DATEV und E-Rechnung: So kommen XRechnung und ZUGFeRD zum Steuerberater

Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, sollen E-Rechnungen als XML-Daten in DATEV Unternehmen online ankommen, nicht als Ausdruck oder Foto. Dafür gibt es drei Wege: das DATEV E-Rechnungspostfach, das Weiterleiten oder Hochladen der Originaldatei und die Übergabe durch eine Drittsoftware über die DATEV-Datenservices.

Dieser Beitrag erklärt aus Sicht eines kleinen Betriebs, wie DATEV E-Rechnungen verarbeitet, was mit dem PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung passiert, welche Fehler beim Weiterleiten häufig sind und was Sie mit Ihrer Kanzlei klären sollten. Wie Sie Papierbelege und PDFs hochladen, steht im Beitrag DATEV Unternehmen online: Belege hochladen.

Vorab: DATEV, DATEV Unternehmen online und die genannten Produktnamen sind Marken beziehungsweise Produkte der DATEV eG, Nürnberg. Kontevia steht in keiner Verbindung zur DATEV eG. Grundlage sind die öffentlichen Angaben der DATEV eG, insbesondere der Leitfaden zur E-Rechnung mit Stand November 2025; maßgeblich sind die aktuellen Hilfedokumente und die Hinweise Ihrer Kanzlei.

Wie DATEV E-Rechnungen verarbeitet

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, entweder eine reine XML-Datei (XRechnung) oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). DATEV verarbeitet beide Formate. Der Vorteil gegenüber dem PDF: Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze müssen nicht per Texterkennung aus einem Bild gelesen werden, sie stehen bereits als Daten in der Datei.

Die DATEV eG beschreibt das im Leitfaden für Kanzleien so: Die strukturierten Daten der E-Rechnung ersetzen OCR-erkannte Daten aus PDF-Dateien, und mit diesen Daten kann der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen bessere Sachkontobuchungen vorschlagen. Gebucht wird weiterhin in der Kanzlei, aber mit weniger Nacharbeit.

Eine XRechnung hat kein Bild. In den DATEV-Oberflächen macht ein Viewer den Datensatz lesbar. Eine ZUGFeRD-Rechnung bringt ihr PDF mit; steuerlich zählt aber der XML-Teil.

Weg 1: DATEV E-Rechnungspostfach

Die DATEV eG betreibt die DATEV E-Rechnungsplattform mit einem E-Rechnungspostfach. Laut DATEV empfängt das Postfach E-Rechnungen über das TRAFFIQX-Netzwerk, das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail. Mit der Aktivierung erhalten Sie eine TRAFFIQX-ID und eine Peppol-ID, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. Rechnungen, die per E-Mail kommen, leiten Sie an das Postfach weiter.

Verknüpfen Sie das Postfach mit Ihrem Bestand in DATEV Unternehmen online, werden eingehende E-Rechnungen nach Angaben der DATEV eG automatisch in Belege online bereitgestellt. Optional lassen sie sich vorher in DATEV Belegfreigabe online prüfen und freigeben. Die Registrierung und der Rechnungsempfang sind laut DATEV kostenfrei. Wichtig: Im E-Rechnungspostfach selbst ist laut DATEV keine Archivierung möglich; archiviert wird in Belege online.

Dieser Weg setzt voraus, dass Sie DATEV Unternehmen online mit dem Modul Belege online nutzen, also dass Ihre Kanzlei den Bestand angelegt hat.

Weg 2: E-Mail weiterleiten oder Datei hochladen

Viele Betriebe nutzen DATEV Unternehmen online bereits mit Upload Mail oder Upload online. Darüber lassen sich E-Rechnungen ebenfalls einreichen: die ZUGFeRD-Datei oder die XML-Datei der XRechnung als Anhang an die Upload-Adresse für Rechnungseingang weiterleiten oder im Browser hochladen. Die DATEV eG empfiehlt im Leitfaden für einen vollautomatisierten Ablauf allerdings das E-Rechnungspostfach.

Entscheidend ist, dass die Originaldatei ankommt. Welche Dateitypen Ihr Bestand über Upload Mail annimmt, klären Sie mit der Kanzlei, bevor Sie Lieferanten auf eine neue Adresse umstellen.

DATEV Upload mobil ist für das Fotografieren von Papierbelegen gedacht. Ein Foto einer E-Rechnung ist keine E-Rechnung mehr, denn die XML-Daten gehen verloren.

Weg 3: Drittanbieter über die DATEV-Datenservices

Software anderer Anbieter, etwa Rechnungsprogramme, Belegvorbereitung oder Dokumentenmanagement, kann Belege an die DATEV-Cloud übergeben. Die DATEV eG nennt dafür die DATEV-Datenservices Rechnungswesen: Belegbilderservice, Rechnungsdatenservice 1.0, Rechnungsdatenservice 2.0 und Buchungsdatenservice. Laut DATEV lassen sich darüber alle buchungsrelevanten Daten und Belege übermitteln, ausdrücklich auch E-Rechnungen. Eingerichtet werden die Datenservices von der Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung.

Für Sonderfälle wie EDIFACT oder IDoc empfiehlt die DATEV eG DATEV SmartTransfer. Für kleine Betriebe ist das selten nötig. Welche Anbindungen es gibt, zeigt die Seite Integrationen.

Was mit dem PDF-Teil bei ZUGFeRD passiert

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-3 für das Auge und einem eingebetteten XML für die Software. Die DATEV eG schreibt dazu, dass es keine inhaltlichen Abweichungen zwischen PDF und XML geben darf. Weichen sie doch ab, ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 der XML-Teil maßgeblich.

Praktisch heißt das: Leiten Sie immer die ganze ZUGFeRD-Datei weiter, wie sie gekommen ist. Wird das PDF ausgedruckt und wieder eingescannt, über "Drucken als PDF" neu erzeugt oder mit einem anderen Programm zusammengefügt, ist das XML weg. Ob eine Datei noch XML enthält, sehen Sie mit dem Tool E-Rechnung öffnen.

Aufbewahrung: das Original-XML zählt

Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG und § 147 Absatz 3 AO acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung ist das die Datei im empfangenen Format: das XML der XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein Bild ersetzt das Original nicht. Liegt die E-Rechnung in Belege online, übernimmt der Bestand die Ablage; das E-Rechnungspostfach allein reicht laut DATEV dafür nicht.

Typische Probleme

• Nur das PDF weitergeleitet. Der Lieferant schickt eine XRechnung und ein Begleit-PDF, weitergeleitet wird nur das PDF. In DATEV kommt dann ein Bild an, keine E-Rechnung, und das Original fehlt im Archiv.
• ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL. Diese Profile enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten nicht als E-Rechnung. Fordern Sie beim Lieferanten eine Rechnung im Profil EN 16931 an. Das Profil prüfen Sie mit E-Rechnung prüfen.
• Doppelte Belege. Dieselbe Rechnung kommt über das Postfach und zusätzlich per Upload Mail, oder einmal als XML und einmal als PDF. Legen Sie pro Lieferant einen einzigen Weg fest.
• Falsche Upload-Adresse. Eine Eingangsrechnung landet im Belegtyp Rechnungsausgang. Die Kanzlei muss sie umsortieren.
• Ungültige Datei. Fehlt ein Pflichtfeld, kann die Datei formal keine E-Rechnung sein. Fragen Sie beim Aussteller nach einer berichtigten Rechnung.

Checkliste für Mandanten

1. Mit der Kanzlei klären: E-Rechnungspostfach, Upload Mail oder Drittanbieter?
2. Bestand in Belege online vorhanden und Zugang eingerichtet?
3. Eine feste Adresse oder ID für E-Rechnungen an alle Lieferanten mitteilen.
4. Lieferanten um XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 bitten.
5. Immer die Originaldatei weiterleiten, nie einen Ausdruck oder Screenshot.
6. Pro Lieferant nur einen Eingangsweg.
7. Eigene Ausgangsrechnungen als Originaldatei an die Kanzlei geben.
8. Bei Zweifeln die Datei vorher öffnen oder prüfen.

Rolle der Kanzlei

Die Kanzlei legt den Bestand in DATEV Unternehmen online an, bestellt die nötigen Module und richtet Datenservices für Drittanbieter über die MyDATEV Mandantenregistrierung ein. Sie bucht die E-Rechnungen, prüft die Vorschläge des Automatisierungsservice und meldet sich bei Lücken. Hinweise für die Kanzleiseite finden Sie auf der Seite für Steuerberater.

Kann DATEV XRechnung lesen?

Ja. Die DATEV-Programme verarbeiten XRechnung und ZUGFeRD. Eine XRechnung hat kein Bild, deshalb zeigt DATEV sie über einen Viewer an, der die XML-Daten lesbar darstellt.

Muss ich das DATEV E-Rechnungspostfach nutzen?

Nein. Es ist ein Angebot der DATEV eG. E-Rechnungen können auch per Upload Mail, Upload online oder über eine Drittsoftware mit DATEV-Datenservices in Ihren Bestand kommen. Welcher Weg passt, entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei.

Kostet der Empfang von E-Rechnungen bei DATEV etwas?

Laut DATEV sind die Registrierung auf der E-Rechnungsplattform und der Rechnungsempfang kostenfrei, unabhängig vom Übertragungsweg. Kosten für DATEV Unternehmen online und Belege online richten sich nach der DATEV-Preisliste und der Vereinbarung mit Ihrer Kanzlei.

Reicht es, die ZUGFeRD-Rechnung als PDF auszudrucken?

Nein. Ein Ausdruck enthält kein XML mehr und ist damit kein Original der E-Rechnung. Aufzubewahren und an die Kanzlei weiterzugeben ist die empfangene Datei, acht Jahre lang.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung doppelt weiterleite?

Sie liegt dann zweimal im Bestand. Fällt das in der Kanzlei nicht auf, wird sie doppelt gebucht. Legen Sie pro Lieferant einen Eingangsweg fest und prüfen Sie Duplikate vor der Weitergabe.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Sie leiten E-Rechnungen und andere Belege per E-Mail, WhatsApp oder Upload an Kontevia weiter. Kontevia liest XRechnung und ZUGFeRD aus, prüft Pflichtangaben nach § 14 UStG und Duplikate und erstellt einen Buchungsvorschlag nach SKR03 oder SKR04. Die vorbereiteten Belege gehen an DATEV Unternehmen online oder monatlich als Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) mit den Belegdateien an Ihre Kanzlei. Ihr Steuerberater prüft und bucht.

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. DATEV und die genannten Produktnamen sind Marken der DATEV eG, Nürnberg; Kontevia steht in keiner Verbindung zur DATEV eG. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.