Inventurliste Vorlage 2026: Excel und PDF für die Inventur zum Jahresende

Die Vorlage ist eine Inventurliste für die körperliche Bestandsaufnahme: Unternehmen, Inventurstichtag, Tag der Aufnahme, Lagerort, dann je Zeile laufende Nummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, gezählte Menge, Einzelpreis netto, Gesamtwert und Bemerkung zu Zustand oder Abwertung. Unten unterschreiben die Person, die zählt, und die Person, die aufschreibt. Die Excel-Datei hat 100 Positionen, rechnet Menge mal Preis und summiert den Inventurwert. Ein zweites Blatt fasst den Wert je Lagerort zusammen, etwa Kühlhaus, Getränkelager, Bar und Trockenlager, und rechnet den Wareneinsatz des Jahres aus Anfangsbestand, Einkauf und Endbestand. Das PDF im Querformat ist für das Zählen mit Klemmbrett gedacht, ein Blatt je Lagerort.

Wer eine Inventur machen muss

Inventur heißt, alle Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Das Ergebnis ist das Inventar. Jeder Kaufmann muss es zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach für den Schluss jedes Geschäftsjahres aufstellen (§ 240 Absatz 1 und 2 HGB). Steuerlich gilt die Pflicht außerdem für gewerbliche Unternehmer, die mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr haben; § 141 AO verlangt von ihnen Abschlüsse "auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen".

Nicht verpflichtet sind Einzelkaufleute unter diesen Grenzen (§ 241a HGB), Freiberufler und alle, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Freiwillig zählen lohnt sich trotzdem, gerade in der Gastronomie: Ohne Bestand am Jahresende kein Wareneinsatz, und ohne Wareneinsatz keine Aussage darüber, ob die Kalkulation stimmt. Einen Überblick über die Pflichten zum Jahresende gibt Jahresabschluss.

Wann gezählt wird

Verfahren	Zeitpunkt	Voraussetzung
Stichtagsinventur	Am Bilanzstichtag, meist 31. Dezember, zeitnah in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach	Veränderungen zwischen Zähltag und Stichtag werden anhand von Belegen fortgeschrieben oder zurückgerechnet (R 5.3 EStR)
Vor- oder nachverlegte Inventur	An einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag	Besonderes Inventar, Wert wird auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet (§ 241 Absatz 3 HGB)
Permanente Inventur	Laufend über das Jahr	Lagerbuchführung, die Bestände nach Art, Menge und Wert jederzeit ausweist (§ 241 Absatz 2 HGB)
Stichprobeninventur	Am Stichtag	Anerkannte mathematisch-statistische Methode (§ 241 Absatz 1 HGB), für kleine Betriebe kaum relevant

Kleine Betriebe zählen fast immer am oder um den 31. Dezember. Wer zwischen den Jahren geschlossen hat, zählt am letzten Öffnungstag und schreibt die wenigen Bewegungen bis zum Stichtag mit Lieferscheinen und Kassenberichten fort.

Bewertung

Gezählt wird die Menge, bewertet wird mit den Anschaffungskosten netto, also dem Einkaufspreis ohne Vorsteuer zuzüglich Bezugsnebenkosten. Ist der Wert am Stichtag gesunken, etwa durch Verderb, Bruch, abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum oder Preisverfall, wird der niedrigere Wert angesetzt (§ 253 Absatz 4 HGB). Notieren Sie den Grund in der Spalte Bemerkung, damit die Abwertung nachvollziehbar ist. Gleichartige Waren dürfen zu Gruppen zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittspreis bewertet werden (§ 240 Absatz 4 HGB). Für regelmäßig ersetzte Gegenstände von nachrangigem Wert, zum Beispiel Geschirr und Besteck in der Gastronomie, kennt § 240 Absatz 3 HGB den Festwert; die körperliche Aufnahme ist dann in der Regel nur alle drei Jahre nötig.

So läuft die Inventur ab

1. Termin festlegen, Personal einteilen, Lager aufräumen. Ware, die nicht zum Betrieb gehört, etwa Kommissionsware oder Leergut des Lieferanten, kennzeichnen und nicht mitzählen.
2. Je Lagerort eine Liste vorbereiten, in Excel die Artikel mit Einzelpreisen aus den letzten Einkaufsrechnungen vorab eintragen.
3. Zu zweit zählen: Eine Person zählt und sagt an, die andere schreibt auf. Angebrochene Gebinde schätzen Sie in Zehnteln.
4. Jede Zeile nur einmal erfassen, Korrekturen durchstreichen, nicht überschreiben.
5. Liste unterschreiben, Datum und Uhrzeit notieren.
6. Bewegungen zwischen Zähltag und Stichtag mit Belegen festhalten.
7. Werte eintragen, Summen bilden, die Listen mit Lieferscheinen und Rechnungen der letzten Tage an die Kanzlei geben.

Wareneinsatz aus der Inventur

Der Wareneinsatz ist der Wert der Waren, die im Jahr verbraucht oder verkauft wurden: Anfangsbestand laut Inventur des Vorjahres, zuzüglich Einkauf des Jahres, abzüglich Endbestand laut aktueller Inventur. Das Blatt "Auswertung" rechnet das automatisch. Setzt man den Wareneinsatz ins Verhältnis zum Umsatz, ergibt sich die Wareneinsatzquote, die Betriebsprüfer mit den Richtsätzen der Branche vergleichen. Für unterjährige Rechnungen und die Quote gibt es den Wareneinsatz-Rechner.

Häufige Fehler

• Nicht gezählt, sondern aus der Warenwirtschaft übernommen, ohne Abgleich.
• Bruttopreise statt Nettopreise angesetzt, der Bestand ist dann um die Vorsteuer zu hoch.
• Verdorbene oder unverkäufliche Ware zum vollen Preis bewertet.
• Fremdware oder Leergut mitgezählt.
• Listen ohne Unterschrift, Datum oder Lagerort.
• Listen nach Übertrag in Excel weggeworfen. Die Originale der Aufnahme sind Teil der Inventurunterlagen.

Wie lange muss ich die Inventurliste aufbewahren?

Inventare gehören zu den Unterlagen, die nach § 147 Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 3 AO zehn Jahre aufzubewahren sind. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Inventur machen?

Nein, wenn Sie Ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nicht buchführungspflichtig sind. Eine freiwillige Zählung am Jahresende ist trotzdem sinnvoll, um Schwund und Wareneinsatz zu erkennen.

Bis wann muss die Inventur gemacht sein?

Für die Stichtagsinventur gilt: zeitnah zum Stichtag, in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach (R 5.3 EStR). Bei der verlegten Inventur ist ein Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag möglich (§ 241 Absatz 3 HGB).

Mit welchem Preis bewerte ich die Ware?

Mit den Anschaffungskosten ohne Vorsteuer, zuzüglich Bezugsnebenkosten. Ist der Wert am Stichtag niedriger, gilt der niedrigere Wert (§ 253 Absatz 4 HGB).

Was gehört in eine Inventurliste?

Stichtag, Tag der Aufnahme, Lagerort, je Position Bezeichnung, Einheit, gezählte Menge, Einzelpreis, Gesamtwert und gegebenenfalls Bemerkungen zum Zustand, dazu die Unterschriften von Zähler und Schreiber.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben und ist ein Werkzeug für Eingangsbelege. Zählen und bewerten bleibt bei Ihnen. Für die Bewertung brauchen Sie die Einkaufsrechnungen des Jahres: Kontevia liest sie laufend aus, mit Lieferant, Datum und Nettobeträgen nach Steuersätzen, und legt sie geordnet ab. Die unterschriebenen Inventurlisten fotografieren Sie und senden sie per WhatsApp oder E-Mail, Kontevia legt sie zum Stichtag ab und übergibt sie mit den Belegen an Ihre Steuerkanzlei.

Stand: 12. Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.