XRechnung: Standard, Pflicht, Unterschied zu ZUGFeRD und wie Sie die XML-Datei öffnen

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, herausgegeben von der KoSIT. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der Norm EN 16931 in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII, ohne Bildteil und nur mit Software lesbar.

Herausgeber und Rechtsgrundlage

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen pflegt die XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats, des Gremiums von Bund und Ländern für die Verwaltungsdigitalisierung. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die alle öffentlichen Auftraggeber in Europa verpflichtet, elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931 anzunehmen. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm, fachlich eine "Core Invoice Usage Specification" (CIUS): Sie schränkt die Norm ein, etwa mit der Pflichtangabe der Leitweg-ID, und ergänzt sie um eine Extension für zusätzliche Felder.

Aktuelle Version 3.0

Gültig ist XRechnung 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024. Die aktuelle Fassung der Spezifikation ist 3.0.2, das technische Bundle "3.0.2 Winter 2025/26 Bugfix" erschien am 31. Januar 2026. Weil die KoSIT im Sommer 2026 kein neues normatives Release veröffentlicht hat, bleibt Version 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig. Der Nachfolger XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 als Vorversion vor, die finale Spezifikation wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Als Empfänger spielt die Versionsnummer keine Rolle, als Aussteller an Behörden muss Ihre Software die gültige Version erzeugen.

UBL oder CII: die zwei Syntaxen

Die EN 16931 erlaubt zwei XML-Syntaxen, beide sind in der XRechnung zulässig und gleichwertig.

Merkmal	UBL 2.1	UN/CEFACT CII
Herkunft	OASIS Universal Business Language	UN/CEFACT Cross Industry Invoice
Wurzelelement	Invoice oder CreditNote	CrossIndustryInvoice
Verbreitung	Peppol, öffentliche Auftraggeber in Europa, die meisten Rechnungsportale	ZUGFeRD und Factur-X, deutsche Industrie
Typischer Einsatz	XRechnung an Behörden	Hybride PDF-Rechnungen, XRechnung aus ZUGFeRD-Software

Für den Empfänger macht die Syntax keinen Unterschied, der Inhalt sind dieselben Felder der EN 16931 (Business Terms, etwa BT-1 Rechnungsnummer). Für den Aussteller entscheidet die Software: Viele Programme erzeugen UBL, ZUGFeRD-Werkzeuge erzeugen CII.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adresse des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10 (Käuferreferenz) und ist dort Pflicht. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche, etwa 991-1234512345-06. Die Grobadressierung folgt dem amtlichen Regionalschlüssel: 991 steht für die unmittelbare Bundesverwaltung, 992 für die mittelbare Bundesverwaltung, bei Ländern und Kommunen beginnt sie mit dem zweistelligen Landesschlüssel. Die Feinadressierung umfasst bis zu 30 alphanumerische Zeichen, die Prüfziffer wird nach ISO/IEC 7064 im Verfahren Modulo 97-10 berechnet, wie bei der IBAN. Maßgeblich ist die Formatspezifikation Version 2.0.2 vom 28. Juli 2021. Die Leitweg-ID teilt Ihnen der Auftraggeber mit, meist im Auftrag oder in der Bestellung. Rechnungssteller brauchen keine eigene Leitweg-ID.

Pflicht bei Rechnungen an Behörden (B2G)

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen (§ 3 E-RechV), grundsätzlich als XRechnung. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro netto sowie geheimhaltungsbedürftige Vorgänge und Beschaffungen im Ausland (§§ 8 und 9 E-RechV). Die Länder haben eigene Verordnungen mit teils abweichenden Schwellen. Eingereicht wird über die Rechnungseingangsplattform des Bundes OZG-RE per Upload, E-Mail oder Peppol, kostenlos nach Registrierung. Ein PDF gilt dort nicht als E-Rechnung. Bundesbehörden nehmen auch das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG an, allerdings nur als reine XML-Datei ohne PDF.

E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B)

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen nach § 14 UStG empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die XRechnung ist dafür neben ZUGFeRD ab Profil BASIC das meistgenutzte Format. Für das Ausstellen gelten die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG:

Zeitraum	Papier oder einfaches PDF noch zulässig?
Bis 31. Dezember 2026	Ja, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar bis 31. Dezember 2027	Nur für Unternehmen mit Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr
Ab 1. Januar 2028	Nein, inländische B2B-Umsätze nur noch als E-Rechnung

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bestätigt, dass XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Was beim Eingang einer solchen Datei zu tun ist, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Herausgeber	KoSIT, IT-Planungsrat	FeRD, Verbände und Wirtschaft
Datei	Nur XML	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Syntax	UBL 2.1 oder CII	CII
Ohne Software lesbar	Nein	Ja, über den PDF-Teil
Pflicht	Bei Rechnungen an Bundesbehörden	Nirgends, aber als E-Rechnung zulässig
Typischer Einsatz	Behörden, Rechnungsportale, Peppol	Rechnungen zwischen Unternehmen

Rechtlich sind beide gleichwertig, beide setzen die EN 16931 um. Praktisch gilt: An Behörden senden Sie eine XRechnung, weil die Portale sie verlangen. An Unternehmen ist ZUGFeRD bequemer, weil der Empfänger das PDF ohne Zusatzprogramm öffnen kann. Wer Software mit beiden Formaten hat, wählt je nach Empfänger.

XRechnung öffnen und lesen

Eine XRechnung kommt als Datei mit der Endung .xml per E-Mail oder aus einem Portal. Im Browser oder in einem Texteditor sehen Sie den Quelltext mit allen Feldern, aber ohne Layout. Lesbar aufbereitet wird sie mit einem Viewer:

• Das kostenlose Werkzeug E-Rechnung öffnen auf kontevia.de zeigt XRechnung und ZUGFeRD im Browser als Rechnung an, ohne Anmeldung und ohne Installation.
• Die Steuerverwaltung bietet unter elster.de einen E-Rechnungs-Viewer, in den Sie die XML-Datei hochladen.
• Die KoSIT stellt eine Visualisierungskomponente mit XSL-Transformationen als Open Source bereit, die Softwarehersteller in ihre Programme einbauen.
• Buchhaltungs- und Kanzleiprogramme wie die DATEV-Produkte lesen die XRechnung direkt ein und zeigen sie im Beleg-Viewer.

Prüfen Sie nach dem Öffnen Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Leistungsbeschreibung. Was Sie sehen, ist eine Darstellung; steuerlich maßgeblich und aufzubewahren ist die XML-Datei selbst, unverändert und acht Jahre.

Validatoren

Ein Validator prüft, ob eine XRechnung den Regeln des Standards entspricht: XML-Schema, Geschäftsregeln der EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln, etwa ob die Leitweg-ID vorhanden ist. Die KoSIT veröffentlicht den Validator als Open-Source-Werkzeug in Java unter der Apache-Lizenz 2.0 auf GitHub, zusammen mit einer Konfiguration für die jeweils gültige XRechnung-Version. Länder und Dienstleister betreiben darauf aufbauende Online-Validatoren, Rechnungsportale wie die OZG-RE prüfen jede eingehende Datei automatisch. Als Aussteller lohnt sich die Prüfung vor dem Versand, als Empfänger genügt der Abgleich der Pflichtangaben nach § 14 UStG.

XRechnung erstellen

Eine XRechnung schreiben Sie nicht von Hand. Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erzeugen die XML-Datei aus den eingegebenen Daten, meist über einen Schalter "XRechnung" oder "E-Rechnung" beim Export. Für gelegentliche Rechnungen an Behörden bieten die Rechnungsportale von Bund und Ländern eine Weberfassung, in der Sie die Rechnung in ein Formular eintippen. Nötig sind in jedem Fall die Leitweg-ID des Empfängers, Ihre Bankverbindung, eine Zahlungsfrist und Kontaktdaten, denn diese Felder sind in der XRechnung Pflicht und fehlen auf vielen Papierrechnungen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie leiten XRechnungen per E-Mail weiter oder laden die XML-Datei hoch. Kontevia erkennt die Syntax, liest die Felder aus, zeigt eine lesbare Ansicht und prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die Originaldatei wird unverändert archiviert. Den Buchungsvorschlag mit Beleg übergibt Kontevia an den Steuerberater, die Integrationen zeigen die Wege dafür.

Was ist eine XRechnung?

Der deutsche Standard der KoSIT für elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII, ohne Bildteil. Sie ist bei Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht und im B2B-Verkehr eine zulässige E-Rechnung nach § 14 UStG.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Die XML-Datei zeigt jeder Browser oder Texteditor als Quelltext. Lesbar als Rechnung wird sie mit einem Viewer, etwa dem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung öffnen auf kontevia.de, dem E-Rechnungs-Viewer von ELSTER oder Ihrer Buchhaltungssoftware.

Ist die XRechnung Pflicht?

Bei Rechnungen an Bundesbehörden seit dem 27. November 2020, mit Ausnahme von Direktaufträgen bis 1.000 Euro netto. Die Länder haben eigene Regeln. Zwischen Unternehmen ist ab 2027 beziehungsweise 2028 eine E-Rechnung Pflicht, XRechnung oder ZUGFeRD sind dafür gleichermaßen zulässig.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist nur XML und der Standard für Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das sich ohne Zusatzsoftware lesen lässt und zwischen Unternehmen verbreiteter ist. Beide setzen die EN 16931 um und sind rechtlich gleichwertig.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Adresse des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung, Pflichtfeld BT-10 der XRechnung. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer, etwa 991-1234512345-06, und wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt.

Welche XRechnung-Version ist aktuell?

Version 3.0 mit der Spezifikation 3.0.2, Bundle vom 31. Januar 2026, gültig mindestens bis zum 31. Juli 2027. XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 als Vorversion vor und wird für das Frühjahr 2027 erwartet.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die das Format exportiert, oder über die Weberfassung eines Rechnungsportals wie der OZG-RE. Nötig sind Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsfrist und Kontaktdaten, die in der XRechnung Pflichtfelder sind.

Wie prüfe ich, ob eine XRechnung gültig ist?

Mit einem Validator, der Schema und Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung prüft. Die KoSIT stellt Validator und Konfiguration als Open Source bereit, Länder und Dienstleister betreiben darauf aufbauende Online-Prüfungen. Rechnungsportale validieren jede Datei automatisch beim Eingang.