TSE Kasse 2026: Pflicht, Meldung ans Finanzamt über ELSTER und was bei Ausfall gilt

Kurz gesagt: Jede elektronische Kasse in Deutschland braucht eine TSE, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden Vorgang, damit nachträgliche Änderungen auffallen. Seit 2025 müssen Betriebe ihre Kassen außerdem beim Finanzamt melden, und zwar über Mein ELSTER. Neue Kassen melden Sie innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ausgemusterte innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme. Fällt die TSE aus, dürfen Sie weiterkassieren, müssen den Ausfall aber dokumentieren und schnell beheben.

Für Restaurants, Cafés und Hotels mit Bar oder Restaurant ist das kein Randthema: Die Kasse ist das Erste, was ein Prüfer bei einer Kassen-Nachschau sehen will. Was auf dem Kassenbon stehen muss, erklärt unser Lexikonartikel zur Bonpflicht. Hier geht es um die TSE selbst und die Meldung.

Was die TSE macht und wer sie braucht

Nach § 146a Absatz 1 AO muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie vergibt für jeden Vorgang eine Transaktionsnummer, einen Signaturzähler und einen Prüfwert. Fehlt später ein Bon, ist die Lücke in der Kette sichtbar.

Welche Geräte betroffen sind, regelt § 1 KassenSichV: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, außerdem EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Ausgenommen sind unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Buchhaltungsprogramme sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Wichtig für kleine Betriebe: Eine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu nutzen, gibt es in Deutschland nicht. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, braucht keine TSE, muss aber täglich einen Kassenbericht führen. Sobald jedoch eine elektronische Kasse im Einsatz ist, gilt die TSE-Pflicht.

Die Bauformen: Hardware, Cloud, integriert

Bauform	Typischer Einsatz	Worauf achten
Hardware-TSE (USB-Stick, microSD)	Einzelkasse im Café	Stick nicht abziehen, Ersatz bei Defekt sofort bestellen
Cloud-TSE	Tablet-Kassen, mehrere Standorte	Internetausfall führt zu Signaturausfall, Ausfallprotokoll prüfen
Im Kassensystem integriert	Größere POS-Systeme	Zertifikatslaufzeit beim Hersteller erfragen

Für alle Varianten gilt: Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein, und die Zertifizierung muss fortlaufend aufrechterhalten werden (§ 146a Absatz 3 AO). Läuft ein Zertifikat ab, informiert in der Regel der Kassenanbieter. Heben Sie diese Schreiben bei den Kassenunterlagen auf.

Die Meldung ans Finanzamt nach § 146a Absatz 4 AO

Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren in Mein ELSTER bereit. Gemeldet werden nach § 146a Absatz 4 AO:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer
3. Art der TSE
4. Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der Systeme
6. Seriennummer des Systems
7. Datum der Anschaffung
8. Datum der Außerbetriebnahme

Die Mitteilung bezieht sich immer auf eine Betriebsstätte. Bei jeder Mitteilung sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte anzugeben, nicht nur das neue Gerät. Wer zwei Standorte hat, etwa ein Restaurant und ein Hotel, gibt zwei separate Mitteilungen ab. Neben der Direkteingabe im ELSTER-Formular sind ein XML-Upload und die Übertragung aus Kassen- oder Kanzleisoftware möglich.

Fristen

• Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Meldung bis 31. Juli 2025 (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Wer diese Frist verpasst hat, sollte die Mitteilung jetzt nachholen.
• Kassen ab dem 1. Juli 2025: innerhalb eines Monats nach Anschaffung (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO).
• Außerbetriebnahme: ebenfalls innerhalb eines Monats, zum Beispiel wenn ein Tablet ersetzt oder eine Kasse verkauft wird.

Beispiel Restaurant: Eine Pizzeria tauscht am 3. November 2026 ihre alte Registrierkasse gegen ein Tablet-System mit Cloud-TSE. Bis 3. Dezember 2026 meldet sie über ELSTER die neue Kasse mit Anschaffungsdatum und die alte mit Außerbetriebnahmedatum, in einer Mitteilung für die Betriebsstätte.

Was tun, wenn die TSE ausfällt?

Der Anwendungserlass zu § 146a AO (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2023) regelt den Ausfall in Nummer 1.14:

• Ausfallzeiten und Ausfallgrund sind zu dokumentieren. Das darf das Kassensystem automatisch tun.
• Betrifft der Ausfall nur die TSE, wird nicht beanstandet, wenn die Kasse bis zur Behebung weiter genutzt wird.
• Die Belegausgabepflicht bleibt. Auf dem Bon muss der Ausfall erkennbar sein, zum Beispiel durch die fehlende Transaktionsnummer. Datum und Uhrzeit liefert dann die Kasse.
• Die Ursache ist unverzüglich zu beheben.

Beispiel Hotelbar: Am Samstagabend meldet die Kasse "TSE nicht erreichbar". Die Barkraft kassiert weiter, die Bons zeigen keine Signatur. Am Montag tauscht der Kassenhändler den TSE-Stick. In den Kassenunterlagen liegen das automatische Ausfallprotokoll, eine kurze Notiz mit Zeitraum und Ursache sowie die Rechnung des Händlers über den Tausch. Damit ist der Vorgang nachvollziehbar.

Was passiert bei Verstößen?

Wer eine Kasse ohne oder mit nicht richtig eingesetzter TSE betreibt, handelt nach § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 und 5 AO ordnungswidrig, wenn dadurch Steuerverkürzungen möglich werden. Die Geldbuße beträgt nach § 379 Absatz 6 AO bis zu 25.000 Euro. Schwerer wiegt in der Praxis oft etwas anderes: Fehlen die Daten der TSE, kann die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß gelten. Dann darf das Finanzamt Umsätze schätzen. Wie das in der Gastronomie abläuft, beschreibt der Beitrag zur Betriebsprüfung mit Richtsatzsammlung.

Checkliste für Ihre Kassenunterlagen

1. Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO abgegeben, Übermittlungsprotokoll aus ELSTER gespeichert
2. Seriennummern von Kasse und TSE notiert, Kaufrechnung der Kasse aufbewahrt
3. Verfahrensdokumentation zur Kasse vorhanden, ein Muster finden Sie in unserer Vorlage Verfahrensdokumentation
4. Ausfallprotokolle und Händlerrechnungen über Reparaturen abgelegt
5. Tagesabschlüsse vollständig, siehe Z-Bon und Kassendifferenz
6. DSFinV-K-Export testweise erstellt, damit er bei einer Nachschau schnell vorliegt

Die Daten der Kasse sind aufbewahrungspflichtig, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO). Wann welche Frist endet, zeigt der Aufbewahrungsfrist Rechner.

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es nach § 146a Absatz 4 AO dem Finanzamt mitteilen. Die Meldung läuft über Mein ELSTER und umfasst unter anderem Seriennummer, Art der TSE und Anschaffungsdatum. Neue Kassen sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.

Bis wann mussten bestehende Kassen gemeldet werden?

Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seit dem 1. Juli 2025 gilt die Monatsfrist ab Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Wer die Erstmeldung versäumt hat, sollte sie nachholen.

Darf ich ohne TSE weiterkassieren, wenn sie ausfällt?

Ja, wenn nur die TSE ausgefallen ist. Nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO wird nicht beanstandet, dass die Kasse bis zur Behebung weiter genutzt wird. Der Ausfall muss dokumentiert und auf dem Bon erkennbar sein, und die Ursache ist unverzüglich zu beheben. Bons müssen Sie weiterhin ausgeben.

Brauche ich eine TSE, wenn ich nur eine offene Ladenkasse habe?

Nein. Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es in Deutschland nicht. Wer bar mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, braucht keine TSE und muss keine Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO abgeben. Dafür müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden, in der Regel mit einem Kassenbericht.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia ist kein Kassensystem und ersetzt keine TSE. Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und bereitet Belege für den Steuerberater vor, ohne selbst zu buchen oder steuerlich zu beraten. Rund um die Kasse heißt das: Sie fotografieren Z-Bons, Händlerrechnungen und Wechselgeld-Belege per WhatsApp oder leiten Rechnungen per E-Mail weiter. Kontevia liest Beträge und Steuersätze aus, erkennt Duplikate und gibt die Belege mit Buchungsvorschlag an DATEV Unternehmen online oder als Export an Ihre Kanzlei. Details unter Funktionen, Tarife unter Preise.

Quellen

• § 146a AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html
• § 379 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__379.html
• § 1 KassenSichV: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__1.html
• § 6 KassenSichV: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__6.html
• ELSTER, Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO: https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/aufzeichnung146a
• BMF-Schreiben vom 30.06.2023, Anwendungserlass zu § 146a AO: https://www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Weitere_Themen/Elektronische_Kassensysteme/2023-06-30-AEAO-Par-146-AO.pdf
• ZDH zum Start des Mitteilungsverfahrens: https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/kassenfuehrung/bmf/start-des-elektronischen-mitteilungsverfahrens-zum-1-januar-2025/

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.