur Kopfdaten wie Betrag, Parteien, Rechnungsnummer, keine Positionen	Nein, nur Buchungshilfe
BASIC WL (without lines)	Kopfdaten mit Steuerinformationen, ohne Rechnungspositionen	Nein, nur Buchungshilfe
BASIC	Vollständige Rechnung mit einfachen Positionen, Teilmenge der EN 16931	Ja
EN 16931 (früher COMFORT)	Alle Felder der europäischen Norm	Ja
EXTENDED	EN 16931 plus Erweiterungen, etwa für Branchenanforderungen, mehrere Lieferungen oder Bruttopreise	Ja
XRECHNUNG	Referenzprofil, das die nationalen Regeln der XRechnung im CII-Format abbildet	Ja

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als zulässiges Format für die E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Diese beiden enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung. Erhalten Sie eine solche Datei, zählt nur der PDF-Teil als sonstige Rechnung.

Aktuelle Version 2.5.2

Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026, parallel zu Factur-X 1.09.2. Sie ist ein Korrigendum zu Version 2.5 vom 10. Juni 2026, die Codelisten und Validierungsregeln an die überarbeitete Norm EN 16931 angepasst und das Profil EXTENDED erweitert hat. Die nächste Version ist für Herbst 2026 angekündigt und soll Bruttorechnungen unterstützen. Die Vorgängerversionen 2.2 (März 2022) und 2.3 (2024) sind weiterhin im Umlauf und bleiben als E-Rechnung zulässig. Aus Empfängersicht spielt die Versionsnummer keine Rolle, solange die Datei ein Profil ab BASIC trägt.

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied

Beide Formate setzen die Norm EN 16931 um, unterscheiden sich aber im Aufbau und in der Herkunft.

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Herausgeber	FeRD, Verbände und Wirtschaft	KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats
Dateityp	PDF mit eingebettetem XML	Reine XML-Datei ohne Bildteil
Syntax	UN/CEFACT CII	UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII
Lesbar ohne Software	Ja, über den PDF-Teil	Nein, nur mit Viewer
Typischer Einsatz	Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)	Rechnungen an Behörden (B2G), dort Pflicht
Aktuelle Version	2.5.2 (August 2026)	3.0, Spezifikation 3.0.2, gültig mindestens bis 31. Juli 2027

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung mit Leitweg-ID der Standard. Bundesbehörden nehmen auch das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG an, aber nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreiteter, weil der Empfänger das PDF ohne Zusatzsoftware öffnen kann. Rechtlich sind beide gleichwertig. Die Bezeichnung "Unterschied XRechnung und ZUGFeRD" verkürzt sich also auf: XRechnung ist nur XML, ZUGFeRD ist XML plus PDF.

Das Original ist die XML-Datei

Das ist der Punkt, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird. Bei einer hybriden Rechnung sind die strukturierten Daten der führende Teil. Weicht das PDF-Bild vom XML ab, etwa bei Betrag, Steuersatz oder Rechnungsnummer, gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 das XML. Für die Aufbewahrung nach § 14b UStG reicht nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 131) der strukturierte Teil. Den PDF-Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Ein Ausdruck des PDF ersetzt die Datei nicht.

Praktisch heißt das: Die empfangene Datei wird unverändert acht Jahre archiviert, als Datei, nicht als Papier. Mehr zur Frist unter Aufbewahrungsfrist, zu den Anforderungen an das Archiv unter GoBD.

ZUGFeRD-Datei öffnen und lesen

Den PDF-Teil öffnen Sie wie jedes PDF. Den XML-Teil sehen Sie in jedem PDF-Programm, das Dateianhänge anzeigt: In Adobe Acrobat Reader über das Büroklammer-Symbol oder die Seitenleiste "Anlagen", in anderen Readern über die Anhang-Ansicht. Dort liegt die factur-x.xml und lässt sich speichern oder in einem Texteditor anzeigen.

Lesbar aufbereitet wird das XML mit einem Viewer:

• Die Steuerverwaltung bietet unter elster.de einen E-Rechnungs-Viewer, in den Sie die Datei hochladen.
• Die KoSIT stellt eine Visualisierungskomponente und einen Validator als Open Source auf GitHub bereit, die XRechnung und CII-Dateien prüfen.
• Buchhaltungs- und Kanzleisoftware wie die DATEV-Programme lesen den XML-Teil direkt aus und zeigen ihn im Beleg-Viewer.
• Kostenfreie Validatoren aus der ZUGFeRD-Community und das Open-Source-Projekt Mustangproject prüfen, ob eine Datei dem gewählten Profil entspricht.

Beim Prüfen gilt: Vergleichen Sie Betrag, Steuer und Rechnungsnummer zwischen Bild und XML. Stimmen sie nicht überein, fragen Sie beim Aussteller nach, bevor Sie zahlen.

ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen nach § 27 Absatz 38 UStG:

Zeitraum	Wer darf noch Papier oder einfaches PDF ausstellen?
Bis 31. Dezember 2026	Alle Unternehmen, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr
Ab 1. Januar 2028	Niemand mehr bei inländischen B2B-Umsätzen

Wer ab 2027 mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 erzielt, muss seine Ausgangsrechnungen an Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, etwa als ZUGFeRD ab Profil BASIC oder als XRechnung. Was beim Empfang zu tun ist, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie leiten ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail weiter oder laden sie hoch. Kontevia erkennt das Profil, liest den XML-Teil aus, zeigt eine lesbare Ansicht und prüft Pflichtangaben sowie Abweichungen zwischen Bild und Daten. Die Originaldatei wird unverändert archiviert. Den Buchungsvorschlag mit Beleg übergibt Kontevia an den Steuerberater, die Integrationen zeigen, über welche Wege.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?

Ja, ab Version 2.0.1 und ab dem Profil BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nur als Buchungshilfe. Bei ihnen zählt allein der PDF-Teil als sonstige Rechnung.

Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?

Als PDF mit jedem PDF-Programm. Den XML-Teil zeigt die Anhang-Ansicht des Readers, etwa die Seitenleiste "Anlagen" in Adobe Acrobat Reader. Lesbar aufbereitet wird das XML im E-Rechnungs-Viewer von ELSTER oder in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil und der Standard für Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML. Beide setzen die Norm EN 16931 um und sind rechtlich gleichwertig.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026, identisch mit Factur-X 1.09.2. Ältere Versionen ab 2.0.1 bleiben als E-Rechnung zulässig. Die nächste Version ist für Herbst 2026 angekündigt.

Muss ich das PDF oder das XML aufbewahren?

Das XML. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 reicht der strukturierte Teil. Den PDF-Teil bewahren Sie nur zusätzlich auf, wenn er weitere steuerlich relevante Informationen enthält. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Mit Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die das Format unterstützt. Die Software erzeugt PDF und XML aus denselben Daten. Ein manuell erstelltes PDF ist keine ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn es wie eine aussieht.

Ab wann muss ich ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.