Z-Bon und Kassendifferenz: Tagesabschluss in Restaurant und Hotelbar richtig machen

Kurz gesagt: Der Z-Bon ist der Tagesabschluss Ihrer elektronischen Kasse. Er fasst die Umsätze des Tages nach Steuersätzen und Zahlarten zusammen und setzt die Tageszähler zurück. Danach zählen Sie das Bargeld. Weicht der gezählte Bestand vom rechnerischen Bestand ab, haben Sie eine Kassendifferenz. Die ist kein Drama, solange Sie sie ehrlich dokumentieren und nicht mit Privatgeld oder einem Griff in die Kasse unsichtbar machen.

Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf am Abend, die häufigsten Ursachen für Differenzen und was Ihr Steuerberater am Monatsende braucht. Grundlagen zum Kassenbuch selbst finden Sie im Lexikon unter Kassenbuch, für Betriebe ohne elektronische Kasse unter offene Ladenkasse.

X-Bon und Z-Bon: der Unterschied

Bericht	Was er zeigt	Setzt Zähler zurück	Wann
X-Bon (Zwischenbericht)	Umsätze seit dem letzten Z-Bon	Nein	Beliebig oft, etwa beim Schichtwechsel
Z-Bon (Tagesabschluss)	Tagesumsatz nach Steuersätzen, Zahlarten, Stornos, Entnahmen, Einlagen	Ja, mit fortlaufender Z-Nummer	Einmal am Ende des Geschäftstags
Bediener- oder Kellnerbericht	Umsatz je Bedienung	Je nach System	Bei Schichtende

Die fortlaufende Z-Nummer ist für Prüfer wichtig: Fehlt eine Nummer, fehlt ein Tag. Bei TSE-Kassen werden Umsätze je Steuersatz und Zahlbeträge je Zahlart zusätzlich in der TSE abgesichert, damit ein Kassensturz mit den TSE-Daten abgeglichen werden kann (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nummer 2.2.3.6.1). Mehr zur TSE lesen Sie im Beitrag TSE Kasse: Pflicht und Meldung.

Warum der tägliche Abschluss Pflicht ist

Nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Ihre Kasse muss also jederzeit "kassensturzfähig" sein: Der Sollbestand laut Aufzeichnungen muss mit dem Bargeld in der Schublade abgeglichen werden können. Das gelingt nur, wenn Wechselgeld, Barausgaben und Entnahmen ebenfalls erfasst sind.

Die Buchführung hat nach § 158 AO Beweiskraft, wenn sie den Vorschriften entspricht. Diese Beweiskraft gilt nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Fehlende Z-Bons oder ein rechnerisch negativer Kassenbestand sind genau solche Anlässe.

Der Tagesabschluss Schritt für Schritt

1. Letzte Tische abrechnen: Offene Bestellungen schließen, damit sie nicht in den nächsten Tag rutschen.
2. Z-Bon ziehen: Ausdrucken oder digital speichern, je nach Kasse.
3. Kartenumsätze abgleichen: Kassensumme "Karte" mit dem Tagesabschluss des Kartenterminals vergleichen.
4. Bargeld zählen: Am besten mit einem Kassenzählprotokoll, Münzen und Scheine nach Stückelung.
5. Sollbestand berechnen: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben minus Entnahmen plus Einlagen.
6. Differenz festhalten: Betrag, Datum, mögliche Ursache, Kürzel der zählenden Person.
7. Belege sammeln: Z-Bon, Zählprotokoll, Kartenabschluss, Barausgabenbelege in einen Umschlag oder digital in einen Tagesordner.

Rechenbeispiel aus dem Restaurant

Ein Restaurant startet den Abend mit 200,00 Euro Wechselgeld. Der Koch kauft mittags auf dem Markt Kräuter für 35,80 Euro und legt den Bon in die Kasse.

Position	Betrag
Anfangsbestand Wechselgeld	200,00 Euro
Bareinnahmen laut Z-Bon	1.842,50 Euro
Barausgabe Markteinkauf (Beleg vorhanden)	minus 35,80 Euro
Sollbestand	2.006,70 Euro
Gezählter Istbestand	1.998,70 Euro
Kassendifferenz (Fehlbetrag)	minus 8,00 Euro

Die 8,00 Euro werden im Kassenbuch als Kassendifferenz erfasst, mit dem Hinweis "Fehlbetrag beim Tagesabschluss, Ursache unbekannt". Die Kartenumsätze tauchen in dieser Rechnung nicht auf, weil sie nicht durch die Schublade gehen.

Beispiel Hotelbar: Die Bar hat am Abend 30 Euro mehr Bargeld als laut Z-Bon. Beim Nachsehen stellt sich heraus, dass ein Gast bar bezahlt hat, der Bon aber auf "Zimmerrechnung" gebucht wurde. Hier ist die Differenz kein Überschuss, sondern ein Erfassungsfehler: Er wird mit einem nachvollziehbaren Storno und einer Neubuchung korrigiert, nicht mit einem stillen Ausgleich.

Typische Ursachen für Kassendifferenzen

• Falsches Wechselgeld: der häufigste Grund für kleine Fehlbeträge.
• Falsche Zahlart: Karte boniert, bar kassiert, oder umgekehrt.
• Trinkgeld vermischt: Trinkgeld für das Personal gehört nicht in die Tageslosung. Wie Sie es sauber trennen, steht im Lexikonartikel Trinkgeld.
• Barausgaben ohne Beleg: Der Einkauf beim Getränkemarkt fehlt im Kassenbuch. Fehlt die Quittung, hilft ein Eigenbeleg.
• Entnahmen nicht erfasst: Inhaber nimmt 100 Euro für den Wochenmarkt mit, ohne es zu notieren.
• Gutscheine: Eingelöste Gutscheine als Barzahlung erfasst.

Was Sie nicht tun sollten

Differenzen "glattziehen", indem man privat Geld nachlegt oder Überschüsse herausnimmt, ist der klassische Fehler. Ein Prüfer vergleicht Z-Bons, Kassenbuch und Bankeinzahlungen. Ein Kassenbuch, das jeden Tag auf den Cent stimmt, wirkt bei Bargeschäften eher unglaubwürdig. Ebenso gefährlich ist ein rechnerischer Kassenbestand unter null: Mehr Geld ausgeben, als in der Kasse war, ist physisch unmöglich und zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh erfasst wurden.

Was der Steuerberater am Monatsende braucht

Für die Buchung der Kasse braucht Ihre Kanzlei mehr als die Summe auf dem Kontoauszug. Geben Sie jeden Monat vollständig weiter:

• alle Z-Bons des Monats mit lückenloser Z-Nummer
• das Kassenbuch oder die Kassenberichte mit Anfangs- und Endbestand je Tag
• die Belege aller Barausgaben, auch kleiner Marktkäufe
• die Tagesabschlüsse des Kartenterminals und die Abrechnung des Zahlungsdienstleisters
• Nachweise über Bankeinzahlungen aus der Kasse und Privatentnahmen
• eine kurze Liste der Kassendifferenzen mit Ursache, soweit bekannt

Wer diese Unterlagen erst zum Jahresende sucht, findet Lücken, die sich nicht mehr schließen lassen. Eine ausführliche Monatsliste für alle Belegarten finden Sie im Beitrag Welche Belege braucht der Steuerberater jeden Monat?.

Wie lange müssen Z-Bons aufbewahrt werden?

Z-Bons und Kassenberichte sind Grundlage der Kassenbuchungen und damit Buchungsbelege. Nach § 147 Absatz 3 AO gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Die elektronischen Kassendaten selbst bewahren Sie zusätzlich auf. Das genaue Fristende zeigt der Aufbewahrungsfrist Rechner.

Wie wird eine Kassendifferenz gebucht?

Fehlbeträge werden in der Regel als sonstiger betrieblicher Aufwand, Überschüsse als sonstiger Ertrag erfasst. Welches Konto im SKR03 oder SKR04 Ihre Kanzlei verwendet, legt sie fest. Entscheidend ist, dass die Differenz mit Datum, Betrag und Hinweis im Kassenbuch steht und nicht durch Entnahmen oder Einlagen verdeckt wird.

Ist eine kleine Kassendifferenz ein Problem bei der Prüfung?

Einzelne kleine, dokumentierte Differenzen sind im Bargeschäft normal und für sich kein Grund zur Beanstandung. Kritisch werden wiederkehrende Fehlbeträge ohne Erklärung, fehlende Z-Bons, Lücken in der Z-Nummer oder ein negativer Kassenbestand. Dann kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung anzweifeln und schätzen.

Muss ich jeden Tag einen Z-Bon ziehen?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten. Bei elektronischen Kassen geschieht das üblicherweise mit dem Z-Bon als Tagesabschluss. An Ruhetagen ohne Umsatz entsteht kein Tagesabschluss. Wichtig ist, dass die Z-Nummern lückenlos fortlaufen.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbericht und Z-Bon?

Der Z-Bon kommt aus der elektronischen Kasse und fasst die erfassten Einzelumsätze zusammen. Der Kassenbericht ist das Werkzeug der offenen Ladenkasse: Dort wird der Tagesumsatz rückwärts aus Endbestand, Ausgaben und Anfangsbestand ermittelt. Eine Vorlage dafür finden Sie unter Kassenbericht Vorlage.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bereitet Belege vor, bucht nicht und berät nicht steuerlich. Für den Tagesabschluss heißt das: Sie fotografieren Z-Bon, Kartenabschluss und Barausgabenbelege per WhatsApp. Kontevia liest Beträge, Steuersätze und Datum aus, erkennt doppelt gesendete Bons und ordnet jedem Beleg einen Buchungsvorschlag nach SKR03 oder SKR04 zu. Ihr Steuerberater erhält die Belege gesammelt über DATEV Unternehmen online oder als Export und bucht selbst. Mehr zum Einsatz im Restaurant unter Kontevia für die Gastronomie, Tarife unter Preise.

Quellen

• § 146 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
• § 146a AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html
• § 147 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• § 158 AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__158.html
• BMF-Schreiben vom 30.06.2023, Anwendungserlass zu § 146a AO: https://www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Weitere_Themen/Elektronische_Kassensysteme/2023-06-30-AEAO-Par-146-AO.pdf

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.