Inventur zum 31.12.2026: Ablauf in Restaurant und Hotel, Stichtag, permanente Inventur

Am 31. Dezember stehen in vielen Restaurants nach dem letzten Gast noch Zählbögen auf dem Tresen. Die Inventur ist für bilanzierende Betriebe Pflicht, und in der Gastronomie ist sie mehr Arbeit als anderswo: Fleisch im Kühlhaus, angebrochene Spirituosen, Wein im Keller, im Hotel zusätzlich Minibars und Wäsche. Dieser Beitrag zeigt, wer die Inventur machen muss, welche Verfahren erlaubt sind und wie Sie sie in Küche, Bar und Hotel praktisch organisieren.

Kurz gesagt: Wer bilanziert, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert erfassen, in der Regel durch Zählen zum 31. Dezember. Statt am Stichtag selbst dürfen Sie auch bis zu drei Monate vorher oder zwei Monate nachher zählen, wenn Sie den Bestand sauber auf den Stichtag fortschreiben. Wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, ist zur Inventur nicht verpflichtet.

Wer muss eine Inventur machen?

Die Pflicht folgt aus der Buchführungspflicht. Nach § 240 Absatz 2 HGB muss jeder Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Das gilt für alle GmbHs und UGs und für eingetragene Kaufleute.

Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die nach § 241a HGB an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. Steuerlich gilt nach § 141 AO eine ähnliche Grenze: Buchführungspflichtig wird ein Gewerbetreibender, wenn das Finanzamt bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn dazu auffordert. Dann gelten auch die §§ 240 und 241 HGB.

Betrieb	Gewinnermittlung	Inventur zum 31.12.
GmbH oder UG mit Restaurant	Bilanz	Pflicht
Eingetragener Kaufmann über den Grenzen	Bilanz	Pflicht
Einzelunternehmer mit Café unter den Grenzen	EÜR	keine Pflicht, aber sinnvoll für Wareneinsatz
Hotel als GmbH & Co. KG	Bilanz	Pflicht

Auch ohne Pflicht lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Ohne Anfangs- und Endbestand können Sie Ihren Wareneinsatz nicht ermitteln, und bei einer Betriebsprüfung ist eine plausible Nachkalkulation schwer.

Die erlaubten Verfahren

Stichtagsinventur

Der Klassiker: Sie zählen alles am 31. Dezember oder zeitnah um den Stichtag. § 240 Absatz 2 HGB verlangt, dass das Inventar innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufgestellt wird. In der Gastronomie heißt das meist: nach Schichtende am 31. Dezember oder vor der ersten Schicht am 2. Januar, mit sauberer Abgrenzung der Verkäufe dazwischen.

Vor- oder nachverlegte Inventur

Nach § 241 Absatz 3 HGB dürfen Sie an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag zählen. Voraussetzung ist ein Verfahren, das den Bestand wertmäßig auf den 31. Dezember fort- oder zurückrechnet. Für ein Hotel mit ruhigem Januar kann das praktisch sein: Zählung am 8. Januar, dann Rückrechnung über die Lieferungen und Verkäufe vom 1. bis 7. Januar.

Permanente Inventur

Nach § 241 Absatz 2 HGB ist keine körperliche Zählung zum Stichtag nötig, wenn ein anderes ordnungsgemäßes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert sicher feststellt. Typisch ist eine Lagerbuchhaltung, die jeden Zugang und Abgang fortschreibt, ergänzt um mindestens eine Zählung im Jahr. Für Weinkeller und Spirituosenlager mit Warenwirtschaft ist das realistisch, für eine Frischküche kaum.

Festwert und Gruppenbewertung

Nach § 240 Absatz 3 HGB dürfen Gegenstände, die regelmäßig ersetzt werden und deren Gesamtwert für den Betrieb nachrangig ist, mit einem Festwert angesetzt werden. Eine körperliche Bestandsaufnahme ist dann in der Regel alle drei Jahre nötig. Ob Ihr Geschirr, Besteck oder die Hotelwäsche dafür in Frage kommt, entscheidet Ihre Kanzlei. Gleichartige Vorräte dürfen nach § 240 Absatz 4 HGB zu Gruppen zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnitt bewertet werden.

Praxis: So läuft die Inventur in Restaurant und Hotel

Vorbereitung im Dezember

• Zählbereiche festlegen: Kühlhaus, Tiefkühler, Trockenlager, Bar, Keller, im Hotel Etagen und Minibars
• Zähllisten vorbereiten, am besten nach Lagerort sortiert. Eine Vorlage finden Sie unter Inventurliste Vorlage
• Lieferungen um den Stichtag planen, damit keine Ware doppelt oder gar nicht erfasst wird
• Je zwei Personen pro Bereich: eine zählt, eine schreibt

Bewertung

Gezählt wird in Mengen, bewertet wird mit Anschaffungskosten, also dem Einkaufspreis netto bei Vorsteuerabzug. Angebrochene Flaschen schätzen Sie in Zehnteln. Verdorbene oder abgelaufene Ware wird ausgebucht und nicht mitgezählt.

Beispiel Restaurant

Ein Restaurant mit 60 Plätzen zählt am 31. Dezember nach Schichtende:

Bereich	Positionen	Wert netto
Kühlhaus und Tiefkühler	Fleisch, Fisch, Molkerei	3.420 Euro
Trockenlager	Mehl, Öl, Konserven, Gewürze	1.180 Euro
Bar	46 Flaschen Spirituosen, davon 18 angebrochen	1.960 Euro
Weinkeller	312 Flaschen	4.870 Euro
Summe Warenbestand		11.430 Euro

Mit Anfangsbestand, Wareneinkauf und Endbestand ermittelt die Kanzlei den Wareneinsatz. Den Rechenweg können Sie mit dem Wareneinsatz Rechner nachvollziehen.

Beispiel Hotel

Ein Hotel mit 40 Zimmern zählt zusätzlich die Minibars. Bei 40 Minibars mit durchschnittlich 9 Artikeln zu je 1,80 Euro Einkaufspreis ergibt das 648 Euro. Dazu kommen Frühstücksvorräte, Reinigungsmittel und Kosmetikartikel für die Zimmer. Wäsche, Geschirr und Möbel gehören je nach Bewertung zum Anlagevermögen oder werden mit Festwert geführt, das klärt die Kanzlei.

Inventurdifferenzen

Weicht der gezählte Bestand vom Buchbestand ab, entsteht eine Inventurdifferenz. In der Gastronomie typisch sind Schwund an der Bar, Bruch, Personalverzehr und nicht erfasste Rückgaben an Lieferanten. Kleine Differenzen sind normal. Wiederkehrende große Differenzen deuten auf Fehler in der Erfassung hin und sind bei einer Betriebsprüfung ein Ansatzpunkt für Nachfragen. Dokumentieren Sie Bruch und Verderb deshalb laufend, etwa mit einer einfachen Schwundliste.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Inventur machen?

Nein, wenn Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nicht buchführungspflichtig sind. Eine einfache Bestandsaufnahme ist trotzdem sinnvoll, damit Sie Ihren Wareneinsatz kennen und bei Rückfragen des Finanzamts Zahlen haben.

Wie lange muss ich Inventurlisten aufbewahren?

Inventare gehören nach § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO zu den Unterlagen mit zehn Jahren Aufbewahrungsfrist. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. Das Fristende können Sie mit dem Aufbewahrungsfrist Rechner prüfen.

Darf ich die Inventur schätzen statt zählen?

Nein, eine reine Schätzung ersetzt keine Inventur. Erlaubt sind nur die Verfahren aus §§ 240 und 241 HGB, etwa Stichprobeninventur nach anerkannten mathematisch-statistischen Methoden oder die permanente Inventur. Bei angebrochenen Flaschen ist das Schätzen der Füllmenge aber üblich und zulässig, solange die Methode nachvollziehbar ist.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur ist der Vorgang, also das Zählen, Messen und Wiegen. Das Inventar ist das Ergebnis: das Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert zum Stichtag. Aus dem Inventar entsteht dann die Bilanz.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bucht nicht und berät nicht steuerlich, und es zählt auch nicht Ihr Lager. Für die Inventur hilft Kontevia indirekt: Wenn Lieferscheine und Rechnungen von Großmarkt, Metzger und Getränkehändler laufend per WhatsApp oder E-Mail eingehen, sind die Wareneinkäufe bis zum 31. Dezember vollständig, mit Positionen und Steuersätzen ausgelesen. Ihre Kanzlei bekommt die Belege mit Buchungsvorschlag und kann Bestand und Wareneinsatz sauber abgrenzen. Mehr unter Kontevia für die Gastronomie, Kontevia für Hotels und Preise.

Quellen

• § 240 HGB: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__240.html
• § 241 HGB: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241.html
• § 241a HGB: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html
• § 141 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__141.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.