Integration mit Ihrer Steuerkanzlei
DATEV, E-Rechnung und die Kanäle, über die Ihre Belege ankommen. Alles verbunden, nichts wird abgetippt.
Übergabe an die Steuerkanzlei
Die meisten Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV. Kontevia übergibt Belege mit Lieferant, Beträgen, Umsatzsteuer je Satz und einem Buchungsvorschlag. Die Kanzlei prüft und bucht.
DATEV Unternehmen online
Jeder erfasste Beleg geht als PDF oder XML per Upload-E-Mail an das Unternehmen online Ihrer Kanzlei. Belegbild und Metadaten kommen mit, die Kanzlei prüft und bucht.
DATEV-Format Export
Monatlich ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF, SKR03 oder SKR04) plus ZIP mit allen Belegbildern und document.xml. Lesbar auch von Addison, Agenda und anderen Kanzleiprogrammen.
XRechnung und ZUGFeRD
E-Rechnungen von Lieferanten werden aus der XML-Datei gelesen, nicht aus dem Bild. Die XML bleibt als Original im Archiv. Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.
DATEV Unternehmen online
Wenn Ihre Kanzlei Unternehmen online nutzt, bekommen Sie dort eine Upload-E-Mail-Adresse. Kontevia schickt jeden erfassten Beleg sofort an diese Adresse: das Belegbild als PDF oder die XML der E-Rechnung, im Betreff Lieferant, Betrag und Belegnummer. In Belege online liegt der Beleg dann so, als hätten Sie ihn selbst hochgeladen.
- Belegbild und Metadaten je Beleg, einzeln und laufend
- Kein Zugang zu Ihrem DATEV-Konto nötig, nur die Upload-Adresse
- Die Kanzlei prüft den Buchungsvorschlag in Kontevia oder bucht direkt in DATEV
- Funktioniert parallel zum monatlichen Export
Export im DATEV-Format
Einmal im Monat erstellt Kontevia je Betrieb einen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF, Version 700) mit SKR03 oder SKR04, dazu ein ZIP mit allen Belegbildern des Monats und einer document.xml. Die Kanzlei importiert beides in wenigen Minuten. Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel stehen als Vorschlag im Stapel, geändert wird in der Kanzlei.
- Buchungsstapel mit Umsatz, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegfeld 1, Buchungstext
- Beleglink je Zeile, passend zur document.xml im ZIP
- Automatikkonten für 7 und 19 Prozent, Schlüssel für § 13b und Bewirtung 70/30 vorbereitet
- Ein Wirtschaftsjahr je Datei, Kodierung und Trennzeichen wie von DATEV vorgegeben
Addison, Agenda und andere Kanzleiprogramme lesen das DATEV-Format ebenfalls. Ihre Kanzlei braucht also kein DATEV, um mit Kontevia zu arbeiten.
Details zum Export- EXTF_Buchungsstapel_2026-09.csv
- Belege_2026-09.zip
- document.xml im ZIP
- Übersicht als Excel, optional
Die Wege zur Kanzlei im Vergleich
Welcher Weg passt, entscheidet Ihre Kanzlei. Alle Wege sind in jedem Tarif enthalten und lassen sich kombinieren.
| Weg | Was übergeben wird | Wann | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Belegbild (PDF) oder XML je Beleg, dazu Lieferant, Betrag, Datum und Belegnummer | Sofort nach der Erfassung, einzeln | Ihre Kanzlei nutzt Unternehmen online, Sie haben eine Upload-E-Mail-Adresse |
| Buchungsstapel im DATEV-Format | CSV im Format EXTF mit Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegfeld 1 und Buchungstext als Vorschlag | Monatlich, je Betrieb eine Datei | Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) der Kanzlei |
| Belegbilder mit document.xml | ZIP mit allen Belegbildern des Monats und document.xml für den Import in Belege online | Monatlich, zusammen mit dem Buchungsstapel | Kanzlei importiert per DATEV Belegtransfer oder manuell |
| Export für andere Programme | Dieselben Dateien, Addison, Agenda und weitere Programme lesen das DATEV-Format | Monatlich oder jederzeit auf Abruf | Keine, der Export gehört zu jedem Tarif |
Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen. Konten und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Entscheidung trifft Ihre Kanzlei.
XRechnung und ZUGFeRD empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML. In beiden Fällen ist die XML der Beleg. Kontevia liest die Rechnungsdaten direkt aus der XML, ohne Texterkennung, und bewahrt die Datei unverändert auf.
- Lieferant, Beträge, Steuersätze und Positionen aus der XML, nicht aus dem Bild
- XML bleibt bytegenau als Original im Archiv, acht Jahre
- Weitergabe an die Kanzlei als Original, in Unternehmen online und im Export
- Empfang über die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs oder per Upload
So kommen Belege herein
Kassenbons und Rechnungen holen wir dort ab, wo sie im Betrieb entstehen: am Telefon in der Küche, im Posteingang im Büro, an der Rezeption. Den Rest erledigt die Erfassung.
WhatsApp Business
Kassenbon fotografieren, in den Chat schicken, erfasst. Über die WhatsApp Business API, ohne Zugriff auf Ihr Adressbuch. Mehrere Nummern je Betrieb.
E-Mail Posteingang
Jeder Betrieb hat eine eigene Posteingangsadresse. Lieferantenrechnungen leiten Sie weiter oder lassen sie direkt dorthin schicken.
Upload im Dashboard
PDF, Fotos und mehrseitige Dokumente laden Sie direkt im Browser hoch.
Kassenbon mit QR-Code
Bons aus TSE-Kassen nach KassenSichV tragen einen QR-Code. Kontevia liest ihn mit und gleicht die Beträge mit dem Foto ab.
WhatsApp Business API, nicht die App
Kontevia nutzt die WhatsApp Business Platform. Wir greifen nicht auf Ihr Adressbuch zu und speichern keine Kontakte. Chef, Küche und Rezeption schicken von ihren eigenen Telefonen, alles landet an einem Ort. Ihr Steuerberater bekommt Belege nie über WhatsApp, sondern über DATEV oder als Export. DSGVO und WhatsApp
Eigene Posteingangsadresse des Betriebs
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Adresse. Rechnungen vom Energieversorger, Buchungsportal oder Großhändler leiten Sie weiter oder hinterlegen die Adresse direkt beim Lieferanten. PDF-Anhänge, XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt, Duplikate aus WhatsApp und E-Mail zusammengeführt. Duplikate erkennen
Exporte und Formate
Ihre Daten bekommen Sie jederzeit heraus, in dem Format, das Ihre Kanzlei oder Ihr Programm braucht. Auch nach Vertragsende noch 30 Tage lang.
Schnittstelle für Kassensysteme und eigene Software
Eine REST-Schnittstelle mit Webhooks ist in Planung: Belege aus dem Kassensystem oder der Warenwirtschaft direkt an Kontevia, erfasste Daten zurück in Ihr System. Heute gibt es diese Schnittstelle noch nicht. Sagen Sie uns, welches System Sie anbinden möchten, dann planen wir damit.
- 1. Sie schreiben uns, welches Kassensystem oder Programm Sie nutzen
- 2. Wir prüfen, ob der Export des Systems heute schon per E-Mail oder Upload funktioniert
- 3. Sobald die Schnittstelle verfügbar ist, melden wir uns bei Ihnen zuerst
Häufige Fragen zu den Integrationen
Wie kommen die Belege von Kontevia zu meiner Steuerkanzlei?
Entweder laufend in DATEV Unternehmen online über die Upload-E-Mail-Adresse Ihres Mandantenkontos, oder monatlich als Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) plus ZIP mit allen Belegbildern. Beide Wege lassen sich kombinieren. Die Kanzlei prüft und bucht, Kontevia bereitet nur vor.
Meine Kanzlei arbeitet nicht mit DATEV. Geht das trotzdem?
Ja. Der monatliche Export im DATEV-Format wird auch von Addison, Agenda und den meisten anderen Kanzleiprogrammen gelesen. Zusätzlich gibt es Excel, CSV und das vollständige PDF-Archiv. Schreiben Sie uns, mit welchem Programm Ihre Kanzlei arbeitet, wir prüfen den Import gemeinsam.
Was passiert mit einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung?
Kontevia erkennt die XML-Datei und liest die Rechnungsdaten direkt daraus, ohne Texterkennung. Die XML-Datei bleibt unverändert als Original im Archiv und geht als Original an die Kanzlei. Das Bild einer E-Rechnung ist nur eine Ansicht, die XML ist der Beleg.
Gibt es eine Schnittstelle für mein Kassensystem oder meine eigene Software?
Noch nicht. Eine REST-Schnittstelle mit Webhooks ist geplant. Wenn Sie ein Kassensystem oder eine Software anbinden möchten, schreiben Sie uns, welche. Wir melden uns, sobald die Schnittstelle verfügbar ist.
Ihr Kanzleiprogramm ist nicht dabei?
Schreiben Sie an info@dokladbot.cz. Innerhalb eines Werktags sagen wir Ihnen, wie der Import funktioniert, meist über das DATEV-Format, Excel oder das PDF-Archiv.
Logos und Marken gehören ihren Inhabern. DATEV, XRechnung, ZUGFeRD und WhatsApp sind Marken der jeweiligen Unternehmen und Organisationen. Kontevia ist kein Partner und kein Teil dieser Unternehmen, sofern nicht anders angegeben.
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Ohne Kreditkarte. Die ersten Belege sind in wenigen Minuten erfasst, die Übergabe an die Kanzlei richten wir gemeinsam ein.
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