DATEV Unternehmen online: Belege hochladen, Schritt für Schritt (Web, Upload mobil, E-Mail, Alternativen)

Wenn Ihre Kanzlei mit DATEV arbeitet, landen Ihre Belege früher oder später in DATEV Unternehmen online. Die Frage ist nur, auf welchem Weg: im Browser, über die App, per E-Mail oder über einen Dienst, der die Belege vorbereitet. Dieser Beitrag erklärt die vier Wege aus Sicht eines kleinen Betriebs, was die Kanzlei vorher einrichten muss, welche Fehler beim Hochladen immer wieder passieren und was das laut DATEV-Preisliste kostet.

Vorab: DATEV, DATEV Unternehmen online, DATEV Upload mobil und DATEV Upload Mail sind Marken beziehungsweise Produkte der DATEV eG, Nürnberg. Kontevia ist kein Teil der DATEV eG. Dieser Beitrag ist keine offizielle Anleitung; maßgeblich sind die Hilfedokumente der DATEV eG und die Hinweise Ihrer Kanzlei.

Was DATEV Unternehmen online ist

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform, über die DATEV-Kanzleien mit ihren Mandanten zusammenarbeiten. Der Betrieb stellt Belege ein, die Kanzlei bucht direkt daraus. Die DATEV eG beschreibt das Produkt im Shop so: Belege und Daten zwischen Steuerberater und Unternehmer digital austauschen, Zahlungen über vorausgefüllte Zahlungsträger erledigen, Kontoauszüge abgleichen, Kasse führen.

Für das Hochladen zählt der Bestand in DATEV Belege online. Dort liegen die Belegbilder, sortiert nach Belegtyp (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse). Alles, was Sie über einen der vier Wege einreichen, landet in diesem Bestand, und die Kanzlei sieht es sofort.

Voraussetzung: Die Kanzlei richtet Sie ein

Sie können DATEV Unternehmen online nicht selbst abonnieren. Laut Fußnote der DATEV-Preisliste muss es für das Unternehmen (den Mandanten) bestellt werden, sobald digitale Belege nach DATEV Belege online gesendet werden sollen. In der Praxis legt die Kanzlei den Mandantenbestand an und bestellt den Zugang.

Für die Anmeldung brauchen Sie ein Zugangsmedium. Die Preisliste nennt DATEV SmartLogin, DATEV mIDentity und DATEV SmartCard. Bei Bestellung von DATEV Unternehmen online für den Einsatz im Unternehmen ist SmartLogin laut Preisliste kostenlos; andere Zugangsmedien sind kostenpflichtig.

• DATEV SmartLogin ist eine Smartphone-App. Beim Anmelden scannen Sie einen QR-Code und bestätigen in der App. Für Upload mobil ist SmartLogin Pflicht.
• DATEV mIDentity ist ein USB-Stick für feste Arbeitsplätze. Laut Preisliste kostet er ohne SmartCard 25,00 Euro einmalig, mit SmartCard 50,00 Euro einmalig, zuzüglich Umsatzsteuer.

Klären Sie vor dem ersten Upload also drei Dinge mit der Kanzlei: Ist der Bestand angelegt, welches Zugangsmedium bekommen Sie, welche Belegtypen sollen Sie verwenden.

Weg 1: Belege online im Browser

Sie melden sich in DATEV Unternehmen online an, öffnen Belege online und laden Dateien hoch. Der Ablauf; Bezeichnungen können je nach Version abweichen:

1. Anmelden mit SmartLogin (QR-Code scannen) oder mIDentity.
2. Belegtyp wählen: Rechnungseingang für Lieferantenrechnungen, Rechnungsausgang für eigene Rechnungen, Kasse für Bons und Quittungen.
3. Dateien hochladen, per Auswahl oder Drag and drop. Üblich sind PDF und Bilddateien.
4. Optional Belegdaten ergänzen (Datum, Betrag, Belegnummer). Übernimmt das die Kanzlei, lassen Sie die Felder leer.
5. Belege bereitstellen.

Der Browserweg passt für PDF-Rechnungen und gescannte Stapel, für Kassenbons aus der Jackentasche ist er umständlich.

Weg 2: DATEV Upload mobil

DATEV Upload mobil ist die kostenlose App der DATEV eG für iOS und Android. Laut Produktseite im DATEV-Shop fotografieren Sie Papierbelege mit dem Smartphone oder laden digitale Dokumente hoch und übertragen sie nach DATEV Unternehmen online. Voraussetzungen laut Produktseite: Smartphone mit Kamera, DATEV SmartLogin, ein Vertrag zu DATEV Unternehmen online und ein Bestand in DATEV Belege online.

1. SmartLogin und Upload mobil aus dem App Store oder Play Store installieren; SmartLogin muss die Kanzlei vorher freischalten.
2. In Upload mobil mit SmartLogin anmelden.
3. Belegtyp wählen und fotografieren. Bei mehrseitigen Rechnungen jede Seite aufnehmen und als einen Beleg zusammenfassen.
4. Hochladen. Der Beleg erscheint in Belege online.

Die Grenze: Die App überträgt Bilder. Beträge, Umsatzsteuer und Lieferant liest erst die Kanzlei aus, und ob ein Beleg doppelt ist, erfahren Sie beim Hochladen nicht.

Weg 3: DATEV Upload Mail

Mit DATEV Upload Mail leiten Sie eine E-Mail mit Anhang an eine Zieladresse weiter, die zu Ihrem Bestand gehört. Laut Pressemitteilung der DATEV eG vom 16. Januar 2020 muss die Absenderadresse vorher registriert sein; mehrere Absender sind möglich. Für jede Belegkategorie gibt es eine eigene Versandadresse, eingehende Dokumente werden automatisch dem Belegtyp zugeordnet. Die E-Mail selbst wird nicht gespeichert, nur die angehängte Datei. Authentifizieren müssen Sie sich nur einmalig beim Einrichten.

Praktisch: Eine Lieferantenrechnung, die als PDF kommt, leiten Sie an die Adresse für Rechnungseingang weiter. Ideal für digitale Eingangsrechnungen, weniger für Papier. Von einer nicht registrierten Adresse wird die Mail nicht angenommen.

Weg 4: Scan-Schnittstelle und Drittanbieter über DATEV-Datenservices

Der vierte Weg läuft nicht über eine DATEV-Oberfläche, sondern über eine Software, die Belege an DATEV Unternehmen online übergibt:

• Scan-Software mit DATEV-Anbindung: Ein Dokumentenscanner oder eine Scan-App sendet die Bilder direkt in den Bestand. Sinnvoll bei viel Papier an einem festen Platz.
• DATEV-Datenservices: Partnerlösungen übergeben Belegbilder über den DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen. Laut Preisliste ist ein Vertrag zu DATEV Unternehmen online Voraussetzung, die Bestellung erfolgt über die MyDATEV Mandantenregistrierung, der Service selbst ist mit 0,00 Euro einmalig gelistet (Art.-Nr. 92902). Die Freigabe läuft also wieder über die Kanzlei.

Der Vorteil: Die Drittsoftware kann Belege vorher prüfen, Daten auslesen und strukturiert übergeben. Diesen Weg nutzen auch Belegvorbereitungsdienste, mehr dazu unter Integrationen.

Die vier Wege im Vergleich

Weg	Geeignet für	Was Sie brauchen	Prüfung vor der Kanzlei
Belege online im Browser	PDF-Rechnungen, gescannte Stapel	SmartLogin oder mIDentity, PC	Keine
DATEV Upload mobil	Kassenbons, Belege unterwegs	SmartLogin, Smartphone	Keine
DATEV Upload Mail	Rechnungen, die per E-Mail kommen	Registrierte Absenderadresse	Keine
Drittanbieter über Datenservices	Betriebe, die Belege vorab prüfen lassen wollen	Freigabe durch die Kanzlei	Je nach Anbieter: Duplikate, Pflichtangaben, Daten

Typische Fehler beim Hochladen

Dubletten. Dieselbe Rechnung kommt einmal per Upload Mail und einmal als Foto über Upload mobil, oder die Mahnung mit Rechnungskopie wird ebenfalls hochgeladen. Die Kanzlei muss jeden Doppelgänger finden und löschen; das landet auf der Honorarrechnung. Regel: ein Beleg, ein Weg.

Falscher Belegtyp. Eine Ausgangsrechnung landet unter Rechnungseingang, ein Kassenbon unter Rechnungsausgang. Merkt es niemand, ist die Buchung falsch. Legen Sie mit der Kanzlei fest, welche Belegtypen Sie nutzen.

Fehlende Belegnummer oder fehlende Seiten. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung unter anderem Rechnungsnummer, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und den Steuerbetrag enthalten. Fehlt die Seite mit dem Umsatzsteuerausweis, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Fotografieren Sie alle Seiten.

Unleserliche Fotos und private Belege. Thermopapier mit Schatten, abgeschnittene Ränder, der Wocheneinkauf für zu Hause: Alles, was die Kanzlei nachfragen oder aussortieren muss, kostet.

Zu spät. Belege, die erst nach dem 10. des Folgemonats hochgeladen werden, fehlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Was die Kanzlei wann braucht, steht in der Checkliste für den Steuerberater.

Was DATEV Unternehmen online kostet

Angaben aus der DATEV-Preisliste für Unternehmen, Stand 08/2026, alle Preise in Euro zuzüglich Umsatzsteuer:

Position	Art.-Nr.	Preis
DATEV Unternehmen online	95138	11,56 Euro monatlich
DATEV Belege online	95157	3,83 Euro je Mandantenbestand und Monat, berechnet ab Anlage des Bestands
DATEV SmartLogin	60101	0,00 Euro einmalig
DATEV mIDentity-Stick ohne SmartCard	61236	25,00 Euro einmalig
DATEV mIDentity-Stick mit SmartCard	40942	50,00 Euro einmalig
DATEV Upload mobil	99881	Laut Produktseite kostenlose App
DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen	92902	0,00 Euro einmalig
Pauschale inaktives Unternehmen online Mandat	20646	350,00 Euro einmalig

Zwei Fußnoten: Für Unternehmen, die DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen nutzen, ist DATEV Unternehmen online laut Preisliste kostenlos. Die Pauschale für ein inaktives Mandat fällt an, wenn der Bestand gekündigt, aber im Rechenzentrum behalten wird; relevant beim Kanzleiwechsel.

Wer die Beträge trägt, Betrieb oder Kanzlei, ist nicht vorgegeben. Viele Kanzleien rechnen sie über das Honorar weiter, andere separat. Fragen Sie nach, bevor Sie den Zugang bestellen lassen.

Wenn Sie die DATEV-App nicht nutzen wollen

Nicht jeder Inhaber will eine weitere App mit QR-Code-Login, und nicht jede Servicekraft soll Zugang zum Mandantenbestand haben. Drei Auswege enden trotzdem in DATEV Unternehmen online:

1. E-Mail-Weiterleitung über DATEV Upload Mail für digitale Rechnungen; Papier bleibt dann ein Scannerjob.
2. Belegvorbereitung per WhatsApp oder E-Mail: Sie schicken Fotos und PDFs an einen Dienst wie Kontevia, der die Belege prüft, Daten ausliest und über die Upload-Adresse des Mandantenbestands an DATEV Unternehmen online übergibt. Im Betrieb braucht niemand einen DATEV-Zugang.
3. Monatlicher Export im DATEV-Format: Führt die Kanzlei keinen Bestand in Belege online oder arbeitet sie mit einem anderen Kanzleiprogramm, bekommt sie einmal im Monat einen Buchungsstapel im EXTF-Format mit allen Belegbildern. Konto und Gegenkonto stehen als Vorschlag im Stapel, nach SKR03 oder SKR04, geändert wird in der Kanzlei.

Welcher Weg passt, klären Sie mit der Kanzlei; Hinweise für die Kanzleiseite stehen auf der Seite für Steuerberater.

Kann ich DATEV Unternehmen online ohne Steuerberater nutzen?

Praktisch nein. Die DATEV eG bindet die Nutzung ihrer Produkte an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied, und laut Preisliste wird DATEV Unternehmen online für den Mandanten bestellt, sobald Belege nach Belege online gesendet werden. Ohne Kanzlei gibt es keinen Bestand, in den Sie hochladen könnten.

Welche Dateiformate kann ich hochladen?

Üblich sind PDF und Bilddateien (JPG, PNG, TIFF). Upload mobil erzeugt die Bilder selbst, Upload Mail nimmt laut Pressemitteilung die angehängte Datei. Welche Formate und Größen Ihr Bestand genau annimmt, steht in den Hilfedokumenten der DATEV eG. E-Rechnungen im XML-Format (XRechnung, ZUGFeRD) geben Sie als Originaldatei weiter, nicht als Ausdruck.

Was passiert, wenn ich einen Beleg doppelt hochlade?

Beim Hochladen bekommen Sie keine Warnung. Der Beleg liegt zweimal im Bestand, und die Kanzlei muss die Dublette erkennen und löschen. Fällt das nicht auf, wird die Rechnung doppelt gebucht und der Vorsteuerabzug doppelt geltend gemacht. Wer Belege über mehrere Wege einreicht, sollte die Dublettenprüfung vorschalten.

Muss ich den Papierbeleg nach dem Hochladen aufheben?

Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen Belege als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und jederzeit lesbar gemacht werden kann; die Frist für Buchungsbelege beträgt nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre. Ob das Papier danach weg darf, hängt von Ihrer Verfahrensdokumentation ab; klären Sie das mit der Kanzlei.

Wie schnell sieht die Kanzlei meinen Beleg?

Sofort nach dem Hochladen liegt er im gemeinsamen Bestand. Ob die Kanzlei laufend bucht oder gesammelt zum Monatsende, ist Vereinbarungssache. Viele Kanzleien fragen bei Lücken nach, bevor die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig ist.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie schicken Belege per WhatsApp, E-Mail oder Upload an Kontevia, ohne DATEV-App und ohne SmartLogin im Betrieb. Kontevia liest Beträge, Umsatzsteuer, Lieferant und Positionen aus, prüft jeden Beleg auf Duplikate und fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG und ordnet ihn dem richtigen Belegtyp zu. Die vorbereiteten Belege gehen laufend über die Upload-Adresse Ihres Mandantenbestands an DATEV Unternehmen online oder monatlich als Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) mit allen Belegbildern an die Kanzlei. Ihr Steuerberater prüft und bucht. Das Archiv liegt acht Jahre bei Kontevia und lässt sich jederzeit exportieren.

Quellen

• DATEV eG: DATEV-Preisliste für Unternehmen, Stand 08/2026 (Art.-Nr. 95138, 95157, 60101, 61236, 40942, 92902, 20646): https://www.datev.de/content/dam/markenassets/preislisten/DATEV-Preisliste_fuer_Unternehmen.pdf
• DATEV eG: DATEV Unternehmen online, Produktseite im DATEV-Shop (Art.-Nr. 95138): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-unternehmen-online-95138
• DATEV eG: DATEV Upload mobil, Produktseite im DATEV-Shop (Art.-Nr. 99881): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-upload-mobil-99881
• DATEV eG: Pressemitteilung vom 16. Januar 2020, "Aus der E-Mail direkt in die sichere Cloud-Belegzentrale": https://www.softguide.de/presse/aus-der-e-mail-direkt-in-die-sichere-cloud-belegzentrale-datev-upload-verei
• § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und die genannten Produktnamen sind Marken der DATEV eG, Nürnberg; Kontevia steht in keiner Verbindung zur DATEV eG. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.