Kassenbuch Vorlage 2026: Excel und PDF kostenlos, Pflichtangaben und Kassensturz

Die Vorlage ist ein Kassenbuch für einen Monat mit fortlaufender Nummer, Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahme, Ausgabe, Umsatzsteuersatz und laufendem Kassenbestand, dazu ein Kassenzählprotokoll mit Stückelung der Münzen und Scheine. Die Excel-Version rechnet den Bestand automatisch und warnt bei negativem Kassenstand. Die PDF-Version ist zum Ausdrucken und handschriftlichen Führen gedacht. Die Vorlage richtet sich an kleine Betriebe mit Bargeldverkehr: Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk, Marktstände und Dienstleister mit Barkasse. Bevor Sie sie nutzen, lesen Sie bitte den Abschnitt zu Excel und GoBD, denn nicht für jeden Betrieb ist eine Tabelle als Kassenbuch zulässig. Excel und PDF stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Kassenbuchpflicht: Buchführung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Pflicht zum Kassenbuch trifft Buchführungspflichtige. Das sind Kaufleute nach § 238 HGB, deren handelsrechtliche Buchführungspflicht über § 140 AO auch steuerlich gilt, sowie Gewerbetreibende, die nach § 141 AO die Grenzen von 800 000 Euro Umsatz oder 80 000 Euro Gewinn im Jahr überschreiten. Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800 000 Euro Umsatzerlöse und 80 000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, sind nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführung befreit.

Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss kein Kassenbuch im engeren Sinn führen. Die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 AO gilt trotzdem: Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Wer als EÜR-Rechner freiwillig ein Kassenbuch führt, muss es nach Auffassung der IHK ebenfalls vollständig nach den gesetzlichen Anforderungen führen. Eine elektronische Kasse unterliegt § 146a AO unabhängig von der Gewinnermittlungsart.

Kassensturzfähigkeit: der Maßstab jeder Kasse

Die Finanzverwaltung prüft Kassenaufzeichnungen an einem Kriterium: Lässt sich jederzeit der Sollbestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlich gezählten Istbestand abgleichen? Das ist die Kassensturzfähigkeit. Die Tageseinnahmen müssen sich durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand nachvollziehbar ermitteln lassen. Ein Kassenbuch, das Tage später nachgetragen wird, einen negativen Bestand ausweist oder Privatentnahmen nicht erfasst, ist nicht kassensturzfähig. Bei der Kassen-Nachschau nach § 146b AO darf das Finanzamt ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten erscheinen und einen Kassensturz verlangen.

Pflichtangaben im Kassenbuch

Spalte oder Angabe	Grundlage	Hinweis
Fortlaufende Nummer	§ 146 Abs. 1 AO, GoBD	Lückenlos, keine Nummer doppelt
Datum des Geschäftsvorfalls	§ 146 Abs. 1 AO	Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten
Belegnummer	GoBD, Belegfunktion	Verweis auf Bon, Quittung, Z-Bon oder Eigenbeleg
Buchungstext	§ 146 Abs. 1 AO	Was wurde verkauft oder bezahlt, an wen
Einnahme in Euro	§ 146 Abs. 1 AO	Brutto
Ausgabe in Euro	§ 146 Abs. 1 AO	Brutto, einschließlich Privatentnahmen und Bankeinzahlungen
Umsatzsteuersatz	§ 14 UStG, § 33 UStDV	7 Prozent Speisen, 19 Prozent Getränke und übrige Waren
Anfangsbestand und Endbestand	Kassensturzfähigkeit	Endbestand des Vortags ist Anfangsbestand des Tages, nie negativ
Unterschrift der verantwortlichen Person	GoBD	Täglich beim Kassenabschluss, mit Datum und Uhrzeit
Zählprotokoll	Nachweis des Istbestands	Stückelung der Münzen und Scheine, Summe, Differenz zum Sollbestand

Ein Zählprotokoll ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Es belegt aber, dass der Bestand tatsächlich gezählt wurde, und ist bei einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse der einzige Nachweis des Istbestands. Die Vorlage enthält deshalb für jeden Tag eine Zeile mit Stückelung.

Excel als Kassenbuch: wo die Grenze liegt

Hier müssen wir deutlich sein. § 146 Absatz 4 AO verbietet Änderungen an Aufzeichnungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wurden. Die GoBD konkretisieren das als Unveränderbarkeit. Eine Excel-Datei erfüllt diese Anforderung nicht: Jede Zelle lässt sich nachträglich überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Für Buchführungspflichtige ist eine Excel-Tabelle als Kassenbuch deshalb ein formeller Mangel. Die Folge kann schwer wiegen: Die Buchführung verliert ihre Beweiskraft nach § 158 AO, und das Finanzamt darf die Einnahmen nach § 162 AO schätzen.

Wofür die Tabelle trotzdem geeignet ist:

• Als Übersicht und Zählprotokoll für EÜR-Rechner und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind und ihre Einnahmen über Belege und Bankkonto nachweisen
• Als Vorbereitung für den Steuerberater, der die Werte in seine Buchhaltungssoftware übernimmt
• Ausgedruckt, täglich unterschrieben und gebunden abgelegt: Dann ist das Papier die Aufzeichnung, nicht die Datei

Wer buchführungspflichtig ist, führt das Kassenbuch entweder handschriftlich in gebundener Form mit fortlaufenden Seiten oder in einer Software, die jede Änderung protokolliert. Ein handschriftliches Kassenbuch bleibt zulässig, solange keine elektronische Kasse die Einzelaufzeichnung übernimmt.

Gastronomie: TSE-Kasse, Z-Bon und Kassenbuch

In der Gastronomie läuft die Einzelaufzeichnung in der Regel über eine elektronische Kasse. Nach § 146a AO muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, jeden Vorgang einzeln aufzeichnen und dem Gast unmittelbar einen Beleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV ausstellen. Die Anschaffung und die Außerbetriebnahme jeder Kasse sind dem Finanzamt nach § 146a Absatz 4 AO innerhalb eines Monats elektronisch mitzuteilen.

Das Kassenbuch ersetzt die Kasse nicht, sondern fasst zusammen: Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) liefert die Bareinnahmen des Tages mit Z-Nummer, Datum, Stornos und Zahlungsarten. Im Kassenbuch tragen Sie die Z-Bon-Summe als Einnahme ein, dazu alle Barausgaben aus der Kasse wie Einkäufe beim Großmarkt, Trinkgeldauszahlungen, Bankeinzahlungen, Privatentnahmen und Privateinlagen. Der Z-Bon allein ersetzt die Einzelaufzeichnung nicht, die Kassendaten müssen in der Kasse oder im Archiv maschinell auswertbar bleiben. Beim Umsatzsteuersatz gilt seit 1. Januar 2026 dauerhaft 7 Prozent auf Speisen und 19 Prozent auf Getränke, die Z-Bon-Auswertung muss beide Sätze getrennt ausweisen.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie zum Monatsbeginn den Anfangsbestand ein, der dem Endbestand des Vormonats entspricht.
2. Erfassen Sie jeden Tag alle Bareinnahmen und Barausgaben mit Datum, Belegnummer und Buchungstext. Bei elektronischer Kasse genügt die Z-Bon-Summe als Einnahme, Ausgaben einzeln.
3. Ordnen Sie jedem Posten den Umsatzsteuersatz zu, in der Gastronomie 7 Prozent Speisen und 19 Prozent Getränke.
4. Buchen Sie Privatentnahmen, Privateinlagen und Bankeinzahlungen als eigene Zeilen, sonst stimmt der Bestand nicht.
5. Zählen Sie am Tagesende die Kasse und tragen Sie die Stückelung in das Zählprotokoll ein.
6. Vergleichen Sie den gezählten Istbestand mit dem Sollbestand der Tabelle. Differenzen buchen Sie als Kassendifferenz mit Erläuterung, statt sie stillschweigend anzupassen.
7. Unterschreiben Sie den Tagesabschluss mit Datum und Uhrzeit. Bei Excel-Nutzung drucken Sie das Blatt aus und heften es ab.
8. Bewahren Sie Kassenbuch, Z-Bons, Belege und Zählprotokolle auf. Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre nach § 147 Absatz 3 AO.

Häufige Fehler

• Nachträgliches Überschreiben von Zellen in Excel, ohne Änderung zu kennzeichnen
• Negativer Kassenbestand, weil Einnahmen oder Privateinlagen fehlen
• Rundes Tagesergebnis ohne Zählung, der Istbestand wurde nie ermittelt
• Privatentnahmen aus der Kasse ohne Eintrag
• Kassenbuch wird wöchentlich oder monatlich nachgetragen statt täglich
• Z-Bon wird nicht täglich gezogen oder Stornos werden nicht dokumentiert
• Neue Kasse nicht innerhalb eines Monats dem Finanzamt gemeldet
• Kassenbuch nach Jahresabschluss entsorgt, obwohl zehn Jahre Aufbewahrung gelten

Welches Kassenbuch akzeptiert das Finanzamt?

Ein Kassenbuch, das täglich, vollständig und unveränderbar geführt wird und jederzeit kassensturzfähig ist: gebunden und handschriftlich, in einer Software mit Änderungsprotokoll oder über die TSE-gesicherten Daten einer elektronischen Kasse mit Z-Bons. Eine lose Excel-Datei genügt bei Buchführungspflicht nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?

Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind nicht zum Kassenbuch verpflichtet, müssen aber nach § 146 Absatz 1 AO alle Bareinnahmen einzeln und zeitgerecht aufzeichnen und die Belege acht Jahre aufbewahren. Die Excel-Vorlage ist für diesen Zweck als Übersicht geeignet.

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Für Buchführungspflichtige nicht, weil Excel die Unveränderbarkeit nach § 146 Absatz 4 AO und den GoBD nicht gewährleistet. Für EÜR-Rechner ohne Kassenbuchpflicht ist die Tabelle als Übersicht und Zählprotokoll geeignet, sicherer ist der tägliche Ausdruck mit Unterschrift.

Was ist ein Kassenzählprotokoll?

Ein Kassenzählprotokoll hält fest, wie viele Münzen und Scheine welcher Stückelung sich am Tagesende in der Kasse befinden, und bildet daraus den Istbestand. Es ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, dient aber als Nachweis, dass der Kassenbestand tatsächlich gezählt und mit dem Kassenbuch verglichen wurde.

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Das Kassenbuch gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen und ist nach § 147 Absatz 3 AO zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege wie Z-Bons, Quittungen und Eigenbelege gilt seit 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren.

Brauche ich in der Gastronomie zusätzlich zur TSE-Kasse ein Kassenbuch?

Buchführungspflichtige Gastronomen führen das Kassenbuch zusätzlich, weil es neben den Kassenumsätzen auch Barausgaben, Bankeinzahlungen und Privatentnahmen erfasst. Grundlage für die Einnahmen ist der tägliche Z-Bon. Die Kassendaten der TSE bleiben daneben maschinell auswertbar aufbewahrt.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Nach § 146b AO dürfen Prüfer des Finanzamts ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, die Kasse zählen, Kassenbuch und Z-Bons einsehen und die Kassendaten über die TSE-Schnittstelle auslesen. Stimmen Sollbestand und Istbestand nicht überein, drohen Hinzuschätzungen.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren den täglichen Z-Bon und die Barbelege und senden sie per WhatsApp. Kontevia liest Datum, Z-Nummer, Summen je Steuersatz und Zahlungsarten aus, erkennt fehlende Tage oder Stornos und ordnet Barausgaben den passenden Belegen zu. Ihr Steuerberater erhält die Kassenbelege mit Buchungsvorschlag, getrennt nach 7 und 19 Prozent, prüft und bucht. Das Kassenbuch selbst führen Sie weiterhin in Ihrer Kasse oder auf Papier.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.