Weihnachtsfeier 2026 steuerfrei: 110-Euro-Freibetrag, Vorsteuer und richtige Rechnung

Die Weihnachtsfeier ist für viele Restaurants und Hotels doppelt ein Thema: Sie feiern mit dem eigenen Team, und Sie richten im Dezember die Feiern anderer Firmen aus. Für beide Seiten zählt dieselbe Grenze. Bis 110 Euro je Teilnehmer bleibt die Feier für die Beschäftigten lohnsteuerfrei, und zwar bei bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr.

Kurz gesagt: Rechnen Sie alle Kosten der Feier einschließlich Umsatzsteuer zusammen und teilen Sie sie durch die tatsächlich anwesenden Gäste. Liegt der Betrag pro Kopf bei höchstens 110 Euro, zahlen die Beschäftigten darauf keine Lohnsteuer, und Sie dürfen die Vorsteuer abziehen. Liegt er darüber, ist nur der Mehrbetrag Arbeitslohn, den Sie pauschal mit 25 Prozent versteuern können. Der Vorsteuerabzug entfällt dann aber für die gesamte Feier.

Was als Betriebsveranstaltung zählt

Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG sind Betriebsveranstaltungen Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Die klassische Weihnachtsfeier gehört dazu, ebenso der Sommerausflug oder das Grillfest nach Saisonende. Begünstigt ist die Feier nur, wenn sie allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine Feier nur für die Führungsebene fällt nicht darunter.

Zu den Zuwendungen gehören nach dem Gesetz alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dazu zählen Essen, Getränke, Raummiete, Musik, Dekoration und auch der Anteil an allgemeinen Kosten wie einem Eventplaner. Fahrtkosten zur Feier zählen nicht mit, wenn die Anreise selbst kein Programmpunkt ist.

Die 110-Euro-Regel Schritt für Schritt

Das Gesetz spricht von einem Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, anzuwenden auf bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Seit 2015 handelt es sich bei der Lohnsteuer um einen Freibetrag. Das bedeutet: Nur der Teil über 110 Euro ist steuerpflichtig.

So gehen Sie vor:

1. Alle Kosten der Feier brutto zusammenrechnen.
2. Durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Personen teilen, Begleitpersonen eingeschlossen.
3. Den Anteil einer Begleitperson dem Beschäftigten zurechnen, den sie begleitet.
4. Pro Beschäftigtem prüfen, ob 110 Euro überschritten sind.

Punkt 3 überrascht viele. Bringt eine Köchin ihren Partner mit, zählen beide Anteile bei ihr. Bei 70 Euro pro Kopf landet sie also bei 140 Euro und liegt 30 Euro über dem Freibetrag.

Beispiel 1: Das Restaurant feiert mit dem eigenen Team

Ein Restaurant mit 14 Beschäftigten schließt am 15. Dezember früher und lädt das Team in ein befreundetes Lokal ein. 12 Beschäftigte kommen, dazu 4 Begleitpersonen. Die Rechnung des Lokals beträgt 1.280 Euro brutto, dazu kommen 160 Euro für einen DJ.

Posten	Betrag
Gesamtkosten brutto	1.440 Euro
Anwesende Personen	16
Kosten pro Kopf	90 Euro
Beschäftigter ohne Begleitung	90 Euro, unter 110 Euro, steuerfrei
Beschäftigter mit Begleitung	180 Euro, 70 Euro über dem Freibetrag

Für die vier Beschäftigten mit Begleitung entsteht je 70 Euro Arbeitslohn, zusammen 280 Euro. Diesen Betrag können Sie nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuern, das sind 70 Euro Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalierung setzt voraus, dass die Teilnahme allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offenstand.

Beispiel 2: Das Hotel richtet die Feier eines Firmenkunden aus

Ein Hotel bewirtet am 4. Dezember die Belegschaft eines Handwerksbetriebs: 30 Gäste, Menü und Getränke, Saal inklusive. Für das Hotel ist das ein normaler Umsatz. Wichtig ist eine Rechnung, mit der der Kunde arbeiten kann:

• Name und Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger, denn die Rechnung liegt über 250 Euro
• Datum der Feier und eine konkrete Leistungsbeschreibung, etwa "Weihnachtsmenü 3 Gänge, 30 Personen"
• Speisen und Getränke getrennt, weil seit dem 1. Januar 2026 Speisen in der Gastronomie mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent besteuert werden
• Die Zahl der Gedecke, damit der Kunde die Kosten pro Kopf nachrechnen kann

Je klarer die Rechnung, desto leichter kann die Lohnbuchhaltung des Kunden die 110-Euro-Grenze prüfen. Mehr zur Aufteilung der Steuersätze lesen Sie im Beitrag Mehrwertsteuer Gastronomie 2026.

Vorsteuer: Hier ist die Grenze eine Freigrenze

Bei der Umsatzsteuer behandelt die Finanzverwaltung die 110 Euro anders als bei der Lohnsteuer. Bleiben die Kosten pro Teilnehmer bei höchstens 110 Euro, gelten sie als Aufmerksamkeit, und Sie dürfen die Vorsteuer aus der Rechnung abziehen. Werden die 110 Euro überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten, nicht nur für den Mehrbetrag. Der Bundesfinanzhof hat diese Sicht mit Urteil vom 10. Mai 2023 (V R 16/21) bestätigt und dabei auch die Kosten des äußeren Rahmens, etwa die Raummiete, in die Rechnung einbezogen.

Für das Restaurant aus Beispiel 1 heißt das: Bei den Beschäftigten mit Begleitung liegen die Kosten über 110 Euro. Wie die Vorsteuer in so einem gemischten Fall aufzuteilen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie die Voranmeldung abgeben.

Prüfung	Lohnsteuer	Umsatzsteuer
Grenze	110 Euro je Teilnehmer und Feier	110 Euro je Teilnehmer und Feier
Art der Grenze	Freibetrag, nur der Mehrbetrag zählt	Freigrenze, darüber kein Vorsteuerabzug
Anzahl Feiern	bis zu zwei pro Jahr	Kosten der Feier entscheiden
Folge bei Überschreiten	Mehrbetrag pauschal 25 Prozent möglich	Vorsteuer aus der Feier entfällt

So buchen Sie die Weihnachtsfeier

Üblich ist die Buchung auf das Konto für freiwillige soziale Aufwendungen: lohnsteuerfrei auf 4140 im SKR03 oder 6130 im SKR04, der lohnsteuerpflichtige Teil auf 4145 (SKR03) oder 6060 (SKR04). Die genaue Kontierung legt Ihre Kanzlei fest. Für die Buchung braucht sie:

• die Rechnung des Lokals oder Caterers
• eine Teilnehmerliste mit Datum der Feier, getrennt nach Beschäftigten und Begleitpersonen
• Belege für Nebenkosten wie DJ, Deko oder Geschenke, die auf der Feier verteilt werden

Eine Weihnachtsfeier ist keine Bewirtung von Geschäftsfreunden. Die 70-Prozent-Regel und der Bewirtungsbeleg greifen hier nicht, solange nur das eigene Team feiert. Wer zusätzlich Kunden einlädt, sollte deren Anteil getrennt behandeln. Wie das geht, steht im Beitrag Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen 2026 und im Bewirtungskosten Rechner.

Gilt der Freibetrag auch für Minijobber und Aushilfen?

Ja. Das Gesetz spricht von Arbeitnehmern, ohne nach der Art der Beschäftigung zu unterscheiden. Minijobber, Aushilfen und Auszubildende sind deshalb genauso begünstigt wie Vollzeitkräfte. Bei der Aufteilung der Kosten zählen alle anwesenden Personen mit.

Was passiert bei einer dritten Feier im Jahr?

Der Freibetrag gilt nur für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Bei einer dritten Feier sind die Zuwendungen für die Beschäftigten, die an allen drei teilnehmen, in voller Höhe Arbeitslohn. Nach dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 kann gewählt werden, welche zwei Feiern begünstigt sein sollen, sinnvoll sind meist die beiden teuersten.

Zählen abgesagte Gäste bei der Aufteilung mit?

Nein. Die Kosten werden auf die Personen verteilt, die tatsächlich anwesend waren. Melden sich viele kurzfristig ab, steigt der Betrag pro Kopf. Planen Sie deshalb mit Puffer und halten Sie die Anwesenheit am Abend fest.

Sind Geschenke auf der Weihnachtsfeier extra zu rechnen?

Geschenke, die auf der Feier überreicht werden, gehören zu den Kosten der Betriebsveranstaltung und zählen in die 110 Euro. Geschenke, die unabhängig von der Feier ausgegeben werden, folgen eigenen Regeln. Mehr dazu im Beitrag Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. Kontevia bucht nicht und berät nicht steuerlich, sondern bereitet Belege für Ihre Kanzlei vor. Sie schicken die Rechnung der Weihnachtsfeier, den DJ-Beleg oder den Bon für die Deko per WhatsApp oder E-Mail. Kontevia liest Betrag, Steuersätze und Positionen aus, erkennt Duplikate und fragt nach, wenn Angaben wie Datum oder Leistungsempfänger fehlen. Jeder Beleg erhält einen Buchungsvorschlag, und Ihre Steuerkanzlei entscheidet über die Buchung. Mehr unter Funktionen und Preise, für Betriebe aus der Gastronomie unter Kontevia für die Gastronomie.

Quellen

• § 19 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__19.html
• § 40 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__40.html
• § 15 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__15.html
• BFH, Urteil vom 10.05.2023, V R 16/21: https://www.bundesfinanzhof.de/de/entscheidung/entscheidungen-online/detail/STRE202310147/
• Handelskammer Hamburg, Betriebsfeiern: https://www.handelskammer-hamburg.de/recht-steuern/steuerrecht/einkommens-und-lohnsteuer/betriebsfeiern-7003476
• BMF, Umsatzsteuer-Anwendungserlass: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer_Anwendungserlass/umsatzsteuer_anwendungserlass.html

Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.