Bewirtungsbeleg Vorlage 2026: PDF und Word kostenlos, mit allen Pflichtangaben

Die Vorlage ist ein einseitiger Bewirtungsbeleg zum Ausfüllen am Bildschirm oder per Hand. Sie enthält alle Felder, die § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG und das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 für den Nachweis einer geschäftlichen Bewirtung verlangen: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe der Aufwendungen, Trinkgeld und Unterschrift. Dazu kommt eine Checkliste für die Rechnung des Restaurants, getrennt nach Beträgen bis und über 250 Euro. Die Vorlage richtet sich an Selbstständige, kleine Unternehmen und Gastronomen, die Geschäftsessen als Betriebsausgabe ansetzen wollen. PDF und Word stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Was die Vorlage enthält

• Felder für Ort, Datum und Name des Restaurants
• Tabelle für die Teilnehmer mit Name, Firma und Funktion, einschließlich der bewirtenden Person
• Feld für den konkreten Anlass der Bewirtung
• Betragsblock mit Rechnungsbetrag, Trinkgeld und Gesamtbetrag
• Ankreuzfelder zur Prüfung der Rechnung: TSE-Merkmale, Einzelpositionen, Betragsgrenze 250 Euro
• Datum und Unterschrift der bewirtenden Person
• Feld für die Belegnummer, über die Sie Eigenbeleg und Rechnung verknüpfen

Die Word-Version lässt sich mit Ihrem Firmennamen anpassen. Die PDF-Version ist für den Ausdruck gedacht, zum Beispiel als Vorrat im Auto oder in der Kanzlei.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Der Nachweis besteht aus zwei Teilen: Ihrem Eigenbeleg und der Rechnung des Restaurants. Das Gesetz verlangt in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung in der Gaststätte genügen auf dem Eigenbeleg die Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung ist beizufügen.

Angabe	Wo	Grundlage	Hinweis
Ort und Tag der Bewirtung	Rechnung, sonst Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG, BMF 19.11.2025 Rn. 7	Tag muss maschinell auf der Rechnung stehen, handschriftlich oder per Stempel reicht nicht
Teilnehmer mit Namen	Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG, BMF Rn. 2	Alle Personen einschließlich Ihrer eigenen und bewirteter Mitarbeiter
Anlass der Bewirtung	Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG, BMF Rn. 2	Konkret formulieren, "Geschäftsessen" allein genügt nicht
Höhe der Aufwendungen	Rechnung und Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG, BMF Rn. 8	Rechnungsbetrag plus Trinkgeld
Unterschrift der bewirtenden Person	Eigenbeleg	BMF Rn. 1	Bei digitalen Belegen elektronische Unterschrift oder Genehmigung mit Zeitstempel
Name und Anschrift des Restaurants	Rechnung	§ 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG	Vollständig, nicht nur der Markenname
Ausstellungsdatum	Rechnung	§ 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG	Immer erforderlich
Einzelpositionen der Speisen und Getränke	Rechnung	§ 33 UStDV, BMF Rn. 6	"Speisen und Getränke" als Sammelbegriff reicht nicht
Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag	Rechnung	§ 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG	Bei Speisen 7 Prozent, bei Getränken 19 Prozent
TSE-Merkmale (Transaktionsnummer, Seriennummer, Prüfwert)	Rechnung	§ 146a AO, § 6 KassenSichV, BMF Rn. 13	Nur bei Betrieben mit elektronischer Kasse, gerne als QR-Code
Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants	Rechnung über 250 Euro	§ 14 Abs. 4 UStG, BMF Rn. 10	Bis 250 Euro entbehrlich
Fortlaufende Rechnungsnummer	Rechnung über 250 Euro	§ 14 Abs. 4 UStG, BMF Rn. 11	Bis 250 Euro entbehrlich
Name des Bewirtenden als Leistungsempfänger	Rechnung über 250 Euro	§ 14 Abs. 4 UStG, BMF Rn. 12	Rechnung auf den Firmennamen ausstellen lassen

Die Grenze von 250 Euro ist der Bruttobetrag der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Liegt die Rechnung darüber, müssen zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer und Ihr Name als Leistungsempfänger auf der Rechnung stehen. Eine handschriftliche Ergänzung des Namens durch das Restaurant, die das Schreiben von 2021 noch zuließ, ist im aktuellen Schreiben nicht mehr vorgesehen.

Die Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, 30 Prozent bleiben außen vor. Die Vorsteuer aus der Rechnung können Sie dagegen zu 100 Prozent abziehen, weil § 15 Absatz 1a Satz 2 UStG das Abzugsverbot für angemessene und nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen ausdrücklich ausnimmt. Nach § 4 Absatz 7 EStG müssen Bewirtungskosten außerdem einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Lassen Sie sich im Restaurant die Rechnung geben und prüfen Sie sie noch am Tisch: Einzelpositionen, Datum, Name und Anschrift des Betriebs. Trägt der Bon eine Transaktionsnummer oder eine Seriennummer, stammt er aus einer Kasse mit TSE.
2. Liegt der Betrag über 250 Euro, bitten Sie um eine Rechnung auf Ihren Firmennamen mit Rechnungsnummer und Steuernummer des Restaurants.
3. Lassen Sie das Trinkgeld auf der Rechnung ausweisen oder von der Bedienung quittieren.
4. Tragen Sie Ort, Datum und Restaurant in die Vorlage ein, falls die Angaben nicht vollständig aus der Rechnung hervorgehen.
5. Listen Sie alle Teilnehmer mit Namen auf, auch sich selbst und eigene Mitarbeiter. Bei Geschäftspartnern ergänzen Sie Firma und Funktion.
6. Formulieren Sie den Anlass so, dass der geschäftliche Bezug erkennbar ist, zum Beispiel "Abstimmung Angebot Küchenumbau Projekt Müller".
7. Übertragen Sie Rechnungsbetrag und Trinkgeld, bilden Sie die Gesamtsumme.
8. Unterschreiben Sie zeitnah, am besten noch am selben Tag. Vergeben Sie eine Belegnummer und notieren Sie sie auf Rechnung und Eigenbeleg, damit beide eindeutig zusammengehören.
9. Heften Sie den Bon an den Eigenbeleg oder legen Sie beide zusammen digital ab. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt nach § 147 Absatz 3 AO acht Jahre.

Häufige Fehler

• Teilnehmer und Anlass werden Wochen später aus dem Kalender rekonstruiert. Das BMF-Schreiben verlangt zeitnahe Angaben.
• Die Rechnung weist nur "Speisen und Getränke" aus. Ohne Einzelpositionen fehlt die Leistungsbeschreibung.
• Der Bon stammt aus einem Betrieb mit elektronischer Kasse, ist aber handschriftlich oder ohne TSE-Merkmale. Solche Belege sind nach Rn. 13 vollständig vom Abzug ausgeschlossen.
• Die Rechnung über 250 Euro nennt den Bewirtenden nicht.
• Der Eigenbeleg ist nicht unterschrieben oder als Foto in der Handy-Galerie ohne Zeitstempel und Genehmigung abgelegt.
• Rechnung und Eigenbeleg liegen getrennt ab, ohne Belegnummer oder Verweis. Lässt sich einer Rechnung kein Eigenbeleg zuordnen, wird der Abzug versagt.
• Das Trinkgeld steht nur als handschriftliche Notiz auf dem Bon, ohne Ausweis durch das Restaurant und ohne Quittung.
• Bewirtungskosten laufen auf einem allgemeinen Aufwandskonto statt auf einem eigenen Konto.

Wie sieht ein richtiger Bewirtungsbeleg aus?

Ein vollständiger Bewirtungsbeleg besteht aus der maschinell erstellten Rechnung des Restaurants mit Einzelpositionen, Datum und bei elektronischer Kasse mit TSE-Merkmalen sowie Ihrem unterschriebenen Eigenbeleg mit Teilnehmern, Anlass, Höhe einschließlich Trinkgeld und Datum. Beide Teile gehören zusammen abgelegt.

Was ändert sich beim Bewirtungsbeleg über 250 Euro?

Über 250 Euro brutto muss die Rechnung zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, eine fortlaufende Rechnungsnummer und Ihren Namen als Leistungsempfänger enthalten. Grundlage ist § 14 Absatz 4 UStG, weil die Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV dann nicht mehr greift.

Darf ich den Bewirtungsbeleg handschriftlich ausfüllen?

Ja, der Eigenbeleg darf handschriftlich ausgefüllt werden, dafür ist die PDF-Vorlage gedacht. Die Rechnung des Restaurants dagegen muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Ein handgeschriebener Restaurantbon aus einem Betrieb mit elektronischer Kasse wird nicht anerkannt.

Wie wird das Trinkgeld nachgewiesen?

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten. Das Restaurant kann es auf der maschinell erstellten Rechnung zusätzlich ausweisen, oder die Bedienung quittiert den Betrag auf der Rechnung. Steht das Trinkgeld nicht auf der Rechnung, tragen Sie die Feststellungslast. Eine eigene handschriftliche Notiz ist der schwächste Nachweis.

Wie viel von den Bewirtungskosten ist abzugsfähig?

Angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, 30 Prozent nicht. Die Vorsteuer aus der Rechnung ist zu 100 Prozent abziehbar. Bei einer Bewirtung ausschließlich eigener Mitarbeiter, etwa einer Betriebsfeier, gilt die 70-Prozent-Kürzung nicht.

Gilt die Vorlage auch für eine Bewirtung im eigenen Betrieb?

Ja. Bei einer Bewirtung in den eigenen Räumen gibt es keine Restaurantrechnung, deshalb müssen alle Angaben, auch Ort, Tag und Höhe, auf dem Eigenbeleg stehen. Die Einkaufsbelege für Speisen und Getränke fügen Sie bei. Die 70-Prozent-Regel gilt ebenso.

Kann ich den Bewirtungsbeleg komplett digital führen?

Ja. Nach Rn. 18 bis 22 des BMF-Schreibens dürfen Rechnung und Eigenbeleg digital vorliegen, wenn der Eigenbeleg zeitnah erstellt, elektronisch unterschrieben oder genehmigt wird, Erstellungs- und Genehmigungszeitpunkt aufgezeichnet werden, beide Dokumente verknüpft sind und die GoBD eingehalten werden.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren den Restaurantbon und senden ihn per WhatsApp. Kontevia liest Restaurant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, erkennt, ob die Pflichtangaben für die Betragsgrenze vollständig sind und ob TSE-Merkmale vorhanden sind, und fragt Anlass und Teilnehmer bei Ihnen ab. Daraus entsteht der digitale Eigenbeleg mit Zeitstempel und Ihrer Freigabe, fest mit dem Bon verknüpft. Kontevia übergibt beides zusammen mit einem Buchungsvorschlag inklusive 70/30-Aufteilung an Ihren Steuerberater, der prüft und bucht.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.