Eigenbeleg Vorlage 2026: PDF und Word, wann er erlaubt ist und was draufstehen muss

Die Vorlage ist ein Eigenbeleg auf einer Seite, mit dem Sie eine betriebliche Ausgabe dokumentieren, für die kein Fremdbeleg vorliegt oder der Beleg verloren gegangen ist. Sie enthält Felder für Zahlungsempfänger, Datum, Betrag, Art der Ausgabe, Grund für den Eigenbeleg, betriebliche Veranlassung und Unterschrift. Die Vorlage richtet sich an Selbstständige, Kleinunternehmer und kleine Betriebe, die Trinkgelder, Parkgebühren am Automaten, Pfand oder verlorene Quittungen sauber in die Buchhaltung bringen wollen. PDF und Word stehen ohne Registrierung zum Download bereit.

Eigenbeleg: Definition und zulässige Fälle

Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Sie als Unternehmer selbst ausstellen, weil der eigentliche Zahlungsempfänger keinen Beleg ausgegeben hat oder der Beleg nicht mehr vorhanden ist. Er dient als Ersatz, nicht als Regelfall. Der Grundsatz der Buchführung lautet "keine Buchung ohne Beleg", und § 146 Absatz 1 AO verlangt vollständige, richtige und zeitgerechte Aufzeichnungen. Der Eigenbeleg schließt die Lücke, wenn ein Fremdbeleg fehlt.

Typische Fälle, in denen ein Eigenbeleg üblich ist:

• Verlorener oder unleserlich gewordener Beleg, wenn der Lieferant keine Zweitschrift ausstellt
• Trinkgeld im Restaurant, beim Lieferdienst oder im Hotel
• Parkgebühren an Münzautomaten oder Parkuhren ohne Ausdruck
• Automaten ohne Beleg, etwa Getränke, Schließfächer oder Münzwaschanlagen
• Pfandrückgaben und Kleinbeträge, für die kein Bon ausgegeben wurde
• Bewirtungsbeleg nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG, der als Eigenbeleg die Rechnung des Restaurants um Anlass und Teilnehmer ergänzt
• Privateinlagen und Privatentnahmen, für die es naturgemäß keinen Fremdbeleg gibt

Vorrang hat immer der Originalbeleg. Haben Sie eine Rechnung verloren, fragen Sie den Aussteller zuerst nach einer Zweitschrift oder einem Duplikat. Erst wenn das nicht möglich ist, erstellen Sie den Eigenbeleg und vermerken den Grund.

Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg

Eine gesetzliche Formvorschrift für den Eigenbeleg gibt es nicht. Die Angaben ergeben sich aus den allgemeinen Anforderungen der Abgabenordnung: Die Ausgabe muss nachvollziehbar, der Empfänger benennbar und die betriebliche Veranlassung erkennbar sein.

Angabe	Grundlage	Hinweis
Name und Anschrift des Zahlungsempfängers	§ 160 Abs. 1 AO	Bei Automaten der Betreiber oder der Standort, bei Trinkgeld der Betrieb
Datum der Zahlung	§ 146 Abs. 1 AO	Falls abweichend auch das Datum der Belegerstellung
Betrag in Euro, brutto	§ 146 Abs. 1 AO	Ohne gesonderten Ausweis von Umsatzsteuer, siehe Vorsteuer unten
Art der Ausgabe und Verwendungszweck	§ 146 Abs. 1 AO	Konkret: "Parkgebühr Kundentermin Firma Schmidt, Parkuhr Hauptstraße"
Grund für den Eigenbeleg	Nachweispflicht, § 162 AO	"Automat gibt keinen Beleg aus" oder "Originalbeleg verloren, Zweitschrift nicht erhältlich"
Betriebliche Veranlassung	§ 4 Abs. 4 EStG	Woraus sich ergibt, dass die Ausgabe zum Betrieb gehört
Datum der Erstellung und Unterschrift	GoBD, Belegfunktion	Zeitnah erstellen, nicht Monate später
Belegnummer	GoBD, Belegfunktion	Fortlaufend, damit der Eigenbeleg der Buchung zugeordnet werden kann

Benennt der Steuerpflichtige auf Verlangen des Finanzamts den Empfänger einer Betriebsausgabe nicht, bleibt sie nach § 160 Absatz 1 AO regelmäßig unberücksichtigt. Deshalb gehört der Zahlungsempfänger so genau wie möglich auf den Eigenbeleg. Bei einer Parkuhr reicht die Angabe der Stadt und des Standorts, bei einem Trinkgeld der Name des Restaurants.

Vorsteuer aus dem Eigenbeleg: nicht möglich

Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG voraus, dass Sie eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung des leistenden Unternehmers, auch nicht als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Die im Betrag enthaltene Umsatzsteuer können Sie daher nicht als Vorsteuer abziehen, selbst wenn Sie den Steuersatz kennen. Die Ausgabe geht in voller Höhe, also brutto, als Betriebsausgabe in die Gewinnermittlung ein.

Das ist der wichtigste wirtschaftliche Unterschied zum Originalbeleg: Bei einer Parkgebühr von 12 Euro verlieren Sie durch den fehlenden Beleg rund 1,92 Euro Vorsteuer. Bei Trinkgeld spielt die Frage keine Rolle, weil dafür ohnehin keine Rechnung vorliegt. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ändert sich nichts, sie ziehen ohnehin keine Vorsteuer ab.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Tragen Sie die fortlaufende Belegnummer ein, zum Beispiel "EB-2026-014".
2. Notieren Sie den Zahlungsempfänger mit Name und Anschrift. Bei Automaten genügt Betreiber oder Standort.
3. Geben Sie das Datum der Zahlung an, bei abweichendem Erstellungsdatum beide.
4. Schreiben Sie den Bruttobetrag in Euro auf, ohne Umsatzsteuer herauszurechnen.
5. Beschreiben Sie Art und Zweck der Ausgabe so, dass ein Dritter den betrieblichen Bezug versteht: welcher Termin, welcher Kunde, welches Projekt.
6. Kreuzen Sie den Grund für den Eigenbeleg an: kein Beleg erhältlich, Beleg verloren, Trinkgeld, Privateinlage oder Privatentnahme.
7. Unterschreiben Sie mit Datum. Bei digitaler Erstellung genügt eine elektronische Freigabe mit aufgezeichnetem Zeitpunkt.
8. Fügen Sie vorhandene Nachweise bei: Kontoauszug, Kalendereintrag, Foto der Parkuhr, Zweitschriftanfrage beim Lieferanten.
9. Legen Sie den Eigenbeleg wie jeden anderen Buchungsbeleg ab. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 Absatz 3 AO acht Jahre.

Häufige Fehler

• Der Eigenbeleg wird erst beim Jahresabschluss für alle fehlenden Belege des Jahres nachgeschrieben. Die Aufzeichnung muss zeitgerecht sein.
• Vorsteuer wird aus dem Eigenbeleg gezogen. Ohne Rechnung nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug.
• Der Zahlungsempfänger fehlt oder ist nur mit "Parkplatz" angegeben.
• Der Grund für den Eigenbeleg fehlt, sodass das Finanzamt nicht erkennt, warum kein Originalbeleg vorliegt.
• Der Eigenbeleg wird für größere Anschaffungen genutzt, für die es eine Rechnung geben müsste. Je höher der Betrag und je häufiger Eigenbelege vorkommen, desto genauer prüft das Finanzamt, und nach § 162 AO kann es Betriebsausgaben schätzen oder streichen.
• Die Unterschrift fehlt. Ohne Unterschrift ist nicht erkennbar, wer die Angaben verantwortet.
• Ein Foto in der Handy-Galerie wird als Archiv betrachtet. Ohne Zeitstempel, Index und unveränderbare Ablage ist die GoBD-Anforderung nicht erfüllt.

Wann darf man einen Eigenbeleg schreiben?

Wenn für eine betriebliche Ausgabe kein Fremdbeleg erhältlich ist oder der Originalbeleg verloren ging und der Aussteller keine Zweitschrift liefert. Typisch sind Trinkgeld, Parkautomaten, Pfand und Privateinlagen. Der Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht der Normalfall.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

Zahlungsempfänger mit Anschrift, Datum, Bruttobetrag, Art und Zweck der Ausgabe, Grund für den Eigenbeleg, betriebliche Veranlassung sowie Datum und Unterschrift der ausstellenden Person. Eine fortlaufende Belegnummer erleichtert die Zuordnung zur Buchung.

Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?

Nein. § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG verlangt für den Vorsteuerabzug eine Rechnung nach § 14 UStG, die der leistende Unternehmer ausgestellt hat. Ein selbst erstellter Beleg erfüllt diese Voraussetzung nicht. Die Ausgabe ist nur brutto als Betriebsausgabe abziehbar.

Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?

Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. In der Praxis werden kleine Beträge, etwa Parkgebühren oder Trinkgeld, ohne Weiteres anerkannt. Bei höheren Beträgen und bei vielen Eigenbelegen verlangt das Finanzamt eine plausible Begründung und kann Betriebsausgaben nach § 162 AO schätzen oder nicht anerkennen.

Wie erstelle ich einen Eigenbeleg für Trinkgeld?

Tragen Sie Restaurant oder Betrieb, Datum, Betrag und Anlass des Besuchs ein und unterschreiben Sie. Bei einer geschäftlichen Bewirtung ist es besser, das Trinkgeld auf der Rechnung ausweisen oder von der Bedienung quittieren zu lassen, wie es das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 in Rn. 8 vorsieht. Dann brauchen Sie keinen separaten Eigenbeleg.

Reicht ein Eigenbeleg für die Parkuhr?

Ja, wenn die Parkuhr oder der Automat keinen Beleg ausgibt. Notieren Sie Standort, Datum, Uhrzeit, Betrag und den Termin, zu dem Sie geparkt haben. Gibt der Automat einen Parkschein aus, ist dieser der Beleg und Sie heben ihn auf, auch wenn er keine Umsatzsteuer ausweist.

Wie wird der Eigenbeleg nach GoBD digital aufbewahrt?

Erstellen Sie den Eigenbeleg digital oder fotografieren Sie den ausgefüllten Vordruck, legen Sie ihn mit Zeitstempel und Belegnummer im Archiv ab und verknüpfen Sie ihn mit der Buchung. Nachträgliche Änderungen müssen nach § 146 Absatz 4 AO erkennbar bleiben. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt: Fehlt zu einer Zahlung der Beleg, legen Sie den Eigenbeleg per WhatsApp an. Kontevia fragt Zahlungsempfänger, Betrag, Zweck und Grund ab, erzeugt daraus den Eigenbeleg mit Belegnummer, Zeitstempel und Ihrer Freigabe und legt ihn acht Jahre im Archiv ab. Kontevia erkennt, dass es sich um einen Eigenbeleg handelt, und kennzeichnet ihn im Buchungsvorschlag als Ausgabe ohne Vorsteuer. Ihr Steuerberater erhält Beleg und Vorschlag zusammen, prüft und bucht.

Stand: 11. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.