Gutschrift Vorlage 2026: PDF, Word und Excel nach § 14 Abs. 2 UStG

Die Vorlage ist eine Abrechnung, die nicht der Leistende, sondern der Empfänger der Leistung erstellt. Sie enthält zwei Parteienblöcke (Aussteller der Gutschrift als Leistungsempfänger, Empfänger der Gutschrift als leistender Unternehmer mit Steuernummer oder USt-IdNr.), Gutschriftsnummer, Datum, Leistungszeitraum, die Grundlage der Abrechnung, eine Positionstabelle mit Steuersatz je Zeile, Zwischensummen nach 7 und 19 Prozent, Ankreuzfelder für Kleinunternehmer und Reverse Charge, die Auszahlungsdaten und den Pflichtvermerk "Gutschrift". Sie liegt als PDF zum Ausdrucken, als Word-Datei zum Anpassen und als Excel-Datei vor, die Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Steuersatz berechnet. Typische Fälle: Provisionsabrechnungen an Handelsvertreter, Ankauf von Altgold oder Schrott, Abrechnung von Fahrern, Künstlern oder Lieferanten nach gemessenen Mengen.

Was eine Gutschrift im Umsatzsteuerrecht ist

Normalerweise stellt der Unternehmer, der liefert oder leistet, die Rechnung aus. § 14 Absatz 2 Satz 5 UStG erlaubt die Umkehrung: Ein Unternehmer oder eine juristische Person als Leistungsempfänger darf über die Leistung abrechnen, sofern dies vorher vereinbart wurde. Das Gesetz nennt dieses Dokument Gutschrift, international heißt das Verfahren Self-Billing. Die Gutschrift ersetzt die Rechnung des Leistenden vollständig und berechtigt den Aussteller bei ordnungsgemäßen Angaben zum Vorsteuerabzug.

Zwei Bedingungen sind entscheidend. Erstens die vorherige Vereinbarung, am besten schriftlich im Rahmenvertrag. Zweitens darf der Empfänger nicht widersprechen: Nach § 14 Absatz 2 Satz 6 UStG verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger dem übermittelten Dokument widerspricht. Dann fehlt dem Aussteller die Rechnung für den Vorsteuerabzug.

Gutschrift oder Stornorechnung: der häufigste Irrtum

Im kaufmännischen Sprachgebrauch heißt auch die Korrektur oder Stornierung einer Rechnung oft "Gutschrift", etwa wenn ein Händler einem Kunden für eine Rücksendung Geld zurückgibt. Umsatzsteuerlich ist das keine Gutschrift, sondern eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur des ursprünglichen Rechnungsausstellers. Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben vom 25. Oktober 2013 klargestellt, dass die bloße Verwendung des Begriffs "Gutschrift" in einem solchen Dokument umsatzsteuerlich unbeachtlich ist und nicht zu einem unberechtigten Steuerausweis führt. Zur Klarheit empfiehlt sich trotzdem, Stornierungen als Stornorechnung zu bezeichnen und den Begriff Gutschrift für die Abrechnung durch den Leistungsempfänger zu reservieren.

Merkmal	Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)	Stornorechnung, kaufmännische "Gutschrift"
Wer stellt aus	Leistungsempfänger	Leistender Unternehmer, der die Rechnung ausgestellt hat
Zweck	Abrechnung über eine erhaltene Leistung	Aufhebung oder Minderung einer eigenen Rechnung
Voraussetzung	Vorherige Vereinbarung	Keine, Bezug auf die Originalrechnung
Pflichtvermerk	Wort "Gutschrift" (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG)	Bezug auf Nummer und Datum der Originalrechnung
Beträge	Positiv, Zahlung an den Leistenden	Negativ, Erstattung an den Kunden

Pflichtangaben

Eine Gutschrift ist eine Rechnung und muss alle Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Die Vorlage bildet sie wie folgt ab.

Feld der Vorlage	Anforderung	Grundlage
Aussteller und Empfänger der Gutschrift (Name, Anschrift)	Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers	Nummer des Leistenden, nicht des Ausstellers	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG
Datum der Gutschrift	Ausstellungsdatum	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG
Gutschriftsnummer	Fortlaufende, einmalige Nummer, vom Aussteller vergeben	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG
Positionen (Menge, Beschreibung)	Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG
Leistungsdatum / Leistungszeitraum	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG
Zwischensummen netto 7 und 19 Prozent	Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG
Umsatzsteuer je Satz	Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Befreiung	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG
Überschrift "Gutschrift"	Die Angabe "Gutschrift"	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Prüfen Sie, ob die Abrechnung per Gutschrift mit dem Leistenden vereinbart ist, und tragen Sie die Vereinbarung im Feld "Grundlage der Abrechnung" ein.
2. Tragen Sie Ihr Unternehmen als Aussteller und den Leistenden als Empfänger der Gutschrift ein, mit dessen Steuernummer oder USt-IdNr.
3. Vergeben Sie eine Gutschriftsnummer aus einem eigenen Nummernkreis, zum Beispiel GS-2026-001. Sie darf sich nicht mit Ihren Ausgangsrechnungen überschneiden.
4. Erfassen Sie Leistungszeitraum, Mengen, Beschreibung, Einzelpreis netto und Steuersatz je Zeile. In der Excel-Datei werden Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Satz berechnet.
5. Ist der Leistende Kleinunternehmer nach § 19 UStG, kreuzen Sie das entsprechende Feld an und setzen den Steuersatz auf 0 Prozent. Bei Leistungen, für die Sie selbst die Steuer nach § 13b UStG schulden, kreuzen Sie das Reverse-Charge-Feld an.
6. Tragen Sie Auszahlungsdatum und IBAN des Leistenden ein und senden Sie die Gutschrift an den Leistenden. Bewahren Sie Ihr Exemplar acht Jahre auf (§ 14b UStG).

Häufige Fehler

• Keine vorherige Vereinbarung. Ohne sie ist das Dokument keine Gutschrift im Sinne von § 14 Absatz 2 Satz 5 UStG.
• Wort "Gutschrift" fehlt. Die Angabe ist Pflicht, ohne sie ist die Rechnung unvollständig.
• Eigene Steuernummer statt der des Leistenden eingetragen.
• Umsatzsteuer an einen Kleinunternehmer ausgewiesen. Widerspricht er nicht, kann er den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG schulden, und der Vorsteuerabzug des Ausstellers ist gefährdet.
• Stornierungen der eigenen Ausgangsrechnungen als Gutschrift im Sinne des UStG behandelt. Dafür gibt es die Stornorechnung.
• Widerspruch des Leistenden übersehen. Nach einem Widerspruch braucht der Aussteller eine Rechnung des Leistenden.

Wann ist eine Gutschrift statt einer Rechnung sinnvoll?

Immer dann, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnungsgrundlagen besser kennt als der Leistende: bei Provisionen auf Umsätze des Auftraggebers, bei Ankauf nach Gewicht oder Qualität, bei Fahrern, Subunternehmern oder Künstlern mit vielen kleinen Einsätzen. Der Leistende muss dann keine eigene Rechnung schreiben.

Muss die Gutschrift vom Empfänger bestätigt werden?

Nein. Das Gesetz verlangt eine vorherige Vereinbarung, aber keine Bestätigung jeder einzelnen Gutschrift. Die Gutschrift wirkt als Rechnung, solange der Empfänger nicht widerspricht (§ 14 Absatz 2 Satz 6 UStG). Prüfen sollte der Empfänger sie trotzdem, denn er schuldet einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag.

Darf eine Privatperson eine Gutschrift erhalten?

Aussteller einer Gutschrift kann nur ein Unternehmer oder eine juristische Person sein. Ist der Leistende eine Privatperson, schuldet er keine Umsatzsteuer, und die Gutschrift darf keine Steuer ausweisen. Für den Ankauf von Privatpersonen reicht in der Regel ein Ankaufbeleg ohne Steuerausweis.

Ist eine Rückerstattung an einen Kunden eine Gutschrift?

Umsatzsteuerlich nein. Wenn Sie als Verkäufer eine eigene Rechnung ganz oder teilweise zurücknehmen, ist das eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Dass sie im Alltag "Gutschrift" heißt, ist nach dem BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2013 unschädlich, die Pflichtangaben einer Gutschrift nach § 14 Absatz 2 Satz 5 UStG gelten dafür aber nicht.

Wie lange muss ich Gutschriften aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Gutschrift ausgestellt wurde (§ 14b UStG, § 147 AO). Das gilt für den Aussteller wie für den Empfänger.

Was Kontevia dabei übernimmt

Kontevia startet in Deutschland mit ersten Pilotbetrieben. So ist der Ablauf angelegt:

Erhaltene und ausgestellte Gutschriften senden Sie per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Kontevia erkennt Aussteller, Empfänger, Beträge und Steuersätze, prüft, ob das Wort "Gutschrift" und die Steuernummer des Leistenden vorhanden sind, und legt den Beleg unverändert im Archiv ab. Ihr Steuerberater erhält ihn mit einem Buchungsvorschlag und übernimmt Prüfung und Buchung.