Kassenbuch 2026: Pflicht, Pflichtangaben, Excel und TSE-Kasse

Ein Kassenbuch ist die chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und Barausgaben eines Betriebs mit täglichem Kassenbestand. Buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeschäften müssen es nach § 146 AO täglich, vollständig und unveränderbar führen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zum Kassenbuch folgt aus der Buchführungspflicht: Wer bilanziert, führt das Kassenkonto laufend und nachprüfbar, und das Kassenbuch ist das Grundbuch dafür. Buchführungspflichtig sind Kaufleute nach § 238 HGB, deren Pflicht über § 140 AO auch steuerlich gilt, also jede GmbH, UG, OHG und KG sowie eingetragene Einzelkaufleute. Dazu kommen nach § 141 AO Gewerbetreibende mit mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr, sobald das Finanzamt sie auf den Beginn der Pflicht hingewiesen hat.

Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss kein Kassenbuch im formellen Sinn führen. Die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 AO gilt aber auch für ihn: Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich. Wer eine offene Ladenkasse ohne Technik führt, kommt um einen täglichen Kassenbericht nicht herum, der die Tageseinnahme aus dem gezählten Bestand zurückrechnet. Führt ein EÜR-Rechner freiwillig ein Kassenbuch, muss es nach Auffassung der IHK den gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang genügen. Eine Vorlage für den Einstieg finden Sie unter Kassenbuch Vorlage.

Pflichtangaben eines Eintrags

Das Gesetz schreibt kein Formular vor. Aus § 146 AO, den GoBD und der Praxis der Finanzverwaltung ergibt sich aber ein fester Mindestinhalt je Geschäftsvorfall:

Angabe	Zweck
Laufende Nummer des Eintrags	Vollständigkeit, keine Lücke und keine doppelte Erfassung
Datum des Geschäftsvorfalls	Zeitgerechte Erfassung, Tagesabschluss
Belegnummer	Verknüpfung mit Quittung, Z-Bon, Eingangsrechnung oder Eigenbeleg; keine Buchung ohne Beleg
Buchungstext	Erklärung des Vorgangs, etwa "Tageseinnahme Z-Bon 214" oder "Großmarkt Gemüse"
Einnahme oder Ausgabe mit Betrag	Getrennte Spalten, nie saldiert
Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag	Trennung nach 7 Prozent, 19 Prozent und steuerfrei
Kassenbestand nach jedem Eintrag	Kassensturzfähigkeit, darf nie negativ sein

Privatentnahmen, Privateinlagen und Geldtransit zur Bank sind ebenfalls Kassenbewegungen und gehören ins Kassenbuch. Unbare Umsätze wie Kartenzahlungen dürfen nach Rz. 55 GoBD nur kurzzeitig im Kassenbuch mitlaufen, wenn sie gesondert gekennzeichnet und unmittelbar wieder auf ein eigenes Konto umgetragen werden. Der Bestand des Vortags ist der Anfangsbestand des Tages.

Kassensturzfähigkeit und tägliche Aufzeichnung

Der zentrale Maßstab jeder Kassenprüfung ist die Kassensturzfähigkeit: Zu jedem Zeitpunkt muss sich der Sollbestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlich gezählten Bargeld vergleichen lassen. Bei einer offenen Ladenkasse ergibt sich die Tageseinnahme retrograd, also rückwärts aus dem gezählten Endbestand abzüglich Anfangsbestand und Einlagen, zuzüglich Ausgaben und Entnahmen. Ein Zählprotokoll mit Stückelung der Münzen und Scheine ist nicht vorgeschrieben, belegt aber, dass tatsächlich gezählt wurde.

§ 146 Absatz 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, Rz. 48 GoBD wiederholt das ohne Ausnahme. Ein Kassenbuch, das am Wochenende für die ganze Woche nachgetragen wird, ist formell fehlerhaft, auch wenn alle Zahlen stimmen.

Kassenbuch in Excel: wo die Grenze liegt

§ 146 Absatz 4 AO verbietet Änderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder bei denen offen bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später erfolgt sind. Die GoBD konkretisieren das in Rz. 58 bis 60 als Grundsatz der Unveränderbarkeit: Änderungen und Löschungen an elektronischen Aufzeichnungen müssen protokolliert werden. Rz. 110 ergänzt, dass die Ablage von Daten in einem Dateisystem die Anforderung regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen die Unveränderbarkeit gewährleisten.

Eine Excel-Datei auf der Festplatte ist genau so ein Fall. Jede Zelle lässt sich überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Für Buchführungspflichtige ist ein loses Excel-Kassenbuch deshalb ein formeller Mangel, der die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO infrage stellt und dem Finanzamt den Weg zur Schätzung nach § 162 AO öffnet.

Zulässig wird die Tabelle erst mit einer der in Rz. 110 GoBD genannten Maßnahmen: eine Software mit Festschreibung, bei der jeder Eintrag nach dem Tagesabschluss gesperrt und jede spätere Änderung protokolliert wird, oder organisatorisch der tägliche Ausdruck des Tagesblatts mit Datum und Unterschrift, der dann das eigentliche Kassenbuch ist und fortlaufend abgelegt wird. Das gebundene Papierkassenbuch bleibt erlaubt; Fehler werden dort so gestrichen, dass der alte Eintrag lesbar bleibt.

Elektronische Kasse mit TSE

Wer eine elektronische oder computergestützte Kasse einsetzt, unterliegt § 146a AO. Die Kasse muss jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Welche Systeme das betrifft, regelt § 1 KassenSichV: Registrierkassen und PC-Kassen, auch app-basierte, sowie Taxameter; Buchhaltungsprogramme und Automaten nicht. Für jeden Vorgang ist nach § 146a Absatz 2 AO ein Beleg zu erstellen, die Bonpflicht, mit den Angaben des § 6 KassenSichV wie Transaktionsnummer, Seriennummer und Prüfwert. Anschaffung und Außerbetriebnahme einer Kasse sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats elektronisch zu melden (§ 146a Absatz 4 AO).

Die TSE-Kasse ersetzt das Kassenbuch nicht, sondern liefert dessen Einnahmeseite. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) wird als Einnahme mit Trennung nach Steuersätzen eingetragen, dazu kommen alle Barausgaben, Bankeinzahlungen, Privatentnahmen und Trinkgeldauszahlungen, die die Kasse nicht kennt. Die Einzeldaten der Kasse bleiben daneben über die digitale Schnittstelle DSFinV-K maschinell auswertbar aufbewahrt. § 146a AO gilt für Bilanzierer und EÜR-Rechner gleich.

Kassen-Nachschau

Seit 2018 darf das Finanzamt nach § 146b AO ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, um die Kassenführung zu prüfen. Der Prüfer kann den Kassenbestand zählen, Kassenbuch, Z-Bons und Organisationsunterlagen wie die Verfahrensdokumentation verlangen und die Kassendaten über die einheitliche digitale Schnittstelle auslesen lassen. Die Kosten trägt der Betrieb. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen, das muss er schriftlich mitteilen.

Typische Fehler in der Gastronomie

• Kassenbuch wird wochenweise aus Z-Bons nachgetragen statt täglich.
• Negativer Kassenbestand, weil Bankeinzahlungen oder Privateinlagen nicht erfasst wurden. Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten.
• Trinkgelder für Mitarbeiter laufen durch die Kasse, werden aber nicht als Ausgabe eingetragen.
• Z-Bons fehlen oder enthalten Trainingsbuchungen und Stornos ohne Erläuterung.
• Speisen und Getränke werden nicht nach 7 und 19 Prozent getrennt; seit 2026 gilt der ermäßigte Satz auf Speisen dauerhaft.

Jeder dieser Punkte ist ein formeller Mangel. Treffen mehrere zusammen, verwirft der Prüfer die Kassenführung und schätzt die Einnahmen hinzu, in der Gastronomie häufig über Wareneinsatz und Rohgewinnaufschlag.

Aufbewahrung: zehn Jahre für das Buch, acht für die Belege

Das Kassenbuch gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO und ist zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Für die zugehörigen Buchungsbelege, also Z-Bons, Quittungen, Eigenbelege und Zählprotokolle, gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Absatz 3 AO). Thermobons verblassen vorher, digitalisieren Sie sie zeitnah. Eine Übersicht nach Belegart steht unter Aufbewahrungsfrist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den täglichen Z-Bon, die Barquittungen vom Großmarkt und das Zählprotokoll und senden alles per WhatsApp oder E-Mail. Kontevia erkennt Datum, Z-Nummer, Summen je Steuersatz, Zahlungsarten und Stornos, ordnet Barausgaben den Belegen zu und meldet fehlende Tage oder einen rechnerisch negativen Bestand. Die Belege mit Buchungsvorschlag, getrennt nach 7 und 19 Prozent, übergibt Kontevia an den Steuerberater. Das Kassenbuch selbst führen Sie weiterhin in der Kasse, in Ihrer Software oder auf Papier.

Wer ist zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet?

Buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeschäften, also Kapitalgesellschaften, eingetragene Kaufleute und Gewerbetreibende über 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn (§ 238 HGB, § 141 AO). Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen kein formelles Kassenbuch führen, aber Bareinnahmen und Barausgaben nach § 146 Absatz 1 AO täglich und einzeln aufzeichnen.

Welche Angaben muss ein Kassenbucheintrag enthalten?

Laufende Nummer, Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahme oder Ausgabe mit Betrag, Umsatzsteuersatz mit Steuerbetrag und den Kassenbestand nach dem Eintrag. Privatentnahmen, Privateinlagen und Geldtransit zur Bank sind ebenfalls einzutragen.

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Für Buchführungspflichtige nur mit zusätzlichen Maßnahmen. Eine frei änderbare Excel-Datei verletzt § 146 Absatz 4 AO und Rz. 58 ff. und 110 GoBD, weil Änderungen keine Spur hinterlassen. Zulässig ist eine Software mit Festschreibung und Änderungsprotokoll oder der tägliche Ausdruck mit Unterschrift, der dann als Kassenbuch abgelegt wird.

Was bedeutet Kassensturzfähigkeit?

Dass sich der Sollbestand laut Kassenbuch jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bargeld vergleichen lässt und die Tageseinnahme aus dem gezählten Bestand zurückgerechnet werden kann. Fehlt diese Möglichkeit, etwa durch Nachtragen Tage später oder einen negativen Bestand, ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß.

Muss das Kassenbuch täglich geführt werden?

Ja. § 146 Absatz 1 Satz 2 AO und Rz. 48 GoBD verlangen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Ein Nachtrag am nächsten Geschäftstag ist nur aus zwingenden geschäftlichen Gründen vertretbar, wenn der Kassenbestand trotzdem nachvollziehbar bleibt.

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Zehn Jahre, weil es zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO zählt. Die Belege dazu, also Z-Bons, Quittungen und Zählprotokolle, sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder der Belegentstehung.