Steuerberater und DATEV

Jahresabschluss 2026: Checkliste für Restaurant, Café und Hotel, welche Unterlagen der Steuerberater braucht

Von Lukáš Tobolák•••5 Min. Lesezeit•Keine Steuerberatung, bitte mit Ihrem Steuerberater abstimmen
Leeres Restaurant nach Schließung mit Ordnern, Kassenlade und Laptop auf einem Holztisch

Der Jahresabschluss entsteht in der Kanzlei, aber er beginnt im Betrieb. Was am 31. Dezember nicht gezählt, notiert oder abgelegt wurde, muss die Kanzlei im Februar mühsam nachfragen, und jede Nachfrage kostet Zeit und Honorar. In Restaurants und Hotels kommen typische Sonderthemen dazu: Kassenbestand, Warenvorrat, offene Gutscheine, Anzahlungen für Feiern im neuen Jahr. Diese Checkliste hilft, alles vor Silvester vorzubereiten.

Kurz gesagt: Für den Jahresabschluss 2026 braucht die Kanzlei den Kassenabschluss zum 31.12. mit Z-Bon und gezähltem Bestand, die Inventur, alle Kontoauszüge bis 31.12., Listen offener Rechnungen, offener Gutscheine und erhaltener Anzahlungen, Belege über Anschaffungen und die Lohnunterlagen. Mit Steuerberater ist die Steuererklärung 2026 bis zum 29. Februar 2028 abzugeben, ohne bis zum 2. August 2027. Prüfen Sie dabei auch Ihren Gesamtumsatz 2026: Lag er über 800.000 Euro, müssen Sie ab 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen.

EÜR oder Bilanz: Was für Ihren Betrieb gilt

Rechtsform und Größe Abschluss Grundlage
Einzelunternehmen, Umsatz bis 800.000 Euro und Gewinn bis 80.000 Euro Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) möglich § 241a HGB, § 141 AO
Einzelunternehmen über einer der Grenzen Bilanz, nach Aufforderung durch das Finanzamt beziehungsweise bei zwei Jahren in Folge über den Grenzen § 141 AO, § 241a HGB
GmbH, UG immer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung §§ 242, 264 HGB

Für die EÜR finden Sie unter Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Vorlage, die Grundbegriffe im Lexikon unter Jahresabschluss.

Fristen für den Abschluss 2026

Was Frist Grundlage
Steuererklärungen 2026 ohne Steuerberater 2. August 2027 (31. Juli ist ein Samstag) § 149 Absatz 2 AO
Steuererklärungen 2026 mit Steuerberater 29. Februar 2028 § 149 Absatz 3 AO
Aufstellung Jahresabschluss kleine GmbH innerhalb der ersten sechs Monate 2027 § 264 Absatz 1 HGB
Offenlegung GmbH im Unternehmensregister bis 31. Dezember 2027 § 325 HGB

Das Finanzamt kann Erklärungen nach § 149 Absatz 4 AO auch früher anfordern. Wie das läuft, steht im Beitrag Steuererklärung 2025 mit Steuerberater.

Die Checkliste: Was die Kanzlei braucht

Kasse zum 31. Dezember

  1. Z-Bon des letzten Geschäftstags 2026 ausdrucken oder als Datei sichern.
  2. Kassenbestand am Abend des 31. Dezember zählen und mit einem Kassenzählprotokoll festhalten.
  3. Bei offener Ladenkasse: Kassenbericht und Kassenbuch bis 31.12. abschließen.
  4. Kassendifferenzen erklären, nicht stillschweigend ausgleichen, siehe Z-Bon und Kassendifferenz.
  5. Bei neuer Kasse oder Außerbetriebnahme im Jahr 2026: Meldung der TSE an das Finanzamt prüfen, siehe TSE Kasse 2026.

Warenbestand

  1. Inventur zum 31.12. mit Küche, Getränkelager, Weinkeller und Minibar, siehe Inventur zum 31.12.2026 und die Inventurliste.

Bank und offene Posten

  1. Kontoauszüge aller Geschäftskonten bis einschließlich 31.12., auch Kreditkarten- und PayPal-Konten.
  2. Liste offener Kundenrechnungen, zum Beispiel für Firmenfeiern, Catering oder Gruppenbuchungen.
  3. Liste offener Lieferantenrechnungen, die 2026 betreffen, aber noch nicht bezahlt sind.
  4. Kartenzahlungen und Abrechnungen von Buchungsportalen, die über den Jahreswechsel laufen.

Gutscheine und Anzahlungen

  1. Liste aller verkauften und noch nicht eingelösten Gutscheine, mit Unterscheidung Einzweck und Mehrzweck, siehe Gutscheine in Gastronomie und Hotel.
  2. Erhaltene Anzahlungen für Veranstaltungen und Zimmer 2027. Nach § 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Vereinnahmung, also 2026.

Anschaffungen und Verträge

  1. Rechnungen über Anschaffungen des Jahres: Küchengeräte, Möbel, Kasse, Fahrzeuge. Bis 800 Euro netto je Wirtschaftsgut ist ein Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich (§ 6 Absatz 2 EStG).
  2. Darlehensverträge und Jahreskontoauszüge der Darlehen.
  3. Neue oder geänderte Pacht-, Leasing- und Versicherungsverträge.
  4. Fahrtenbuch, wenn ein Firmenwagen privat genutzt wird, siehe Fahrtenbuch.

Personal

  1. Lohnjournal Dezember und Jahreslohnjournal aus der Lohnabrechnung.
  2. Bei Bilanzierern: offene Urlaubstage und Überstunden je Beschäftigtem zum 31.12. für Rückstellungen.
  3. Sachbezüge, Weihnachtsgeschenke und Weihnachtsfeier, siehe Weihnachtsfeier 2026.

Privat und Sonstiges

  1. Privatentnahmen von Waren (Eigenverbrauch) und private Einlagen.
  2. Bewirtungsbelege vollständig ausgefüllt, siehe Bewirtungsbeleg.
  3. Fehlende Belege durch Eigenbelege ersetzen.

E-Rechnung: Umsatz 2026 prüfen

Der Jahresabschluss 2026 ist auch der Moment, den Gesamtumsatz 2026 zu prüfen. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Unternehmen 2027 Rechnungen an andere Unternehmen nur noch auf Papier oder als einfaches PDF schicken, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Liegt Ihr Umsatz 2026 darüber, müssen Sie ab 1. Januar 2027 für Leistungen an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, etwa für Firmenfeiern oder Tagungen. Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen, also die meisten Bewirtungsbelege) und Rechnungen an Privatgäste sind ausgenommen. Alles dazu im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027 und mit dem Werkzeug E-Rechnung prüfen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, die Unterlagen abzugeben?

Bewährt hat sich: laufende Belege bis zum 10. Januar wie jeden Monat, die Jahresabschlussunterlagen bis Ende Januar. Inventur und Kassenabschluss sollten bis Mitte Januar fertig sein. Wer früh liefert, bekommt den Abschluss früher und weiß früher, ob Nachzahlungen anstehen.

Muss ich als Einzelunternehmer einen Jahresabschluss machen?

Als Einzelunternehmer unterhalb der Grenzen von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn reicht in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wer darüber liegt, wird nach Mitteilung des Finanzamts bilanzierungspflichtig. Das ist auch ein Jahresabschluss im weiteren Sinn, aber ohne Bilanz und Inventar. Eine Inventur des Warenbestands kann trotzdem sinnvoll sein, damit der Wareneinsatz stimmt.

Wie lange muss ich die Unterlagen zum Jahresabschluss aufbewahren?

Jahresabschlüsse, Inventare und Bücher zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Absatz 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Abschluss aufgestellt wurde. Was im Januar 2027 vernichtet werden darf, steht im Beitrag Aufbewahrungsfristen 2027.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia erstellt keinen Jahresabschluss, bucht nicht und berät nicht steuerlich. Kontevia sorgt dafür, dass die Belege des ganzen Jahres vollständig bei Ihrer Kanzlei liegen, bevor der Abschluss beginnt: Bons und Rechnungen per Foto oder E-Mail, ausgelesen mit Betrag, Umsatzsteuer nach Sätzen und Lieferant, übergeben mit Buchungsvorschlag. Damit fällt die Suche nach fehlenden Belegen im Februar weg. Mehr unter Kontevia für Steuerkanzleien, Kontevia für die Gastronomie und Preise.

Quellen

Stand: 13. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

  1. § 141 AO Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger, gesetze-im-internet.de
  2. § 241a HGB Befreiung von der Pflicht zur Buchführung, gesetze-im-internet.de
  3. § 264 HGB Pflicht zur Aufstellung, gesetze-im-internet.de
  4. § 325 HGB Offenlegung, gesetze-im-internet.de
  5. § 149 AO Abgabe der Steuererklärungen, gesetze-im-internet.de
  6. § 6 EStG Bewertung (geringwertige Wirtschaftsgüter), gesetze-im-internet.de
  7. § 13 UStG Entstehung der Steuer (Anzahlungen), gesetze-im-internet.de
  8. § 27 UStG Übergangsvorschriften (Absatz 38, E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
  9. § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, gesetze-im-internet.de

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