Bonpflicht: Belegausgabepflicht seit 2020, Ausnahmen, TSE und digitaler Kassenbon

Bonpflicht ist der umgangssprachliche Name für die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO. Seit dem 1. Januar 2020 muss jeder, der eine elektronische Kasse nutzt, für jeden Geschäftsvorfall unmittelbar einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten, auf Papier oder mit dessen Zustimmung elektronisch.

Was ist die Bonpflicht?

Die Belegausgabepflicht ist Teil des Kassengesetzes, das Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verhindern soll. § 146a Absatz 1 AO verlangt, dass jede elektronische Kasse jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt. Absatz 2 ergänzt: Für den Geschäftsvorfall ist ein Beleg zu erstellen und dem Beteiligten zur Verfügung zu stellen, "in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall". Der Bon macht die Aufzeichnung für den Kunden und für die Kassen-Nachschau nach § 146b AO sichtbar: Fehlt er, fehlt oft auch die Aufzeichnung.

Die Pflicht trifft nur Betriebe mit elektronischem Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, also Registrierkassen, PC-Kassen, Tablet-Kassen und Kassen-Apps. Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt der Bonpflicht nicht, muss aber die Einzelaufzeichnung nach § 146 AO anders sicherstellen, etwa über ein Kassenbuch mit Zählprotokoll.

Frage	Regel nach AEAO zu § 146a
Wann gilt der Beleg als ausgegeben?	Wenn er erstellt ist und der Kunde ihn entgegennehmen kann. Beim Papierbon reicht das Angebot zur Mitnahme.
Muss der Kunde den Bon mitnehmen?	Nein. Eine Annahme- oder Aufbewahrungspflicht des Kunden besteht nicht.
Reicht die Anzeige auf dem Kassendisplay?	Nein. Die Sichtbarmachung am Terminal oder Display allein genügt nicht.
Darf der Bon später erstellt werden?	Nein. Der Beleg entsteht beim Abschluss des Vorgangs, ein späterer Versand ist unzulässig.
Was ist mit nicht mitgenommenen Papierbons?	Der Unternehmer muss sie nicht aufbewahren, die Aufzeichnung liegt in der Kasse.

Pflichtangaben auf dem Kassenbon nach § 6 KassenSichV

Der Beleg einer TSE-Kasse muss nach § 6 Satz 1 KassenSichV sieben Angaben enthalten:

Nr.	Angabe	Zweck
1	Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	Zuordnung des Belegs, zugleich Angabe nach § 33 UStDV
2	Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs	Zeitliche Nachprüfbarkeit
3	Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung	Inhalt des Geschäftsvorfalls
4	Transaktionsnummer	Verknüpfung mit der TSE-Aufzeichnung
5	Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis	Umsatzsteuerliche Angabe, Grundlage für den Vorsteuerabzug des Kunden
6	Seriennummer des Aufzeichnungssystems und der TSE	Identifikation der Kasse
7	Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler des Sicherheitsmoduls	Nachweis, dass der Vorgang signiert wurde

Nach § 6 Satz 2 KassenSichV müssen diese Angaben für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, oder aus einem QR-Code auslesbar sein, oder in einer E-Rechnung enthalten sein. Der QR-Code folgt der DSFinV-K, die das Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht, aktuell in Version 2.4. Für Sie als Kunde heißt das: Ein Bon mit Transaktionsnummer, Seriennummer oder QR-Code stammt aus einer TSE-Kasse. Fehlt die Transaktionsnummer, war die TSE ausgefallen oder die Kasse nicht ordnungsgemäß.

Digitaler Kassenbon per QR-Code oder E-Mail

§ 6 Satz 4 KassenSichV erlaubt die elektronische Belegausgabe in einem standardisierten Datenformat, wenn der Kunde zustimmt. Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen im Anwendungserlass 2020 gelockert: Die Zustimmung braucht keine besondere Form und kann konkludent erfolgen, etwa durch einen Hinweis an der Kasse, dem der Kunde nicht widerspricht. Der digitale Bon muss erstellt werden, aber nicht zwingend übertragen oder heruntergeladen. Üblich sind ein QR-Code auf dem Kundendisplay, ein Download-Link, NFC, E-Mail oder die Ablage in einem Kundenkonto. Das Format muss sich mit kostenloser Standardsoftware öffnen lassen, also etwa JPG, PNG oder PDF. Ein gedruckter Bon ist auf Verlangen des Kunden weiterhin auszugeben.

Ausnahmen: Befreiung nach § 148 AO

Eine allgemeine Ausnahme für Bäcker, Kioske oder Imbisse gibt es nicht. § 146a Absatz 2 Satz 2 AO erlaubt dem Finanzamt lediglich, Betriebe, die Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen, auf Antrag nach § 148 AO zu befreien. § 148 AO setzt voraus, dass die Pflicht "Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird". Die Bewilligung kann widerrufen werden.

Die Hürde ist hoch. Nach dem Anwendungserlass kommt eine Befreiung nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte in Betracht, und die Kosten der Belegausgabe allein sind keine solche Härte. Das Sächsische Finanzgericht hat am 1. April 2020 (4 V 212/20) den Eilantrag einer Bäckereifiliale im Hauptbahnhof abgelehnt: "Bloße Erschwerungen des Betriebsablaufs oder Kostennachteile reichen nicht aus." Längere Warteschlangen könnten eine Unzumutbarkeit nur in Ausnahmefällen begründen und müssten im Einzelnen belegt werden. Der digitale Bon ist deshalb der realistische Weg, Papier zu sparen.

Verstöße und Bußgeld

Die fehlende Belegausgabe selbst ist nicht bußgeldbewehrt. § 379 AO erfasst nur Verstöße gegen § 146a Absatz 1 AO, also eine Kasse ohne TSE oder eine nicht ordnungsgemäß verwendete Kasse, mit Bußgeld bis 25.000 Euro (§ 379 Absatz 1 Nummer 4 und 5, Absatz 6 AO). Fehlende Bons sind aber ein Indiz für nicht aufgezeichnete Geschäftsvorfälle und können bei der Kassen-Nachschau zu einer Schätzung nach § 162 AO führen.

Kassenbon aufbewahren: wer, wie lange, wie

Wer	Was	Wie lange	Rechtsgrundlage
Betrieb mit Kasse	TSE-Daten und Einzelaufzeichnungen, Tagesendsummenbon (Z-Bon)	8 Jahre	§ 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 AO
Unternehmer als Kunde	Bon als Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, Grundlage für Betriebsausgabe und Vorsteuer	8 Jahre ab Ende des Jahres	§ 147 Absatz 3 AO, § 14b UStG
Privatkunde	Bon für Gewährleistung oder Umtausch	Keine Pflicht	Keine

Thermopapier verblasst, oft schon nach einem Jahr in der Ablage, bei Hitze oder Licht schneller. § 147 Absatz 2 AO verlangt, dass aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Frist lesbar bleiben. Ein ausgebleichter Bon ist kein Beleg mehr. Die Lösung ist die bildliche Erfassung nach den GoBD: den Bon am Tag des Kaufs fotografieren oder scannen, in einem unveränderbaren Archiv ablegen, dann darf das Papier weg.

Bonpflicht in der Gastronomie

In Restaurants, Cafés und Imbissen ist die Bonpflicht Alltag, weil nahezu jeder Betrieb eine elektronische Kasse nutzt. Seit dem 1. Januar 2026 weist der Bon dauerhaft 7 Prozent auf Speisen und 19 Prozent auf Getränke aus, und zwar getrennt nach Steuersätzen, wie § 6 Satz 1 Nummer 5 KassenSichV es verlangt. Für den Gast mit Geschäftsessen ist der TSE-Bon zudem die Eintrittskarte zum Betriebsausgabenabzug: Nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Rn. 13) erkennt die Finanzverwaltung bei Betrieben mit elektronischer Kasse nur maschinell erstellte und TSE-gesicherte Rechnungen als Bewirtungsbeleg an. Ein handgeschriebener Beleg aus einem Betrieb mit Kasse genügt nicht. Mehr dazu auf der Seite Gastronomie.

Was Kontevia dabei übernimmt

Sie fotografieren den Kassenbon oder leiten den digitalen Bon per E-Mail weiter, am besten am Tag des Kaufs. Kontevia erkennt Händler, Datum, Beträge und Steuersätze, prüft, ob der Bon TSE-Merkmale wie Transaktionsnummer oder QR-Code trägt und ob die Angaben nach § 33 UStDV vollständig sind, und legt das Bild mit Zeitstempel unveränderbar ab. Der Buchungsvorschlag geht zusammen mit dem Beleg an den Steuerberater. Das Thermopapier kann nach dokumentiertem Ablauf vernichtet werden.

Seit wann gilt die Bonpflicht?

Seit dem 1. Januar 2020. Rechtsgrundlage ist § 146a Absatz 2 AO, eingeführt durch das Kassengesetz von 2016. Sie gilt für alle Betriebe, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwenden, unabhängig von Branche und Umsatz.

Muss ich als Kunde den Kassenbon mitnehmen?

Nein. Der Händler muss den Beleg erstellen und anbieten, der Kunde muss ihn weder annehmen noch aufbewahren. Nur wer den Einkauf als Betriebsausgabe absetzen will, braucht den Bon als Kleinbetragsrechnung und muss ihn acht Jahre aufbewahren.

Gibt es eine Ausnahme von der Bonpflicht für Bäcker?

Nicht pauschal. Das Finanzamt kann Betriebe, die an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen, auf Antrag nach § 148 AO befreien, aber nur bei sachlicher oder persönlicher Härte. Kosten und Warteschlangen allein reichen nach dem Sächsischen FG (4 V 212/20) nicht aus.

Darf der Kassenbon digital ausgegeben werden?

Ja. § 6 Satz 4 KassenSichV erlaubt den elektronischen Beleg mit Zustimmung des Kunden, die auch konkludent erfolgen kann. Üblich sind QR-Code auf dem Display, Download-Link, E-Mail oder Kundenkonto. Das Format muss ohne kostenpflichtige Software lesbar sein, etwa PDF, JPG oder PNG.

Was muss auf einem TSE-Kassenbon stehen?

Nach § 6 KassenSichV: Name und Anschrift des Betriebs, Datum mit Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Ware, Transaktionsnummer, Entgelt mit Steuerbetrag und Steuersatz, Seriennummer von Kasse und TSE sowie Prüfwert und Signaturzähler. Die technischen Angaben dürfen in einem QR-Code stecken.

Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?

Als Unternehmer acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Bon entstanden ist (§ 147 Absatz 3 AO). Weil Thermopapier verblasst, sollten Sie den Bon zeitnah fotografieren oder scannen und unveränderbar ablegen. Privatkunden trifft keine Aufbewahrungspflicht.