Kassenzählprotokoll Vorlage 2026: PDF und Excel

Die Vorlage ist ein Kassenzählprotokoll für eine Kasse und einen Zählvorgang: Unternehmen, Kasse, Datum, Uhrzeit und Anlass der Zählung, eine Tabelle mit allen Stückelungen von 1 Cent bis 500 Euro mit Anzahl und Betrag, die Summe des gezählten Bargelds, der Sollbestand laut Kassenbuch oder Kassenbericht, die Differenz mit Erklärung und Maßnahme sowie Name und Unterschrift von Zähler und Prüfer. Die Excel-Datei multipliziert Anzahl und Wert je Stückelung, bildet die Summe und rechnet die Differenz zum Sollbestand aus. Das PDF ist zum Ausdrucken und Ausfüllen an der Kasse gedacht, ein Blatt je Zählung. Die Vorlage richtet sich an Gastronomie, Einzelhandel, Marktstände, Handwerk und Vereine mit Barkasse, mit oder ohne elektronische Kasse. Wer ein ganzes Kassenbuch braucht, findet es mit Zählprotokoll als zweitem Blatt in der Kassenbuch Vorlage.

Wozu ein Zählprotokoll dient

Der Maßstab für jede Kassenführung ist die Kassensturzfähigkeit: Der Sollbestand laut Aufzeichnungen muss sich jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Istbestand vergleichen lassen. § 146 Absatz 1 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden, und die GoBD setzen die Kassensturzfähigkeit der Kasse ausdrücklich voraus (Rz. 55). Das Zählprotokoll ist der Nachweis, dass Sie den Istbestand wirklich ermittelt haben und nicht nur einen rechnerischen Wert übernommen haben.

Gesetzlich vorgeschrieben ist das Zählprotokoll nicht. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) klargestellt, dass bei einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht erforderlich und ausreichend ist, der auf tatsächlichem Auszählen beruht; ein Zählprotokoll mit der genauen Stückzahl der Scheine und Münzen verlangt die Rechtsprechung nicht. Im Urteil vom 20. März 2017 (X R 11/16) hat er das wiederholt. Warum trotzdem zählen und protokollieren? Weil der Kassenbericht ohne Protokoll in der Prüfung die Frage aufwirft, ob die Kasse überhaupt gezählt wurde. Ein Kassenbericht mit glatten Beträgen über Wochen ist ein typisches Prüfungsrisiko. Das Protokoll mit Stückelung ist der einfachste Beleg dafür, dass die Zahl aus der Schublade stammt. Steuerberater und Fachliteratur empfehlen es deshalb als Nachweis, gerade für die offene Ladenkasse.

Kassenbericht, Kassenbuch und TSE-Kasse

Die drei Begriffe werden oft verwechselt, bezeichnen aber verschiedene Dinge:

Aufzeichnung	Wer braucht sie	Was sie enthält	Rolle des Zählprotokolls
Kassenbericht	Betriebe mit offener Ladenkasse ohne elektronische Kasse	Tageseinnahmen retrograd ermittelt: gezählter Endbestand abzüglich Anfangsbestand, zuzüglich Ausgaben, Entnahmen und Bankeinzahlungen	Liefert den Endbestand, aus dem die Einnahme zurückgerechnet wird
Kassenbuch	Buchführungspflichtige Betriebe mit Barkasse	Jede Einnahme und Ausgabe einzeln mit Datum, Beleg und laufendem Bestand	Liefert den Istbestand zum Abgleich mit dem Sollbestand des Kassenbuchs
Elektronische Kasse mit TSE	Wer eine elektronische Kasse nutzt	Jeder Vorgang einzeln, durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt (§ 146a AO), Tagesabschluss als Z-Bon	Vergleicht das Bargeld in der Schublade mit dem Barbestand laut Z-Bon

Bei der offenen Ladenkasse ist das Zählen die Grundlage der gesamten Aufzeichnung: Ohne gezählten Endbestand gibt es keine Tageseinnahme. Die Rückrechnung heißt retrograd, weil sie vom Endbestand ausgeht. Beim Kassenbuch ist es umgekehrt: Der Sollbestand ergibt sich aus den Einträgen, und das Zählprotokoll prüft, ob er stimmt. Bei der TSE-Kasse zeichnet das System jeden Vorgang auf, aber auch hier kann die Schublade vom Z-Bon abweichen, etwa durch Wechselgeldfehler, Trinkgeld oder eine vergessene Entnahme. Wie Sie das Kassenbuch führen und wo Excel an seine Grenzen stößt, steht unter Kassenbuch.

Wann gezählt wird

• Am Tagesende, vor dem Kassenabschluss. Das ist der Standardfall und ergibt den Endbestand des Tages, der zugleich Anfangsbestand des nächsten Tages ist.
• Beim Schichtwechsel, wenn mehrere Personen dieselbe Kasse führen. Wer die Kasse übergibt, zählt; wer sie übernimmt, zählt nach und unterschreibt. So ist klar, in welcher Schicht eine Differenz entstanden ist.
• Vor und nach einer Entnahme größerer Beträge, etwa der Bankeinzahlung.
• Bei einer Kassen-Nachschau, wenn der Prüfer die Kasse zählen lässt oder selbst zählt. Dann dient das Protokoll als gemeinsame Feststellung.
• Bei mehreren Kassen oder Wechselgeldkassen jede getrennt, mit eigener Bezeichnung im Feld "Kasse".

Differenzen dokumentieren, nicht verstecken

Eine Differenz zwischen Ist und Soll ist kein Mangel, eine verschwiegene Differenz schon. Zählen Sie bei einer Abweichung einmal nach, dann tragen Sie die Differenz mit der wahrscheinlichen Ursache ein: Wechselgeldfehler, nicht erfasste Entnahme, fehlender Beleg, Trinkgeld in der Kasse. Anschließend buchen Sie die Differenz im Kassenbuch als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss, damit Soll und Ist wieder übereinstimmen und der Bestand des nächsten Tages stimmt. Wer die Differenz stattdessen stillschweigend im Kassenbuch ausgleicht, verstößt gegen § 146 Absatz 4 AO, der Änderungen verbietet, deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Häufen sich Differenzen bei einer Schicht oder Person, ist das Protokoll mit Unterschrift beider Seiten auch arbeitsrechtlich die Grundlage für ein Gespräch.

Kassen-Nachschau nach § 146b AO

Seit 2018 dürfen Amtsträger des Finanzamts nach § 146b AO ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Sie dürfen Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen verlangen, bei elektronischen Kassen die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle einsehen und die Kasse zählen lassen. In der Praxis heißt das: Der Prüfer lässt die Kasse zählen und vergleicht mit dem Kassenbuch, dem Kassenbericht oder dem aktuellen Stand der TSE-Kasse. Ein Betrieb, der täglich zählt und das Protokoll griffbereit hat, besteht diesen Moment in wenigen Minuten. Fehlt die Kassensturzfähigkeit, kann die Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung übergehen, und bei schweren Mängeln darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen. Zur Organisationsdokumentation gehört auch, wer wann zählt und wo die Protokolle liegen; das beschreiben Sie in der Verfahrensdokumentation.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Unternehmen, Kasse, Datum und Uhrzeit eintragen und den Anlass ankreuzen: Tagesende, Schichtwechsel, Kassen-Nachschau oder Sonstiges.
2. Bargeld nach Stückelung sortieren und für jede Zeile die Anzahl eintragen. In Excel entsteht der Betrag je Zeile und die Summe automatisch, im PDF rechnen Sie Anzahl mal Wert.
3. Wechselgeld mitzählen, es gehört zum Kassenbestand. Fremde Werte wie Gutscheine, Schecks oder Trinkgeldkassen nicht mitzählen; sie sind kein Bargeld der Kasse.
4. Sollbestand eintragen: den Endbestand laut Kassenbuch, den Barbestand laut Z-Bon oder bei der offenen Ladenkasse den Betrag aus dem Kassenbericht.
5. Differenz bilden, bei Abweichung einmal nachzählen, dann Ursache und Maßnahme eintragen.
6. Zähler unterschreibt, beim Schichtwechsel oder nach dem Vier-Augen-Prinzip auch der Prüfer.
7. Protokoll zum Kassenbuch oder zum Z-Bon des Tages heften. Es gehört zu den Kassenaufzeichnungen und bleibt mit dem Kassenbuch zehn Jahre im Archiv (§ 147 AO); die Fristen stehen unter Aufbewahrungsfrist.

Häufige Fehler

• Endbestand geschätzt oder aus dem Kassenbuch abgeschrieben statt gezählt.
• Runde Beträge über Wochen, obwohl eine gezählte Kasse fast nie glatt aufgeht.
• Differenz im Kassenbuch stillschweigend angepasst statt gebucht.
• Zählung nur am Monatsende statt täglich, der Kassenbericht ist dann nicht nachvollziehbar.
• Beim Schichtwechsel keine Übergabe mit Unterschrift, Differenzen lassen sich niemandem zuordnen.
• Mehrere Kassen auf einem Protokoll vermischt.
• Protokolle entsorgt, obwohl sie zu den Kassenaufzeichnungen gehören.

Ist ein Kassenzählprotokoll Pflicht?

Nein. Der BFH hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) entschieden, dass bei einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht auf Grundlage tatsächlichen Auszählens erforderlich und ausreichend ist. Das Zählprotokoll ist der empfohlene Nachweis dafür, dass wirklich gezählt wurde, und schützt in der Prüfung vor der Frage, woher der Endbestand stammt.

Wie oft muss ich die Kasse zählen?

Täglich zum Kassenabschluss, weil Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach § 146 Absatz 1 AO täglich festzuhalten sind und die Kasse jederzeit kassensturzfähig sein muss. Zusätzlich bei jedem Schichtwechsel und vor größeren Entnahmen.

Was gehört in ein Kassenzählprotokoll?

Datum, Uhrzeit, Kasse, Anlass, die Anzahl je Stückelung von 1 Cent bis 500 Euro mit Betrag, die Summe des gezählten Bargelds, der Sollbestand laut Kassenbuch, Kassenbericht oder Z-Bon, die Differenz mit Erklärung sowie Name und Unterschrift der zählenden und der prüfenden Person.

Was mache ich bei einer Kassendifferenz?

Einmal nachzählen, die Differenz mit wahrscheinlicher Ursache im Protokoll eintragen und im Kassenbuch als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss buchen. Nicht den Kassenbuchbestand ändern, das verstößt gegen § 146 Absatz 4 AO.

Brauche ich das Zählprotokoll auch mit TSE-Kasse?

Die TSE-Kasse zeichnet jeden Vorgang auf, zählt aber nicht das Bargeld in der Schublade. Der Vergleich zwischen Barbestand laut Z-Bon und gezähltem Bestand deckt Wechselgeldfehler und fehlende Entnahmen auf. Das Zählprotokoll ist deshalb auch mit elektronischer Kasse sinnvoll, vorgeschrieben ist es nicht.

Darf das Finanzamt meine Kasse unangekündigt zählen?

Ja. Bei der Kassen-Nachschau nach § 146b AO dürfen Amtsträger ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, Aufzeichnungen verlangen, Kassendaten einsehen und einen Kassensturz vornehmen. Stimmen Ist und Soll nicht überein, drohen Außenprüfung und Schätzung.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege. Zählen, Kassenbuch und Kassenbericht bleiben bei Ihnen. Fotografieren Sie das ausgefüllte Zählprotokoll zusammen mit dem Z-Bon des Tages und senden Sie es per WhatsApp oder E-Mail: Kontevia legt es als Beleg zum Tag ab und übergibt es mit den übrigen Kassenbelegen an den Steuerberater, der die Kassendifferenz bucht.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.