Fahrtenbuch Vorlage 2026: PDF und Excel, Pflichtangaben und Ein-Prozent-Regel im Vergleich

Die Vorlage ist ein Fahrtenbuch mit allen Angaben, die Finanzverwaltung und Bundesfinanzhof für eine ordnungsgemäße Führung verlangen: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Reiseziel mit Route bei Umwegen, Reisezweck, aufgesuchter Geschäftspartner und Art der Fahrt (betrieblich, privat, Wohnung und Betrieb). Die PDF-Version ist zum Ausdrucken, Binden und handschriftlichen Führen gedacht, mit fortlaufend nummerierten Seiten und Jahresübersicht. Die Excel-Version berechnet gefahrene Kilometer, Anteile je Fahrtart und die Kostenaufteilung automatisch, taugt aber nur als Hilfsaufzeichnung, nicht als Fahrtenbuch selbst. Warum das so ist, steht im Abschnitt zu Excel. Die Vorlage richtet sich an Einzelunternehmer mit Firmenwagen, Handwerker, Gastronomen mit Lieferfahrzeug und Arbeitnehmer mit Dienstwagen. Beide Dateien stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Wofür das Fahrtenbuch dient

Wird ein betriebliches Fahrzeug auch privat genutzt, ist der private Anteil zu versteuern. § 6 Absatz 1 Nummer 4 EStG lässt zwei Wege zu: pauschal mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises je Monat (Ein-Prozent-Regelung) oder nach dem tatsächlichen Verhältnis von Privatfahrten zu übrigen Fahrten, nachgewiesen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und Belege über die Gesamtkosten. Für Arbeitnehmer mit Dienstwagen regelt § 8 Absatz 2 EStG dasselbe, mit einem Zuschlag von 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei Unternehmern gilt für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6 EStG mit demselben Prozentsatz.

Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der Privatanteil niedrig, der Listenpreis hoch oder das Fahrzeug alt und abgeschrieben ist. Es ist ein Nachweis gegenüber dem Finanzamt und wird mit allen Fahrzeugbelegen nach § 147 AO aufbewahrt.

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Angabe	Grundlage	Hinweis
Datum der Fahrt	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, BFH VI R 64/04	Jede Fahrt einzeln, keine Sammeleinträge je Woche
Kilometerstand zu Beginn und Ende	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR	Tachostand, nicht nur gefahrene Kilometer
Reiseziel und Route	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, BFH VI R 33/10	Ort und Adresse, bei Umwegen die Strecke; Straßenname allein genügt nicht
Reisezweck	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR	Konkret: "Baustelle Müller, Abnahme", nicht "Kundenbesuch"
Aufgesuchter Geschäftspartner	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR	Name der Firma oder Person
Privatfahrten	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR	Nur Kilometerangabe, kein Ziel und kein Zweck erforderlich
Fahrten Wohnung und Betrieb	R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, § 8 Abs. 2 EStG	Kurzer Vermerk genügt
Fahrzeug und Kennzeichen	Zuordnung	Ein Fahrtenbuch je Fahrzeug, Kilometerstand am 1. Januar und 31. Dezember
Fortlaufende Seiten, keine Lücken	BFH VI R 64/04	Geschlossene Form, nachträgliche Einfügungen müssen erkennbar sein

Für bestimmte Berufsgruppen gibt es Erleichterungen, etwa für Kurierfahrer, Handelsvertreter mit vielen Kunden am Tag oder Taxifahrer, bei denen Ziel und Partner zusammengefasst werden dürfen. Die Grundangaben Datum, Kilometerstand und Fahrtart bleiben auch dort Pflicht.

Zeitnah und in geschlossener Form: Excel allein reicht nicht

Der Bundesfinanzhof verlangt seit dem Urteil vom 16. November 2005 (VI R 64/04), dass ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird, so dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sind oder zumindest deutlich erkennbar werden. Eine mit einem Computerprogramm erzeugte Datei genügt nur, wenn Änderungen an früher eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Genau daran scheitert eine Excel-Tabelle: Jede Zelle lässt sich überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Der BFH hat deshalb ein in Excel geführtes Fahrtenbuch nicht anerkannt. Lose Blätter, die erst später zusammengeheftet werden, sind ebenfalls kein Fahrtenbuch, und ein nachträglich aus Terminkalender und Tankquittungen rekonstruiertes Fahrtenbuch wird verworfen. Die Folge ist immer dieselbe: Das Finanzamt wendet die Ein-Prozent-Regelung an, rückwirkend für das ganze Jahr.

Deshalb empfehlen wir die Vorlage so zu nutzen:

• PDF ausdrucken, binden oder in einen festen Ordner mit fortlaufend nummerierten Seiten heften und handschriftlich mit Kugelschreiber führen. Korrekturen durchstreichen, nicht übermalen, so dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt.
• Excel nur als Hilfsaufzeichnung für die Auswertung: Übertragen Sie die Einträge aus dem gebundenen Fahrtenbuch, um Kilometeranteile und Kosten zu berechnen. Die Datei ist nicht das Fahrtenbuch.
• Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn das Programm jede Änderung mit Datum und ursprünglichem Inhalt protokolliert und die Änderungshistorie selbst nicht bearbeitet werden kann. Die Finanzverwaltung zertifiziert solche Programme nicht. Werden Fahrten automatisch per GPS aufgezeichnet, darf der Zweck innerhalb von sieben Tagen nachgetragen werden, wobei Person und Zeitpunkt des Nachtrags dokumentiert sein müssen.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung: Beispielrechnung

Ein Handwerker fährt einen Transporter mit Bruttolistenpreis 42 000 Euro, 30 000 Kilometer im Jahr, davon 4 500 Kilometer privat (15 Prozent). Die Gesamtkosten des Fahrzeugs (Abschreibung, Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen, Steuer) betragen 9 600 Euro im Jahr.

Methode	Rechnung	Zu versteuernder Privatanteil
Ein-Prozent-Regelung	1 Prozent von 42 000 Euro, zwölf Monate	5 040 Euro
Fahrtenbuch	15 Prozent von 9 600 Euro	1 440 Euro

Die Differenz von 3 600 Euro erhöht beim Fahrtenbuch den Gewinn nicht und spart bei einem Steuersatz von 30 Prozent rund 1 080 Euro Einkommensteuer, dazu Umsatzsteuer auf den geringeren Privatanteil. Bei einem Privatanteil von 50 Prozent läge der Fahrtenbuchwert bei 4 800 Euro und damit nahe an der Pauschale. Faustregel: Je niedriger der Privatanteil und je älter das Fahrzeug, desto mehr lohnt das Fahrtenbuch. Bei reinen Elektrofahrzeugen mit Bruttolistenpreis bis 100 000 Euro wird in der Pauschalmethode nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt, bei Hybriden mit Mindestreichweite die Hälfte. Dort ist die Pauschale oft günstiger als das Fahrtenbuch. Die Methode darf je Fahrzeug nur für das ganze Kalenderjahr einheitlich gewählt werden, ein Wechsel ist beim Fahrzeugwechsel oder zum Jahresbeginn möglich.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie auf dem Deckblatt Fahrzeug, Kennzeichen, Halter und den Kilometerstand am 1. Januar ein.
2. Notieren Sie jede Fahrt sofort nach dem Ende: Datum, Kilometerstand vorher und nachher, Ziel, Zweck, Geschäftspartner.
3. Kennzeichnen Sie die Fahrtart in der letzten Spalte: betrieblich, privat oder Wohnung und Betrieb. Bei Privatfahrten reichen die Kilometer.
4. Bei Umwegen aus betrieblichem Anlass, etwa Materialabholung, tragen Sie die Zwischenstation als Teil der Route ein.
5. Schließen Sie jede Seite mit Übertrag der Kilometer ab, so dass Seite für Seite anschließt.
6. Sammeln Sie alle Fahrzeugbelege: Tankquittungen, Werkstattrechnungen, Versicherung, Leasing. Ohne Belege über die Gesamtkosten ist das Fahrtenbuch wertlos.
7. Übertragen Sie am Monatsende die Einträge in die Excel-Auswertung, um den Privatanteil zu ermitteln.
8. Tragen Sie am 31. Dezember den Endstand ein und bewahren Sie das Fahrtenbuch mit den Belegen auf.

Häufige Fehler

• Fahrtenbuch am Wochenende aus dem Kalender nachgetragen
• Nur gefahrene Kilometer statt Tachostand eingetragen
• "Kundenbesuch" als Zweck ohne Namen des Geschäftspartners
• Tankquittungen mit Kilometerstand, der nicht zum Fahrtenbuch passt
• Excel-Datei als Fahrtenbuch vorgelegt
• Lose Blätter oder Notizblock ohne Seitennummern
• Fahrtenbuch beginnt im März, Januar und Februar fehlen
• Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Pauschale mitten im Jahr

Ist ein Fahrtenbuch in Excel erlaubt?

Nein, nicht als Fahrtenbuch selbst. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 16. November 2005 (VI R 64/04) entschieden, dass eine Datei nur genügt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder in der Datei dokumentiert sind. Excel erfüllt das nicht. Die Excel-Vorlage dient der Auswertung eines handschriftlich oder elektronisch geführten Fahrtenbuchs.

Was muss in ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?

Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Reiseziel mit Route bei Umwegen, Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner. Privatfahrten brauchen nur die Kilometer, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb einen kurzen Vermerk. Das Fahrtenbuch wird zeitnah und in geschlossener Form geführt.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch gegenüber der Ein-Prozent-Regel?

Bei niedrigem Privatanteil, hohem Listenpreis oder einem abgeschriebenen Fahrzeug mit geringen Gesamtkosten. Im Beispiel oben spart das Fahrtenbuch bei 15 Prozent Privatanteil 3 600 Euro Gewinn im Jahr. Bei Elektrofahrzeugen mit Viertel-Ansatz ist die Pauschale häufig günstiger.

Ist ein elektronisches Fahrtenbuch anerkannt?

Ja, wenn das Programm nachträgliche Änderungen technisch ausschließt oder jede Änderung mit Datum und ursprünglichem Inhalt protokolliert und diese Historie nicht veränderbar ist. Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Programme, die Beweislast liegt beim Nutzer.

Wie zeitnah muss ich das Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich unmittelbar nach jeder Fahrt. Bei elektronischen Fahrtenbüchern mit automatischer Streckenaufzeichnung akzeptiert die Finanzverwaltung den Nachtrag des Fahrtzwecks innerhalb von sieben Tagen, wenn Person und Zeitpunkt des Nachtrags dokumentiert sind.

Wie lange muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?

Das Fahrtenbuch ist eine steuerliche Aufzeichnung und gehört mit den Fahrzeugbelegen zu den Unterlagen nach § 147 AO. Aufzeichnungen sind zehn Jahre, Buchungsbelege wie Tankquittungen acht Jahre aufzubewahren, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Sie fotografieren Tankquittungen, Werkstattrechnungen und Leasingbelege und senden sie per WhatsApp. Kontevia liest Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Kilometerstand vom Tankbeleg aus, ordnet die Belege dem Fahrzeug zu und erkennt, wenn ein Kilometerstand nicht zum vorherigen Beleg passt. Ihr Steuerberater erhält die Fahrzeugkosten gebündelt mit Buchungsvorschlag und kann am Jahresende den Privatanteil nach Ihrem Fahrtenbuch berechnen. Das Fahrtenbuch selbst führen Sie weiterhin auf Papier oder in einem elektronischen Fahrtenbuch.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.