Kassenbericht Vorlage 2026: PDF und Excel für die offene Ladenkasse

Die Vorlage enthält zwei Dateien. Das PDF ist ein Kassenbericht für einen Tag: Unternehmen, Kasse, Datum, fortlaufende Nummer, das Rechenschema vom gezählten Endbestand bis zur Tageseinnahme, die Aufteilung der Einnahme nach 7 und 19 Prozent, eine Aufstellung der Barausgaben mit Belegnummer sowie Bemerkungen und Unterschrift. Die Excel-Datei ist eine Monatsübersicht mit einer Zeile je Tag: Sie übernimmt den Endbestand des Vortages als Anfangsbestand, rechnet die Tageseinnahme aus und summiert den Monat. Die Vorlage richtet sich an Betriebe mit offener Ladenkasse, also Geldkassette oder Schublade ohne elektronische Kasse: Marktstand, Imbiss, Hofladen, Kiosk, kleine Gastronomie, Friseur mit Barkasse. Wer eine elektronische Kasse mit TSE nutzt, braucht keinen Kassenbericht, sondern den Z-Bon als Tagesabschluss.

Was ein Kassenbericht ist

Der Kassenbericht ermittelt die Bareinnahmen eines Tages nicht durch Addition einzelner Verkäufe, sondern rückwärts aus dem Bargeld, das am Abend in der Kasse liegt. Diese Methode heißt retrograd. Sie ist bei der offenen Ladenkasse der Normalfall, weil dort die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen entfällt, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden (§ 146 Absatz 1 Satz 3 AO). Die tägliche Aufzeichnung bleibt Pflicht: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Absatz 1 Satz 2 AO). Der Kassenbericht ist der Nachweis dafür. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) bestätigt, dass bei einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht auf Grundlage tatsächlichen Auszählens erforderlich und ausreichend ist.

Ausführlich zu Zulässigkeit, Einzelaufzeichnung und Risiken steht alles unter Offene Ladenkasse. Diese Seite ist die Vorlage dazu.

Das Schema mit Beispiel

Nr.	Position	Beispiel
1	Kassenbestand bei Geschäftsschluss, gezählt	1.840,00 Euro
2	abzüglich Kassenbestand bei Geschäftsbeginn (Anfangsbestand)	300,00 Euro
	Zwischensumme	1.540,00 Euro
3	zuzüglich Barausgaben des Tages	215,00 Euro
4	zuzüglich Bankeinzahlungen (Geldtransit)	1.000,00 Euro
5	zuzüglich Privatentnahmen	100,00 Euro
6	abzüglich Privateinlagen und sonstige Einlagen	50,00 Euro
	Tageseinnahme bar	2.805,00 Euro

Die Logik: Alles Geld, das im Laufe des Tages die Kasse verlassen hat, war vorher eingenommen worden oder lag schon als Anfangsbestand darin. Deshalb werden Ausgaben, Bankeinzahlungen und Entnahmen wieder hinzugerechnet. Geld, das nicht aus Verkäufen stammt, etwa eine Privateinlage für Wechselgeld, wird abgezogen. Die Excel-Vorlage rechnet genau diese Formel: Endbestand minus Anfangsbestand plus Ausgaben plus Bankeinzahlungen plus Entnahmen minus Einlagen.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kasse bei Geschäftsschluss zählen, am besten mit dem Kassenzählprotokoll. Den gezählten Betrag in Position 1 eintragen.
2. Anfangsbestand eintragen. Er ist der gezählte Endbestand des Vortages; in Excel wird er automatisch übernommen.
3. Jede Barausgabe des Tages mit Belegnummer in die Aufstellung schreiben, die Summe in Position 3 übertragen. Ohne Beleg keine Ausgabe: Fehlt eine Quittung, hilft ein Eigenbeleg.
4. Bankeinzahlungen eintragen, also Geld, das zur Bank gebracht wurde. Der Einzahlungsbeleg der Bank gehört zum Bericht.
5. Privatentnahmen und Einlagen eintragen, jeweils mit Eigenbeleg.
6. Tageseinnahme ausrechnen. Wer Speisen und Getränke oder andere Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen verkauft, teilt die Einnahme auf 7 und 19 Prozent auf; die Aufteilung muss nachvollziehbar sein, etwa über Strichlisten oder Warengruppen.
7. Kassenbericht nummerieren, datieren und unterschreiben. Die Tageseinnahme ins Kassenbuch übertragen oder der Kanzlei zusammen mit den Belegen übergeben.

Kassenbericht, Kassenbuch und Zählprotokoll

Aufzeichnung	Zweck	Wann
Kassenbericht	Ermittelt die Tageseinnahme retrograd aus dem gezählten Bestand	Täglich bei offener Ladenkasse
Kassenbuch	Zeichnet jede Einnahme und Ausgabe einzeln mit laufendem Bestand auf	Bei Barkasse mit Einzelaufzeichnung, bei Buchführungspflicht
Kassenzählprotokoll	Weist nach, dass und wie gezählt wurde (Stückelung)	Empfohlen zu jedem Kassenbericht, nicht vorgeschrieben
Z-Bon	Tagesabschluss der elektronischen Kasse mit TSE	Täglich bei elektronischer Kasse

Bei der offenen Ladenkasse ersetzt der Kassenbericht die Einzelaufzeichnung der Verkäufe. Ausgaben, Entnahmen und Einlagen werden trotzdem einzeln mit Beleg erfasst.

Häufige Fehler

• Endbestand geschätzt oder rechnerisch übernommen statt gezählt. Dann ist der Bericht wertlos, weil die Einnahme aus einer Behauptung folgt.
• Runde Endbestände über Wochen. Eine gezählte Kasse geht fast nie glatt auf, Prüfer achten genau darauf.
• Barausgaben ohne Beleg oder Privatentnahmen ohne Eigenbeleg.
• Kassenberichte nachträglich für den ganzen Monat geschrieben, erkennbar an gleicher Schrift und gleichem Stift.
• Negative Kassenbestände, weil eine Einlage vergessen wurde.
• Lücken in der Nummerierung, fehlende Tage.
• Excel-Liste ohne Ausdruck und Unterschrift als einziger Nachweis: Eine Tabelle lässt sich jederzeit unbemerkt ändern. Wer Excel nutzt, druckt den Tag aus und unterschreibt ihn oder legt den unterschriebenen PDF-Bericht ab.

Fehlt die Kassensturzfähigkeit oder sind die Berichte nicht nachvollziehbar, darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen (§ 162 AO). Das passiert in der Praxis oft nach einer unangekündigten Kassen-Nachschau nach § 146b AO.

Wie lange aufbewahren?

Kassenberichte gehören zu den Kassenaufzeichnungen und werden mit Kassenbuch, Zählprotokollen und Belegen aufbewahrt. Bewahren Sie sie zehn Jahre auf (§ 147 AO), die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Details zu den Fristen stehen unter Aufbewahrungsfrist.

Ist ein Kassenbericht Pflicht?

Bei einer offenen Ladenkasse ja: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Absatz 1 AO), und ohne Einzelaufzeichnung ist der tägliche Kassenbericht der anerkannte Weg dazu. Wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht stattdessen den Tagesabschluss der Kasse.

Wie berechne ich die Tageseinnahme?

Gezählter Endbestand, abzüglich Anfangsbestand, zuzüglich Barausgaben, Bankeinzahlungen und Privatentnahmen, abzüglich Einlagen. Im Beispiel oben ergibt das 2.805 Euro bei einem gezählten Endbestand von 1.840 Euro.

Muss ich zum Kassenbericht ein Zählprotokoll führen?

Nein, der BFH verlangt es nicht (X B 41/16). Es ist aber der einfachste Nachweis, dass der Endbestand wirklich gezählt wurde, und wird von Steuerberatern empfohlen.

Darf ich den Kassenbericht in Excel führen?

Zum Rechnen ja. Als alleiniger Nachweis ist eine änderbare Tabelle aber angreifbar. Drucken Sie den Bericht täglich aus und unterschreiben Sie ihn, oder nutzen Sie das PDF zum Ausfüllen von Hand.

Was gehört in einen Kassenbericht?

Datum, fortlaufende Nummer, gezählter End- und Anfangsbestand, Barausgaben mit Belegen, Bankeinzahlungen, Privatentnahmen und Einlagen, die errechnete Tageseinnahme, bei mehreren Steuersätzen die Aufteilung sowie die Unterschrift.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Belege. Zählen und Kassenbericht bleiben bei Ihnen. Fotografieren Sie den unterschriebenen Kassenbericht mit den Ausgabebelegen des Tages und senden Sie ihn per WhatsApp oder E-Mail: Kontevia legt alles zum Tag ab, liest die Ausgabebelege aus und übergibt sie an Ihre Steuerkanzlei. Die Tarife beginnen bei 8 Euro netto im Monat, siehe Preise.

Stand: 12. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.