Aufbewahrungsfristen 2027: Diese Unterlagen dürfen ab Januar 2027 weg

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse aus dem Jahr 2016, Buchungsbelege und Rechnungen aus dem Jahr 2018 sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2020 vernichten. Voraussetzung: Für diese Jahre läuft keine Betriebsprüfung, kein Einspruch und keine vorläufige Festsetzung. Dieser Beitrag rechnet jede Frist vor, nennt die Ausnahmen und endet mit einer Checkliste für den Januar.

Die Regel: Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO nicht am Tag des Belegs, sondern "mit dem Schluss des Kalenderjahrs", in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. § 257 Abs. 5 HGB regelt dasselbe für Kaufleute, § 14b Abs. 1 UStG für Rechnungen. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten drei Fristen:

Unterlagen	Frist	Grundlage
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen, Kassenbuch	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Buchungsbelege: Rechnungen, Kassenbons, Z-Bons, Kontoauszüge, Bewirtungsbelege, Lohnabrechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO
Lohnkonten	bis Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG

Die Frist endet also immer an einem 31. Dezember, der erste Tag zum Vernichten ist ein 1. Januar. Welche Belegart in welche Gruppe fällt, erklärt das Lexikon unter Aufbewahrungsfrist; ein einzelnes Datum rechnen Sie mit dem Aufbewahrungsfrist-Rechner nach.

Tabelle: Ab 1. Januar 2027 vernichtbar

Für jede Zeile steht die Rechnung dahinter, damit Sie sie auf Ihren Fall übertragen können.

Unterlagen	Aus dem Jahr	Rechnung	Vernichtbar ab
Handelsbücher, Journale, Kassenbücher mit letzter Eintragung 2016	2016	Frist beginnt 31. 12. 2016, 10 Jahre, endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Inventare und Jahresabschlüsse, die 2016 aufgestellt wurden (in der Regel der Abschluss für 2015)	2016	Frist beginnt 31. 12. 2016, 10 Jahre, endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Z-Bons, Bewirtungsbelege, Eigenbelege aus 2018	2018	Frist beginnt 31. 12. 2018, 8 Jahre, endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Kontoauszüge, Kartenabrechnungen, Lohnabrechnungen als Buchungsbeleg aus 2018	2018	Frist beginnt 31. 12. 2018, 8 Jahre, endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Geschäftsbriefe, E-Mails mit Geschäftsinhalt, Angebote, Auftragsbestätigungen aus 2020	2020	Frist beginnt 31. 12. 2020, 6 Jahre, endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Lohnkonten mit letzter Lohnzahlung 2020	2020	Sechs Kalenderjahre nach 2020 sind 2021 bis 2026, Frist endet 31. 12. 2026	1. 1. 2027
Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion	laufend	Frist endet nach § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO mit Erhalt oder Versand der Rechnung	nach Rechnungseingang

Zwei Hinweise zur Lesart. Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr: Der Abschluss für 2016, aufgestellt im Frühjahr 2017, bleibt bis zum 31. Dezember 2027 im Archiv. Und wer in den Vorjahren nichts vernichtet hat, darf jetzt alles Ältere mit entsorgen: Belege aus 2017 waren schon ab dem 1. Januar 2026 frei. Zum Vormerken für den Januar 2028: Dann folgen Bücher aus 2017, Belege aus 2019 und Geschäftsbriefe aus 2021.

Der Übergang von zehn auf acht Jahre

Bis Ende 2024 galt für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die neue Frist für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war.

Für die Belege aus 2018 heißt das: Nach altem Recht wären sie bis zum 31. Dezember 2028 aufzubewahren gewesen. Am 31. Dezember 2024 lief diese Frist noch, also gilt die neue Frist von acht Jahren, und die endet am 31. Dezember 2026. Ausgenommen sind nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute; für sie bleibt es bei zehn Jahren, § 257 Abs. 4 HGB sagt dasselbe für das Handelsrecht. § 14b Abs. 1 UStG wurde für Rechnungen parallel auf acht Jahre angepasst.

Ausnahmen: Wann die Frist nicht abläuft

Die Tabelle gilt nur, wenn die Steuer des betreffenden Jahres endgültig festgesetzt ist. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO bestimmt, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, "soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist". Das betrifft vor allem:

• Laufende oder angekündigte Betriebsprüfung. Nach § 171 Abs. 4 AO läuft die Festsetzungsfrist für die geprüften Jahre nicht ab, bis die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind.
• Einspruch oder Klage. Nach § 171 Abs. 3a AO endet die Festsetzungsfrist nicht, bevor über den Rechtsbehelf unanfechtbar entschieden ist.
• Vorläufige Festsetzung. Hat das Finanzamt die Steuer nach § 165 AO vorläufig festgesetzt, etwa wegen eines Musterverfahrens, bleiben die Unterlagen zu diesem Punkt aufbewahrungspflichtig.
• Verspätete Steuererklärung. Die Festsetzungsfrist beginnt erst mit Abgabe der Erklärung und endet entsprechend später.

Dazu kommen Unterlagen, deren Frist später beginnt: Verträge mit Dauerwirkung (Miete, Leasing, Darlehen, Versicherung) sind Buchungsgrundlage für jedes Jahr ihrer Laufzeit, die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag ausläuft. Bei Grundstücken und Gebäuden beträgt der Berichtigungszeitraum für die Vorsteuer nach § 15a Abs. 1 UStG zehn Jahre, und Bau- und Kaufrechnungen bleiben über die gesamte Abschreibungsdauer von Bedeutung. Gesellschaftsverträge und Steuerbescheide bleiben, solange das Unternehmen besteht. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Jahre bestandskräftig sind.

Elektronische Unterlagen und ersetzendes Scannen

Für digitale Belege gilt dieselbe Frist, aber ein anderer Vorgang: Statt zu schreddern löschen Sie. E-Rechnungen, PDF-Kontoauszüge und E-Mail-Rechnungen aus 2018 dürfen ab dem 1. Januar 2027 aus dem Archiv entfernt werden. Protokollieren Sie die Löschung, damit nachvollziehbar bleibt, was wann entfernt wurde; die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit auch für diesen Schritt. Beschreiben Sie den Löschlauf in der Verfahrensdokumentation; eine Vorlage finden Sie unter Verfahrensdokumentation.

Umgekehrt ist der Januar der Moment, um Papier loszuwerden, dessen Frist noch läuft: Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen Unterlagen als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahrt werden, wenn das Bild mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Frist lesbar bleibt. Wer Belege aus 2019 bis 2026 scannt, den Ablauf dokumentiert und die Dateien unveränderbar archiviert, darf das Papier danach vernichten; Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Zollunterlagen bleiben im Original. Die Voraussetzungen stehen unter Ersetzendes Scannen; ob ein Lieferschein Buchungsbeleg ist, prüfen Sie vorher.

Vernichtung datenschutzkonform

Rechnungen, Lohnunterlagen und Geschäftsbriefe enthalten personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten und Beschäftigten. Während der Aufbewahrungsfrist dürfen Sie diese Daten speichern, weil Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO die Löschpflicht aussetzt, soweit die Verarbeitung "zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung" erforderlich ist. Mit dem Ende der Frist entfällt dieser Grund, und nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO sind die Daten zu löschen, weil sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind. Das Ende der Aufbewahrungsfrist ist zugleich der Beginn einer Löschpflicht.

Für Papier heißt das: nicht in den Altpapiercontainer, sondern in den Aktenvernichter oder zu einem Dienstleister mit Vernichtungsnachweis; die Norm DIN 66399 nennt dafür Sicherheitsstufen, für personenbezogene Daten üblicherweise P-4 oder höher. Halten Sie fest, was Sie wann vernichtet haben.

Checkliste für den Januar 2027

1. Bei der Kanzlei nachfragen, welche Jahre bis einschließlich 2018 bestandskräftig sind und ob eine Prüfung angekündigt ist.
2. Jahresabschlüsse und Bücher mit letzter Eintragung oder Aufstellung 2016 heraussuchen; Aufstellungsjahr prüfen, nicht Geschäftsjahr.
3. Belegordner 2018 vollständig nehmen: Rechnungen, Bons, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Bewirtungsbelege.
4. Geschäftsbriefe und E-Mail-Postfächer bis 2020 durchsehen, Lohnkonten mit letzter Lohnzahlung 2020 aussondern.
5. Dauerverträge, Grundstücksunterlagen, Gesellschaftsverträge und Steuerbescheide zurück ins Archiv legen.
6. Papier mit Aktenvernichter oder Dienstleister vernichten, digitale Belege im Archiv löschen, beides protokollieren.
7. Papier der Jahre 2019 bis 2026 scannen, Verfahrensdokumentation aktualisieren, Originale vernichten, soweit zulässig.

Welche Unterlagen dürfen ab 1. Januar 2027 vernichtet werden?

Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse mit letzter Eintragung oder Aufstellung 2016 (zehn Jahre), Buchungsbelege und Rechnungen aus 2018 (acht Jahre), Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen aus 2020 (sechs Jahre) sowie Lohnkonten mit letzter Lohnzahlung 2020. Vorausgesetzt, für diese Jahre läuft keine Prüfung, kein Einspruch und keine vorläufige Festsetzung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Eine Rechnung vom 15. März 2018 ist bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden. Das gilt für ausgestellte und empfangene Rechnungen, auf Papier, als PDF oder als XML.

Warum dürfen Belege aus 2018 schon 2027 weg, obwohl früher zehn Jahre galten?

Weil das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt hat. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist für alle Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. Für Belege aus 2018 wäre die alte Frist erst Ende 2028 abgelaufen, die neue endet Ende 2026.

Darf ich Unterlagen vernichten, wenn eine Betriebsprüfung läuft?

Nein, nicht für die geprüften Jahre. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist, und die wird nach § 171 Abs. 4 AO durch den Beginn einer Außenprüfung gehemmt. Vernichten Sie erst, wenn die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind.

Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden?

Das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Lohnabrechnungen, die als Buchungsbeleg dienen, acht Jahre nach § 147 AO. Unterlagen zur Sozialversicherung und Arbeitsverträge haben eigene Fristen; im Zweifel gilt die längste.

Muss ich digitale Belege nach Ablauf der Frist löschen?

Es gibt keine steuerliche Pflicht, aber eine datenschutzrechtliche: Enthalten die Belege personenbezogene Daten, entfällt mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist der Grund für die Speicherung, und Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO verlangt die Löschung. Rein betriebliche Unterlagen ohne Personenbezug dürfen Sie länger behalten.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Kontevia legt jeden erfassten Beleg mit Belegdatum, Zeitstempel und Index im Archiv ab und ordnet ihn dem Kalenderjahr zu, aus dem sich die Frist ergibt. Das Archiv hält Belege acht Jahre abrufbar und lässt sich jederzeit als ZIP mit Belegbildern exportieren, etwa für eine Prüfung oder beim Kanzleiwechsel. Welche Unterlagen bestandskräftig und damit vernichtbar sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; Kontevia erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen.

Stand der Angaben: 11. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.